SuperStore. Sistema para Automação de Óticas. MANUAL DO USUÁRIO (Módulo Vendas e Caixa)

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1 SuperStore Sistema para Automação de Óticas MANUAL DO USUÁRIO (Módulo Vendas e Caixa) Contato: (34)

2 SUMÁRIO 1 Vendas Conhecendo a tela de vendas Realizando uma venda a vista Realizando uma venda a prazo (crediário) Venda com ordem de serviço Consulta de vendas CAIXA Sangria Saídas de valores do caixa - despesas Suprimento Entrada de valores no caixa Transferência de valores do caixa para conta Fechamento de Caixa... 14

3 1. VENDAS REQUISITOS Requisitos são tópicos anteriores a serem realizados antes de iniciar o lançamento de contas a pagar. Cadastro de Produtos Cadastro de Funcionários Na tela principal do sistema acesse o menu Movimentação -> Vendas. Será apresentada uma tela como a abaixo: 3

4 OBS: Se a tela for iniciada e for percebido que os controles estiverem fora do local indicado ou parecerem fora de posição, significa que o sistema não conseguiu identificar sua resolução de tela. Para corrigir este problema você deverá posicionar os controles manualmente. Para isso feche a tela de vendas e na tela principal do sistema acesse o menu Sistema -> Parâmetros. Será aberta a tela abaixo: Altere de Automático para Manual e então clique no botão configurar. Será mostrada a tela de vendas com os controles fora de lugar. Então você deve clicar em cima da caixa de texto manter pressionado o botão do mouse e arrastar até o local correto. Feito isso para todos os componentes feche a tela de parâmetros e acesse a tela de vendas novamente para conferir a configuração. 4

5 1.1 CONHECENDO A TELA DE VENDAS A tela de vendas foi construída para uma operação rápida e simples e é separada em 2 etapas. Lançamento dos produtos que fazem parte da venda. Encerramento da Venda (Definição do tipo da venda À Vista ou Crediário, definição da(s) forma(s) de recebimento). Para iniciar vamos apresentar os controles da tela de vendas: 1. CODIGO DO VENDEDOR: Código do vendedor que esta fazendo ou fez a venda. Utilize F4 para abrir a tela de consulta de vendedores. 2. NOME DO VENDEDOR: Local onde será exibido o nome do vendedor. 3. DATA E HORA: Trata-se apenas de um dado informativo. 4. REFERÊNCIA: Código do produto que esta sendo vendido. Deverá ser usada a tecla de F4 para abrir a tela de pesquisa de produtos. 5. DESCRIÇÃO: local onde será exibido o nome do produto vendido. 5

6 6. VALOR: Valor do produto. Cadastrado previamente na tela de cadastro de produtos. Este valor poderá ser modificado. 7. QUANTIDADE: quantidade do produto que esta sendo vendido. 8. ITENS DA VENDA: serão mostrados todos os itens que fazem parte da venda. 9. SUBTOTAL: Valor total da soma dos itens vendidos. 1.2 REALIZANDO UMA VENDA A VISTA Para iniciar o processo na tela principal do sistema acesse o menu Movimentação -> Vendas. Com a tela de vendas aberta no campo Vendedor pressione a tecla F4 ou digite diretamente o código do vendedor e pressione ENTER. O cursor será posicionado no campo Referência. Digite o código do produto ou pressione a tecla F4 para abrir a tela de consulta de produtos. Depois de selecionado o produto pressione a tela ENTER o campo Descrição será preenchido com o nome do produto e o cursor irá para o campo Valor automaticamente. O sistema traz o preço que esta no cadastro do produto, no entanto o valor poderá ser alterado tanto para um valor superior gerando assim um acréscimo no valor original do produto quanto um valor menor gerando assim um desconto sobre o valor original do produto. Depois de digitar ou confirmar o preço pressione a tecla ENTER. O cursor agora deverá estar posicionado sobre o campo Quantidade por padrão o sistema traz a quantidade 1 (um) confirme ou altere a quantidade de acordo com sua necessidade e pressione ENTER. O produto e todos seus dados serão listados na parte inferior da tela na grade de produtos. Automaticamente o cursor será posicionado no campo Referência para que o processo seja repetido até que todos os produtos possam ser registrados na venda. Note que o campo SubTotal é atualizado de acordo com os itens que são incluídos na venda. Para cancelar a inclusão de algum produto. Faça o seguinte procedimento: na parte onde são listados os produto clique com o mouse sobre o item que se deseja cancelar e pressione a tecla DELETE. Uma mensagem de confirmação será apresentada você deverá clicar em SIM. Após a inserção de todos os itens agora você deverá iniciar o Fechamento da venda (recebimento do valor da venda). Para isso pressione a tecla END. A tela abaixo será apresentada: 6

