Manual do Usuário do Produto EmiteNF-e. Manual do Usuário

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1 Manual do Usuário Produto: EmiteNF-e Versão: 1.2 Índice 1. Introdução Acesso ao EmiteNF-e Configurações Gerais Gerenciamento de Usuários Verificação de Disponibilidade de Portais Cadastrados Consulta de NF-es e Outras Operações Consultando NF-es Cancelando NF-es Exportando NF-es Inutilizando Numerações Visualizando Logs Impressão de DANFEs Configurando a Impressão Imprimindo DANFEs DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 1

2 1. Introdução Este manual destina-se exclusivamente à utilização do software EmiteNF-e por parte do usuário final. Nele você encontrará as informações necessárias para: Operar a interface gráfica do EmiteNF-e; Realizar consultas; Imprimir DANFEs; Verificar logs; Realizar cancelamentos e inutilizações; Outras funções específicas. Também é importante observar que o uso da interface do EmiteNF-e torna-se desnecessário na maioria dos casos, pois o EmiteNF-e é uma ferramenta projetada para funcionar de forma transparente para o usuário final 100% integrada ao sistema de gestão da empresa. 2. Acesso ao EmiteNF-e Para que um usuário tenha acesso ao EmiteNF-e, ele precisará de um login e senha válidos. Existem dois usuários pré-cadastrados no EmiteNF-e: Usuário Senha Perfil adm adm123 Administrador. O perfil de administração do EmiteNF-e exibe para o usuário todas as funcionalidades, incluindo a configuração do EmiteNF-e. Recomenda-se que somente alguém da área de suporte possua o login de administrador. fat fat Faturamento. O perfil de faturamento do EmiteNF-e exibe para o usuário as funcionalidades necessárias ao processo de faturamento, ou seja, consulta de nf-es e impressão de DANFEs. Importante: recomenda-se imediata alteração da senha dos usuários acima listados, após a instalação do EmiteNF-e. Para isso solicite ao suporte técnico a alteração das senhas de ambos os usuários, no cadastro de usuários do EmiteNF-e. DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 2

3 Para acessar o EmiteNF-e, proceda da seguinte forma: a. Abra o navegador Internet Explorer; b. Digite o endereço se você estiver no computador onde o EmiteNF-e foi instalado, ou c. Solicite o endereço http de acesso ao EmiteNF-e, ao suporte técnico da sua empresa; d. Acessando este endereço, será exibida a página de Login do EmiteNF-e; e. Digite adm ou fat para o Usuário; f. Digite adm123 ou fat para a Senha; g. Clique no botão Login ; Conforme o perfil do usuário, as seguintes opções serão exibidas: Perfil Opções Administrador Configurações Gerais (Usuários, Parâmetros, Empresas Emissoras, Modulos ) Portais ( Status, Configuração, Inutilização, Atualizar Status) Impressão ( Normal, Contigência, Downloads) Logs ( Contingência, Mensagens) Faturamento Consultas ( NF-es e Rejeições) Status dos Portais Contingências Impressão ( Normal, Contigência, Downloads) DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 3

4 A seguir será explicado cada uma das opções. 3. Configurações Gerais Não serão explicadas nesta seção as funcionalidades de configuração do EmiteNF-e para funcionamento estas podem ser encontradas no Manual de Instalação do EmiteNF-e. As funcionalidades explicadas neste manual são na perspectiva de uso do software EmiteNF-e apenas, não para sua instalação. 3.1 Gerenciamento de Usuários Existem dois perfis de usuários no EmiteNF-e: Administrador e Faturamento. O perfil Administrador tem acesso a todas as funcionalidades do EmiteNF-e, destacando-se as relacionadas às configurações do sistema. O perfil de faturamento restringe as funcionalidades do EmiteNF-e para o usuário, deixando habilitadas apenas as funções de consulta e impressão de DANFEs, assim como algumas auxiliares. O cadastro de usuários é acesso no item de menu Configurações Gerais, Usuários. Para adicionar um novo usuário, clique em no botão Adicionar : DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 4

