Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) - Tutorial Editores/Editores de Seção

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1 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) - Tutorial Editores/Editores de Seção AGOSTO 2015

2 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor / Editor de Seção Este tutorial prevê as tarefas do Editor: - Controlar o fluxo do avaliador (no sistema) - Criar a seção - Controlar o fluxo da edição do texto e do layout (fora do sistema) - Agendar os artigos - Publicar a edição

3 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor / Editor de Seção Notificação de Trabalho Editorial Para cada submissão efetuada, uma notificação intitulada Trabalho Editorial é enviada pelo Editor da revista ao informado no cadastro do Editor de Seção. Após o recebimento da notificação, basta acessar o sistema com seu login e senha, previamente informados pelo Editor Gerente, como mostra o próximo slide. Este tutorial sugere que o Editor acumule o papel do Editor de Seção.

4 O Editor de Seção deve preencher os campos assinalados com seu login e senha, clicando em Acesso, em seguida.

5 Na página do Editor, é possível visualizar as novas submissões. Caso não haja, no sistema, editor cadastrado na seção, o novo artigo submetido aparecerá em não designado. Caso haja editores cadastrados, o novo artigo aparecerá como em avaliação (mas estará aguardando a designação do avaliador, que veremos mais adiante). Ao designar o editor da seção, o sistema remanejará os artigos para em avaliação. No exemplo, há um arquivo aguardando designação. Basta clicar nessa opção.

6 Na página dos artigos não designados, os artigos ainda não designados são listados. Note que será possível navegar entre as etapas: de não designado (que vai virar resumo depois que o editor de seção for designado), em avaliação e em edição.. Basta clicar no título para iniciar o processo de avaliação.

7 Após clicar no título, é feito o direcionamento para a página da sinopse do artigo, onde temos os detalhes do artigo (título, autor, data da submissão, etc.). No campo Editores, pode-se optar por: 1) Caso haja editores de seção já cadastrados na revista, será possível Incluir editor de seção (isso fará abrir a listagem dos editores de seção, para que um seja designado) 2) Caso deseje cadastrar um editor já cadastrado como editor da seção específica do artigo em questão, basta clicar em Incluir editor e designá-lo. 3) Será possível Incluir-se como o editor da seção No nosso exemplo, clicamos em Incluirse, fazendo com que o próprio editor se torne o editor da seção do artigo. É imprescindível Registrar a opção.

8 O nome do editor da seção para este artigo figurará no campo Editores. Será possível excluir o editor e incluir outro. Em seguida, será necessário designar o Avaliador. Clique em avaliação, no menu logo abaixo de sinopse.

9 Na página de Avaliação, o Editor/Editor de Seção pode contatar os autores, acessar o documento submetido (para ver se está desidentificado) e transferir um novo documento (desidentificado, por exemplo) para encaminhar à avaliação. É imprescindível assegurar-se de que o documento a ser enviado ao avaliador esteja DESIDENTIFICADO. O Editor/Editor de Seção deve escolher os Avaliadores para a submissão clicando em selecionar avaliador. Embora não seja recomendado, o Editor/Editor de Seção pode, ainda, tomar a decisão editorial independente da avaliação, bastando escolher uma opção entre as disponíveis e clicando em registrar decisão Para iniciar o processo de avaliação, o Editor/Editor de Seção deve selecionar um avaliador como mostra o próximo slide.

10 1 2 O Editor/Editor de Seção deve escolher um dos Avaliadores previamente cadastrados, clicando em designar, e repetir o processo tantas vezes quantos avaliadores forem selecionados para a submissão. Caso deseje cadastrar alguém já no sistema, mas que não está com o papel de Avaliador, é possível fazê-lo em 1 (esta opção abrirá a listagem de usuários cadastrados para que sejam cadastrados como Avaliador). Se desejar cadastrar um novo Avaliador, que ainda não está no sistema, é possível fazê-lo em 2 (esta opção abrirá para o preenchimento dos metadados).

