MANUAL DO SISTEMA. Versão 6.04

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1 MANUAL DO SISTEMA Versão 6.04 Inventário Manual...2 Relatório de contagem...2 Contagem...3 Digitação...3 Inventário Programado...6 Gerando o lote...7 Inserindo produtos manualmente no lote...8 Consultando produtos durante o processo de inventário programado....9 Contando o estoque...10 Digitando a contagem...12 Digitação manual...13 Configurando o Coletor de Dados...14 Arquivo Separado por Tabulação Arquivo Separado por Caracter Utilizando o Coletor de Dados...18 Conferindo a contagem Liberando atualização de saldos Atualizando saldos digitados Verificando saldos e custos

2 Existem duas formas de efetuar a contagem de estoque da concessionária: pelo Inventário Manual ou através do Inventário Programado, iremos detalhar as duas formas à seguir: Inventário Manual Esta opção não é muito segura, pois fazendo o inventário manual a movimentação de estoque do sistema não é travada, portanto é possível que sejam feitas movimentações de entrada e saída durante a contagem, o que pode causar falta de precisão do estoque contado. Os procedimentos são: Relatório de contagem Sem movimentar o estoque, emita o relatório de Contagem de Estoque, que se encontra em Peças >> Relatórios >> Contagem Estoque. Ordem: Selecione a ordem que deseja que o relatório liste as informações, ela pode ser: Produto, Descrição ou Locação. Para qualquer uma das três opções selecionada, deve-se informar o indicador inicial e final das peças que serão 2

3 listadas (todo o intervalo será impresso no relatório).marcando a opção Exibir Todos Produtos?: Ele listará todos os itens, selecione se deseja imprimir por Produto ou Descrição. A opção Locação não esta incluída neste filtro. Geral: Opções extras para serem inseridas no relatório. Tipo de Produto: Marque os tipos de produtos que deseja que sejam listados. Contagem Com o relatório em mãos, conte as peças fisicamente e utilize os espaços existentes no relatório, para a anotação da contagem. Digitação Para o acerto dos saldos é feito o procedimento de IMPLANTAÇÃO DE SALDOS, neste é digitado um saldo atual para o produto, ignorando o saldo anterior. Para a implantação de saldos, siga o seguinte caminho Peças >> Auxiliares >> Implantar Saldos. Por ser um procedimento de risco, o sistema pede que seja digitada a frase EU CONCORDO, para que o usuário confirme que está certo da rotina que irá realizar. 3

4 Após a digitação da frase, a seguinte janela será apresentada: Para implantar o saldo, primeiramente digite o código desejado ou selecione o mesmo através da lupa. Serão apresentados: a unidade, local e todos os saldos atuais. No quadro Novas Informações, devem ser digitados os novos saldos e possíveis acertos de custos. O novo saldo digitado é o que passará a constar no estoque do produto, ou seja, 4

5 o saldo atual será ignorado. No exemplo acima, o produto passará a ter 4 itens no estoque, ignorando os 2 itens atuais. Após a digitação do novo saldo é importante que o usuário verifique se os Custos estão corretos, caso estejam não é necessário re-digitação. Caso os custos estejam zerados ou com valor incorreto, faça a alteração dos mesmos, pois um custo incorreto influencia no relatório de Inventário de Estoque, trazendo um valor irreal do estoque o que pode causar problemas na contabilidade. Observação: Como já vimos no capítulo anterior, o saldo Boutique é um estoque separado do Almoxarifado, portanto, somente implante saldo na Boutique se a revenda fizer um controle separado deste. 5

