CADASTRO DE OBRAS E PROJETOS DE ENGENHARIA

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1 CADASTRO DE OBRAS E PROJETOS DE ENGENHARIA SET 2014

2 2 INTRODUÇÃO Este manual objetiva orientar os servidores no processo do cadastro de projetos no Sistema Channel para viabilizar o acompanhamento físico-financeiro de obras e projetos de engenharia no Ministério Público Federal. PROCEDIMENTO PARA CADASTRAR NOVOS PROJETOS 1 PASSO ACESSO AO SISTEMA CHANNEL Efetue o login, no sistema, inserindo o endereço do institucional no campo usuário e a senha de acesso aos serviços de rede no campo senha. Em seguida, clique no botão entrar.

3 3 2 PASSO INICIAR CADASTRO DE PROJETOS Após o login, o sistema redirecionará o usuário para a página inicial do sistema Channel, conforme indicado abaixo: Para cadastrar um projeto posicione o mouse em Administração e clique em cadastro de projetos, conforme demonstrado na tela abaixo:

4 4 Para iniciar a inclusão do projeto, pressione o botão incluir projeto no canto superior direito.

5 5 3 PASSO PREENCHER DADOS DO PROJETO Preencha o formulário com informações do projeto, todos os campos indicados por um (*) são obrigatórios. Durante todo o cadastro mantenha o seu nome como patrocinador e como gerente do projeto. Ao final do processo é possível transferir essas atribuições para quem vai desempenhálas durante a execução do projeto ou obra. As partes destacadas devem ser preenchidas de acordo com a figura mostrada na página seguinte e informações listadas abaixo. Nome da empresa (cliente): Ministério Público Federal Categoria do Projeto: 2. Estruturante Tipo de Projeto: 03. Engenharia Status: Em iniciação Calendário: 2. Dias Corridos Pode ser subprojeto? Sim Após preencher o formulário, clique em Salvar na parte inferior da tela:

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7 7 4 PASSO INSERIR A EQUIPE DO PROJETO Acesse o Menu do Projeto, recursos humanos e recursos associados, conforme imagem abaixo: Digite no campo abaixo de Usuário o nome da pessoa que deseja inserir na equipe do projeto e aperte enter. Os nomes vão aparecer listados. Para incluir na equipe basta clicar sobre o quadrado que está do lado esquerdo do nome e a pessoa já estará selecionada.

8 8 Para conferir todos os nomes inseridos na equipe basta selecionar Mostrar somente associados no canto superior direito. Se for procurar outro nome para inserir na equipe, lembre-se de desmarcar este item.

9 9 5 PASSO INCLUIR AS ATIVIDADES NO ESCOPO DO PROJETO Acesse o Menu do Projeto, escopo e escopo do projeto, conforme indicado na imagem abaixo: Após acessar o escopo do projeto, dê um clique duplo no espaço em branco da tabela abaixo da parte cinza onde está escrito Nome para que ele fique amarelo. Escreva no espaço amarelo o nome da atividade: Acompanhamento Físico-Financeiro da Obra e aperte enter. Para inserir subatividades, clique com o botão direito do mouse sobre a atividade registrada acima e em seguida escolha no menu a opção Adicionar atividade filha, conforme a imagem seguinte: Observação: quando são inseridas subatividades a atividade superior passa a ser um marco do projeto.

10 10 aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa aaaaaaaa Ao inserir a atividade filha, o ícone que representa a atividade ( ) se torna pasta ( ), ou seja, um marco conforme demonstrado abaixo. Para exibir ou ocultar as atividades filhas, aperte a seta indicada na figura abaixo: Para alterar o nome da nova atividade, clique duas vezes sobre a linha dela até que fique amarela e então insira o texto Realizar Medições dos Indicadores. Para o acompanhamento da obra, serão criadas duas atividades por mês com os seguintes nomes: a) Realizar Medições dos Indicadores; b) Preencher o Formulário Mensal da Obra. Clique duas vezes sobre a nova atividade para alterar seu nome. Para inserir uma nova atividade: clique no último espaço em branco da planilha; ou

