Treinamento Sistema Condominium Módulo II

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1 CONDOMINIUM - Módulo II GERAÇÃO DE EMISSÕES RATEIO Neste módulo o aprendizado será a emissão dos boletos bancários. O sistema disponibiliza algumas maneiras para facilitar o seu dia-a-dia: Sequencia para a geração dos recibos (boletos): 01º 02º 03º 04º Essa é a sequencia de geração de recibos (boletos), as outras opções do menu: Rateio, poderão ser vistas em outro momento do treinamento. Siga essa sequencia, pois uma ação sempre depende da anterior, nunca pule etapas. Caso o condomínio não possua individualização de água ou gás, pule a etapa 3 - controle de consumo. 05º 06º 07º 01º - Verbas fixas -> utilizado para gravar todos os valores fixos de todas as emissões futuras, ou seja, uma vez gravado, ficará agendado para os próximos meses, podendo ser alterado quando houver necessidade, por exemplo, aumento na taxa condominial. 02º - Verbas avulsas -> este campo é utilizado para a gravação de qualquer valor complementar ao boleto, ou seja, um rateio extra, parcelado para todos os moradores ou uma cobrança de aluguel de salão de festas ou multa do regulamento interno, etc. 03º - Controle de consumo -> Para os casos de leitura individual de consumo de água e/ou gás, sendo assim quando os boletos forem gerados o próprio sistema incluirá cada valor e o consumo nos boletos de cada unidade, após importação e configuração no tipo em Verbas Fixas. 04º - Gerar Emissões -> Agrupa todos os lançamentos das verbas fixas, avulsas e consumo e gera a emissão. 05º - Processamento do Rateio -> Gera os recibos individuais para cada unidade 06º -Relação de Recibos -> Imprime a listagem de todos os recibos processados para cada unidade mostrando todas as verbas processadas. 07º -Alteração de Emissões -> Utilize essa opção caso seja necessário alterar alguma verba antes de imprimir os boletos, a isenção do síndico por exemplo. 1

2 Incluindo as verbas fixas: Rateio> Verbas Fixas Informe: - O código do condomínio - O vencimento padrão - A porcentagem de desconto até o vencimento caso tenha - Os percentuais de multa após o vencimento - A conta bancária padrão para emissão dos boletos - F2 para continuar Na Próxima tela: Em Históricos do Recibo você poderá inserir até 10 verbas diferentes para a cobrança (B), clicando duas vezes no campo Conta o sistema abrirá o seu Plano de Contas, escolha a conta de crédito a ser utilizada, será carregado o histórico desta conta, que pode ser alterado se necessário. Na parte superior da tela Incluir Referência (A) você escolherá o complemento da verba, que poderá ser o mês de vencimento ou no Mês de competência. Desta maneira quando os boletos forem gerados mensalmente, o sistema atualizará essa informação automaticamente, não sendo necessário informar nos próximos meses. Caso alguma verba tenha desconto até o vencimento marque a opção: DESC na frente da verba correspondente (C). Para a importação automática da leitura de água e/ou gás, escolha essa opção na coluna Tipo (D) na frente da verba. Após informar todas as verbas fixas, pressione F2 2

3 Na tela de lançamentos: - (1) Campo: Nro Lancto Deixe em branco, pois o sistema irá criar esse código, que poderá ser consultado ou alterado no futuro. - (2) Campo: Tipo É o tipo de rateio desejado, veja na página seguinte a tabela com todos os tipos de rateio disponíveis. Os tipos de lançamento mais usados são: A - Rateia o valor total da verba entre as unidades tipo Apto pela fração ideal de cada unidade; S - Lança o valor da verba igualmente para todas as unidades tipo Apto; I Você informará o valor total da verba e depois o Sistema abrirá uma terceira tela para que sejam lançados os valores individuais de cada unidade. - (3) Campo: Nro da Verba Informe o número da verba que refere-se a este lançamento - (4) Campo: Bloco Se os valores são cobrados por blocos do Condomínio, você deverá lançar um bloco de cada vez, sendo necessário informar a numeração neste campo. - (5) Campo: Valor Informe o valor desejado para cada verba, levando em consideração o tipo de rateio escolhido. Importante: Nas verbas de cobrança de água ou gás, informe apenas o tipo I, não preencha nada no campo Valor. O consumo será importado automaticamente. 3

