Manual Operacional Agenda Regulada. Unidades Solicitantes

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1 Manual Operacional Agenda Regulada Unidades Solicitantes Prefeito: Gilberto Kassab Secretária: Maria Aparecida Orsini de Carvalho Secretário Adjunto: Ailton Ribeiro de Lima Assessor de TI: Cláudio Giulliano Alves da Costa São Paulo, Março de 2007

2 SUMÁRIO 1. COMO ENTRAR NO SISTEMA Cadastrando o profissional de Saúde no CMES Acessando o SIGA Fazendo LOGIN Como fazer um agendamento na agenda regulada Buscando VAGAS Realizando o agendando Imprimindo o comprovante de agendamento Visualizando CONSULTAS AGENDADAS Aprendendo a usar os botões da Tela de agendamento COMO RE-AGENDAR UM PACIENTE APÓS CANCELAMENTO DO AGENDAMENTO FILA DE ESPERA REGULADA Enviando para a fila de espera regulada Agendando a partir da fila de espera ENCAMINHAR PARA AVALIAÇÃO DO REGULADOR CONSULTANDO OS ENCAMINHAMENTOS FEITOS PARA A REGULAÇÃO Status : Agendados pela regulação Status : Devolvido Status: Pendente de regulação...22 Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 2

3 1. COMO ENTRAR NO SISTEMA 1.1. Cadastrando o profissional de Saúde no CMES O gerente da unidade, ou profissional responsável, deverá atualizar os dados do profissional no CMES ou inseri-lo pela primeira vez Acessando o SIGA O Gerente, ou profissional responsável, deverá enviar o nome do profissional cadastrado no CMES, o No. CNS, CPF, função e módulos que o profissional terá acesso. para solicitando Login e Senha de acesso ao sistema. Para acessar o Módulo Regulação o profissional deverá solicitar sua vinculação à Central de Marcação de consultas enviando um para: informando o nome do profissional, login, número CNS, CPF, função que desempenhará junto à regulação Fazendo LOGIN Entramos com o login do Usuário e com a Senha. A senha do primeiro acesso para todos os usuários é mudar123. Lembre-se de alterá-la. Clicamos no botão Confirmar. Selecionamos o Estabelecimento de Saúde no qual o operador irá trabalhar. Se o operador estiver vinculado a mais de uma Unidade de Saúde, o sistema abre uma tela com a relação destas Unidades. Se estiver vinculado a apenas uma Unidade, entra direto no menu principal. Clicamos no botão Continuar. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 3

4 2. COMO FAZER UM AGENDAMENTO NA AGENDA REGULADA. Entramos no menu principal do sistema. No Menu Principal, clicamos em Agendamento Buscando VAGAS No Menu lateral, clicamos em Agenda / Agendamento. Na tela de Agendamento preenchemos os critérios de busca para localizar uma vaga. Os campos com asteriscos (*) são de preenchimento obrigatório. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 4

5 Para todo agendamento realizado, o sistema atribui um Código, que fica gravado no comprovante de agendamento do paciente. Quando queremos localizar um determinado agendamento que já foi realizado, podemos pesquisar pelo campo Nro. do Agendamento. Selecionamos agenda Regulada, que é a agenda das vagas disponibilizadas pelas Unidades Executantes. Informamos: O Status da vaga: No caso, estamos procurando vagas livres. Período no qual queremos visualizar as vagas. Podemos pesquisar pela Hora, ou seja, pelo horário das vagas. Tipo de Atendimento: Primeira Vez, Retorno ou Reserva técnica, a visualização do tipo depende do tipo de unidade logada no sistema: Unidades Executantes, solicitante, Regulação Procedimento: Campo obrigatório na Agenda Regulada Especialidade: Campo obrigatório na Agenda Regulada. Podemos selecionar também a Unidade Executante, ou seja, de qual Unidade de Saúde queremos visualizar as vagas. Marcamos a caixa de seleção dos Dias da Semana que queremos visualizar as vagas. Se quisermos visualizar as vagas já preenchidas para um determinado paciente, informamos o Número do Cartão dele. Depois de definir os critérios de busca, clicamos no botão Consultar. A tela abaixo mostra o resultado da busca de vagas livres. O sistema traz todas as vagas livres da Região. O sistema mostra a agenda, de acordo com os critérios especificados. As vagas vêm listadas em ordem crescente pelo dia e horário. Se forem muitos registros, navegamos pelas páginas usando os botões de navegação 3 e 4. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 5