11 Após designar o Avaliador, o Editor/Editor de Seção deve enviarlhe uma solicitação, clicando no ícone de cartinha sinalizado nesta página. É imprescindível clicar no ícone, para que avaliador receba o convite. Caso contrário, ele sequer saberá que foi designado... Note que o prazo para a avaliação aparecerá. Esse prazo foi estabelecido na configuração da revista. É possível alterá-lo antes de enviar a solicitação, bastando clicar na data e editando-a manualmente. Caso deseje alterar o prazo, isso deverá ser feito antes de enviar a solicitação, pois essa informação será incluída no ao Avaliador. Dependendo da configuração da sua revista, o texto completo só estará acessível ao Avaliador após este indicar a disponibilidade para avaliação.

12 Ao clicar no ícone da página anterior, o sistema abre automaticamente a tela de padrão com a solicitação de avaliação de artigo. Note que o texto padrão pode ser modificado e é possível o envio de anexos, como, por exemplo, uma folha de aprovação, ou um tutorial tela a tela para a avaliação. Para enviar o pedido, o EditorEditor de Seção deve clicar em enviar.

13 Após o envio da solicitação, o campo solicitação é preenchido com a data do envio do de convite. Indica, também, a data limite (prazo) para recebimento da avaliação, previamente configurada. Para cadastrar outro Avaliador, siga os mesmos passos, clicando em selecionar avaliador. Será possível cancelar o pedido, clicando em cancelar solicitação. Neste caso, o sistema abrirá a tela do padrão ao Avaliador, cancelando a solicitação.

14 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor / Editor de Seção Recebendo a avaliação Dependendo da configuração da revista, os avaliadores devem informar sua disponibilidade para avaliação, antes de receberem o arquivo a ser avaliado. Consulte o Editor Gerente da sua revista para maiores informações. Os avaliadores devem informar ao sistema a recomendação sobre a submissão e notificar o editor responsável sobre a finalização desta tarefa. Os avaliadores podem optar por incluir comentários no sistema, enviar um texto comentado anexado e/ou a folha de avaliação preenchida, enviada anteriormente pelo Editor/Editor de Seção. Ao receber a notificação de conclusão da avaliação, o Editor/Editor de Seção deve acessar novamente o sistema para encaminhar os comentários ao autor, quando houver, e tomar a decisão editorial.

15 Ao receber a notificação do Avaliador e acessar o sistema, o Editor/Editor de Seção pode visualizar a recomendação que ele registrou. Se a revista possui um formulário de avaliação (1), haverá um ícone abaixo da recomendação. e os documentos enviados, se houver. No exemplo, não há formulário de avaliação, nem documento enviado. 1 O Editor/Editor de Seção deve agradecer o trabalho do avaliador, clicando no ícone da cartinha abaixo de acusar recebimento (2). O sistema abrirá um padrão nos mesmo moldes dos anteriores. É imprescindível que esse seja enviado, pois ele será o comprovante do avaliador sobre a avaliação feita. No caso deste exemplo, o avaliador recomendou correções obrigatórias para publicação. O Editor/Editor de Seção deve selecionar uma decisão editorial, exibida no próximo slide.

16 O Editor/Editor de Seção deve selecionar uma decisão editorial e registrar a decisão. As opções são: - Aceitar - Revisão requerida - Submeter a nova rodada - Rejeitar A decisão do Avaliador correções obrigatórias (slide anterior) sugere que o autor submeta a nova rodada (comentário em slide mais adiante) A decisão revisão requerida deve ser utilizada somente se as revisões não implicarem nova avaliação, mas que precisarão passar por nova revisão de texto. É imprescindível que se registre a decisão editorial.

17 Após clicar em registrar a decisão editorial, o sistema exibe a mensagem de confirmação e o Editor/Editor de Seção deve clicar em OK.

18 Após ter registrado a decisão na mensagem de confirmação, a decisão fica registrada no sistema, com a data da decisão (1) Em seguida, Editor/Editor de Seção deve notificar o autor, clicando no ícone da cartinha em 2 - notificar o autor. O sistema registra a troca de s entre autor e editor. É possível ver o diálogo no ícone de balãozinho de diálogo em 2.

