UnionWeb Condominium

Transcrição

1 UnionWeb Condominium Esse manual contém explicações técnicas de configuração e manutenção administrativa. Não deve ser repassado para moradores, é para utilização da Administradora ou responsável para o bom funcionamento da ferramenta. Disponibilizamos arquivo contendo manual para moradores, solicite ao nosso Depto Comercial. O Acesso ao sistema poderá ser realizado de 2 formas: Segunda Via de Boleto Expresso Sem a necessidade de digitação de login e senha Acesso a todo o sistema com login e senha Acesso a balancetes, Extratos, entre outros relatórios. ÍNDICE Item Página Boleto Expresso 2 Login de Administrador 3 Manutenção de usuários 3 Permissões de acesso (Grupos) Cadastros pendentes (Feitos pelo morador) Criação de logins e cartas Configuração Segunda Via de boleto 10 Configuração do condomínio Configuração FrontPage Criar enquetes Avisos por Configuração avisos automáticos Biblioteca de documentos 15 Livro de Ocorrência 18 Gerenciar Livro de Ocorrência 19 Reservas (Configuração, controle de aprovação) 20 Alternar cadastros (trocar o Condomínio) 24 Controle de consumo do UnionWeb Ativar Condomínios no UnionWeb Excluir documentos de condomínios inativos

2 Boleto Expresso Ao clicar no botão Segunda via, o morador poderá ter acesso a segunda via do seu boleto atualizada com multa e juros: Informe o número de um boleto antigo, não necessariamente o que está em aberto, pode ser informado qualquer boleto antigo em aberto ou já pago da unidade. Serão listados todos os boletos em aberto dentro do prazo de pagamentos. Clique no boleto desejado para gerar: 2

3 Área Restrita Acesso com login e senha: Na tela inicial do seu site Informe dos dados abaixo (fornecido pela uniondata no momento da instalação do sistema: Login: admin Senha: admin Importante: Troque esses dados de acesso: No Módulo Condominium Menu> Pessoal > Meus dados (1)- Altere seus dados cadastrais e clique no botão gravar (2) Altere sua senha e clique no gravar 3

4 01 - Manutenção de Logins: Módulo>Administração>Cadastro>Usuário Módulos > Administração Menu> Cadastros> Usuários Na tela de Manutenção de Usuários, selecione no item Tipo a opção Unidade, Escolha o condomínio e a unidade e clique no botão Procurar : 4

5 Na próxima tela altere os dados cadastrais: (01) - Preencha os dados cadastrais do proprietário (02) - Categoria Usuário / Função Não altere essa opção (03) - Configurações dos campos: Administrador Marque essa opção apenas para os usuários da administradora. Ativo Para ativar e bloquear o acesso ao sistema Período Liberado Para liberar a consulta da prestação de contas independente de fechamento no sistema local (Normalmente apenas o usuário do Síndico tem esse acesso) Recebe avisos por Para bloquear ou liberar o recebimento dos avisos do sistema Após selecionar todas as opções da unidade, clique no gravar (4) e voltar (5) Na próxima tela, clique no botão A unidade irá receber um de boas vindas com o login e senha de acesso ao portal: Obs: Todas as unidades já são geradas com um login e senha aleatório pelo sistema, esses dados de acesso poderão ser alterados a qualquer momento. 5

6 02 - Permissões de acesso: Módulo>Administração>Cadastro>Grupos Acesso somente para usuários da administradora: Módulos > Administração Menu> Cadastros> Grupos Nessa tela o administrador irá marcar os itens do menu que ficarão liberados para consulta por todos os moradores, síndicos, funcionários, ou qualquer outro grupo que deseja ser criado: Selecione as opções que cada grupo irá ter acesso. Clicando para marcar ou desmarcar cada item correspondente. É importante que os grupos estejam com as permissões de acesso configuradas para que cada usuário visualize somente o que for adequado. Dicas: A área administração - (Enquetes, Avisos e Ger. Arquivos) somente a administradora deverá ter acesso, indicamos que o síndico não tenha permissão para cadastros desses itens, pois eles dão acesso a postagem para um ou todos os condomínios. A área Recursos Humanos - só poderá ser acessado pelo síndico, pois refere-se a solicitações relacionado ao depto. pessoal que são enviadas para o cadastrado. A área Config - deverá ser acessado somente pela Administradora. 6

