LIBERAÇÃO DE ATUALIZAÇÃO CORDILHEIRA VERSÃO 2

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1 LIBERAÇÃO DE ATUALIZAÇÃO CORDILHEIRA VERSÃO 2 (Orientamos aos clientes que utilizam banco de dados SQL, para efetuarem a atualização preferencialmente após o encerramento das atividades do dia, acessando o sistema em seguida para efetivar a atualização do banco de dados. Tal medida evita transtorno aos usuários durante o horário de expediente, visto que este processo pode ser demorado.) Cordilheira Sistema Contábil 2.94a Conciliação Bancária Visando proporcionar aos clientes mais agilidade no fechamento contábil, disponibilizamos a rotina para Conciliação Bancária. A Conciliação Bancária consiste em comparar os lançamentos do extrato bancário com os lançamentos contábeis. O objetivo da conciliação, portanto, é verificar se os lançamentos efetuados nas contas contábeis de Bancos correspondem ao demonstrado no respectivo extrato bancário da conta corrente. Os extratos bancários podem ser importados para o Cordilheira Sistema Contábil, trazendo mais praticidade e tornando mais ágil o processo de conciliação. Confira o funcionamento da nova rotina e comece agora mesmo a utilizá-la! Características e Funcionalidades 1) Definição de Contas a Conciliar Em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar. Nesta rotina devem ser definidas as contas contábeis de banco a serem conciliadas e a partir de qual data o sistema passará a efetuar este controle.

2 Classificação: Neste campo deve ser selecionada a conta que será conciliada. Pode ser selecionada tanto uma conta analítica quanto sintética. Se for uma conta sintética, todas as contas analíticas do grupo serão selecionadas para conciliação. Tipo de Conciliação: Podem ser cadastradas contas para a conciliação Bancária (1) ou Contábil (2). Data Inicial: Informar neste campo a partir de que data será efetuada a conciliação pelo sistema. O sistema considerará que até a data informada na tela, os lançamentos já estão conciliados. Conciliação obrigatória: Marcando esta opção, para que em Módulos\ Fechamento Mensal seja possível alterar o status do período para Conciliado, não poderá ter lançamento não conciliado no período, para a conta selecionada. 2) Fechamento Mensal antes da Conciliação Para iniciar o processo de conciliação, aconselha-se que antes o período seja bloqueado em Módulos\ Fechamento Mensal. Este procedimento garantirá que não sejam efetuados novos lançamentos no período, principalmente por engano, o que interferirá na conciliação.

3 3) Cadastro de Contas Bancárias Em Cadastros\ Conciliação\ Contas Bancárias. Permite efetuar o cadastro das contas bancárias. Os dados da conta serão utilizados na importação de extrato (Módulos\ Conciliação\ Importar/Digitar Extrato Bancário), para verificar se está sendo importado o extrato correto de acordo com a conta bancária selecionada. Deve ser informado o saldo inicial da conta bancária e também a natureza deste saldo, se Devedora ou Credora. A conta bancária deve ser vinculada à conta contábil correspondente ao banco. Para ser selecionada, a conta contábil deve estar parametrizada para conciliação bancária, em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar. O saldo inicial informado deve corresponder ao saldo da conta contábil do banco, até o dia anterior a data inicial de conciliação, informada em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar. 4) Cadastro de Históricos Bancários Em Cadastros\ Conciliação\ Históricos Bancários. Através desta rotina são cadastrados os históricos bancários. Servirá para que na digitação do extrato bancário (Módulos\ Conciliação\ Importar/Digitar Extrato Bancário) não precise digitar o mesmo histórico diversas vezes. Uma vez efetuado este cadastro, poderá apenas selecioná-lo nas próximas vezes. Portanto, não é um cadastro obrigatório para a conciliação bancária, só é um facilitador para quem utilizar a digitação do extrato.

