Treinamento Sistema Imobilis Módulo I

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1 Imobilis Módulo I CADASTROS Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla F2 Gravar Tecla Shift + F2 Excluir Tecla F9 Limpar os campos Tecla Ctrl + I Vai para o primeiro registro Tecla F7 Vai para o registro anterior Tecla F8 Vai para o próximo registro Tecla Ctrl + F Vai para o último registro Após fazer o seu Login clique em Imobilis no menu principal: Abrirá uma nova tela com o menu do módulo Imobilis: Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 1

2 Tabelas > Parâmetros do Sistema Aba Bancário Alíquota CPMF Informe o valor do CPMF ou deixe em branco se não tiver essa cobrança. Conta bancária padrão Informe a conta bancária que será padrão para os recebimentos. Aba Tabela de I.R Inclua os valores da tabela de imposto de renda, de acordo com o diário oficial ou site da receita federal. Os valores devem ser atualizados manualmente sempre que houver alteração de valores. Aba tarifas Conta clique na busca para selecionar no plano a conta correspondente a ser cobrada do proprietário. Exemplo: correio, tarifa de transferência. Valor Informe o valor cobrado. Conta de despesa para a taxa sobre recibo baixado - Informe a conta e o valor e clique no botão Ok Esse valor será lançado na conta do proprietário no momento da baixa dos recibos. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 2

3 Paralelo a isso o usuário deverá configurar as tarifas de cada proprietário na aba conta, botão tarifas do cadastro de proprietários, selecione quais tarifas devem ser cobradas e clique em finalizar. Aba Diversos Informe a conta, do seu plano de contas, corresponde a multa sobre aluguel garantido. Caso essa conta ainda não exista e você tenha algum caso de Aluguel Garantido, crie a conta na tela Cadastro> Plano de contas e posteriormente vincule-a nesse campo. Paralelo a isso, no seu cadastro de imóveis, selecione a opção Aluguel Garantido quando for correspondente à essa opção. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 3

4 Tabelas > Índices Econômicos Aqui serão cadastrados os índices a serem trabalhados (IGP-M, TJ, INPC, etc), podendo ser mais de um, ou seja, não é necessário que todos os condomínios trabalhem com o mesmo índice. Código Informe o número de sua preferência. Pode ser cadastrado mais de um código, sempre seguindo a seqüência numérica. Data de vigência Informe sempre o primeiro dia e o mês a ser cadastrado. Ex: 01/03/2012, 01/05/1998. Valor Informe o valor do índice, conforme a tabela do mesmo. Tipo Índice mensal - No caso de índice mensal marque a opção percentual, informe a data de vigência e o valor do mês, por exemplo: IGP-M Mês/Ano 0,94% Índice acumulado Utilizado na atualização de débitos muito antigos, o índice mais usado é o do Tribunal de Justiça, nesse caso informe o valor do índice e marque a opção índice, informe a data de vigência e o valor acumulado até o mês do cadastro. Por exemplo: TJ Mês/Ano 46,12563% Observação importante: Algumas telas do cadastro têm disponibilidade de impressão de relatório, no menu superior da tela clique em Arquivos> Imprimir. Tabelas> Feriados Adicione os feriados do ano para o sistema possa identificar caso algum boleto tenha o vencimento em dia de feriado. Informe o ano e clique no botão Criar Feriados Nacionais. Após podem ser inseridos os feriados municipais, informando a data e o nome do feriado, clique no botão incluir. Tabelas> Bancos Verifique se o seu banco já está cadastrado, lembrando que o código deverá ser o número do banco. Por exemplo: 237 Bradesco 01 - Banco do Brasil Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 4

5 Tabelas> Agência Informe o banco já cadastrado e os dados da agência. Para alguns bancos não é necessário informar o dígito da agência, o sistema irá demonstrar essa observação ao lado do campo agência. Tabelas> Conta Bancária Exemplo do cadastro de contas: Campo código - Informe o código da conta, este poderá ser atribuído pelo usuário. Banco e Agência clique no botão pesquisa para selecionar o banco e a agencia já cadastrados nas telas anteriores. Conta - Informe a conta bancária de acordo com as instruções do banco. Cedente Informe o código do cedente de acordo com as instruções passadas pelo banco. Nesse campo não deverá ser utilizado o traço do dígito. Carteira - Informe a carteira de cobrança contratada. Observação: As informações referente conta, cedente e carteira são de responsabilidade do banco, favor verificar em sua agência. IMPORTANTE: Antes de enviar os recibos para as unidades, realize um teste de homologação dos boletos. O teste deverá ser realizado de duas maneiras: primeiro gere um recibo de baixo valor (R$ 5,00) e efetue o pagamento do mesmo para verificar se o valor foi creditado em sua conta bancária; segundo envie o boleto para homologação junto ao suporte do banco. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 5

