Manual Protocolo Virtual Versão 1.2. Sumário

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1 Sumário 1. Informações Iniciais 1.1. Sobre o sistema Protocolo Virtual Segunda chamada 1.2 Sobre o sistema Protocolo Virtual Trancamento 2. Procedimento do pedido de segunda chamada de Avaliação 3. Aluno Procedimentos do Pedido de Segunda Chamada no SIGA 3.1. Aluno acessar o sistema SIGA 3.2. Aluno acessar o Protocolo Virtual Área 1 Cadastro do processo Área 2 Consulta dos processos 4. Coordenador de Curso Segunda chamada 4.1. Coordenador acessa o sistema SIGA 4.2. Coordenador acessa o Protocolo Virtual 4.3. Coordenador consulta os processos 4.4. Coordenador analisa os processos 5. Professor Procedimento para analise da solicitação da Segunda Chamada 5.1. Professor acessar o sistema SIGA 5.2. Professor acessa o Protocolo Virtual 5.3. Professor consulta os processos 5.4. Professor analisa o processo 6. Procedimento do pedido de trancamento 7. Procedimentos do Pedido de Trancamento no SIGA 1

2 1. Informações Iniciais Para cadastrar o processo no Protocolo Virtual é necessário que o aluno, o professor e o coordenador sejam cadastrados no Sistema de Informações e Gestão Acadêmica ( SIGA ) da UFMT. Para ter acesso ao SIGA, basta acessar o site da UFMT < clicar em Sistemas e escolher SIGA AVANÇADO. Caso o usuário e senha do aluno não estejam corretos, é necessário entrar em contato com o coordenador de curso para ter acesso a essas informações. Caso o coordenador de curso ou o professor precisem de ajuda, sugerimos entrar em contato com o setor SPMA STI. Caso haja algum problema ou dúvida sobre o sistema, o aluno, o professor e o coordenador poderá entrar em contato pelo telefone (65) ou (65) Sobre o sistema Protocolo Virtual Segunda chamada O sistema visa diminuir a grande quantidade de processos em papel, reduzindo custos, agilizando as solicitações e fornecer uma maior comodidade para alunos, professores e coordenadores de curso. O fluxo do processo virtual é similar ao processo em papel: 1. O aluno fará a solicitação, que será encaminhada automaticamente ao coordenador de curso para apreciação; 2. O coordenador irá analisar a situação, consultando ou não colegiado de curso dependendo do motivo, e procederá o Deferimento ou Indeferimento da solicitação. Caso seja Deferido, o sistema encaminhara a demanda ao professor da disciplina; 3. O professor deverá acessar o SIGA para agendar da data e horário de realização da prova com tempo mínimo necessário para o aluno se preparar para a prova. Após a aplicação da avaliação, o professor deverá concluir o procedimento no SIGA, finalizando assim a solicitação. 1.2 Sobre o sistema Protocolo Virtual Trancamento A solicitação de trancamento virtual vai diminuir significativamente a quantidade de processos físicos encaminhado as coordenações de cursos. Os alunos que desejam solicitar trancamento e a sua situação se enquadra dentro das regras estipulada pelas resoluções/oficio, o aluno poderá trancar automaticamente sem a necessidade de avaliação do coordenador. Se o aluno não estiver dentro de alguma dessas normas, ele poderá fazer o processo fisicamente no Protocolo Central e encaminhar para a coordenação de curso para avaliação. 2

3 2. Procedimento do pedido de segunda chamada de Avaliação Ao aluno que não comparecer na data designada para verificação da aprendizagem deverá ser concedida a segunda chamada, desde que comprovado um dos seguintes motivos, conforme o disposto no art. 80 da Res. Consepe nº 14/1999 e art. 8º da Res. Consepe nº 27/1999:: 1. Convocação pela Justiça Comum, Justiça Trabalhista ou Justiça Eleitoral; 2. Luto por parte de cônjuge ou parente de primeiro grau; 3. Impedimento atestado por médico ou dentista; 4. Serviço Militar; 5. Comparecimento a tribunais; 6. Religião; 7. Gala; 8. Participação em reunião como membro de Órgão Colegiado; 9. Demais casos previstos em Lei e outras situações à critério do Colegiado de Curso. A solicitação de segunda chamada deverá ser realizada virtualmente no prazo máximo de dois dias úteis da data de realização da avaliação. O aluno deve formalizar o pedido de segunda chamada no protocolo virtual disponível no sistema SIGA da UFMT. O pedido será, automaticamente, encaminhado à Coordenação de Ensino de Graduação do Curso que oferta a disciplina. 3