4 Esse cadastro é genérico, ou seja, um cadastro efetuado em uma empresa poderá ser utilizado para as demais. 5) Importar / Digitar Extrato Bancário Em Módulos\ Conciliação\ Importar/Digitar Extrato Bancário. Através desta rotina, poderá ser digitado ou importado um extrato bancário possibilitando a conciliação dos lançamentos bancários com os lançamentos contábeis. Deve ser informado o mês/ano e selecionada a conta bancária referente ao extrato a ser digitado ou importado. Clicando no botão Importar Extrato, abrirá a tela Importação de Extrato Bancário. É possível importar extratos nos formatos.ofx e.ofc. OBSERVAÇÃO: Não há suporte para importação de arquivo.ofc do banco Itaú. Para importar extratos deste banco, o arquivo deve ser gerado no formato.ofx. Somente serão importados os lançamentos do extrato correspondentes ao mês/ano informado na tela. Se já houver lançamentos gravados para os dias do extrato, os mesmos não serão importados novamente, pois podem existir lançamentos já conciliados. Marcando a opção "Cadastrar históricos automaticamente", os históricos dos lançamentos serão gravados na rotina Cadastros\ Conciliação\ Históricos Bancários, facilitando caso seja necessário efetuar digitação de lançamentos do extrato, para que não precise digitar o mesmo histórico diversas vezes.

5 Além da possibilidade de importar o arquivo do extrato, é possível fazer a digitação do mesmo, através dos campos do quadro "Lançamentos": Dia: Informe o dia do lançamento Histórico: Selecione um histórico bancário já cadastrado em Cadastros\ Conciliação\ Históricos Bancários. Descrição: Ao invés de selecionar um histórico já cadastrado, poderá digitar um histórico neste campo. O histórico informado neste campo será gravado em Cadastros\ Conciliação\ Históricos Bancários para que possa ser utilizado em outros lançamentos. Documento: Preencha este campo conforme informações do extrato. Valor: Informe o valor do lançamento conforme o extrato. D/C: Corresponde à natureza do valor, Devedora ou Credora. Se no histórico informado a natureza for devedora, o campo será automaticamente preenchido com D. Se no histórico a natureza for credora, o campo será preenchido com C. Caso o histórico informado esteja parametrizado como ambas, o campo deverá ser preenchido manualmente. Após digitar o lançamento, habilitará o botão Inserir para inclusão deste lançamento do extrato no sistema. Para excluir um lançamento, selecionar com duplo clique, e clicar no botão Excluir do quadro Lançamentos.

6 Para alterar um lançamento, selecionar com duplo clique, alterar as informações desejadas e clicar no Atualizar. O botão Excluir da tela exclui todos os lançamentos do mês/ano para a conta bancária selecionada. Todos os lançamentos importados ou digitados referentes ao mês/ano e a conta bancária selecionada serão listados na grid. Para cada lançamento, será indicado se o mesmo foi ou não conciliado. Dessa forma, todos os lançamentos que estiverem com o check marcado já estão conciliados. Saldo Inicial: Se não teve nenhum lançamento de extrato para a conta bancária selecionada, este campo será preenchido com o saldo inicial do Cadastro da Conta Bancária. Se no mês anterior teve lançamentos para a conta, o saldo inicial será o saldo final do mês anterior. Saldo Final: Será calculado considerando o saldo inicial e os lançamentos do período. 6) Tela de Conciliação Em Módulos\ Conciliação\ Bancária. Deve ser selecionado o mês/ano e conta bancária. Ao clicar no Pesquisar, serão listados todos os lançamentos do extrato e contábeis da conta e do período selecionado, bem como, lançamentos de períodos anteriores que ainda não foram conciliados, a partir da data informada no cadastro de contas a conciliar. OBSERVAÇÃO: Se ao pesquisar, tiver lotes não liberados, será emitido um alerta ao usuário. Neste caso, devese acessar a rotina Consultas\ Lotes, informar o período, marcar somente a situação Não liberado e efetuar a pesquisa. Na grid, selecionar o lote com duplo clique que abrirá a tela para alterar a situação do lote.