6 Tabelas> Administradoras Imobiliária Não necessita preenchimento, pois o campo é autonumérico. Preencha os demais campos com as informações correspondentes. Tabelas> Condomínios Condomínio Não necessita preenchimento, pois o campo é autonumérico. Preencha os demais campos com as informações correspondentes. Cadastro> Plano de contas O plano de contas é a estrutura com contas de receita e despesas a serem utilizadas nos lançamentos e emissão de recibos. O sistema fornece um plano pré-cadastrado para visualização clique no botão de pesquisas. Para criação de novas contas, deixe o campo código reduzido em branco, será preenchido automaticamente. Escolha o tipo da conta e insira a Descrição. Selecione as incidências e clique no botão gravar. Para impressão do plano de contas, clique na opção Arquivo> Imprimir na parte superior da tela. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 6

7 Cadastro> Proprietários Código do proprietário - Não necessita preenchimento, pois o campo é auto-numérico. Aba Geral Insira as informações do proprietário, sendo que os campos de cor amarela são de preenchimento obrigatório. Observação: Os dados são de contato do proprietário, o campo endereço não se refere ao imóvel a ser alugado. Participa do DIMOB Selecione essa opção caso o proprietário participe do DIMOB. O que é o DIMOB? A sigla DIMOB significa Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias. A DIMOB é de entrega obrigatória à Receita Federal do Brasil pelas pessoas jurídicas e equiparadas: Que comercializarem imóveis que houverem construído, loteado ou incorporado para esse fim; Que intermediarem aquisição, alienação ou aluguel de imóveis; Que realizarem sublocação de imóveis; Constituídas para a construção, administração, locação ou alienação do patrimônio próprio, de seus condôminos ou sócios. Código da Cidade DIMOB Para a cidade de São Paulo informe: 7107, para outras cidades verifique no link: Aba conta Informe os dados que serão utilizados no repasse do proprietário. Caso a conta bancária do proprietário seja utilizada para e emissão do boleto, preencha os campos na aba> Complemento para Cobrança. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 7

8 Botão Tarifa Selecione as tarifas a serem geradas automaticamente como despesa do proprietário. Para classificar outras contas de tarifas, faça a seleção na tela Tabelas> Parâmetros do sistema> Aba Tarifa. Aba Diversos Preencha os campos correspondentes Impressão de Etiqueta Selecione essa opção para que esse proprietário participe da seleção de impressão de etiquetas (para correspondências). Botão histórico Nessa tela serão inseridas observações referentes aos proprietário. Esse histórico ficará disponível para impressão, clicando no botão relatório. As observações poderão ser editadas ou excluídas. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 8

9 Aba Imóveis Nessa aba ficaram disponíveis para consulta, todos os imóveis desse proprietário. Observação: 1. O vinculo dos imóveis com o proprietário não é feito nessa tela. 2. Com duplo clique será aberto o Cadastro do imóvel já gravado 3. Coluna Cta prop. Com duplo clique nesse campo seleciona se a conta de emissão do boleto será da imobiliária ou do proprietário. Cadastro> Imóveis Código do Imóvel Para novo cadastro não necessita preenchimento, pois o campo é auto-numérico. Aba Geral Utilização e Tipo do imóvel Selecione as opções correspondentes. Situação do imóvel - é apresentada automaticamente. Preencha os demais campos, observando que os campos na cor amarela são de preenchimento obrigatório. Código da Cidade DIMOB Para a cidade de São Paulo informe: 7107, para outras cidades verifique no link: os_municipais/codigomunicipio/codmunicoute st_sp.htm Cidade e Bairro - o sistema verifica as informações digitadas, caso o nome fique em vermelho significa que está digitado incorretamente. Botão inquilino Clicando nesse botão será aberta a tela com o cadastro do inquilino, porém esse ficará habilitado somente em casos de imóveis com a situação Alugada. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/2015 9