7 03 Cadastros Pendentes: Módulo>Administração>Cadastro>Pendentes Nesse campo serão listados os cadastros que estão pendentes para serem ou não aprovados. Tais cadastros referem-se aos logins criados pelo próprio usuário e necessita de aprovação para utilização. Clique no botão analisar para conferir e vincular o cadastro com o Condomínio, unidade e nome do proprietário cadastro no sistema local. 04 Criação dos logins e das cartas: Menu>Módulos>Cadastros>Usuários No menu Cadastros, opção Usuários : 01 Selecione o tipo Unidade 02 Selecione o condomínio 03 - Clique no botão GERAR POR CONDOMÍNIO. 7

8 Login do síndico Selecione o condominio e no campo grupo padrão deixe selecionado não gerar. Na parte debaixo da tela estarão listadas todas as unidades, na unidade do síndico selecione a opção síndico e clique no botão gravar localizado no final da tela. Login dos moradores Após selecionar o condomínio, informe o grupo no campo grupo padrão, por exemplo Morador, role a tela até o final e clique no botão gravar. Gerar cartas dos logins para todas as unidades Depois que os logins tiverem criados, ao acessar essa tela todos serão listados, clique na opção Gerar Carta. 8

9 Informe todos os dados da administradora e o logo em formatos: JPG, JPEG, GIF ou PNG. Quando o morador não lembrar o login e senha que já estava utilizando Nessa tela de Cadastro> Usuários, no campo Tipo selecione Unidade, depois selecione o Condomínio, e a unidade e clique no botão Procurar. Os logins serão listados, clique no botão , para enviar os dados correspondentes ao cadastrado. 9

10 05 Configuração de Segunda Via de Boleto: Manual do Sistema UnionWeb Condominium Módulo>Condominium>Config>Config Segunda Via Preencha os campos necessários e assinale as opções correspondentes. Caso esses parâmetros sejam iguais para todos os condomínios, marque a opção Repetir a mesma configuração para todos os condomínios : 06 Configurando o Condomínio: Módulo> Condominium> Config > Config Condomínio Nessa tela será possível configurar a visualização de relatórios, e a personalização do modelo de balancete, entre outros. A foto do condomínio, mensagem de boas vindas aparecerão na página inicial de acesso. 10

11 07 Configuração da FrontPage: Módulo Condominium> Config> Config Frontpage Selecione Sim para as opções que ficarão disponíveis na home. 11

12 08 Criar Enquetes Clique no botão Nova enquete, abrirá a tela para digitar a pergunta e as respostas, sendo que pelo menos duas respostas são obrigatórias. Insira a data de vigência da enquete. Nessa tela existe a opção de repetir para todos os condomínios. 09a Envio de avisos por Menu> Administração> Avisos Nessa tela poderão ser criados avisos para um ou todos os condomínios. Clique no botão novo Aviso para redigir o texto. Todos os avisos criados ficarão listados e ordenados por data. Esse aviso será enviado por para todos os moradores cadastrados e também ficará disponível na tela inicial do portal 12

13 09b Avisos Automáticos O sistema gera dois avisos automáticos, sendo um para comunicar o novo boleto disponível para impressão e também quando o novo balancete é fechado. As configurações devem ser realizadas para esse procedimento. No sistema local acesse Condominium> Diversos> Disparo de avisos Union Web Nessa tela deverá ser digitado o texto do aviso. Os avisos ficarão ativos somente quando a opção estiver marcada. 13

14 Após configurar esses avisos, se atente aos procedimentos necessários para a liberação da emissão e liberação do período fechado: Condominium> Rateio> Processamento do rateio Assinale a opção Bloquear impressão dessa maneira, a emissão poderá ser concluída e conferida. Condominium> Rateio> Liberação de emissões Após informar o condomínio, serão listadas do lado esquerdo da tela, as emissões a serem liberadas, selecione para o lado direito. Clique no botão processar, para concluir. 14

15 Condominium> Prestação de contas> Botão Fechamento Clique no botão Fechamento para ser selecionado o período correspondente. Informe a data do fechamento (último dia do fechamento do balancete). Selecione os condomínios correspondentes e clique no botão Gravar e Enviar. 10 Publicação de documentos: Menu> Condomínio> Documentos Serão listadas as pastas existentes. Elas podem ser editadas clicando no botão 1. Poderá ser parametrizado quem terá acesso aos documentos postados em cada pasta. 15

16 1 Para criar nova pasta, clique no botão corresponde. Insira o nome da pasta e selecione quais os grupos terão acesso aos documentos postados. Clique no nome da pasta a ser inserido documento. O documento poderá ser digitado ou inserido como anexo. Clique no botão novo para inserir o documento. Obs. Os documentos que forem postados poderão ser editados ou excluídos conforme botões disponíveis. 16