7 A rotina possui duas abas, listando separadamente os lançamentos não conciliados e os já conciliados. - Se no período tiver somente lançamentos já conciliados, será exibida automaticamente a aba Conciliados, listando os lançamentos. - Se no período tiver somente lançamentos não conciliados, ou não conciliados e conciliados, será exibida automaticamente a aba Não Conciliados. - Se no período não existir lançamentos, será exibida mensagem de alerta. Nos quadros 'Saldo Bancário' e 'Saldo Contábil', apresenta o saldo anterior e atual, até o último dia do mês/ano selecionado, ou até o período final, se informado. Também apresenta o total de débitos e créditos, considerando todos os lançamentos do período, conciliados ou não. 7) Funcionalidades da Rotina a) Aba Não Conciliados Na aba Não Conciliados, serão exibidos os lançamentos do extrato e os lançamentos contábeis a conciliar. Identificado que o lançamento do extrato está em conformidade com o lançamento do contábil, deve-se selecioná-los e clicar no botão Conciliar (F2). Os lançamentos ficarão com o status Conciliado e passarão a ser exibidos na aba Conciliados.

8 O sistema efetuará validações nos lançamentos selecionados, para garantir a consistência da conciliação: A soma de valores dos lançamentos do extrato deve conferir com a soma dos valores dos lançamentos contábeis. Caso contrário, ao clicar em Conciliar exibirá a mensagem O valor entre os lançamentos do extrato e lançamentos contábeis não confere. ; O tipo dos lançamentos deve corresponder: lançamento positivo no extrato (Credor) com lançamento a débito na contabilidade e, lançamento negativo no extrato (Devedor) com lançamento a crédito na contabilidade. Se os lançamentos selecionados divergirem desta regra, exibirá a mensagem O tipo entre os lançamentos do extrato e lançamentos contábeis não confere. Deve ser C/D ou D/C. ; Ao selecionar mais de um lançamento do extrato, o tipo entre eles deve ser igual. Não poderá selecionar um lançamento negativo e outro positivo. O mesmo vale para os lançamentos contábeis, não podendo ser um lançamento a débito e outro a crédito. Conciliação Automática Se todos os lançamentos exibidos na tela estiverem em conformidade, é possível marcar todos como conciliados com um único clique, utilizando o botão Conciliação Automática. Com esta funcionalidade, não há necessidade de selecionar um a um os lançamentos. Serão conciliados automaticamente todos os lançamentos do extrato com os lançamentos contábeis que possuem a mesma data e valor. Exemplos: No extrato tem um lançamento positivo em 01/03/2012 no valor de R$ 1.000,00. No contábil, será identificado um lançamento a Débito, em 01/03/2012 no valor de R$ 1.000,00. No extrato tem um lançamento negativo em 15/03/2012 no valor de R$ 10,85. No contábil, será identificado um lançamento a Crédito, em 15/03/2011 no valor de R$ 10,85. OBSERVAÇÃO: O lançamento de extrato que corresponder a mais de um lançamento na contabilidade ou um lançamento na contabilidade que corresponder a mais de um lançamento no extrato bancário não serão conciliados automaticamente, devendo ser efetuada a conciliação manual. Identificadas divergências, como falta de lançamento, lançamento com dados incorretos ou lançamento indevido, deve-se efetuar os devidos ajustes a partir da própria tela de conciliação. Para isso, utilizar os botões localizados no rodapé da tela: Importar Extrato, Lançar Novo e Alterar.