11 11 coloque o mouse sobre uma atividade já existente e clique com o botão direito do mouse. Selecione Adicionar atividade acima ou Adicionar atividade abaixo. Após a criação das duas atividades para cada mês do início das medições até o final da obra, o escopo ficará da seguinte forma: Medições de Janeiro Medições de Fevereiro Medições de Março

12 12 O prazo para preenchimento das medições será de 10 (dez) dias e terá início no último dia útil do mês de referência. Para alterar as datas bem como a duração de cada medição, realize um duplo-clique sobre o campo Início : Após definir o último dia útil do mês de referência como data de início, indique o prazo de 10 dias úteis para Realizar as Medições no campo Duração. O programa calculará automaticamente a data de fim. Insira a mesma data de início e o mesmo prazo para a atividade Preencher o Formulário Mensal da Obra daquele mês. As demais duplas de atividades deverão ser colocadas para o último dia útil de cada mês com a duração de 10 dias úteis. Observação: a quantidade de atividades a serem inseridas deverá estar em conformidade com o cronograma físico-financeiro da obra.

13 13 No escopo, vá até o final da lista de atividades cadastradas e clique duas vezes sobre o espaço em branco depois da última atividade enumerada até ele ficar amarelo. Insira o texto Informações da Obra e aperte enter. Clique com o botão direito do mouse sobre a nova atividade criada e selecione Adicionar atividade filha. Clique duas vezes sobre a nova atividade e altere o seu nome para Preencher Formulário com Informações da Obra. Clique na atividade criada acima com o botão direito do mouse e selecione a opção Adicionar atividade abaixo. Clique duas vezes sobre a nova atividade e altere o seu nome para Preencher Formulário com Informações da Obra. De acordo com a duração da obra deve-se cadastrar várias atividades com o mesmo nome. Considere que deverá constar uma atividade para cada seis meses de obra. Altere a data de início e a duração das atividades da mesma maneira que foi feito para as outras atividades cadastradas (início no último dia do mês e duração de 10 dias).

14 14 As atividades cadastradas devem ter uma pessoa responsável: o Secretário Estadual, o Secretário Regional ou o Assessor de Planejamento e Gestão Estratégica (APGE). Esta pessoa deve ter sido adicionada como membro da equipe do projeto anteriormente. Selecione todas as atividades conforme mostrado na figura abaixo: Do lado esquerdo aparecerá um menu acima da linha cinza do escopo. Clique sobre Editar. Escreva no campo Responsável as primeiras letras do nome da pessoa e selecione o nome completo que aparecerá. Em seguida aperte o botão Atualizar na parte inferior. Todas as atividades terão como responsável a pessoa escolhida.

15 15 6 PASSO CONFIGURAR OS FORMULÁRIOS DO PROJETO Acesse Menu do Projeto, planos e formulários do projeto, conforme a imagem abaixo: Ao acessar formulários do projeto, selecione a opção incluir formulário no canto superior direito da tela conforme imagem abaixo:

16 16 A configuração deve ser feita em todos os meses de medição. Alguns campos obrigatórios devem ser especificados conforme imagem abaixo: Somente o nome e a atividade associados deverão ser alterados com base no mês de referência. O formulário deve ser nomeado da seguinte forma: Formulário (mês/ano).

17 17 No campo Atividade Associada, deverá ser selecionada a opção Preencher o Formulário Mensal da Obra de acordo com a numeração de cada mês de referência. De acordo com o Exemplo anterior a seleção ficaria da seguinte forma: 1.2. Preencher o Formulário Mensal da Obra JANEIRO 1.4. Preencher o Formulário Mensal da Obra FEVEREIRO 1.6. Preencher o Formulário Mensal da Obra MARÇO 1.8. Preencher o Formulário Mensal da Obra ABRIL Preencher o Formulário Mensal da Obra MAIO Preencher o Formulário Mensal da Obra JUNHO Após configuração do formulário, selecione a opção. Para as atividades semestrais Preencher Formulário com Informações da Obra, devese selecionar a opção incluir formulário no canto superior direito da tela conforme imagem abaixo:

18 18 A configuração deve ser feita para cada semestre. Alguns campos obrigatórios devem ser especificados conforme imagem abaixo: Somente o nome e a atividade associados marcados em verde deverão ser alterados com base no semestre de referência. O formulário deve ser nomeado da seguinte forma: Formulário (X Semestre). No campo Atividade Associada, deverá ser selecionada a opção Preencher Formulário com Informações da Obra de acordo com a numeração de cada semestre de referência: 2.1. Preencher Formulário com Informações da Obra 1º Semestre 2.2. Preencher Formulário com Informações da Obra 2º Semestre Após preencher todos os campos aperte o botão Salvar. A listagem de formulários ficará da seguinte forma:

19 19 Para ter acesso aos formulários no escopo do projeto, acesse o Menu do Projeto, escopo e escopo do projeto, conforme indicado na imagem abaixo: Clique sobre o ícone mostrado na figura abaixo, no canto superior direito. Selecione a opção Formulário no menu:,

20 20 Aparecerá uma nova coluna denominada Formulário e ao lado de cada atividade Preencher o Formulário Mensal da Obra, o desenho de um papel para cada mês. Ao clicar sobre qualquer um dos ícones de formulário mostrados na figura acima, aparecerá uma janela (abaixo) com duas opções: para apenas visualizar o formulário. para preencher o formulário e

21 21 7 PASSO CONFIGURAR OS INDICADORES DO PROJETO Selecione a opção Menu do Projeto, selecione indicadores e depois objetivos do projeto. Para incluir o objetivo do projeto, clique em incluir objetivo do projeto no canto superior direito da tela, conforme mostrado abaixo:

22 22 Insira o nome do objetivo Acompanhamento Físico-Financeiro da Obra, após clique em salvar, conforme abaixo: Selecione o ícone indicado na imagem abaixo para acessar os indicadores do objetivo. tela. Selecione a opção incluir o indicador na raiz... localizado no canto superior direito da

23 23 INDICADORES SIMPLES A SEREM CADASTRADOS: Valor da Obra com Reajuste (Unidade de medida: Reais); Valor da Obra sem Reajuste (Unidade de medida: Reais); Valor de Revisões em Andamento (Unidade de medida: Reais); Valor Empenhado (VE) (Unidade de medida: Reais); Valor Liquidado (VL) (Unidade de medida: Reais); Valor Medido a Preço Inicial (VMi) (Unidade de medida: Reais); Valor Medido Reajustado (VMr) (Unidade de medida: Reais); Valor Planejado (VP) (Unidade de medida: Reais). Observação: Informações mais detalhadas a respeito dos indicadores inseridos constam no Manual de Análise de Valor Agregado (AVA). Na guia Geral, somente os campos destacados serão preenchidos: Nome, Responsável pelo Indicador e a Unidade de Medida. O responsável pelo indicador deve ter sido adicionado como membro da equipe do projeto anteriormente.

24 24 Na guia Metas e Medições, as informações destacadas em vermelho devem ser preenchidas. Todos os indicadores que não possuem fórmulas são configurados com a opção simples no campo Tipo do Indicador conforme imagem acima; Data de início e fim das medições de acordo com a duração da obra; Para todos os indicadores colocar Tipo de Meta : sem meta ; Todos os indicadores são configurados com frequência mensal para medições no campo Frequência da Meta e Benchmark e Frequência do Valor Medido ; Desabilitar o Benchmark em todos os indicadores.

25 25 Na guia Desempenho, os campos Tipo Acumulação e Esquema de cores devem ser preenchidos com os valores Saldo e Padrão respectivamente: Na guia Informações Adicionais, o campo Valor Medido deve ser preenchido com o mesmo nome do indicador e o campo Visualização Padrão deve ser preenchido com a opção de gráfico de Linha. Para concluir o processo de inclusão de indicador, clique em Salvar. Repita os passos das páginas anteriores para cadastrar os 8 indicadores simples.

26 26 Alguns indicadores com fórmulas que devem ser visualizados com gráfico de barras precisam de um esquema de cores especial. Na lateral esquerda, clique no Atalho Esquema de Cores. Para adicionar um novo esquema de cores, clique no canto superior direito incluir esquema de cores.

27 27 Na janela que abrir, insira o nome do novo esquema de cores IDR-II e selecione sim para Padronizar Velocímetro. Em seguida clique em Salvar. Para determinar as faixas de cores do novo esquema aperte o botão mostrado na figura abaixo. Selecione a cor vermelha na paleta de cores e insira como limite inferior 80 e limite superior 200. Em seguida aperte o botão Salvar.

