Treinamento - Union Web

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1 Inserindo formulário de acesso ao sistema no seu site: Para que seus condôminos tenham acesso ao sistema será necessária a inserção do formulário de entrada no seu site, veja com o programador do seu site para que seja feita as configurações adequadas, caso você já tenha um site administrado por outra empresa. Passe para o seu programador o link abaixo para que seja feita as devidas configurações: Caso tenha sido contratado junto a Union Data a criação do site, esse formulário já estará ativo no seu novo site. Configurando o sistema Web Siga as etapas ao lado para configurar o sistema Web. As configurações poderão ser feitas para cada condomínio ou para todos ao mesmo tempo. O menu apresentado ao lado estará disponível apenas para o grupo administrador, podendo ser alterado pelo administrador do sistema. 1

2 01ª Etapa: Menu>Pessoal>Meus Dados Altere a senha provisória: No momento da implantação do sistema é criado: Usuário: Admin Senha: Admin Troque essa senha informando a antiga e escolhendo uma nova. Utilizando a senha de administrador, o usuário poderá alternar entre condomínios e unidades sem ter que sair do sistema e fazer Login novamente, basta clicar em meus dados e escolher o condomínio e a unidade que deseja realizar a consulta. OBS: Esse procedimento não altera o Login da unidade. Como o usuário Admin tem acesso a todo o sistema, no momento da criação desse usuário o sistema vincula-o a qualquer unidade do cadastro, podendo ser alterado na manutenção. 02ª Etapa: Menu>Configurações>Grupos O sistema já vem definido com três grupos de usuários, porém o administrador poderá criar novos grupos, por exemplo, um grupo de moradores com acesso a listagem de devedores. Para configurar as permissões de cada grupo, clique no botão permissões e marque os itens do menu que o usuário pertencente ao grupo terá acesso. Você pode marcar todos os itens de uma vez, basta clicar no titulo do menu, após as seleções, clique no botão gravar. 2

3 03ª Etapa: Menu>Configurações>Conf. 2ª Via Aqui será configurado o boleto que será impresso pelo site Mostra na ficha da unidade os boletos de acordo pagos e os em aberto; 02 - Caso a opção esteja marcada, a unidade poderá imprimir os boletos de acordo; 03 - Opção de cobrar uma taxa adicional para a impressão de segunda via pelo site; 04 - Mensagem para o topo do boleto; 05 - Data limite para pagamento; 06 - Aplique as configurações originais do sistema local; 07 - A configuração poderá ser feita individualmente para cada condomínio ou poderá ser usada a mesma configuração para todos os seus condomínios, para isso marque a caixa "Repetir a mesma configuração para todos os condomínios. 3

4 04ª Etapa: Menu>Configurações>Conf. Condomínio Importante: Essas configurações são individuais para cada condomínio, portanto, antes de acessar essa opção, clique em Meus dados no menu, escolha o condomínio que sofrerá as alterações e clique no gravar. - Foto do condomínio Para incluir a foto do condomínio, salve uma imagem em jpg ou gif, no formato de 200 x 300 pixels e clique no botão add. Caso seja necessário, a foto poderá ser excluída ou ser substituída por outra. - Configurações para Balancete Escolha as opções para o balancete e clique em gravar 4

5 05ª Etapa: Menu>Configurações>Usuários Pesquisar - Prencha os campos e clique em pesquisar, serão listados os usuários conforme o filtro de pesquisa. - Clique no botão editar para incluir unidades, alterar os dados de contato ou o grupo por exemplo. - Clique no botão lixeira para excluir definitivamente o usuário do sistema - Clique no botão para enviar automaticamente um com o usuário e senha para o cadastrado. 5

6 Botão Novo - Para Criar um novo usuário clique no botão "Novo" Preencha todos os campos. Importante: Observe atentamente as opções abaixo: Categoria: - Usuário Login de acesso para os moradores, síndicos, conselheiros, etc. - Funcionário Login de acesso para os funcionários da Administradora. Função: - Nenhuma Quando escolhido a categoria usuário, marque a função nenhuma - Gerente Apenas marque essa opção quando a categoria for funcionário Tipo de Acesso: - Usuário Marque essa opção para todos os Logins criados na categoria Usuário - Administrador Essa opção deverá ser usada para os Logins da categoria Funcionários. Esses dois tipos de acesso mudam o item Meus Dados do menu, quando escolhido o tipo usuário, a tela dos Meus Dados, mostrará apenas os dados daquele login, e quando marcado o tipo administrador, ficará disponível a lista com todos os condomínios e logins, permitindo que esse login acesse qualquer unidade de qualquer condomínio. Período liberado Essa opção quando marcada permite que as consultas sejam feitas em qualquer período, independente do fechamento do sistema local. Após clicar no botão gravar, surgirão os campos abaixo: - Clique no botão adicionar e selecione o condomínio: 6

7 - Serão listadas todas as unidades do condomínio. - Na unidade que esse Login terá acesso, no campo grupo, escolha o grupo que já foi configurado anteriormente. Obs: Um mesmo Login poderá ter acesso a várias unidades de um mesmo condomínio e também de outros condomínios, por exemplo, um proprietário de várias unidades, ou uma imobiliária. - Após selecionar as unidades e os grupos de cada uma, clique em gravar. ATENÇÃO: Não é necessário adicionar todas as unidades para um Login criado no tipo de acesso: Administrador, porque esse Login poderá alternar entre todos os cadastros no item Meus Dados 7