4 Tipos de Rateio: 4

5 Rateio> Verbas Avulsas -Informe o código do condomínio - Na tela principal será listado todas as verbas avulsas já cadastradas, clique no botão incluir para inserir uma nova verba. - Botão Editar Clique na verba já cadastrada para editar os lançamentos já gravados. - Botão Excluir Selecione a verba que deseja excluir - Opção Manutenção do menu superior: Nessa tela poderá ser realizada uma manutenção geral nos lançamentos de verbas avulsas já processadas no passado. Na Aba Geral Quando essas verbas forem somadas às verbas fixas já cadastradas, não altere nada. OBS: Informe o percentual de desconto se houver e os valores de multa após o vencimento, sendo que essa configuração será utilizada somente no caso de criação de verbas separadas do boleto mensal, visto que verbas avulsas podem ser utilizadas também para programar as cobranças futuras que serão separadas das verbas fixas, ou seja, com outro vencimento. Para continuar clique no Botão Avançar Informe: - O vencimento desse rateio Importante: para esse rateio ser incluído na mesma emissão das verbas fixas o vencimento deverá ser o mesmo. - Tipo de Verba: Complementar Será incluído na mesma emissão das verbas fixas Extra - Será criada uma emissão a parte, contendo todos os lançamentos extras do mesmo dia. Separada - Este lançamento se tornará uma emissão individual. 5

6 Campo Parcelamento Você informará a quantidade de parcelas caso seja um rateio parcelado, sendo que isto pode ser feito para todas as unidades, por exemplo, um Rateio Extra de Antena Coletiva que será cobrado em 5 parcelas iguais de todas as unidades ou também individual, por exemplo, 3 parcelas referente Reembolso conserto do portão: Tipo do histórico você tem as opções: Por parcela: o sistema apresentará no boleto o número da parcela cobrada. Por referência: o sistema apresentará no boleto o mês de cobrança de acordo com o vencimento. Por competência: o sistema apresentará no boleto a competência anterior do mês de cobrança. Nos campos Conta, Com desconto, Histórico, Tipo, Bloco e Valor serão informados de acordo com a cobrança a ser feita, seguindo o mesmo padrão de utilização informado em verbas fixas. Vamos ver abaixo como se aplica na prática o exemplo citado, Rateio Extra Antena Coletiva : - Tipo de Verba > Complementar - Conta -> Outras Receitas - Histórico -> Descrição da cobrança - Tipo S Nesse caso o valor será igual para todas as unidades tipo apartamento - Valor O valor individual da parcela - Parcelamento 5 parcelas - Tipo de histórico: Nesse caso escolheremos por parcela, dessa forma em cada emissão gerada a partir desse vencimento será informado a parcela da cobrança. Clique no Botão Gravar e em seguida no Botão Início para finalizar esse processo. - Serão listados todas as parcelas e seus respectivos vencimentos: 6

7 Podemos também lançar uma cobrança avulsa individual para determinadas unidades, vamos incluir a cobrança de aluguel de salão de festa para algumas unidades: Na aba lançamento informe: - Vencimento do Rateio - Tipo Complementar - Conta do aluguel do salão festa - Histórico para o lançamento - Tipo Nesse caso iremos cobrar o aluguel do salão de festa para duas unidades, informe tipo I - Valor O valor total, ou seja, a soma da cobrança das duas unidades Note que o botão avançar ficou disponível. OBS: Nessa tela pode ser incluída verbas individuais parcelas também. - Informe a unidade e o valor individual e clique no botão incluir, repita o procedimento para todas as unidades. - Verifique o valor informado e o apurado - Após ter feito todos os lançamentos, clique no Botão Gravar - A Tela voltará para o início para incluir novas verbas. Rateio> Controle de consumo> Agua Lançamento água - Informe o código do condomínio e cadastre o RGI e Concessionária. - Temos as opções: Faixa de Consumo e Sem Faixa. - Escolha a sua opção de cobrança e preencha os campos de acordo com a sua necessidade. - Clique no botão Leitura para iniciar o processo de lançamento da leitura de cada unidade. 7

8 Na primeira utilização do sistema, será necessário informar a leitura anterior e após a leitura atual, mas nas próximas vezes basta informar a leitura atual. Na parte superior da tela, clicando em Relatórios você tem varias opções de impressão. Rateio> Controle de consumo> Gás Informe o código do condomínio e cadastre o RGI e Concessionária, adicione a data da leitura atual e a previsão para próxima leitura e as informações de valores e clique no continuar. Coloque o número da unidade. Na primeira utilização do sistema, será necessário informar a leitura anterior e após a leitura atual, mas nas próximas vezes basta informar a leitura atual. O sistema irá calcular o valor, clique em gravar. Verifique os relatórios disponíveis. 8