28 28 A cor aparecerá com seus respectivos limites dentro do esquema de cores IDR-II. Repita o procedimento para inclusão das cores abaixo no esquema de cores IDR-II: Amarelo. Limite inferior: 60. Limite superior: 80. Verde. Limite inferior: 0. Limite superior: 60. Crie mais dois esquemas de cores conforme informações a seguir: Nome do esquema de cor: VS. Padronizar velocímetro: Sim. Verde. Limite inferior: 0. Limite superior: Nome do esquema de cor: IPS. Padronizar velocímetro: Sim. Vermelho. Limite inferior: 0. Limite superior: 1. Verde. Limite inferior: 1. Limite superior: 2. A tela com todos os esquemas de cores cadastrados ficará conforme mostrado abaixo:

29 29 INDICADORES COM FÓRMULAS A SEREM CADASTRADOS: % Financeiro Executado; % Físico Medido; % Obra Empenhado (IDR-I); Valor Planejado X Valor Medido; % Obra Empenhado Liquidado (IDR-II); Variação de Prazo (VS); Índice de Performance de Prazo (IPS). Observações: Todos os indicadores simples devem ter sido inseridos antes, pois os indicadores com fórmulas utilizam os indicadores simples como variáveis. Informações mais detalhadas a respeito dos indicadores inseridos constam no Manual de Análise de Valor Agregado (AVA). No Menu do Projeto, selecione indicadores e objetivos do projeto. Aparecerá o objetivo Acompanhamento Físico-Financeiro da Obra, na mesma linha do lado direito, selecione o ícone indicado na imagem abaixo para acessar os indicadores do objetivo. Sempre que estiver trabalhando com indicadores, opte pela exibição de mais itens por página (25 ou 50 itens por página) para que apareça a listagem completa de tudo que já foi cadastrado.

30 30 tela. Selecione a opção incluir o indicador na raiz... localizado no canto superior direito da Na guia Geral, somente os campos destacados serão preenchidos: Nome, Responsável pelo Indicador e a Unidade de Medida de acordo com a tabela abaixo. Indicador Unidade de Medida % Financeiro Executado % % Físico Medido % % Obra Empenhado (IDR-I) % Valor Planejado X Valor Medido Reais % Obra Empenhado Liquidado (IDR-II) % Variação de Prazo (VS) Reais Índice de Performance de Prazo (IPS) -

31 31 Na guia Metas e Medições selecione como Tipo Indicador a opção Fórmula. Aparecerá um botão ao lado de onde selecionou Editar Fórmula. Aperte-o para abrir a janela onde será inserida a fórmula.

32 32 Na lateral esquerda é possível selecionar as variáveis (indicadores simples cadastrados anteriormente). Ao clicar sobre um deles, aparecerá o nome escolhido na parte branca da janela. Os operadores (+, -, *, /) e os números devem ser apertados na parte superior da tela nos botões da calculadora. Para apagar algo, passe o mouse sobre o item na parte branca da janela e clique sobre o x vermelho que aparece. Quando terminar de inserir a fórmula aperte o botão Confirmar na parte inferior da tela. Indicador Fórmula % Financeiro Executado Valor Liquidado (VL) / Valor da Obra com Reajuste*100 % Físico Medido Valor Medido a Preço Inicial (VMi) / Valor da Obra sem Reajuste*100; % Obra Empenhado (IDR-I) Valor Empenhado (VE) / Valor da Obra com Reajuste*100; Valor Planejado X Valor Medido Valor Medido a Preço Inicial (VMi) % Obra Empenhado Liquidado (IDR-II) Valor Liquidado (VL) / Valor Empenhado (VE)*100. Variação de Prazo (VS) Índice de Performance de Prazo (IPS) Observações: / significa divisão; * significa multiplicação. Valor Medido a Preço Inicial (VMi) Valor Planejado (VP) Valor Medido a Preço Inicial (VMi) / Valor Planejado (VP);