17 Insira o título e a data correspondente. No campo inferior deverá ser digitado o texto referente a postagem. Para anexar documento, como scaneado ou em PDF, no campo do texto escreva em anexo, e clique no botão Gravar. Depois acesse esse post para anexar o documento. Upload. E clique no botão Voltar. Clique no botão Adicionar Documento para seleciona-lo. Aguardo a conclusão do 11a Livro de Ocorrências: Menu> Condomínio> Adm. Do Livro de Ocorrências Nessa tela serão adicionadas as ocorrências. Para esse procedimento o tipo de livro deverá ser criado. Clique no botão Editar para criar ou excluir os livros de ocorrências, essa opção deverá estar disponível apenas para o administrador do sistema (verifique grupo permissões). 17

18 Os Tipos de Livro ficarão disponíveis para seleção quando for adicionada uma nova ocorrência. Para adicionar a ocorrência, clique no botão corresponde. Quando alguém inserir uma nova ocorrência, será encaminhado um ao administrador e este poderá ser respondido diretamente no site, clicando em Adm. Do Livro de Ocorrências, conforme explicado no item a seguir. 18

19 11b Gerenciar Livro de Ocorrências: Manual do Sistema UnionWeb Condominium Menu> Condomínio> Adm. Do Livro de Ocorrências Em Gerenciar ocorrências visualize todas as ocorrências registradas pelos moradores. Clicando na ocorrência abrirá a caixa de diálogo, com opções de responder ou excluir, nessa tela poderá ser feito o acompanhamento dos comentários. Na Aba Relatórios acompanhe todas as ocorrências já registradas com opções de filtragem: Na Aba s, informe o padrão que receberá o registro das ocorrências (no caso de ser na administradora) ou informe o individual de cada responsável por condomínio. 19

20 12 Reservas de equipamentos: Menu> Reservas> Configurações Configure o do responsável que receberá o aviso das reservas realizadas ou informe o individual de cada responsável: Menu> Reservas> Tipo de Equipamento Cadastre os tipos de equipamentos de cada condomínio, clique no botão novo para inseri-los. Menu> Reservas> Equipamento Selecione o tipo de equipamento para adicionar as permissões para cada um deles, ou seja, cada parâmetro configurado nessa tela é o que será apresentado para o morador quando acessar a área da reserva desse equipamento. 20

21 Equipamento controlado essa opção deverá ser marcado quando é necessário aprovação para utilização do equipamento. Em casos de reserva sem necessidade de aprovação não demarque. Poderá ser cadastrado mais de um equipamento para cada tipo, por exemplo: churrasqueira 1 churrasqueira 2 churrasqueira 3 Menu> Reservas> Solicitação de Reservas Aba Solicitação de reserva Essa tela ficará disponível para o morador realizar a reserva, deverá ser selecionado o tipo de equipamento e depois o equipamento específico. Abrindo a agenda deverá selecionar na nada correspondente. As datas e horários disponíveis serão conforme a configuração de cada equipamento, conforme vimos anteriormente. 21

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23 Menu> Reservas> Solicitação de Reservas Aba Minhas reservas Cada morador poderá visualizar todas as reservas já realizadas e o status de cada uma. Menu>Reservas>Aprovação de Reservas Aba Reservas aguardando aprovação Escolha a reserva e clique no botão Analisar para visualizar a situação financeira da unidade e escolha as opções: Aprovar ou Reprovar Na reprovação escreva o motivo para o morador receber essa informação por 23

24 Menu> Reservas> Listagem de Reservas Visualize todas as reservas utilizando os filtros para o relatório: 13 Como o Administrador troca/alterna o cadastro que está utilizando Para publicar avisos, enquetes e documentos é necessário acessar em cada condomínio correspondente. Para fazer essa alteração de prédio à prédio siga o passo-a-passo abaixo: Clique no ícone de usuário para selecionar o condomínio, conforme a lista na lateral. Depois selecione uma unidade (simbólica apenas para concluir o login). 24

25 14 Como ativar condomínios no UnionWeb: Módulo> Administração> Sistema> Consumo Nessa tela ficará disponível a visualização do consumo no UnionWeb, tanto de condomínios ativos quanto de MBs da Cota de Disco (documentos, fotos postadas). Também ficará disponível a opção de ativar condomínios: Clique no botão Lista de condomínios Habilitados, depois clique no botão incluir condomínio para seleciona-lo. 25

26 15 Como excluir os documentos postados dos Condomínios que não estão mais ativos Módulo> Condominium> Administração> Ger. Arquivos. Selecione os documentos correspondentes e no botão Excluir selecionados 26