9 Rateio> Gerar Emissões Após os lançamentos fixos, avulsos e de consumo iremos gerar a emissão e será incluso tudo que já foi informado. Informe a faixa de vencimentos que deseja gerar as emissões e clique no botão vermelho Serão listados todos os Condomínios que tenham alguma verba fixa ou avulsa lançada para esse período: Marque o condomínio que deseja gerar a emissão, antes de processar é possível imprimir um relatório para conferência e em seguida clique em processar Após o aviso a Emissão será gerada: 9

10 Rateio> Processamento do Rateio Nessa tela serão listadas, do lado esquerdo, todas as emissões pendentes geradas, porém, que ainda não geraram os recibos. Selecione as emissões desejadas e clique no Botão Adicionar, observe os números das emissões, pois serão utilizadas posteriormente na impressão dos relatórios. Clique no Botão Processar. O sistema irá gerar os recibos. Rateio> Relação de Recibos - Informe o número do condomínio e sua emissão - clique em Adicionar - Selecione o modelo de relatório desejado, pois temos quatro opções de layout, sendo o mais utilizado Horizontal e clique em processar. 10

11 Relatório com todas as unidades e os recibos processados: Importante: Caso seja necessário alguma alteração na emissão antes de imprimir os boletos, por exemplo, a isenção da unidade do síndico ou algum valor incorreto, siga os passos a seguir: Rateio> Alteração de emissões Utilizamos esta opção para qualquer alteração de uma emissão processada, ou seja, um histórico incorreto, a inclusão de uma verba, a exclusão de uma verba, alteração de um valor, inclusão de um recibo na emissão e exclusão de uma emissão. Sendo que a inclusão de uma verba é valida quando for cobrado de poucos apartamentos, pois se a alteração for a inclusão de uma nova verba para todas as unidades, neste caso, é aconselhável excluir esta emissão e gerar novamente. ATENÇÃO: Para excluir uma emissão, clique em Arquivos> Excluir Esse processo é IRREVERSÍVEL, portanto, o execute quando tiver certeza de que a emissão poderá ser excluída. Vamos ver na prática: Nesse exemplo vamos alterar um recibo com o valor incorreto, após carregar as informações do Condomínio e emissão pressione F2 até carregar a tela abaixo. Clicando na lupa no campo Recibo você pode localizar o recibo da unidade correspondente, altere o valor na verba desejada e pressione F2 para gravar o recibo. 11

12 IMPRESSÃO DE RECIBOS Impressão de Recibos> Laser simples Vamos imprimir os recibos sem o balancete, pois ainda não temos os lançamentos de despesas e receitas anteriores para demonstrar nesse recibo. - Informe o código do condomínio e a emissão gerada - Para imprimir todos os recibos clique em adicionar - Caso queira imprimir apenas um recibo, selecione o recibo inicial e o mesmo em recibo final. Na próxima aba Mensagens e Opções: Digite as mensagens e configure o recibo conforme sua necessidade nas duas abas: Após todas as configurações clique no botão Iniciar processamento, os recibos serão impressos na sua impressora padrão. Importante: Essa rotina manda a impressão direto para a impressora padrão. Caso deseje, instale o programa PDFCreator para a geração dos recibos em formato PDF, veja com nosso suporte a instalação desse programa. 12

13 Impressão de Recibos> Laser com Balancete Quando já tiver um balancete fechado, você poderá encaminhar os boletos com o balancete impresso. De acordo com as telas a seguir, perceba as diversas opções nesta impressão. Escolhendo o Modelo passe para Aba Recibos, selecione os recibos que serão impressos. Aba Demonstrativo informe o período do balancete desejado, bem como o modelo e as particularidades, tendo opção de demonstração de devedores e também outras configurações em Outras opções. Após configurar o balancete na Aba Mensagens você configurará as informações do boleto, todas as mensagens que irão no corpo do boleto. Em impressão você escolhe o endereço de impressão dos boletos, o tipo de correspondências e demais configurações do boleto. 13