9 Importar Extrato: Será aberta a rotina Importar/Digitar Extrato Bancário, permitindo importar um extrato, digitar, alterar ou excluir lançamentos. Observação: a exclusão de lançamentos só será permitida se os mesmos não estiverem conciliados. Lançar Novo: Será aberta a tela de Lançamento On-Line, para que seja efetuado o lançamento que está faltando na contabilidade. Selecionando o lançamento de extrato para o qual falta o lançamento contábil, alguns campos da tela de lançamento são automaticamente preenchidos. Após gravar o novo lançamento, ele passa a ser exibido na aba de não conciliados, devendo então, ser marcado como conciliado. Alterar: Habilitado ao selecionar um lançamento contábil. Será aberta a tela de lançamento on-line com os dados do lançamento selecionado. Após gravar a alteração, ele passa a ser exibido automaticamente atualizado na aba de não conciliados. IMPORTANTE: No momento da conciliação o período já estará bloqueado para novos lançamentos. Por isso, os ajustes devem ser realizados a partir da própria tela de conciliação, pois assim as rotinas serão abertas mesmo com o período fechado, visto que sua origem é a conciliação. Se utilizar as rotinas propriamente ditas, pelo menu de acesso, não será possível efetuar os ajustes em mês fechado. Também, se o período já estiver marcado como conciliado no fechamento mensal, não será possível incluir, alterar ou excluir lançamentos, mesmo a partir da tela de Conciliação. Ao lado esquerdo de cada lançamento contábil na grid de Não Conciliados, tem o ícone. Ao clicar neste ícone, será aberta uma nova grid exibindo os detalhes do lançamento, com a contrapartida. Ao clicar no ícone, abrirá uma nova grid exibindo os detalhes do próprio lançamento e também a contrapartida, quando o lançamento possui partida dobrada. O lançamento selecionado ficará em negrito na grid de origem, facilitando a visualização. Para fechar a grid de detalhes e retornar para a pesquisa original, basta clicar no ícone.

10 b) Aba Conciliados Na aba Conciliados, serão exibidos os lançamentos já conciliados. A visualização destes lançamentos pode ser pelos lançamentos contábeis ou lançamentos do extrato. Se for necessário desconciliar um lançamento, selecionar e clicar no botão Desconciliar. Podem ser selecionados mais de um lançamento para desfazer a conciliação. Clicando no botão 'Desconciliar Tudo', todos os lançamentos do período serão desconciliados.

11 IMPORTANTE: Se no Fechamento Mensal o período já estiver definido como Conciliado, não será possível desconciliar lançamentos. Neste caso, será exibida uma mensagem de alerta ao usuário. 8) Relatório de Conciliação Em Módulos\ Conciliação\ Relatório de Conciliação. Nesta rotina pode ser emitido o relatório listando os lançamentos não conciliados, do extrato e da contabilidade, referente a conta bancária selecionada. Os Avisos de crédito não contabilizados e Avisos de débito não contabilizados, são os lançamentos do extrato ainda não conciliados.

12 Lançamentos a nosso débito não creditados pelo banco e Lançamentos a nosso crédito não debitados pelo banco, são os lançamentos contábeis não conciliados. Em Cadastros\ Histórico\ Estrutura dos Históricos Padrão, incluída a opção 'Lançamento referente a pagamento com cheque'. Marcando esta opção e utilizando esta estrutura do histórico no lançamento, o mesmo será identificado no relatório como um lançamento referente a pagamento com cheque. A emissão do relatório também está disponível em Relatórios\ Gerenciais\ Relatório de Conciliação, ou ainda, pode ser emitido a partir da tela de conciliação, através do botão Imprimir. 9) Fechamento Mensal depois da Conciliação Depois de concluída a conciliação da (s) conta (s) bancária (s), não havendo pendências, pode ser alterado o status na rotina de Fechamento Mensal, indicando que o período já está conciliado. Com isso, é fácil de identificar até que período o sistema já está conciliado, pois a tela de fechamento permite a visualização de todos os meses de um determinado ano. IMPORTANTE: Se no período houver conta que está definida para conciliação obrigatória, em Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar, com lançamento não conciliado, não será possível alterar o status no fechamento mensal, sendo exibida uma mensagem de alerta ao usuário. Para identificar quais são as contas com conciliação obrigatória, utilizar a rotina Cadastros\ Conciliação\ Contas a Conciliar, ordenando pela coluna na grid.

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