5 Ao clicar no botão Adicionar, a seguinte página será exibida: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 5

6 Informe: Nome do usuário (campo nome ); do usuário (campo ); Login do usuário (campo login ): o Este campo é único. Dois ou mais usuários não podem possuir o mesmo login; Escolha a opção de envio de s automáticos para o usuário (lista Recebe s do Sistema? ): o Não : o usuário não receberá s automáticos, relacionados aos eventos ocorridos com o EmiteNF-e; o Sim, Todos : o usuário receberá s automáticos dos eventos do EmiteNF-e, como autorizações de uso, cancelamentos de nf-es, erros de integração, erros de funcionamento dos portais das SEFAZes, dentre outros; o Sim, Apenas Erros : o usuário receberá s automáticos dos eventos do EmiteNF-e apenas relacionados a erros, como erros de integração, erros de funcionamento dos portais das SEFAZes, dentre outros; Perfil (lista Perfil ): Administrador ou Faturamento explicado anteriormente; Senha (campo senha ); Confirmação da senha (campo confirmar senha ); Recomenda-se o cadastramento de, no mínimo, um usuário com perfil de faturamento, o qual será responsável pela impressão dos DANFEs. Se mais de uma empresa estiver cadastrada no EmiteNF-e, então é importante filtrar o acesso dos usuários por empresa, para que o usuário somente possa visualizar informações e imprimir DANFEs relacionados aquela empresa a qual ele pertence. Assim, após o cadastramento de um usuário com perfil de faturamento, deve-se associá-lo a uma emrpesa, proceda da seguinte forma: a. Na página de usuários, selecione o usuário no grid de usuários; b. Clique no botão Associar CNPJ : DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 6

7 c. Clique no botão Associar CNPJ ; d. Será exibida uma página listando, à esquerda, as empresas cadastradas; e. Selecione uma empresa, clique no botão >, para que a empresa seja transportada para a lista à direita da página; f. Clique no botão Salvar ; 3.2 Verificação de Disponibilidade de Portais Cadastrados O usuário poderá, através do gerenciamento de portais (menu portais ), escolher e configurar os portais para uso. Novamente, a configuração dos portais deve ocorrer no momento da instalação do EmiteNF-e, portanto não documentado neste manual. Uma função importante do menu Portais é permitir que o usuário verifique se um portal de uma SEFAZ está disponível. Para isso: a. Clique no menu Portais, opção Atualizar Status ; b. Será exibida a seguinte página: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 7

8 Nesta página é exibido um grid com os portais cadastrados na instalação do EmiteNF-e. É exibido por portal o modo de operação (se o portal está configurado para ambiente de homologação ou produção), o status do portal (se está em contingência ou funcionando normalmente) e o tempo de resposta, em segundo, de cada portal. Obs.: Esta consulta é útil para verificar se deterimando estado (portal) está em contingência: caso esteja indisponível, a coluna Status do Portal será exibida como Em Contingência. 4. Consulta de NF-es e Outras Operações 4.1 Consultando NF-es NF-es A consulta de nf-es é útil para consultar nf-es importadas do ERP. Para isso, no menu lateral clique em Consultas e NF-es. A seguinte página será exibida: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 8

9 A página exibida conterá filtros específicos para restringir a consulta: Filtros Status da NF-e Emitente Série Número Tipo de Emissão Descrição Filtra pelo status da nf-e, que pode ser um dos seguintes: Todos: todos os status; Importada: nf-e importada do ERP; Pronta para Transmissão: nf-e adicionada num lote; Transmitida para Portal: enviada para portal (aguardando retorno da SEFAZ); Autorizada: nf-e autorizada pela SEFAZ; Rejeitada: nf-e rejeitada pela SEFAZ; Cancelada: nf-e cancelada pela SEFAZ; Denegada: nf-e denegada pela SEFAZ; Escolha um CNPJ emitente específico ou escolha Todos para todos os CNPJs emitentes cadastrados (de acordo com o acesso do usuário aos CNPJs). Série da nf-e. Número sequencia da nf-e. Três opções: Todos: exibe nf-es emitidas em modo normal e/ou contingência; Normal: exibe somente nf-es emitidas em modo normal; Contingência: exibe somente nf-es emitidas em contingência. DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 9