33 33 Na guia Metas e Medições no campo Fórmula será possível visualizar a fórmula inserida anteriormente. Preencha os demais dados conforme orientações abaixo: Data de início e fim das medições de acordo com a duração da obra; Para os indicadores colocar Tipo de Meta : sem meta ; A única exceção é o indicador Valor Planejado X Valor Medido a Preço Inicial que deverá ser escolhida a opção Tipo de Meta : simples e Informar Meta : Sim. Todos os indicadores são configurados com frequência mensal para medições nos campos Frequência da Meta e Benchmark e Frequência do Valor Medido ; Desabilitar o Benchmark em todos os indicadores;

34 34 Na guia Desempenho será necessário escolher apenas o Esquema de cores de acordo com a tabela abaixo. Indicador Esquema de cores % Financeiro Executado Padrão % Físico Medido Padrão % Obra Empenhado (IDR-I) Padrão Valor Planejado X Valor Medido Padrão % Obra Empenhado Liquidado (IDR-II) IDR-II Variação de Prazo (VS) VS Índice de Performance de Prazo (IPS) IPS

35 35 Na guia Informações Adicionais, repita o nome do indicador no campo Valor Medido e selecione a Visualização Padrão de acordo com a tabela abaixo. Ao terminar, aperte o botão Salvar na parte inferior da janela. Indicador Visualização Padrão % Financeiro Executado Linha % Físico Medido Linha % Obra Empenhado (IDR-I) Linha Valor Planejado X Valor Medido Linha % Obra Empenhado Liquidado (IDR-II) Barra Variação de Prazo (VS) Índice de Performance de Prazo (IPS) Barra Barra O indicador Valor Planejado X Valor Medido é o único com preenchimento diferente na guia Informações Adicionais. Deve-se inserir Valor Planejado (VP) no campo Meta e Valor Medido a Preço Inicial (VMi) no campo Valor Medido.

36 36 Para visualizar todos os 15 indicadores cadastrados, selecione no canto inferior direito a exibição de mais itens por página (25 ou 50 itens por página) para que apareça a listagem completa de tudo que já foi cadastrado. Ao concluir o cadastro dos 15 indicadores, a tela de navegação dos indicadores ficará da seguinte forma: Se for necessário inserir mais pessoas com permissão para realizar a medição (inserir o valor do indicador mensalmente) além daquela pessoa que foi cadastrada como responsável pelo indicador, clique sobre o botão com o desenho de uma chave amarela ( ). Na janela que abrir, clique sobre a guia Responsáveis pela medição. Aparecerão os nomes de todas as pessoas que fazem parte da equipe do projeto. Basta clicar sobre o quadrado do lado esquerdo do nome para habilitar esta pessoa a realizar medições daquele indicador. Ao terminar de

37 37 selecionar as pessoas aperte o botão Salvar. Este procedimento deve ser repetido para cada indicador.

38 38 8 PASSO COLOCAR O PROJETO EM EXECUÇÃO Selecione a opção Menu do Projeto, escolha utilitários e depois enviar para aprovação. A inserção de texto na janela de motivo de mudança do status é opcional. Aperte o botão Salvar.

39 39 Arraste a barra de navegação na parte inferior da lista de projetos em aprovação para a direita até visualizar os ícones mostrados abaixo. Aperte o botão selecionado para aprovar o projeto. Aperte o botão Sim para aprovar o projeto. A inserção de texto na janela de motivo de mudança do status é opcional. Aperte o botão Salvar. Aparecerá um aviso pedindo para aguardar porque a operação pode levar alguns minutos.

40 40 Selecione a opção Meu Channel, projetos, escolha últimos projetos acessados e depois o nome do projeto que acabou de aprovar. Selecione a opção Menu do Projeto, escolha utilitários e depois configurar projeto.

41 41 No campo Status escolha Em execução e depois aperte o botão Alterar na parte inferior. A inserção de texto na janela de motivo de mudança do status é opcional. Aperte o botão Salvar. Aparecerá um aviso pedindo para aguardar porque a operação pode levar alguns minutos. Em seguida, na parte superior da tela aparecerá um aviso com fundo verde informando que o registro foi efetuado com sucesso.

42 42 Caso seja necessário alterar o gerente do projeto e o patrocinador, escreva o nome das pessoas nos campos que aparecem neste mesmo formulário onde alterou o status do projeto. Aperte o botão Alterar na parte inferior do formulário. Projeto pronto para iniciar medições e atividades!