19 Ao clicar em notificar autor, o sistema abre automaticamente a tela de Enviar , com conteúdo padrão. No caso de decisões como Revisões requeridas ou Submeter a nova revista, será possível importar os comentários enviados pelos avaliadores, clicando em importar avaliação por pares. Esta opção deve ser feita como muito cuidado, pois a avaliação pode conter informações indesejadas. É preciso cautela, editando-se o conteúdo antes de enviá-lo ao autor. 1 Os avaliadores não serão identificados e seus comentários aparecerão como Avaliador A, Avaliador B e assim sucessivamente. É possível copiar somente algum trecho da recomendação do avaliador e colá-lo no corpo de . No nosso exemplo, o artigo foi aceito. Na mensagem (no destaque 1), é recomendável que se informe ao autor a edição e/ou a previsão de data da publicação (por exemplo: A decisão é publicá-lo no volume 15, que está previsto para dezembro de 2014 )

20 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor / Editor de Seção Nova rodada de avaliação Dependendo da recomendação do Avaliador e da decisão do Editor de Seção, é possível iniciar uma nova rodada de avaliação. Esta situação é comum nos casos em que os Avaliadores recomendam correções obrigatórias, por exemplo, e o documento é enviado, com comentários, ao autor. Para tornar possível uma nova rodada, a decisão editorial deve ser submeter a nova rodada e, após o recebimento da submissão com as alterações, repetir os passos anteriores: designar avaliadores, enviar a solicitação e receber a nova recomendação. Os passos a seguir referem-se a versão final aceita para a publicação.

21 Após enviar o ao autor, é altamente recomendado o envio (para o sistema) de uma versão do editor, para que esta possa ser encaminhada à Edição de Texto. A versão enviada deve conter dados como: nome, e instituição dos autores, informações que não constavam na versão de avaliação. Para transferir o arquivo, basta clicar em escolher arquivo (e localizá-lo em seu computador) e, em seguida, em transferir.

22 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor Criando a edição Após o término da avaliação, revisão do texto e da diagramação, será necessário enviar o arquivo final (PDF e/ou HTML) para a publicação. Para enviar o arquivo para o sistema, será preciso, antes, ter criado a edição (volume e número da publicação) na qual o artigo será agendado. A criação da edição pode ser feita a qualquer momento nas etapas da publicação. A seguir, veremos como criar a edição para, depois, carregarmos o arquivo final para a publicação.

23 2 Após ter feito a transferência, o documento parecerá renomeado no sistema (1). Será possível excluí-lo ou substituí-lo. Após selecionar o documento, o Editor/Editor de Seção pode clicar em enviar para edição de texto para torná-lo disponível para edição de texto. Este tutorial sugere que o envio do artigo aceito seja enviado para o editor de texto e editor de layout fora do sistema. 1 Após ter enviado a versão do editor, sair do sistema, ou clicar na página do usuário (1) e dar encaminhamento a outra submissão.

24 Para criar uma nova, deve-se estar na Página Inicial do Editor e clicar em incluir edição (próximo slide). Após a inclusão da edição, ela passará a integrar as edições futuras. Será possível editar as edições futuras (ainda a publicar) e as edições anteriores (já publicadas).

25 Preencher os dados de Identificação da edição, de acordo com o fluxo da revista, e marcar o itens da identificação. O título geralmente é usado quando a revista possui tema. Caso contrário, pode ser deixado em branco.

26 Caso a revista possua uma capa para cada edição (geralmente revistas que são também impressas), é possível incluí-la aqui. A capa poderá ser incluída posteriormente. Deve-se selecionar o arquivo em JPG, GIF ou PNG. Esse arquivo deve ser padronizado em tamanho, uma vez que toda edição terá uma capa... As opções de exibir ou não as miniaturas/imagens dependerá da opção de cada revista. Uma vez a revista opte por uma capa para cada edição, é interessantes que se exiba as miniaturas nos dois casos. Sendo assim, deixar desmarcado. Não esquecer de clicar em Salvar a edição.