10 Aba Proprietários Botão Adicionar Clique no botão para selecionar o (os) proprietário (os) desse imóvel. No caso de mais de um proprietário, informe o percentual de propriedade de cada proprietário adicionado. Uma vez que o proprietário foi adicionado o sistema não permitirá alterações. Aba administração Tipo de remuneração Corresponde ao tipo de remuneração da administradora e como será realizado o cálculo da mesma. Taxa mínima / Fixa Em caso de taxa por percentual, informe o valor mínimo que deverá ser considerado para pagamento da taxa da administradora. Em caso de taxa fixa, informe o valor correspondente. Observação: taxa calculada sobre aluguel + encargos, significa que a taxa de administração será calculada também sobre as demais verbas que compõem o boleto. Selecione se a taxa da administradora incidirá sobre multa e desconto. As observações poderão ser editadas ou excluídas. Cobrar comissão de 1º Aluguel Selecione essa opção para habilitar os campos de parâmetros referentes à comissão. Selecione no campo Taxa de administração as opções de cobrança da taxa junto com a comissão do primeiro aluguel: - Não cobrar: A taxa de administração não será cobrada junto com a comissão - Cobrar sobre o saldo: Caso a comissão seja menor que 100%, a taxa será calculada sobre o saldo restante - Cobrar sobre o valor integral: Independente do valor da comissão do primeiro aluguel será cobrado a taxa de Administração integralmente. Percentual: Informe o percentual da comissão N Parcelas: Informe a quantidade de parcelas para o débito da comissão do primeiro aluguel. Opção: A Taxa de Adm deverá ser calculado a a partir da parcela: Informe a parcela que iniciará a cobrança da Taxa, no caso da comissão ser parcelada. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

11 Obs: Caso o valor de Taxa mínima estiver preenchido será considerado esse valor caso o calculo da taxa ref. Ao primeiro aluguel for menor que o valor mínimo informado. Botão Histórico - Nessa tela serão inseridas observações do imóvel. Esse histórico ficará disponível para impressão, clicando no botão correspondente. Aba Seguradora Insira as informações conforme os campos correspondentes. Aba Observações: Essa tela é somente para consulta interna e destina-se para informações sobre o imóvel. Aba diversos Quando o imóvel for apartamento ou casa de condomínio, selecione a administradora responsável pelo condomínio. Selecione também o Condomínio em que a residência pertence. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

12 Cadastros> Fiadores Aba Dados Pessoais Código Para novo cadastro não necessita preenchimento, pois o campo é auto-numérico. Preencha os dados do fiador, observando que os campos na cor amarela são de preenchimento obrigatório. Aba Cônjuge / Outros Utilize essa aba para cadastrar os dados do cônjuge do fiador, ou em caso de mais de um fiador, cadastre os dados do mesmo nesses campos. Aba Outros Rend./ Bens Outros Rendimentos Informe outros rendimentos mensais, Por exemplo, recursos próprios, casa de aluguel, etc. Para cadastrar outros bens, clique no botão Adicionar, será aberta a tela para informar a descrição, valor e observações. Descreva o motivo da fiança ou selecione a opção Já são fiadores Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

13 Aba Imóveis Nessa tela poderão ser visualizados os inquilinos/imóveis vinculados a esse fiador. Observação o vinculo não é feito nessa tela, ela é somente de visualização. Clicando duas vezes no nome do inquilino, será aberta a tela de seu cadastro. Cadastros> Inquilinos Código do inquilino Para novo cadastro não necessita preenchimento, pois o campo autonumérico. Informe o nome do inquilino. Aba Dados do Imóvel Código do Imóvel Clique no botão de pesquisa e selecione o imóvel que será vinculado com o inquino. Utilização Selecione a opção correspondente. Aba Dados Pessoais Preencha os dados pessoais do Inquilino. Aos cuidados Utilize essa opção quando o endereço para recebimento do boleto de aluguel for diferente do endereço do imóvel. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

14 Selecione e informe o novo endereço nos campos que ficarão habilitados. Aba Diversos Informe os dados de contato do Inquilino, principalmente o , pois os boletos poderão ser enviados diretamente para todos os s cadastrados. Recebe boleto por - Poderão ser identificados todos os inquilinos que recebem boleto por . Dessa forma, poderão ser selecionados na tela de impressão de recibos, todos que estão com essa opção marcada facilitando a identificação e envio, tanto por quanto os que serão impressos. Aba Dados Contratuais Aba Contrato Informe os dados do contrato, observando que os campos na cor amarela, são de preenchimento obrigatório. Índice de reajuste Informe o índice para reajuste do valor de aluguel ou informe zero para que o sistema reajuste pelo índice de maior valor vigente no mês. Debita imposto de Renda - Marque essa opção para ser descontado o imposto de renda na baixa do recibo. Locatário com cobrança judicial Ao marcar essa opção o sistema não permitirá impressão do recibo para esse inquilino. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