6 Se quisermos vagas somente de uma determinada Unidade Executante usamos o filtro de pesquisa Unidade Executante na tela de busca Realizando o agendando Com as opções de vagas livres na tela selecionamos uma vaga disponível e clicamos no link (novo) ou no botão Agendar no final da página. A vaga selecionada fica reservada para a Unidade por 15 minutos. Se o agendamento não for completado nesse período, o sistema libera a vaga. Se a vaga selecionada já estiver sendo preenchida por outra Unidade Solicitante, no alto da página aparece um aviso em vermelho: Essa vaga já está em uso por outra estação. Nesse caso, selecionamos outra vaga e clicamos no link (novo). Ao clicar no link (novo) o sistema trará a tela Pesquisa de Usuário. Clicamos na lupa ao lado do campo Número do Cartão. A pesquisa recomendada é pelo nome completo e data de nascimento, pois os outros dados poderão estar em branco no cadastro do paciente. Temos a opção de utilizar a leitora de código de barras ou digitarmos o nome e data de nascimento Clicamos no botão Consultar. Selecionamos o paciente que queremos agendar e clicamos no botão Selecionar. Se o cadastro desse paciente estiver incompleto, o sistema traz uma mensagem: Trazer documentos para preenchimento dos dados. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 6

7 A tela de agendamento é carregada com os dados de cadastro do usuário pesquisado. Completamos o campo Profissional Solicitante, quem solicitou o agendamento ou quem autorizou o agendamento fazendo a busca na e selecionando o Profissional da base de cadastro. Clicamos no botão Confirmar O preenchimento do CID com a Hipótese Diagnóstica do Paciente é obrigatório para realizar o agendamento regulado. Clicamos na lupa de pesquisa do CID, informamos o Código do CID ou Nome do CID e clicamos no botão Consultar. Selecionamos o CID correspondente e clicamos no botão Confirmar. Retornando à tela principal, clicamos no botão Adicionar. Clicamos no botão Gravar. O sistema informa: O agendamento foi realizado com sucesso! e apresenta três botões: Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 7

8 Se o paciente precisar agendar uma consulta de outra especialidade ou outro procedimento, clicamos no botão Agenda Outros Procedimentos. O sistema mostra a tela de busca de vagas; preenchemos os campos que obedecem aos critérios da vaga que desejamos encontrar e clicamos no botão Consultar. Selecionamos uma vaga disponível e clicamos no link (novo) ou no botão Agendar no final da página. Ao abrir a tela do agendamento, os dados do paciente já vêm preenchidos. Seguimos o passo a passo agendando um usuário novamente Imprimindo o comprovante de agendamento clique em Comprovante de Agendamento OBSERVAÇÕES: As Unidades Solicitantes só podem agendar consultas de Primeira Vez. As Unidades Executantes agendam Primeira Vez ou Retorno. Somente o Regulador pode agendar consulta nos horários de Reserva Técnica. As vagas não utilizadas são disponibilizadas como Vagas de Reaproveitamento para serem utilizadas por qualquer Unidade por um período pré-configurado no sistema. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 8

9 2.4. Visualizando CONSULTAS AGENDADAS Para visualizar as consultas agendadas, selecionamos o Status da vaga: Ocupada e clicamos no botão Consultar. Podemos consultar vagas ocupadas de Primeira Vez, Retorno ou Reserva Técnica. O sistema mostra, na última coluna, o nome da Unidade Executante e o nome da Unidade que agendou a consulta. Se a consulta foi agendada pelo Regulador Regional, o sistema mostra entre parênteses qual a Unidade Reguladora responsável pelo agendamento. Para visualizar os dados completos do paciente, clicamos no link do nome do paciente. Para visualizar o nome do profissional que marcou a consulta clicamos no sinal de, ao lado do nome do paciente Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 9

10 3. APRENDENDO A USAR OS BOTÕES DA TELA DE AGENDAMENTO Consultar Agendamento Esta consulta é para vagas ocupadas. Selecionamos o agendamento e clicamos no botão Consultar Agendamento. O Sistema traz a tela com informações referentes ao agendamento. Esta funcionalidade não permite alteração no agendamento, é apenas uma simples consulta. Clicamos no botão Voltar e retornamos à Agenda. Emissão de 2a.via do comprovante de agendamento Selecionamos o usuário e clicamos no botão Emitir comprovante agendamento. O sistema abre uma janela com a visualização do comprovante de agendamento, e abre também a janela de impressão. Basta clicarmos no botão Imprimir. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 10