27 Após salvar a edição (slide anterior), ela passará a figurar na lista de edições futuras.

28 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor Agendando artigos para a edição Uma vez criada a edição, os artigos aprovados serão colocados na fila para que sejam publicados. Terminada a etapa da avaliação, revisão do texto e diagramação, será necessário enviar o arquivo final para a publicação. Esse arquivo pode estar em formato PDF, HTML, ou ainda nos dois formatos. Após o carregamento do arquivo PDF e/ou HTML no sistema e do seu agendamento, será necessário proceder à Leitura de Prova. A publicação será feita ao final da leitura de prova de todos os artigos de uma edição.

29 Na página do Editor, busque o registro do artigo em questão. Os artigo que já tiveram o resultado da avaliação e da decisão editorial são remanejados automaticamente para em edição.

30 Na página de Submissões em Processo de Edição, o Editor pode visualizar todos os artigos que estão no fluxo e ainda não foram concluídos. Em edição significa que está na etapa de revisão e diagramação... Os itens em destaque (no caso, em amarelo), indicam que existem pendências que ainda não foram concluídas. Pode ser a falta da notificação ao Autor ou ao Avaliador, entre outras pendências. Ao clicar no título o Editor será levado para a página da edição do item.

31 Na página da edição do item, será possível: 1) Editar os metadados em resumo. 2) Retornar à tela da avaliação, para alterar qualquer informação, como a decisão editorial. 3) Acessar o LOG (se esta opção foi ativada na configuração da revista) em histórico e ver toda a troca de mensagens e registros que envolvem o item Este tutorial sugere que a edição de texto (revisão) e edição de layout (diagramação) sejam feitas fora do sistema. Essas etapas não entram nas estatísticas que serão avaliadas por Qualis. Assim, os campos de Edição de Texto e Edição de Layout não serão preenchidos. Veremos o agendamento no próximo slide.

32 Neste momento, deve-se agendar o artigo para a edição de destino, assinalar a data da publicação, que fará surgir a data. Registrar ambas as informações. A data da publicação deve ser a mesma para todos os artigos; ela refere-se à data prevista (por exemplo, revistas semestrais publicam a 1ª edição em junho e a 2ª em dezembro) Marcar composição final e selecionar o arquivo final diagramado (PDF ou HTML). Em seguida, clicar em transferir. A leitura de prova é uma etapa imprescindível no processo de editoração, mas pode ser feito fora do sistema, pois também não serão contabilizados nas estatísticas.

33 Após clicar em transferir a composição final, aparecerá a tela Editar modelo de layout. Confira se o nome original do documento está correto, caso contrário, será possível substituir o documento. O rótulo é o que aparecerá no sumário com o link para o documento. É possível alterá-lo, mas deve-se manter o formato (PDF ou HTML), por exemplo, Versão em PDF ou Versão em HTML. Nos casos de revista bilíngue, o campo Idioma deve ser usado somente quando estiver transferindo os arquivos em outro idioma. Esta opção está disponível somente nas revistas cuja configuração prevê mais de um idioma para publicação. Ao término, basta clicar em salvar.

34 Após salvar (tela anterior) o sistema retorna para a página edição, com o campo Formato para publicação preenchido, indicando que o documento final foi enviado com sucesso. Para revista bilíngue (ou trilíngue, etc.), será necessário repetir o passo: remarcar composição final, selecionar o arquivo em outra língua, e clicar em transferir. O mesmo passo deverá ser seguido para revista que publica nos formatos em HTML e PDF (no exemplo, transferimos o PDF, será necessário transferir o arquivo em HMTL)

35 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor Publicando a edição Uma vez terminado o agendamento dos artigos, resenhas, etc., que entrarão na edição, o Editor deve voltar para a Página do usuário para proceder à organização dos artigos: ordem de apresentação, inclusão de metadados complementares, etc. Se a revista possui uma seção para o editorial (ou apresentação), não pode esquecer de seguir o procedimento de envio do arquivo para o sistema (como se fosse uma submissão) e, consequentemente, seu agendamento na edição. A publicação só poderá ser feita ao final da leitura de prova e da organização de todos os artigos de uma edição. O Editor deve estar na Página Inicial do Editor.