6 Inventário Programado É o meio mais seguro para a contagem do estoque, pois durante o procedimento de contagem, as movimentações de peças são bloqueadas no sistema. Para iniciar o procedimento de inventário, entre em Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Controle de processos. Criar um novo lote para contagem Cancelar um lote Liberar lote para apuração Liberar o lote para atualização Botão INICIAR PROCESSO Botão CANCELAR Botão LIBERAR APURAÇÃO Botão LIBERAR ATUALIZAÇÃO A contagem é feita através de lotes. Para a criação de um lote, clique no botão INICIAR PROCESSO. A partir deste momento todas as movimentações de peças estarão bloqueadas: entradas de estoque (manual e faturamento fábrica), saídas (requisições e geração de venda de orçamentos) e relatórios vinculados a estoque e movimentação de produtos. Todos estes movimentos só serão desbloqueados quando o procedimento de inventário for finalizado ou cancelado. Para cancelar um lote, basta selecioná-lo e clicar no botão CANCELAR PROCESSO, toda a digitação já realizada será desconsiderada pelo sistema. 6

7 Gerando o lote Para criar um lote clique sobre o botão Iniciar Processo e a seguinte tela será apresentada: Lote: O número do lote é sequencial e automático, Descrição: Atribua um nome para o lote. Inserir produtos com saldo, mas sem locação?: O sistema incluirá no lote somente produtos que tenham saldo, mas que estejam com locação em branco no sistema. Por Locação: Será necessário digitar uma locação inicial e final. O sistema trará automaticamente a inicial como e a final como zzzzzzzzz, com esta parametrização, todo o estoque com locação cadastrada será inserido no lote. Pode-se também digitar um intervalo pequeno, caso sejam contadas somente algumas prateleiras. Esta opção só será realizada com sucesso se as locações estiverem corretamente cadastradas no sistema Adicion de acordo com o estoque físico. 7

8 Inserindo produtos manualmente no lote Durante o processo de inventário programado, pode ser necessário incluir itens no lote que não foram selecionados durante a geração do mesmo. Veremos como proceder nestes casos. Acesse: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >>Inserir Produto. Para inserir o produto no lote, digite o número deste e o código do produto, que também pode ser selecionado através da lupa. 8

9 Consultando produtos durante o processo de inventário programado Durante o processo de inventário, os caminhos convencionais para consulta de produtos estarão bloqueados. Vejamos como proceder com consultas neste caso. Acesse: Peças>>Auxiliares>>Inventário Programado>>Consulta Produtos. Para consultar o produto basta digitar o código do mesmo ou selecioná-lo através da lupa. Todos os valores referentes a ele serão apresentados. Caso este item conste em algum processo de inventário programado em aberto no momento, serão apresentadas as informações do lote no quadro Inventário Programado em Andamento. Observação: É possível que quaisquer itens sejam consultados, independentes de constarem em lotes abertos. 9

10 Contando o estoque A contagem de estoque deve ser feita somente dos produtos que se encontram em prateleira. Os itens alocados em requisições (saldo trânsito ou oficina) não precisam ser contados, uma vez que o sistema não considera estes saldos para efeito de inventário, pelo motivo de já estarem reservados, dificultando sua contagem. Para dar início à contagem é necessário fazer a liberação do lote. Acesse: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Controle de Processos. Selecione o lote a ser liberado e clique no botão LIBERAR APURAÇÃO. Após esta liberação o lote passará a ficar com situação 1ª Apuração. Para visualizar os itens referentes ao lote e dar início à contagem física, emita o relatório que se encontra em Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Relatórios >> Contagem Estoque. 10

11 Como estamos realizando a primeira contagem, selecionaremos 1ª Apuração. Com o relatório em mãos, proceda a contagem do estoque físico, fazendo a anotação do saldo dos produtos contados. Cada produto tem um número de referência que facilitará a digitação posteriormente. 11

12 Digitando a contagem Após a contagem física, é preciso digitá-la no sistema para que as divergências sejam verificadas. Caminho: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Digitação Saldos. Produtos sem digitação. Produtos já digitados. A digitação dos saldos poderá ser feita de duas formas: através da digitação manual ou através de um coletor de dados. Iremos detalhar as duas formas à seguir: 12