4 3. Aluno Procedimentos do Pedido de Segunda Chamada no SIGA 3.1. Aluno acessar o sistema SIGA O aluno para ter acesso ao sistema de protocolo virtual, deve acessar o sistema SIGA da UFMT, informando seu RGA e senha, demonstrado na Figura 1. Figura 1 Aluno acesso ao SIGA 3.2. Aluno acessar o Protocolo Virtual Para acessar o Protocolo Virtual, basta clicar em Protocolo no menu Alunos. O botão está exemplificado na caixa vermelha da Figura 2. Figura 2 Acesso ao Protocolo Virtual Aluno 4

5 Após o aluno acessar o SIGA e clicar na opção Protocolo,a interface do sistema é exibida conforme mostra a Figura 3, dividida em duas áreas. Figura 3 Perfil do aluno 1. Na área 1 o aluno deve escolher o tipo de solicitação, neste caso segunda chamada de prova e clicar no botão Realizar para prosseguir à próxima etapa. 2. Na área 2 o aluno terá acesso aos seus processos e acompanhar a situação atual. Para ter mais detalhes, basta clicar no botão Visualizar Área 1 Cadastro do processo Após o aluno clicar no botão Realizar, será apresentado o formulário de cadastro do processo, apresentado em duas áreas A e B, conforme ilustra a Figura 4. 5

6 Figura 4 Cadastro do processo A. Na área A são apresentadas as informações do solicitante, no caso o aluno (RGA, Curso, Data de solicitação e o Assunto). É importante que o aluno valide os dados informados, principalmente o Assunto do processo (Neste caso Segunda Chamada de Prova). B. Na área B o solicitante deve fornecer as informações necessárias para efetivar o protocolo do pedido, declarando: 1. Motivo da falta, que se compreende entre: a. convocação pela Justiça Comum, Justiça Trabalhista ou Justiça Eleitoral; 6

7 b. luto por parte de cônjuge ou parente de primeiro grau; c. impedimento atestado por médico ou dentista; d. serviço militar. 2. A disciplina que deseja realizar a avaliação. Salienta se que a solicitação será apreciada pela coordenação do curso ao qual a disciplina está vinculada. 3. O professor da disciplina. Há casos em que uma disciplina pode ter mais de um professor. 4. A data exata da prova não realizada. 5. As observações necessárias como, por exemplo, os motivos e esclarecimentos adicionais. 6. Anexar o comprovante oficial de justificativa da falta. O documento deve ser digitalizado no formato PDF. Por fim, clicar no botão Cadastrar para submeter o pedido. Após esta etapa, o comprovante do aluno será apresentado disponibilizado para download e se desejar pode ser impresso (Figura 5). Será enviando um e mail ao coordenador de curso avisando sobre a nova solicitação Área 2 Consulta dos processos Clicando no botão Visualizar (apresentado na Figura 3) as informações do processo serão exibidas ao aluno. A interface é dividida em três áreas, como ilustra a Figura 5. A Esta área apresenta os dados do aluno. B Na área B temos a descrição da solicitação data em que foi solicitado, curso, disciplina, o professor responsável, motivo, o comprovante de justificativa do processo (para visualizar basta clicar em Download ) e a data da prova. C Na área C encontra se a avaliação do coordenador, que se refere ao resultado do processo, exibindo as seguintes informações a data em que se realizou a análise do processo, o resultado da avaliação (Deferido ou Indeferido) e as observações inseridas pela coordenação de curso. 7