14 Impressão de Recibos> Carnê Aqui poderá ser impresso os boletos de acordo e até mesmo os boletos de cotas condominiais em formato de carnê Impressão de Recibos> Envio por Esta opção pode ser utilizada para encaminhar o boleto de uma unidade ou de todos os apartamentos que tem cadastrado no: Cadastro da Unidade Aba Diversos. Nessa tela, existem duas formas de enviar os boletos por 01 Utilizando o programa Outlook Express: Nessa opção esse programa deve ser o seu programa padrão de envio de e deverá estar configurado com uma conta de válida e ativa. Utilize a tela conforme ao lado: 02 Utilizando a opção de envio direto. Essa opção é para os casos que o cliente não tem instalado o Outlook Express, será utilizado o nosso servidor de envio de . ATENÇÃO: Configure a tela de envio conforme exemplo ao lado e nos envie o seu logotipo para a perfeita configuração do . Os boletos serão encaminhados pelo provedor do próprio sistema, basta ter internet no computador, mas para que você tenha confirmação deste envio, deverá colocar o da administradora no campo solicitado, e assim irá receber uma cópia deste envio no seu . Independente da opção escolhida você poderá configura o seu boleto com as mensagens normalmente. 14

15 Impressão de Recibos> Segunda via Esta opção de envio é indicada para o envio de um boleto que ainda não venceu e não de boletos em atraso, visto que nesta tela o sistema não calcula, ele simplesmente emite segunda via. Independente disto você poderá alterar o valor no momento da impressão. A opção de segunda via para devedores veremos nos próximos módulos. Informe o numero do boleto que será impresso, altere o vencimento e ou valor se desejar, configure o boleto clicando nas opções desejadas e clique em Processar. Impressão de Recibos> Gerar Arquivo Nessa opção de Geração de arquivo, poderão ser gerados arquivos para impressão de boletos com ou sem balancetes em gráficas especializadas ou mesmo envio de registro de cobrança no banco e também impressão. Após definir qual será a sua opção escolhida, entre em contato conosco para realizarmos as devidas configurações para o seu caso 15

16 Impressão de Recibos> Recibo da Administradora Nesse modelo de recibos, no lugar do código de barras será impresso campos para autenticação e recebimento no local. Os procedimentos de configuração das telas serão iguais aos modelos para pagamento no banco. Impressão de Recibos> Rel. Número Bancário Será impresso um relatório informando apenas o número das unidades e o número do recibo gerado em determinadas emissão. Impressão de Recibos> Protocolo 16

17 Esta opção é usada quando a administradora tem a necessidade de um protocolo, sendo possível a impressão: - Protocolo geral - Protocolo para unidades que recebem boleto no endereço do prédio - Protocolo para unidades de Correio Também pode selecionado endereço Endereço 1 Endereço 2... Entre outras opções, veja: Nessa tela poderá ser impresso uma listagem de presença, com algumas opções de personalização, como por exemplo, separar as unidades devedoras em listagem diferente. Impressão de Recibos> Local de Pagamento para Recibos Bancários Caso a sua administração trabalhar com vários bancos, cadastre nessa tela as mensagens personalizadas para cada condomínio. Dessa forma em todas as telas de impressão de recibos, utilize a opção: Questões 17

18 Chegamos ao final do segundo módulo e para prosseguirmos, responda o questionário e descubra se já está preparado. 1) Qual tela do sistema é utilizada para fazer o lançamento de uma cobrança de locação do salão de festas de algumas unidades individualmente junto com o boleto mensal? 2) Os valores fixos do boleto já foram lançados, mas houve uma assembléia e foi aprovado o aumento da taxa condominial, onde farei esta alteração? 3) Já terminei uma emissão do mês, porém percebi que faltou incluir uma cobrança de tarifa bancária de dois apartamentos, qual tela vou utilizar para inserir esses valores? 4) Qual o tipo de rateio é utilizado para a cobrança de um valor igual para todos os apartamentos? 5) Quando o rateio da taxa condominial é aplicado pela fração ideal, qual tipo de rateio devo utilizar? 6) Assinale falso ou verdadeiro: Eu posso fazer uma alteração de emissão antes de processar o rateio. ( ) falso ( ) verdadeiro O condomínio tem leitura de agua e gás individualizada, eu posso digitar o consumo de cada unidade em controle de consumo que o sistema irá calcular o valor e inserir automaticamente nos boletos de cada unidade após a importação em verbas fixas. ( ) falso ( ) verdadeiro Tenho que cobrar 24 parcelas referente Rateio de Pintura para todos os moradores, a melhor opção é eu acrescentar mensalmente esta verba em alteração de emissões ( ) falso ( ) verdadeiro 7) Se a impressão dos boletos é feita em bancos diferentes para cada condomínio, como que deixo gravado as mensagens no boleto para cada um? 8) Quantas verbas podemos imprimir em cada boleto? 9) Como configurar um desconto até o vencimento do boleto? Perguntas ou sugestões: 18