8 06ª Etapa: Menu>Administração>Enquetes 01 - Caso queira repetir a mesma enquete para todos os condomínios, marque essa opção 02 - A enquete pode ter até 5 opções, sendo 2 obrigatórias 03 - Serão listadas todas as enquetes ativas com a opção de exclusão 07ª Etapa: Menu>Administração>Avisos Avisos manuais: 01 - Caso queira repetir o mesmo aviso para todos os condomínios, marque essa opção 02 - Descrição do aviso Serão listadas todos os avisos com opção de edição e exclusão 8

9 08ª Etapa: Menu>Documentos Poderá ser criado quantas pastas forem necessárias para a organização dos documentos do condomínio. Clicando no botão novo abrirá a tela abaixo: Informe o nome da pasta e marque os grupos que terão acesso a essa pasta, dessa forma poderá ser criada uma pasta apenas para o síndico por exemplo. Para incluir os documentos, clique no nome da pasta criada e clique no botão adicionar, abrirá a tela abaixo: Os documentos poderão ser publicados de duas formas: - Na caixa de texto cole o conteúdo e clique em gravar 9

10 - Informe apenas o titulo e a data do documento e clicando no titulo do documento, clique no botão anexar, localize o arquivo no seu computador e faça a transferência. - Aconselhamos que o documento seja gravado em PDF, caso você nao tenha um gerador de arquivos em PDF, solicite ao nosso suporte. O espaço em disco disponível está informado na página inicial do site, na área administrativa com acesso apenas aos usuários com senha de administrador. 10

11 09ª Etapa: Configurando os avisos automáticos O sistema também gera dois avisos automáticos, para isso, é necessária a configuração do item: Diversos>Disparo de avisos Union Web Mensagem para liberação de emissão Menu> Rateio>Processamento do rateio Para que seja enviado automaticamente um aviso para todos os moradores cadastrados no sistema Web, é necessário que a emissão seja processada com a opção marcada: 11

12 Após a liberação da emissão para impressão, o sistema Web enviará o aviso. Menu Rateio> Liberação de emissões Mensagem para liberação de período de fechamento Menu> Prestação de contas>opção Fechamento Clique no botão fechamento, na próxima tela: - Informe a data do fechamento - Marque os condomínios - Clique no botão Gravar e avisar. usuários cadastrados. O sistema irá fechar o período para esse condomínio no sistema local e enviará o para todos os 12

13 10ª Etapa: Criando ou liberando os acessos para os moradores: Existem duas maneiras de iniciar a divulgação do UnionWeb: Opção 1 - Criar as senhas automaticamente e enviar para cada um dos condôminos Procedimentos: - Entre no menu Usuarios, clique no botão: - Selecione o condomínio - Clique no botão pesquisar - Serão listados todas as unidades do condomínio e para criar os usuários automaticamente para todos de uma vez seleciona o grupo padrão para todas as unidades e clique em Gerar logins para todos - Caso queira, poderá gerar o login individualmente, por exemplo apenas para o síndico, seleciona a unidade do síndico e marque o grupo de acesso. - Após a geração clique no botão download para baixar a lista dos usuarios e senhas geradas, esse arquivo poderá ser aberto no excel. - Crie uma carta no word informando sobre o sistema e o que os condôminos poderão acessar e faça uma mesclagem com a planilha do excel. Opção 2- Divulgar o serviço nos boletos e no próprio site e aguardar que os interessados se cadastrem. Procedimentos: - Informe nos boletos e comunicados para os condôminos o novo serviço e peça para que eles cliquem no botão cadastre-se disponível na página de login do serviço - Após os cadastros serem realizados, libere o acesso ou exclua a solicitação conforme o caso. - Clique em Usuarios pendentes no menu: 13

14 Será listado os usuários que se cadastraram no site e estão aguardando a liberação de acesso. Clique no botão de edição e preencha os dados da unidade. 14

15 Mesclagem dos dados do sistema com a carta de apresentação 01 Gere de todos os logins Opção 01 da etapa 10 deste manual 02 menu configurações > usuários, deixe os campos como abaixo e clique no botão pesquisar, após ser listado todos os logins, clique no botão download: 03 Aguarde alguns segundos irá aparecer a tela abaixo, clique no arquivo usuários.zip com o botão direito e escolha a opção: salvar destino como... crie uma pasta no seu computador, pode ser: c:/usuários e salve esse arquivo nessa pasta. 15

16 04 Descompacte o arquivo na mesma pasta: 05 Faça o download da carta e a salve na mesma pasta criada anteriormente, c:/usuários Carta disponível no endereço: 06 Abra o documento no word e edite seu logotipo, a data e as informações do endereço do seu site e rodapé, salve o documento. 16

17 07 No Word, utilize a opção: correspondências> Carta e selecionar destinatários, escolha a opção: usar lista existente. 08 Escolha o arquivo usuários.txt 09 Na próxima tela clique em OK: 17

18 10 Vamos editar a carta: Possicione o cursor no campo correspondente ao nome do condomínio: Clique na opção inserir campo de mesclagem e escolha nomecondo Repita esses passos para o nome, bloco, unidade, login e senha. Utilizando os campos: NomeUnid bloco unid login senha Inserindo na carta nos espaços correspondentes. Obs: os outros campos poderão ser utilizados caso queira imprimir o verso da carta com os dados de endereçamento. 18

19 11 Após inserir todos os campos, salve o documento, o resultado deverá ser: 12 Clique na opção, concluir a mesclagem e editar documentos individualmente e na proxima tela em todos. 19

20 13 Pronto! Suas cartas foram criadas baseada na mesclagem dos dados importados do site, salve esse novo documento com outro nome, pois foi criado um novo mantendo o original para uma nova mesclagem no futuro se necessário. 20

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