8 Figura 5 Detalhes do processo 8

9 4. Coordenador de Curso Segunda chamada 4.1. Coordenador acessa o sistema SIGA O coordenador para ter acesso ao sistema de protocolo virtual deve acessar o sistema SIGA da UFMT, informando seu login da coordenação de curso e sua senha, como ilustra a Figura 6. Figura 6 Coordenador acesso ao SIGA 4.2. Coordenador acessa o Protocolo Virtual Para o coordenador acessar o Protocolo Virtual no SIGA, basta clicar em Protocolo no menu Cadastros. Este botão é exemplificado na caixa vermelha da Figura 7. Figura 7 Acesso ao Protocolo Virtual Coordenador 9

10 4.3. Coordenador consulta os processos Após o coordenador acessar o SIGA e clicar na opção Protocolo, as demandas para o coordenador serão apresentadas, conforme mostra a Figura 8. Figura 8 Perfil coordenador Serão listados todos os processos solicitados, acompanhados das informações básicas de cada processo, como: Data de solicitação, Situação, Solicitante e Tipo de Solicitação. Quando o status da solicitação (Situação) constar Em análise, estará habilitado o botão Analisar (em destaque na Figura 8) para o coordenador selecionar e visualizar o processo Coordenador analisa os processos Após selecionar o botão Analisar no processo desejado, as informações do processo serão exibidas ao coordenador do curso. A interface é dividida em três áreas, como ilustra a Figura 9. A Esta área apresenta os dados do aluno. B Na área B temos a descrição da solicitação data em que foi realizada a solicitação, curso, disciplina, o professor responsável, motivo, o comprovante de justificativa do processo (para visualizar basta clicar em Download ) e a data da prova. C Na área C deve ser realizada a avaliação do processo pelo coordenador, informando o resultado do pedido (Deferir ou Indeferir) e incluir o parecer no campo Observação. 10

11 Caso o coordenador de curso deferia o processo, será enviando um e mail ao professor avisando que o mesmo acesse o SIGA e marque o dia e hora da nova prova. Figura 9 Analisar processo 11

12 5. Professor Procedimento para analise da solicitação da Segunda Chamada 5.1. Professor acessar o sistema SIGA O professor para ter acesso ao sistema de protocolo virtual deve acessar o sistema SIGA da UFMT, informando seu login e sua senha, como ilustra a Figura 10 Figura 10 Professor acesso ao SIGA 5.2. Professor acessa o Protocolo Virtual Para o professor acessar o Protocolo Virtual no SIGA, basta clicar em Protocolo. Este botão é exemplificado na caixa vermelha da Figura Professor consulta os processos Figura 11 Acesso ao Protocolo Virtual Professor Após o professor acessar o SIGA e clicar na opção Protocolo, as demandas para o professor serão apresentadas, conforme mostra a Figura 12.

13 Figura 12 Perfil professor Serão listados todos os processos solicitados, acompanhados das informações básicas de cada processo, como: Data de solicitação, Situação, Solicitante e Tipo de Solicitação. Quando o status da solicitação (Situação) constar Deferido, estará habilitado o botão Analisar (em destaque na Figura 12) para o professor visualizar o processo Professor analisa o processo Após selecionar o botão Analisar no processo desejado, as informações do processo serão exibidas ao professor. A interface é dividida em três áreas, como ilustra a Figura 13. A Esta área apresenta os dados do aluno. B Na área B temos a descrição da solicitação data em que foi realizada a solicitação, curso, disciplina, o professor responsável, motivo, o comprovante de justificativa do processo (para visualizar basta clicar em Download ), a data da prova perdida e o parecer do coordenador deferindo a solicitação. C Na área C deve ser marcado a data e hora da realização da segunda chamada, o professor deve clicar em Salvar a data da prova. Em qualquer momento o professor pode abrir novamente a solicitação e remarcar a data ou a hora. Quando o professor salvar ou alterar a data e a hora da prova, será enviado e mail ao aluno avisando sobre a nova prova. D Na área D depois que professor aplicar a prova, deve se clicar em Prova aplicada para finalizar a solicitação, em que sua situação mudará para Solicitação concluída, encerrando o processo. Encerrando, será enviado um e mail ao coordenador de curso, avisando sobre o encerramento do processo.

