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2 SISTEMA DE CALENDÁRIO ESCOLAR O Sistema de Calendário Escolar é a primeira etapa de uma grande evolução que ocorrerá nos sistemas de informatização da Secretaria de Estado da Educação. As informações inseridas neste novo calendário serão utilizadas em todos os sistemas da SEDUC, inclusive o SIGE e os Programas Educacionais como o Programa Reconhecer e a Frequência Diária. A dificuldade que as escolas têm, em informarem as exceções em seus calendários, está resolvido com o novo calendário. Será possível acrescentar todas as exceções integradas ao calendário oficial da SEDUC. Com o novo calendário haverá maior integração entre Centralizada, Subsecretaria e Unidades Escolares. Todo processo de aprovação do calendário será online, diminuindo tempo e esforço de todos. As outras etapas que compõem este novo projeto é o Diário do Professor e o Horário Escolar que em breve estará disponível para as unidades escolares. O calendário escolar foi criado para ser utilizado pelas áreas gestoras da Centralizada, pelas Subsecretarias e Unidades Escolares. Bom Trabalho. Página 2 de 24

3 CONTEÚDO Acessando o Sistema... 4 PERFIL ADMINISTRADOR (centralizada)... 6 Utilizando o Sistema com o Perfil Administrador... 7 EVENTOS... 7 Criando um Novo Evento... 8 Editando um Evento... 9 Calendário Oficial... 9 Cadastrando um Novo Calendário... 9 Para criar o calendário, siga os seguintes passos: Editando um Calendário Cadastrado Liberar Calendário para as Subsecretarias Regionais Aprovando um Calendário Municipal Aprovando Calendário Escolar PERFIL SUBSECRETARIA Criando um Calendário Municipal Cadastrando um Novo calendário Editando um Calendário Cadastrado Solicitando Aprovação do Calendário Aprovando um Calendário Escolar PERFIL ESCOLA Cadastrando um Novo calendário Editando (corrigindo) um Calendário Cadastrado Solicitando Aprovação do Calendário para Subsecretaria e Centralizada Página 3 de 24

4 COMO UTILIZAR O SISTEMA? ACESSANDO O SISTEMA Para acessar o sistema entre na página de internet ou acesse o link na página inicial da Secretaria de Educação. Existem três perfis de acesso ao sistema: 1. Perfil administrador: Gestores da Centralizada responsáveis pela aprovação dos calendários. 2. Perfil Subsecretaria: servidores da Subsecretaria responsável pela análise dos calendários. 3. Unidades escolares: servidores das escolas responsáveis pelo calendário. Cada perfil necessita de informações do outro perfil, sendo que as aprovações ocorrerão sempre no perfil que gerencia o outro. Assim, para que a Escola possa trabalhar no calendário necessita a aprovação da Subsecretaria que por sua vez necessita da liberação da Centralizada. Digite o nome de usuário. Digite a senha. FIGURA 1 - ACESSANDO O SISTEMA DE CALENDÁRIO ESCOLAR Após o acesso, o sistema mostrará os itens conforme o perfil, trataremos o que cada perfil faz durante o cadastro do calendário escolar. Página 4 de 24

5 PERFIL ADMINISTRADOR

6 PERFIL ADMINISTRADOR (CENTRALIZADA) O perfil administrador será utilizado por um servidor da SEDUC que terá visibilidade sobre todos os calendários e sobre a aprovação das alterações de outros perfis. Esse perfil também fará o cadastro do calendário oficial da SEDUC e a partir dele, serão criados os novos calendários. Veja o fluxograma abaixo: Toda aprovação é feita Pela centralizada Libera para a SRE Aguarda aprovação da Centralizada Libera para a UE fazer ajustes Aguarda aprovação da SRE Seduc elabora o calendário oficial da Rede Estadual e libera para as Subsecretarias fazerem ajustes. Subsecretaria realiza modificações levando em conta a situação de cada município de sua regional e libera para as unidades escolares Unidade Escolar realiza modificações levando em conta suas particularidades. O papel do Administrador será: Definir eventos (letivos e não letivos) padrões para o estado; Criar o calendário escolar oficial do Estado; Liberar o calendário criado para o nível seguinte Subsecretaria Regional; Aprovar um calendário alterado pela Subsecretaria Regional; Aprovar um calendário alterado pela Escola quando liberado pela Subsecretaria Regional. Página 6 de 24