10 Tipo de Ambiente Razão Social Dest. CNPJ do Dest. UF do Dest. Período de emissão Chave de acesso Três opções: Todos: exibe nf-es autorizadas em ambiente de homologação e/ou produção; Homologação: exibe nf-es autorizadas em ambiente de homologação; Produção: exibe nf-es autorizadas em ambiente de produção; Razão social do destinatário. Informar o CNPJ completo do destinatário, sem caracteres de máscara. Informar a UF do destinatário. Informe somente a sigla da UF. Informar o periodo de emissão das nf-es. Escolha a data de início e/ou de término. Ao informar uma chave de acesso, será pesquisada apenas uma nf-e. Após (opcionalmente) filtrar os dados, clique no botão Consultar. Caso existam nf-es para a consulta realizada, será exibida uma tabela contendo a lista de nf-es emitidas. Para visualizar os detalhes (todas as informações), selecione uma linha da tabela e clique em Detalhes. Rejeitadas Uma outra opção do EmiteNF-e é a consulta de nf-es rejeitadas. Funciona de forma semelhante à consulta de nf-es, porém sempre filtrará as nf-es com status de rejeitadas. 4.2 Cancelando NF-es Na página de consulta de nf-es também é exibido o botão Cancelar Selecionadas. Caso o usuário deseje cancelar uma nf-e, deverá proceder da seguinte forma: Preencha os filtros da consulta, para localizar a nf-e a ser cancelada; Clique no botão Consultar ; Localize a nf-e no grid de consulta; Marque a linha do grid; Clique no botão Cancelar Selecionadas. Ao clicar neste botão, será exibida a seguinte página: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 10

11 Digite um motivo para o cancelamento (mínimo de 15 caracteres); Clique no botão Confirmar ; Ao confirmar a operação, o EmiteNF-e enviará o cancelamento para a SEFAZ. 4.3 Exportando NF-es Também na página de consulta de nf-es, existe a opção para exportar nf-es. Esta opção exporta as nf-es consultadas no formato estabelecido pela legislação, e compacta um arquivo contendo a(s) nf-e(s) selecionada(s). Somente é permitido exportar nf-es com status de autorizada. Para exportar nf-es, proceda da seguinte forma: Preencha os filtros da consulta, para localizar a nf-e a ser cancelada; Clique no botão Consultar ; Localize a nf-e no grid de consulta; Marque a linha do grid; Clique no botão Exportar Selecionadas. DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 11

12 Escolha a opção Abrir ou Salvar, e a exportação será concluída. 4.4 Inutilizando Numerações Para inutilizar numerações, acesse o menu Portais e o item Inutilização. Será exibida a seguinte página: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 12

13 Clique no botão Adicionar para incluir uma nova inutilização de numeração. A inutilização pode ser feita por faixa de numeração, com intervalos de no máximo até (mil) números em sequência. Ao clicar no botão Adicionar, será exibida a seguinte página: Informe os seguintes parâmetros: Parâmetro Empresa Ambiente Ano Série Descrição Escolha uma empresa (pré-cadastrada) para inutilizar suas numerações. Escolha o ambiente para solicitar a inutilização: homologação (testes) ou produção. Escolha o ano. Escolha a série da numeração que se deseja inutilizar. Início Escolha a faixa de numeração, informando o intervalo inicial. Exemplo: se a faixa de numeração for 100 a 200, informe neste campo o número 100. Fim Escolha a faixa de numeração, informando o intervalo final. Exemplo: se a faixa de numeração for 100 a 200, informe neste campo o número 200. Motivo Informe o motivo da inutilização, no mínimo contendo 15 caracteres. DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 13

14 Quando terminar, clique no botão Salvar. A seguinte página será novamente exibida: Após salvar a inutilização, selecione no grid a inutilização cadastrada e clique no botão Enviar SEF. Após o envio, repare que a coluna Status será alterada para Autorizado (caso a SEFAZ autorize a inutilização) ou Rejeitado (caso tenha dado algum erro na inutilização). Caso uma inutilização tenha sido rejeitada, altere-a corrigindo o erro. Salve-a e envie-a novamente para a SEFAZ, repetindo o procedimento anteriormente descrito. 4.5 Visualizando Logs Os logs podem ser acessados a partir do menu Log. Dois tipos de logs estão disponíveis: Contingência: registra as situações de contingência dos portais; Mensagens: registra as mensagens de erros. Para acessar os logs, basta escolher a opção que será exibida uma tabela contendo a lista de mensagens de logs registrados automaticamente pelo EmiteNF-e. Log de Contingência Exibe, por data, o monitoramento dos portais cadastrados e os eventos associados (entrada e saída de contingência). Log de Msgs DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 14