14 Figura 13 Analisar processo 14

15 6. Procedimento do pedido de trancamento 1. O aluno regularmente matriculado no período letivo corrente poderá requerer o trancamento de matrícula automático, por meio do Protocolo Virtual disponível no sistema SIGA (Sistema de Informações de Gestão Acadêmica da UFMT), nas seguintes situações: 1. Durante os trinta primeiros dias contados do início do período letivo, de acordo com o Calendário Escolar vigente, para os alunos no sistema de créditos; 2. Durante os sessenta primeiros dias contados do início do período letivo, de acordo com o Calendário Escolar vigente, para os alunos no sistema seriado. O aluno no sistema de créditos e seriado semestral poderá trancar a matrícula, no máximo quatro períodos letivos (4 semestres), intercalados ou não, não sendo estes períodos computados no prazo de integralização do curso. O aluno no sistema seriado anual poderá trancar a matrícula, no máximo dois períodos letivos (2 anos), intercalados ou não, não sendo estes períodos computados no prazo de integralização do curso. Ao confirmar o trancamento de matrícula automático no SIGA, o sistema registrará o evento no histórico escolar do aluno, automaticamente. 2. O trancamento de matrícula automático, não será permitido no período em que o aluno efetuou a sua primeira matrícula no curso, exceto para os casos previstos no item. 4º. 3. O trancamento de matrícula automático, não será permitido ao aluno que excedeu o prazo de integralização do curso. 4. O trancamento de matrícula poderá ser requerido em qualquer fase do curso, ou qualquer época do período letivo, mediante análise e decisão do Colegiado do Curso, nos seguintes casos: 1. Afastamento por motivo de doença mediante atestado por médico ou dentista; 2. Afastamento por licença de gestação, mediante Atestado Médico; 3. Afastamento para prestação do serviço militar; 4. Afastamento, comprovadamente, a serviço; O pedido de trancamento de matrícula que demanda análise e decisão do Colegiado do Curso deve ser formalizado, fisicamente, no Protocolo Central da UFMT, desde que atenda os casos previstos no item. 4º. 5. O aluno deverá se matricular em disciplinas ou nas séries, no período subsequente ao trancamento de matrícula, e a sua não efetivação, caracterizará em desistência do curso. 15

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17 7. Procedimentos do Pedido de Trancamento no SIGA A solicitação de trancamento de matricula no sistema será realizado na seguinte forma: 1. O aluno entrará no SIGA, no menu Alunos clicará na opção Protocolo Virtual, demonstrado na Figura 1 e na Figura 2 deste manual; 2. O sistema fará as validações automaticamente do aluno conforme explicado no capitulo 6 deste manual; 3. Caso não favorável, vai ser exibido ao aluno uma mensagem explicando o porque que sua solicitação não será feita automaticamente e solicitando que o aluno encaminhe seu pedido ao Protocolo Central; 4. Caso favorável, o aluno irá para tela que dará continuação ao procedimento, conforme exemplificado na Figura 15. O sistema vai registrar no histórico do aluno o seu trancamento. 5. O coordenador poderá visualizar as solicitações dos alunos que trancaram sua matricula, mas não terá necessidade de avaliar, é somente um informativo. Para o aluno iniciar, deve selecionar a opção Trancamento e clicar no botão Realizar, conforme demonstrado na Figura 14. Figura 14 Opção Trancamento. Por fim, caso o aluno esteja dentro das condições necessárias para realizar o pedido, conforme explicado no capitulo 6 desse manual, o aluno deverá descreve o motivo do seu trancamento e clicar no botão Cadastrar, conforme ilustrado na Figura 15. Sendo assim, o trancamento será cadastrado automaticamente no historio do aluno. 17

18 Figura 15 Cadastrando o trancamento. Caso o aluno não esteja dentro das condições para realizar o trancamento automático, será exibido uma mensagem como o motivo da não aceitação e qual procedimento o aluno deverá tomar, conforme exibido na Figura

19 Figura 16 Aluno não atende as condições 19