36 Uma vez terminado o agendamento dos artigos, resenhas, etc., que entrarão na edição, o Editor deve voltar para a Página do usuário e certificarse de que está na Página Inicial do Editor. Se possuir mais de um papel editorial na revista (avaliador, autor, etc.), será necessário clicar no papel de Editor para chegar nessa página). Clicar em Edições futuras para editar o número a ser publicado (ou Edições anteriores para modificar números já publicados)

37 Na página das Edições futuras, é possível criar uma nova edição em incluir edição, ou ir para edições anteriores. No nosso exemplo, iremos publicar o v.3 N. 1 (2013): TESTE, que tem 7 itens no sumário. Clicar na edição para ordenar os itens, editar os metadados, etc.

38 Na página da edição (1), é possível criar uma nova edição em incluir edição, ou ir para edições anteriores (2). 1 Caso esteja em edição errada, em Edição (3), será possível trocar para a edição correta É possível editar os dados da edição (4) (incluir capa, alterar ano, número, título, etc.). É possível pré-visualizar a edição (5), para ver como ela aparecerá para os leitores (ao clicar nessa opção, será necessário voltar no botão voltar do browser / navegador de internet). É possível ordenar os artigos. Basta clicar sobre o título e arrastá-lo para a posição desejada, ou clicar nas setas indicadoras (6). O campo páginas (7) está disponível somente para as revistas que optaram por incluir a página no sumário, um item na configuração da revista. Clicar sobre o título para editar os metadados.

39 1 Após clicar sobre o título no sumário (slide anterior), somos direcionados para a página da Sinopse do artigo, no resumo. Será possível editar detalhes do processo de avaliação ou edição, ou conferir as mensagens trocadas com o autor em histórico. Se o artigo tiver sido submetido para a seção errada, será possível alterar a seção (1) e registrar. É necessário editar os metadados (2) antes de liberar o artigo. Este é o momento para alterar os metadados, completar informações faltantes, incluir o resumo, título e palavraschave em outro idioma, etc.

40 2 Na edição do metadados, será possível completar os dados faltantes. Todos os campos são necessários. Se o campo Resumo da Biografia (1), sugere-se que o seja retirado do Currículo Lattes do autor Nos casos de revistas que optaram pela navegação em dois idiomas precisam incluir na língua estrangeira (resumo, título, palavras-chave). Ao alterar o idioma do formulário (2), esses campos (3) ficarão em branco, para que sejam preenchidos. Será possível, também, incluir (ou excluir) coautores. Ao clicar em Incluir autor (4), os campos para os metadados do coautor serão disponibilizados.

41 Ao final da edição dos metadados, é necessário clicar em salvar metadados. Caso contrário, as alterações não serão gravadas.

42 1 Após a conclusão da edição dos metadados, somos redirecionados para a tela do resumo. É necessário voltar para a tela das submissões (1) e seguir novamente até a tela da edição, onde está o sumário, repetindo esses passos até concluir todos os itens da edição.

43 Após certificar-se de que todos os itens foram completados e conferidos, não havendo pendências, clica-se em Publicar edição para liberá-la. A edição que acaba de ser publicada será considerada como Edição Atual.

44 Curso em Sistema de Editoração Eletrônica de Revistas (SEER) Agosto 2015 Editor Publicações antigas O sistema permite a inclusão de números antigos, através de um procedimento de submissão rápida, que possibilita à revista a utilização de repetido e não exige a criação de login e senha. Somente o Editor-gerente possui permissão para esse procedimento. Em caso de dúvidas, entre em contato com o Editorgerente.

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