15 Exibe, por data, o monitoramento das principais mensages relacionados à integração com o ERP, envio e retorno de mensagens para os portais de nf-es das SEFAZes. 5. Impressão de DANFEs O sistema de impressão de DANFEs pode ser feito em background e/ou via página. Este manual descreve o sistema de impressão de DANFEs via página do EmiteNF-e. Em linhas gerais, a impressão é realizada através de um ActiveX (um componente de software) específico para esta finalidade, o qual é baixado (download automático) a partir da página de impressão de DANFEs do EmiteNF-e. Para que ele funcione adequadamente, é necessária a configuração da estação de trabalho que irá imprimir DANFEs. 5.1 Configurando a Impressão Para a configuração da impressão de DANFEs via página do EmiteNF-e, os seguintes passos são necessários: a. Acesse o menu Impressão ; b. Clique no item Downloads. Será aberta a seguinte página: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 15

16 c. Clique no link disponível na página Configurador de Impressão de DANFEs ; d. Será aberta a seguinte janela: e. Clique no botão Abrir, e execute o aplicativo Setup.exe : Será exibida a instalação do configurador de permissões. Basta clicar em Próximo e concluir a instalação. DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 16

17 Importante: em algunas versões de Windows, após este passo é necessário reiniciar o computador. Após a instalação do configurador de impressão, o próximo passo é configurar a segurança do navegador Internet Explorer. Para isso, realize os seguintes passos: a. Abra o navegador Internet Explorer; b. Clique no menu Ferramentas ; c. Clique no item Opções da Internet. A seguinte janela será exibida: d. Clique na guia Segurança. A seguinte janela será exibida: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 17

18 e. Altere o nível de segurança para Baixo ; f. Escolha o item Sites Confiáveis e clique no botão Sites. Será aberta a seguinte janela: DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 18

19 g. Digite no campo Adicionar este site à zona: o seguinte texto: + nome do servidor que está instalado o EmiteNF-e + /emitenfe ; h. Desmarque a opção Exigir verificação do servidor... e clique no botão Adicionar ; i. Clique em OK para finalizar. Concluído esta etapa, feche o navegador e abra-o novamente. A impressão via página estará pronta para ser executada. 5.2 Imprimindo DANFEs Uma vez que a impressão foi configurada (no passo anterior) siga os seguintes passos para imprimir DANFEs. Repare que a impressão de DANFEs pode ser feita em modo normal (somente para nf-es autorizadas) ou em modo de contingência (para nf-es importadas do ERP, porém não autorizadas). Normal Para imprimir DANFEs em modo normal, proceda da seguinte forma: a. Clique no menu Impressão ; b. Clique no item Normal. Será aberta a seguinte página: A página apresentará filtros acima do grid. Você poderá preencher os filtros conforme sua conveniência, e consultar novamente através do botão Consultar. DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 19

20 Para imprimir os DANFEs, é necessário escolher uma impressora. Proceda da seguinte forma: a. Clique no botão Sel. Impressora. Será aberta a seguinte janela: b. Você pode marcar impressora padrão para imprimir DANFEs na impressora padrão do Windows, ou escolher uma impressora da lista; c. Clique no botão OK. Importante: para a impressora ser listada, ela deve estar instalada (o driver apenas) no computador do usuário final. Além disso, a impressora deve estar configurada com papel tamanho A4; Uma vez escolhida a impressora, sua configuração é salva no computador. O próximo passo é selecionar a(s) nf-e(s) para impressão do(s) seu(s) respectivo(s) DANFE(s). Realize os seguintes passos para imprimir DANFEs: a. Marque na última coluna do grid as nf-es que serão impressas; b. Clique no botão Imprirmir ; Se a impressão não for realizada, verifique: a. Se houve alguma mensagem de erro. As mensagens de erro mais comuns referem-se à não instalação do configurador de impressão ou ao tamanho do papel na impressora (diferente de A4); b. Verifique se impressora está conectada no computador, está ligada, possui tinta (toner) e papel; DF-e Tecnologia LTDA. Soluções em Documentos Fiscais Eletrônicos. Pág. 20

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