13 Digitação manual Para digitação dos saldos informe o numero do lote, a referência inicial e final e clique na lupa ao lado para que sejam carregados os produtos. Informe também o responsável pela contagem. Na digitação manual é possível que mais de uma pessoa proceda com a digitação dos saldos. Basta informar o número do lote que será digitado e o intervalo de referência das peças que o responsável pela contagem irá digitar. No exemplo acima, o digitador Microwork está digitando as referências de 1 à 1, poderíamos ter outro digitador informando as referências de 2 à 10. Para efetuar a digitação, selecione o produto e clique sobre o botão SALDOS, ou clique duas vezes sobre o campo Almoxarifado ou Boutique de cada produto. Observação: O número de referência encontra-se no relatório de Contagem Estoque, cada produto tem um número de referência sequencial. 13

14 Configurando o Coletor de Dados Através da utilização de um coletor de dados, é possível agilizar o processo de digitação de saldos. Isso porque o coletor de dados irá gerar um arquivo dos produtos contados e esse arquivo poderá ser importado ao sistema, facilitando a contagem. Para configurar o coletor de dados acesse: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Coletor de Dados Inserir um coletor de dados Editar um coletor já cadastrado Exclusão de um coletor cadastrado Botão INSERIR Botão EDITAR Botão EXCLUIR Clique para inserir um novo coletor, sendo que o arquivo gerado pelo coletor pode utilizar a TABULAÇÃO como forma de separar os campos ou poderá utilizar a SEPARAÇÃO POR CARACTER, como mostra a imagem à seguir: 14

15 As informações comuns em ambos os casos são: Modelo: Indique o modelo do coletor Coletor Ativo: Marque a opção se o coletor estiver ativo. Tipo de Arquivo: Marque a opção correspondente ao tipo do arquivo gerado pelo coletor. Quantidade de Linhas iniciais a ignorar: Nesse campo informe a quantidade de linhas que devem ser desconsideradas. Iremos explicar à seguir como configurar o coletor em cada caso: 15

16 Arquivo Separado por Tabulação Para o arquivo tabulado, deve-se configurar a posição inicial e final dos campos correspondentes dentro do arquivo. No exemplo abaixo, podemos verificar que o código do produto se inicia na coluna 01 e termina da coluna 03, em seguida o campo Descrição se iniciar na coluna 04 e termina na coluna 10 e por último o campo Quantidade que se inicia na coluna 11 e termina da coluna 15. Não é obrigatório que os campos: Código Produto, Descrição e Quantidade sejam sequenciais, apenas informe a posição inicial e final de cada campo corretamente. Caso o arquivo gerado pelo coletor contenha mais campos, eles não serão informados na configuração do coletor, pois o sistema só utilizará o Código, Descrição e Quantidade para efetuar a Digitação dos Saldos. Na coluna Caracteres não Importados, pode ser informado algum caracter que não deve ser importado. Assim quando o sistema efetuar a leitura do arquivo, esse caracter será desconsiderado. Obs: Para o campo Descrição não ser carregado, basta deixar a coluna Posição com o valor ZERO (0). 16

17 Arquivo Separado por Caracter Para configurar um coletor que utiliza separação por caracter, é necessário informar o CARACTER SEPARADOR. Verifique qual o caracter utilizado na geração do arquivo e informe no campo correspondente, conforme a imagem abaixo: Após isso, deve-se configurar a ordem dos campos correspondentes dentro do arquivo. No exemplo abaixo, podemos verificar que o código do produto é o primeiro campo do arquivo, pois esta configurado com a ordem 1, o campo Descrição por sua vez é o segundo campo do arquivo, pois esta configurado com a ordem 2. O campo Quantidade esta configurado com a ordem 5, isso indica que existem 2 campos, de numero 3 e 4 que são gerados pelo arquivo, mas não serão utilizados no ADICION, pois o sistema só utilizará o Código, Descrição e Quantidade para efetuar a Digitação dos Saldos. Não é obrigatório que os campos: Código Produto, Descrição e Quantidade sejam sequenciais, apenas informe a ordem correta de cada campo. Na coluna Caracteres não Importados, pode ser informado algum caracter que não deve ser importado. Assim quando o sistema efetuar a leitura do arquivo, esse caracter será desconsiderado. Obs: Para o campo Descrição não ser carregado, basta deixar a coluna Ordem com o valor ZERO (0). 17