11 Cancelamento de agendamento Buscamos as vagas ocupadas e selecionamos o usuário a ser cancelado. Clicamos no botão Cancelar Agendamento. Selecionamos o Motivo do cancelamento. É obrigatório o preenchimento deste campo. Clicamos no botão Confirmar. A vaga estará disponível para outro agendamento. Remarcar agendamento A consulta poderá ser remarcada para a agenda de um outro profissional, desde que seja da mesma especialidade e seja para o mesmo procedimento. Buscamos o usuário agendado: Tela Agenda/Agendamento e selecionamos vagas ocupadas e informamos o período de agendamento ou buscamos o agendamento informando o nome do paciente. Selecionamos o agendamento(usuário a ser remarcado) e clicamos no botão Origem ou Remarcar Agendamento; O agendamento que selecionamos é levado para o final da página, abaixo do botão Origem. Fazemos uma consulta da agenda procurando por um horário Livre: rolamos o cursor para o topo da pagina e selecionamos o Status Livre das vagas, informamos o período desejado. O sistema trará as vagas livres do período selecionado Selecionamos um horário em livre, e clicamos no botão Destino; O horário que selecionamos como destino também é levado para o final da página e não aparece o nome do paciente. Clicamos no botão Confirmar Remarcação. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 11

12 O horário em que a consulta estava marcada volta a ficar disponível, e o horário que selecionamos como destino fica com o status ocupado, com o nome do paciente. Se, após clicar no botão Destino, a vaga selecionada como destino não for copiada para o final da página, ocorreu algum erro na remarcação do paciente. Subimos até o início da página, e uma mensagem em vermelho explica o que impossibilitou a operação. Por exemplo: Visualizar histórico de vaga Selecionamos o agendamento e clicamos no botão Visualizar histórico de vaga. O Sistema traz a tela com informações referentes histórico da vaga. Clicamos no botão Voltar e retornamos à Agenda. Criar uma vaga Para agenda regulada este botão está desabilitado Confirmar presença Buscar as vagas ocupadas, preencher os campos obrigatórios. O sistema trará as vagas ocupadas. Selecionar o usuário e clicar em confirmar presença. Agendar Para realizar um agendamento temos duas opções : após busca de vagas livres clicar em novo ou selecionar a vaga e clicar em agendar. Os dois processos nos traz a pagina de agendamento. Alterar agendamento Para agenda regulada este botão está desabilitado. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 12

13 4. COMO RE-AGENDAR UM PACIENTE APÓS CANCELAMENTO DO AGENDAMENTO. No menu lateral, clicamos em Agenda / Encaminhamentos No menu lateral, clicamos em Agenda / Encaminhamentos Fazemos a busca de vagas canceladas informando a especialidade, o período e demais filtros. O sistema já trará preenchido a unidade logada. Selecionamos o usuário a ser reagendado. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX A última coluna à direita mostra um sinal de. Ao clicar nele teremos as informações de endereço, telefone e idade do paciente. Essas informações são importantes para comunicar ao paciente que a consulta foi remarcada. Para reagendar selecionamos o usuário e clicamos no botão abaixo Remarcar agendamento. O sistema abre a tela de Agendamento e leva o usuário selecionado ao final da página. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 13

14 Buscamos os horários livres. O sistema já traz os critérios de busca preenchidos com as mesmas especificações do agendamento inicial. Selecionamos o horário desejado e clicamos no botão Destino. O horário que selecionamos como destino também é levado para o final da página sem o nome do paciente. Clicamos no botão Confirmar Remarcação. O horário que selecionamos como destino fica com o status ocupado, com o nome do paciente. 5. FILA DE ESPERA REGULADA 5.1. Enviando para a fila de espera regulada O sistema habilitará o botão enviar para fila de espera quando não encontrar vaga livre para agendamento. Clicando no botão Enviar para a Fila de Espera. O sistema trará a tela a seguir, encaminhar para fila de espera. Informamos os dados conforme solicitação. Os campos com (*) são obrigatórios. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 14

15 Buscamos o paciente Clicando na lupa ao lado do campo Número do Cartão. Selecionamos o paciente que queremos agendar e clicamos no botão Selecionar. O preenchimento do campo Profissional do Perfil da Agenda (como na figura abaixo) restringi o agendamento pelo regulador. O agendamento do paciente nestes casos só é possível para o profissional ou equipamento selecionado. O campo Profissional Solicitante é obrigatório. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 15

16 O Campo prioridade é obrigatório. O preenchimento dos campos Data Requerida, Hora Inicial Requerida, Hora Final Requerida e Unidade Executante Requerida pode restringir o agendamento. Só será possível agendar o paciente em vagas que obedeçam aos critérios informados. Se não encontrar, não será possível agendar o paciente, por exemplo, em outra data ou horário. É obrigatório o preenchimento do CID com a Hipótese Diagnóstica do Usuário. Fazemos a pesquisa informando o código ou o nome do CID. Clicamos no botão Consultar. Selecionamos o CID correspondente e clicamos no botão Confirmar. Retornando à tela principal, clicamos no botão Adicionar. Preenchidas todas as informações, enviamos para a fila de espera clicando no botão Gravar. O sistema volta para a tela do Agendamento e mostra uma mensagem de confirmação no alto da página Agendando a partir da fila de espera No menu lateral, clicamos em Fila de Espera / Consultar / Regulada Fazemos a pesquisa dos pacientes que estão na fila de espera informando os critérios de busca e clicamos no botão Consultar. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 16