7 UTILIZANDO O SISTEMA COM O PERFIL ADMINISTRADOR Clique para abrir o menu do sistema. FIGURA 2 - MENU DE OPÇÕES DO PERFIL ADMINISTRADOR O perfil administrador possui as seguintes funções: 1. EVENTOS: cria novos eventos letivos ou não letivos no sistema de calendário; 2. CALENDÁRIO DA REDE: lista os calendários criados ou cria um novo calendário para Rede Estadual; 3. CALENDÁRIO MUNICIPAL: lista os calendários criados pelas subsecretarias regionais que precisam de aprovação ou ainda necessitam de liberação; 4. CALENDÁRIO ESCOLAR: lista os calendários criados pelas escolas que tiveram liberação pelas subsecretarias regionais e que precisam de aprovação e liberação. EVENTOS Um evento é uma atividade letiva ou não letiva que será utilizada por todos os perfis na montagem de seus calendários. Ex.: início das aulas, feriados, trabalho coletivo, férias, etc. Os eventos somente podem ser criados pelo administrador, mas podem ser utilizados pelos demais perfis. Página 7 de 24

8 Lista os Eventos Cadastrados Cadastrar Novo Evento Editar um Evento FIGURA 3 - TELA LISTAGEM DE EVENTOS CRIANDO UM NOVO EVENTO Por padrão o sistema possui cadastrados os principais eventos da SEDUC. Caso haja necessidade de inserir um novo evento, clique no menu do sistema e escolha a opção EVENTOS e siga os seguintes passos: 1. Clique no botão novo; 2. Insira uma descrição; 3. Escolha uma cor para o evento; 4. Informe se o evento é letivo, marcando a opção letivo ; 5. Disponibilize para ser usado, marcando a opção ativo ; 6. Clique em INCLUIR. FIGURA 4 - INSERINDO UM NOVO EVENTO NO CALENDÁRIO Página 8 de 24

9 EDITANDO UM EVENTO Se desejar corrigir ou modificar um evento que já está cadastrado, siga os seguintes passos: 1. Clique no botão LISTAR para visualizar os eventos cadastrados; 2. Selecione o evento que deseja mudar; 3. Clique no botão EDITAR; 4. Faça as modificações (alterar descrição, cor, ativo, letivo); 5. Clicar em ALTERAR para confirmar. FIGURA 5 - EDITANDO UM EVENTO CALENDÁRIO OFICIAL CADASTRANDO UM NOVO CALENDÁRIO O cadastro do calendário consiste em informar os eventos nos dias específicos. Quando você abrir a proposta do calendário, notarás que alguns dias já estarão marcados com atividades não letivas, como por exemplo: os feriados nacionais. Na tela do Calendário da Rede Estadual de Ensino você tem as opções: LISTAR: lista os calendários já cadastrados na rede estadual; NOVO: cria um novo calendário para a rede estadual; VISUALIZAR: exibe o calendário selecionado no resultado da listagem; EXCLUIR: apaga um calendário caso esse seja selecionado na listagem. FIGURA 6 - CADASTRO E EDIÇÃO DE EVENTOS Lista Calendários Cadastrados Exibe o calendário selecionado Cadastrar Novo Calendário Página 9 de 24

10 PARA CRIAR O CALENDÁRIO, SIGA OS SEGUINTES PASSOS: 1. Na tela de calendário da Rede clique no botão NOVO; 2. Na proposta de calendário exibido, clique nas datas e marque os dias com eventos planejados para o estado; 3. Selecione o tipo de evento que será atribuído para o dia; 4. Adicione uma observação se necessário; 5. Clique em DEFINIR; 6. Clique em INCLUIR, botão verde no final da página, após preencher todo o calendário com os eventos. FIGURA 7 PREENCHENDO O CALENDÁRIO Pronto, o calendário foi criado e está pronto para ser usado e liberado para as Subsecretarias. IMPORTANTE. CASO HAJA MUDANÇA NA DATA EVENTO INICIO DAS AULAS, TODOS OS EVENTOS LETIVOS, CADASTRADOS NESTE PERÍODO, SERÃO APAGADOS E DEVEM SER INSERIDOS NOVAMENTE. Página 10 de 24