18 Utilizando o Coletor de Dados Para utilizar o coletor de dados, clique sobre o botão Coletor de Dados, como mostra a mensagem à seguir: Será apresentada a seguinte tela: 18

19 Nesse local deve ser selecionado o coletor de dados e em seguida o arquivo, clicando sobre o ícone:. Em seguida selecione se os dados do arquivo irão alimentar o saldo ALMOXARIFADO ou BOUTIQUE e clique sobre o botão processar, para que os dados do arquivo sejam carregados: 19

20 No quadro PRODUTOS COM RESTRIÇÕES, serão apresentados os produtos que não serão importados devido restrições, conforme destaque na imagem acima. Os produtos prontos para importação serão apresentados no quadro PRODUTOS PRONTOS PARA SEREM IMPORTADOS. Para importá-los basta clicar sobre o botão IMPORTAR e aguardar a mensagem de confirmação: 20

21 Após a digitação de todos os produtos clique sobre o botão FECHAR: Obs: Para que seja possível prosseguir com os outros passos do Inventário, todos os produtos devem ser digitados, seja manualmente ou através do coletor de dados. 21

22 Conferindo a contagem Confira a contagem digitada através do relatório de conferência disponível em: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Relatórios >> Conferência Digitação. Escolha o lote que deseja listar, digitando o número deste ou selecionando-o através da lupa, e escolha qual contagem deseja conferir. Após conferir o relatório, se desejar, é possível realizar mais duas novas contagens, para tanto, deve-se: 1. Liberar a apuração novamente (ver item Contando o estoque ). A situação do lote passará a ser 2ª ou 3ª apuração, de acordo com a quantidade de processos de contagem já realizados. 2. Realize novamente todo o procedimento de contagem física com o relatório Contagem Estoque em mãos. 3. Digitação da contagem (ver item Digitando a contagem ) 4. Conferência da digitação, que vimos neste item. A opção de três apurações é de escolha do responsável pelo inventário, não sendo de caráter obrigatório para o sistema, este exige somente uma contagem. 22

23 Liberando atualização de saldos Após todo o procedimento de contagem e conferência, o sistema Adicion faz a atualização dos saldos automaticamente, de acordo com a última apuração realizada. Para dar início ao processo de atualização, é necessário primeiramente a liberação da atualização. Caminho: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Controle de Processos. Selecione o lote e clique em LIBERAR ATUALIZAÇÃO. A situação do lote passará a ser Atualizar. 23

24 Atualizando saldos digitados A atualização dos saldos dos produtos contados será feita de acordo com os saldos digitados na última apuração. Caminho: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Atualização de Saldos. Selecione o lote que deseja atualizar ou localize-o através da lupa, e clique no botão ATUALIZAR. Será iniciado o processo de atualização de cada item do lote. Durante o processo será apresentada na janela qual produto está sendo atualizado. 24

25 Ao término da atualização será apresentada a mensagem: Processo de atualização efetuado com sucesso. A partir desta mensagem o lote ficará com situação Atualizado e todas as movimentações de peças estarão disponíveis novamente. 25

26 Verificando saldos e custos O relatório de verificação de saldos e custos trará todos os produtos do lote apurado, bem como: o saldo anterior à primeira contagem, o saldo digitado em cada apuração e a diferença entre o saldo anterior e o último digitado. Este relatório pode ser emitido a qualquer momento, a partir da liberação da primeira apuração. Caminho: Peças >> Auxiliares >> Inventário Programado >> Relatórios >> Apuração Saldos/Custos. O relatório de apuração de saldos/custos trará o valor do estoque após a contagem, totalizando separadamente as entradas e saídas. Eliminar peças que não tiveram diferença? : Marque esta opção somente se desejar que não conste no relatório as peças que não tiveram diferença entre o saldo anterior e os saldos digitados nas apurações. 26

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