17 Selecionamos o paciente clicamos no botão Agendar. O Sistema abre a tela do Agendamento, já com os critérios de busca preenchidos de acordo com os critérios informados quando enviamos o paciente para a Fila de Espera. Clicamos no botão Consultar. Selecionamos uma vaga disponível e clicamos no link (novo) ou no botão Agendar no final da página. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 17

18 Todos os campos para preenchimentos virão preenchidos: nome do paciente, nome do profissional para qual foi marcada a consulta, o nome do Profissional Solicitante e o CID. Clicamos no botão Gravar. O sistema emite a mensagem: O agendamento foi realizado com sucesso! e habilita dois botões: Emitir comprovante de agendamento e novo agendamento. 6. ENCAMINHAR PARA AVALIAÇÃO DO REGULADOR O sistema habilitará o botão encaminhar para avaliação do Regulador quando não encontrar vaga livre para agendamento.. O Sistema trará a tela abaixo ao Clicar no botão Enviar para Avaliação do Regulador Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 18

19 Buscamos o usuário a ser encaminhado para avaliação clicando na lupa ao lado do campo Número do Cartão. Passamos o cartão SUS na leitora de código de barras ou fazemos a pesquisa do paciente. Selecionamos o paciente que queremos encaminhar e clicamos no botão Selecionar. O preenchimento do campo Profissional do Perfil da Agenda (como na figura abaixo) pode restringir o agendamento pelo regulador. O Regulador só poderá agendar o paciente em vagas que obedeçam aos critérios informados. Se o profissional informado não tiver horário livre, não será possível agendar com outro profissional. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 19

20 Os campos com (*) são obrigatórios. Apesar de não ser obrigatório, o campo Justificativa é importante, pois é através da justificativa e do CID que o Regulador vai avaliar a prioridade do atendimento. O preenchimento dos campos Data Requerida, Hora Inicial Requerida, Hora Final Requerida e Unidade Executante Requerida pode restringir o agendamento. O Regulador só poderá agendar o paciente em vagas que obedeçam aos critérios informados. Se não encontrar, não será possível agendar o paciente, por exemplo, em outra data ou horário. É obrigatório o preenchimento do CID com a Hipótese Diagnóstica do Usuário. Depois de preenchidas as informações, enviamos a solicitação clicando no botão Gravar. O sistema volta para a tela do Agendamento e, no alto da página, informa: 7. CONSULTANDO OS ENCAMINHAMENTOS FEITOS PARA A REGULAÇÃO Essa funcionalidade serve para consultarmos o status de um paciente que enviamos para avaliação do Regulador Regional, isto é, se o paciente foi ou não agendado pelo Regulador. Esta funcionalidade deve ser utilizada diariamente pelas unidades que fizeram encaminhamentos para avaliação do regulador. No menu lateral, clicamos em Agenda / Encaminhamento. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 20

21 Podemos consultar os encaminhamentos pelos seguintes status: Agendados pela Regulação: o Regulador realizou o agendamento solicitado. A unidade solicitante deverá informar o paciente do local, data e horário da consulta Devolvido: o Regulador não agendou o paciente e não agendará por vários motivos e está devolvendo para a Unidade Solicitante. Pendente de Regulação Regional: o Regulador Regional ainda não realizou o agendamento. Pendente de Regulação Central: o Regulador Regional ainda não realizou o agendamento Status : Agendados pela regulação Informamos os critérios de busca e selecionamos o status Agendado pela Regulação e clicamos no botão Consultar. + A Data/Hora que aparece na primeira coluna é a Data em que o paciente foi encaminhado para a Regulação. Para saber em que data o Regulador fez o Agendamento, clicamos no sinal de + na última coluna. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 21

22 O Sistema mostra a data e o horário em que o paciente deverá comparecer à consulta, o nome do médico que irá atendê-lo, o nome da Unidade Marcadora, isto é, qual Regulação Regional fez o agendamento e o nome da Unidade Executante. Podemos imprimir clicando no botão Emitir Comprovante de Agendamento Status : Devolvido Informamos os critérios de busca e selecionamos o status Devolvido e clicamos no botão Consultar. O Sistema mostrará a data e o horário em que o paciente foi avaliado e devolvido Status: Pendente de regulação Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 22

23 Informamos os critérios de busca e selecionamos o status Pendente de Regulação Regional ou Pendente de Regulação Central e clicamos no botão Consultar. O Sistema mostrará somente os dados do paciente. Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 23

24 Secretaria Municipal da Saúde -SMS Agenda Regulada Unidades Solicitantes 24

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