11 EDITANDO UM CALENDÁRIO CADASTRADO 1. Na tela do Calendário da Rede clique em LISTAR para mostrar todos os calendários cadastrados (figura 6); 2. Selecione o calendário que deseja alterar; 3. Clique no botão VISUALIZAR; 4. Faça as alterações que desejar; 5. No final da página clique em ALTERAR. Pronto, o calendário foi alterado, veja a confirmação na mensagem na tela do calendário. LIBERAR CALENDÁRIO PARA AS SUBSECRETARIAS REGIONAIS A partir da liberação do calendário oficial pela SEDUC, as subsecretarias regionais receberão a notificação por para acessarem e fazerem as modificações dos eventos municipais de cada sub-região. Para liberar o calendário, siga os passos: 1. Na tela do calendário da rede clique em LISTAR para mostrar todos os calendários; 2. Selecione o calendário que será liberado; 3. Clique no botão VISUALIZAR; 4. No final da página clique em LIBERAR. Pronto, a liberação foi realizada, você pode verificar a confirmação, em uma mensagem na tela do calendário. Se você clicar no botão EXIBIR CALENDARIO em azul (imagem 7), verás o calendário modelo disponível para impressão. Veja imagem a seguir. Página 11 de 24

12 FIGURA 8 - EXIBIÇÃO DO CALENDÁRIO PRONTO APROVANDO UM CALENDÁRIO MUNICIPAL 1 A Subsecretaria Regional envia pedido de aprovação para os calendários municipais (calendários com particularidades de cada município jurisdicionado a ela). A subsecretaria adiciona os eventos (feriados locais e atividades exclusivas do município) e depois submete o calendário à aprovação. O perfil administrador recebe a notificação da existência do(s) calendário(s) por . PARA CADA MUNICÍPIO HAVERÁ UM CALENDÁRIO. TODOS BASEADOS NO CALENDÁRIO OFICIAL 1 CALENDÁRIO MUNICIPAL: Trata-se do calendário escolar com eventos exclusivos de um determinado município. Para cada município e Subsecretaria deverá criar um novo calendário e todos deverão passar pela aprovação da Centralizada. Página 12 de 24

13 Para aprovar um calendário, siga os passos: CALEDÁRIO ESCOLAR 1. No menu do sistema clique em CALENDÁRIO MUNICIPAL; 2. Clique no botão LISTAR para mostrar todos os calendários enviados para aprovação; 3. Selecione o calendário do município que deseja aprovar; 4. Clique no botão VISUALIZAR; 5. No final da página marque se deseja aprovar ou não o calendário e clique no botão APROVAR/REPROVAR (botão azul). TODA REPROVAÇÃO DEVERÁ REGISTRAR UM MOTIVO PELO QUAL ESTÁ SENDO RECUSADO NO CAMPO MOTIVO DE REPROVAÇÃO DO CALENDÁRIO Pronto, a aprovação foi realizada, o sistema exibe uma confirmação. Lista os calendários submetidos à aprovação Exibe o calendário selecionado FIGURA 9 - LISTAGEM DE CALENDÁRIO PARA APROVAÇÃO DA SUBSECRETARIA Marque aqui se o calendário será aprovado ou não Aprova o calendário FIGURA IGURA 10 - APROVANDO UM CALENDÁRIO MUNICIPAL (SUBSECRETARIAS UBSECRETARIAS) Página 13 de 24

14 APROVANDO CALENDÁRIO ESCOLAR 2 A unidade de ensino submete o calendário escolar à aprovação pela Subsecretaria Regional. Se aprovado, o Perfil Administrador recebe um com o pedido para aprovação. Para fazer a aprovação do calendário de uma unidade escolar, acesse a função CALENDÁRIO ESCOLAR no menu e siga os passos: 1. Clique em LISTAR para exibir os calendários aguardando aprovação; 2. Selecione o calendário da escola; 3. Clique no botão VISUALIZAR; 4. Veja as alterações apresentadas pela escola; 5. No final da página marque se deseja aprovar ou não o calendário e clique no botão APROVAR/REPROVAR (botão azul). O sistema exibirá uma mensagem confirmando a ação. Lista os calendários submetidos à aprovação Exibe o calendário selecionado FIGURA 11 - LISTANDO OS CALENDÁRIOS DA UNIDADE NIDADE ESCOLAR 2 CALENDÁRIO ESCOLAR: Trata-se do calendário escolar com eventos exclusivos de uma determinada escola. Para cada escola haverá um calendário, baseado no Calendário do Município. Todos deverão passar por análise da Subsecretaria e aprovação da Centralizada. Página 14 de 24