15 Aba Valores Participa da rotina de Geração de Lançamentos Marque essa opção para que esse inquilino participe da rotina de geração de lançamento nos recibos automaticamente. Valor do aluguel / Dia do vencimento / Quantidade de dias para data limite: Informe de acordo com os campos correspondentes. Vencto. no mês de competência Selecione essa opção para pagamento dentro do mês. Valor do desconto Nesse campo deverá ser informado descontos concedidos ao inquilino, sendo que este não tem prazo para término, é um desconto fixo, independente da data de pagamento. Reajustar com o aluguel Selecionando essa opção o sistema irá reajustar os valores do desconto, com o mesmo percentual aplicado no reajuste do aluguel anualmente. Código informe um código de desconto para ser feito esse lançamento. Abono Selecione essa opção para Informar o valor ou percentual de desconto para pagamento até o vencimento Multa Selecione se a multa será aplicada com valor fixo ou percentual, informe no campo a gente o valor correspondente. Perc. De Juros Informe se os juros serão aplicados mensal ou diários, no campo a frente informe o percentual. Tipo de cobrança selecione se a cobrança será mensal ou por período. Tipo de impressão Selecione o tipo de impressão dos boletos, local ou arquivo para banco. Aba Garantias Escolha uma opção de garantia nas abas inferiores: Calção Informe a custódia Administradora ou locador e o valor da garantia. Imóvel Informe os dados do Imóvel Seguro Clique no botão de pesquisa para abrir o cadastro de Corretoras. Seleciona a Corretora correspondente e informe os dados da apólice e vencimento. (Essa opção poderá ser utilizada após ser feito o Cadastro de Corretora, veremos a seguir os procedimentos de cadastro). Fiador Clique no botão Adicionar abrirá a tela para inserir o fiador. No botão pesquisa, selecione o fiador correspondente. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

16 Aba Documentos (arq.) Nesta nova aba, poderão ser relacionados documentos (Contrato / Cartas), Fotos, Vídeos, imagens de documentos scaneados (carnê de IPTU, contas), etc., ou seja, todo e qualquer documento. Feito o vínculo, a visualização poderá ser realizada, marcando o documento desejado e clicando no botão correspondente. Para adicionar um documento, clique em Incluir. Aparecerá a seguinte tela: Após preencher os campos, clique em Adicionar para gravar. Cadastros> Corretoras Código - Para novo cadastro não necessita preenchimento, pois o campo é auto-numérico. Preencha os campos conforme as informações correspondentes. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

17 Cadastros> Associações Cadastre uma associação de administradoras e condomínios e compare o valor de taxa de administração estipulado pela associação escolhida com o valor cobrado pela sua administradora. Para realizar a comparação utilize o relatório no menu suspenso cadastros> relatórios gerencias > Taxa de adm (comparativo). Cadastros>Relatórios Gerenciais Nas telas de relatório, preencha os campos correspondentes conforme sua necessidade. Clique no botão processar, os relatórios serão abertos na tela e estarão disponíveis para impressão. Cadastro> Etiquetas> Proprietários O sistema disponibiliza duas maneiras para de seleção: Faixa de Proprietário Selecione o primeiro e o ultimo proprietário, dentro dessa faixa numérica todos os proprietários serão impressos. Por Proprietário Informe o código do proprietário que deseja imprimir e aperte o botão com a tecla de adicionar. Poderão ser adicionados quantos proprietários quiser. Selecione o tamanho da etiqueta e do papel. Quantidade que deseja pular Informe o número de etiquetas. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

18 Cadastro> Etiquetas> Imóvel Informe a faixa dos códigos que serão considerados para impressão. Utilização Opção para filtrar por tipo de utilização. Situação do imóvel Opção para filtrar por tipo de situação. Selecione o tamanho da etiqueta e do papel. Cadastro> Etiquetas> Fiadores Seguir o mesmo procedimento das telas anteriores de impressão de etiqueta. Cadastro> Etiquetas> Inquilinos Seguir o mesmo procedimento das telas anteriores de impressão de etiqueta. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

19 Cadastro> Etiquetas> Corretoras Seguir o mesmo procedimento das telas anteriores de impressão de etiqueta. Cadastro> Manutenção (baixa / exclusão) Cadastro> Manutenção > baixa de imóvel Utilizada quando o imóvel não faz mais parte da administradora, para realizar a baixa do imóvel este deve estar vago, ou seja, primeiro deverá ser feito a entrega das chaves através da tela cadastro de inquilinos botão devolução de chaves. Cadastro> Manutenção > baixa de proprietário Altera o status do proprietário para baixado. Pode ser utilizada quando um proprietário não tem mais a posse de determinado imóvel. Observação: Antes de realizar a exclusão do proprietário o usuário deverá realizar a baixa do mesmo. Cadastro> Manutenção > exclusão de imóvel Realiza exclusão de imóvel, porém esta atividade só poderá ser realizada quando não existir nenhuma movimentação no imóvel. E somente quando o imóvel estiver baixado. Cadastro> Manutenção > exclusão do proprietário Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/

20 Realiza a exclusão do proprietário e a consequentemente a exclusão do imóvel. Cadastro> Manutenção > transferência de lanctos Essa tela permite que os lançamentos já realizados para o inquilino antigo sejam transferidos para o novo inquilino. Manual de implantação do sistema Imobilis 13/03/