15 Marque aqui se o calendário será aprovado ou não Aprova o calendário FIGURA 12 - APROVANDO OU REPROVANDO CALENDÁRIO DA U UNIDADE ESCOLAR Página 15 de 24

16 PERFIL SUBSECRETARIA

17 PERFIL SUBSECRETARIA CALEDÁRIO ESCOLAR Como o nome sugere, o perfil SUBSECRETARIA será utilizado pelo servidor da Regional de Ensino, responsável pelo cadastro dos calendários municipais e pela análise dos calendários das unidades de ensino de sua jurisdição. A Subsecretaria receberá um informando que já existe um calendário oficial pronto e que os calendários municipais já podem ser cadastrados. Esse perfil poderá fazer modificações no calendário para cada município de sua regional de acordo com os eventos característicos de cada localidade. O papel do Perfil SUBSECRETARIA será: Criar um calendário para cada município da regional a partir do calendário liberado pela Secretaria de Educação; Submeter o calendário criado para aprovação pela centralizada; Validar os calendários das escolas e solicitação aprovação para a Centralizada. Os passos a seguir demostram como realizar os cadastros e as liberações. Depois de logado, acesse o sistema DIÁRIO ESCOLAR. O perfil subsecretaria realiza duas atividades no sistema: CALENDÁRIO MUNICIPAL: cria um calendário para cada município da regional a partir do calendário liberado pela SEDUC; CALENDÁRIO ESCOLAR: aprova ou reprova um calendário modificado pela unidade escolar. Acesse aqui o menu do perfil Página 17 de 24

18 FIGURA 13 - MENU DE SISTEMAS E FUNÇÕES DO PERFIL SUBSECRETARIA CRIANDO UM CALENDÁRIO MUNICIPAL A criação do calendário para um município é a partir do calendário liberado pelo perfil administrador (SEDUC). Na função CALENDÁRIO MUNICIPAL você encontrará três opções: Listar: mostra os calendários em desenvolvimento; Novo: para cadastrar um novo calendário para o município; Excluir: para apagar um calendário que já foi iniciado. CADASTRANDO UM NOVO CALENDÁRIO 1. Clique no botão NOVO; 2. Na página exibida, selecione o município; 3. Adicione novos itens ao calendário, clicando na data e informando qual é o evento; 4. Depois de informados todos os eventos para o município, clique em INCLUIR (botão verde) no final da página. EDITANDO UM CALENDÁRIO CADASTRADO 1. Na tela do Calendário Municipal clique em LISTAR para mostrar todos os calendários cadastrados; 2. Selecione o calendário que deseja alterar; 3. Clique no botão VISUALIZAR; 4. Faça as alterações que desejar; 5. No final da página clique em ALTERAR. Pronto, o calendário foi alterado, veja a confirmação na mensagem na tela do calendário. Página 18 de 24

19 SOLICITANDO APROVAÇÃO DO CALENDÁRIO Após criar/modificar um calendário, você terá que solicitar aprovação para a Centralizada. Para solicitar aprovação, siga os seguintes passos: 1. Na tela do calendário municipal clique em LISTAR para mostrar todos os calendários; 2. Selecione o calendário que precisa da aprovação; 3. Clique no botão VISUALIZAR; 4. No final da página clique em SOLICITAR APROVAÇÃO (botão verde). Pronto, a solicitação foi realizada, você pode verificar a confirmação, em uma mensagem na tela do calendário. O CALENDÁRIO SERÁ SUBMETIDO À APROVAÇÃO PELA SUBSECRETARIA SERÁ ENVIADO AO PERFIL ADMINISTRADOR (SEDUC), APÓS APROVAÇÃO O MESMO SERÁ ENCAMINHADO AO PERFIL ESCOLA QUE FARÁ A CRIAÇÃO/MODIFICAÇÃO PARA A SUA UNIDADE ESCOLAR DE ACORDO COM O PLANEJAMENTO ESCOLAR. APROVANDO UM CALENDÁRIO ESCOLAR As Unidades Escolares poderão configurar o seu próprio calendário, respeitando os calendários criados pela Subsecretaria e Aprovado pela Centralizada. Assim que o calendário da Subsecretaria for aprovado, ela recebe um com a confirmação e a escola está liberada para cadastrar o seu calendário. Depois que uma unidade escolar criar ou modificar um calendário, o mesmo é submetido à aprovação. A Subsecretaria receberá uma notificação por , da solicitação de validação da escola. Assim que receber o a subsecretaria deverá seguir os seguintes passos: 1. Acessar no menu a função CALENDÁRIO ESCOLAR. Esta função possui os seguintes itens: LISTAR: exibe as unidades escolares que solicitaram aprovação; o Você pode filtrar a pesquisa informando o código da escola, município ou selecionando a unidade na lista de escolas. VISUALIZAR: exibir o calendário selecionado; Página 19 de 24

20 Lista Calendários Cadastrados Exibe o calendário selecionado FIGURA 14 - LISTANDO CALENDÁRIO PARA APROVAÇÃO 2. Clique no botão LISTAR para mostrar todos os calendários enviados para aprovação; 3. Selecione o calendário da escola que deseja trabalhar; 4. Clique no botão VISUALIZAR; 5. No final da página marque a opção desejada (aprovar ou reprovar) e clique no botão APROVAR (botão azul). Se a opção escolhida for reprovar, o sistema irá solicitar uma justificativa. Se aprovado, será encaminhado para a Centralizada que dará a aprovação definitiva do calendário. Marque aqui se o calendário será aprovado ou não Clique para finalizar FIGURA 15 VALIDANDO O CALENDÁRIO DA ESCOLA Página 20 de 24

21 PERFIL ESCOLA

22 PERFIL ESCOLA O perfil escola será utilizado pelo responsável da unidade escolar por criar novos calendários com as características e necessidades da escola. Todos os calendários terão que passar pela avaliação da Subsecretaria e aprovação da Centralizada. Após receber o notificando que o calendário municipal está disponível, a escola dará prosseguimento ao cadastro de seu calendário. O papel da Escola será: Criar ou modificar um calendário escolar; Liberar para validação pela Subsecretaria e aprovação da Centralizada. FIGURA 16 MENU E FUNÇÕES DO PERFIL A função CALENDÁRIO ESCOLAR possui as seguintes funções LISTAR: exibe todos os calendários cadastrados para a escola; NOVO: cria novos calendários; VISUALIZAR: exibe o calendário selecionado no resultado da listagem. É IMPORTANTE RESSALTAR QUE, APESAR DO SISTEMA PERMITIR O CADASTRO DE VÁRIOS CALENDÁRIOS, UM ÚNICO CALENDÁRIO ESCOLAR SERÁ VALIDADO E APROVADO. Página 22 de 24

23 CADASTRANDO UM NOVO CALENDÁRIO 1. Clique no botão NOVO; 2. Na página exibida, selecione Calendário Municipal como referencia; 3. Informe um nome de identificação para o calendário; 4. Adicione novas atividades ao calendário, clicando na data e informando qual é o evento; 5. Depois de informados todos os eventos para o município, clique em INCLUIR (botão verde) no final da página. Pronto, o calendário da unidade escolar foi criado. EDITANDO (CORRIGINDO) UM CALENDÁRIO CADASTRADO 1. Na tela do Calendário Escolar clique em LISTAR para mostrar todos os calendários cadastrados; 2. Selecione o calendário que deseja alterar; 3. Clique no botão VISUALIZAR; 4. Faça as alterações que desejar; 5. No final da página clique em ALTERAR. Pronto, o calendário foi alterado, veja a confirmação na mensagem na tela do calendário. SOLICITANDO APROVAÇÃO DO CALENDÁRIO PARA SUBSECRETARIA E CENTRALIZADA Para Solicitar aprovação, siga os seguintes passos: 1. Na tela do calendário da Escolar clique em LISTAR para mostrar todos os calendários; 2. Selecione o calendário que precisa da aprovação; 3. Clique no botão VISUALIZAR; 4. No final da página clique em SOLICITAR APROVAÇÃO (botão verde). A solicitação foi encaminhada. Uma mensagem de confirmação irá aparecer na tela. Agora é aguardar pela validação da Subsecretaria e aprovação da centralizada, quando houver a mensagem de retorno de liberação do calendário, o mesmo poderá ser impresso e usado. O calendário será utilizado para todas as funções que necessitam de data, como nos programas Reconhecer e Frequência diária que utilizarão os eventos do calendário no lugar das exceções. Página 23 de 24

24 DÚVIDAS Dúvidas sobre procedimentos e regras do calendário, entre em contato com a Núcleo de Orientação Pedagógica pelo Dúvida sobre operacionalização do sistema entre em contato com a Central de Atendimento pelo ou pelo Página 24 de 24

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