7 Inicialmente o cursor será posicionado sobre o campo Desconto para que seja informado se haverá algum desconto na venda. Digite o valor desejado se houver e pressione ENTER. O próximo campo é o Tipo da Venda neste campo temos 2 opções: Venda a vista ou Crediário. Neste exemplo vamos usar Venda a Vista. Pressione ENTER no campo tipo da venda. No próximo campo é o cliente você poderá ou não informar um cliente para este tipo de venda pressionando a tecla F4 para buscar o cliente, em nosso exemplo vamos deixar o cliente padrão Consumidor por se tratar de uma venda a vista. Pressione ENTER agora o cursor esta posicionado no campo Forma de Recebimento. O sistema já traz em seu cadastro as formas de recebimentos comum do mercado, mas para este exemplo escolha a forma de recebimento DINHEIRO e pressione ENTER para ir para o campo valor. Digite o valor recebido e pressione ENTER o cursor será posicionado no botão receber então pressione ENTER. Sua venda será encerrada 7

8 automaticamente caso o valor total recebido for igual ou superior ao valor total da Venda. Se o valor recebido for maior que o valor da venda uma tela de troco será apresentada bastando pressionar Enter ou ESC para conclusão. Nota 1: Enquanto o valor total recebido do cliente for menor que o valor total da venda o sistema não permitirá a conclusão da venda. Para venda a crediário e recebimento de cheques o cliente não poderá ser Consumidor. Nota 2: Você poderá registrar varias formas de recebimento para uma mesma venda. Ex: em uma venda de R$ 300,00. Poderá ser recebidos 100 em dinheiro e o restante em cartão, cheque, etc. Nota 3: Se o tipo de recebimento escolhido for cheque o sistema exibirá uma tela para que seja inseridos os dados do cheque (agencia, conta, banco) e nome do titular e quantos cheques. Exemplo: Venda no valor total de R$ 185,00 e o cliente deseja pagar com 2 cheques você deverá informar no encerramento que é uma venda a vista e escolher a forma de recebimento CHEQUE e digitar o valor de R$ 185,00 e na tela de detalhe informar quantos cheques serão recebidos. Automaticamente o sistema divide o valor e grava as informações. Veja tela abaixo: 8

9 1.3 REALIZANDO UMA VENDA A PRAZO (CREDIARIO) Levando em conta que a primeira etapa de uma venda é igual tanto para venda a vista como venda a prazo (crediário) siga as instruções de inserção de produtos contidas no tópico 1.2 deste manual e no encerramento proceda da seguinte forma: Quando a tela de encerramento for aberta você deverá primeiramente informar se haverá desconto. Feito isso pressione ENTER então o cursor será posicionado no campo Tipo de Venda neste momento você deverá escolher CREDIARIO note que a parte inferior da tela é alterada apresentando algumas informações que a tela de fechamento de venda a vista não possui. Para prosseguir pressione Enter e escolha o cliente, utilizando a tecla de atalho F4 (para venda a crediário o sistema não permitirá a escolha do cliente 1-consumidor). Após escolher o cliente pressione ENTER e então defina quantas parcelas será feito o crediário pressione ENTER. Agora você deverá informar ao sistema se para esta venda haverá Entrada ou Sinal se houver digite no campo Valor e em seguida escolha o tipo de recebimento da entrada. Pressione ENTER até que o cursor seja posicionado no botão. Pressione Enter ou Clique para que o sistema gere as parcelas, altere os vencimentos se for preciso e então clique no botão confirmação da impressão do carnê. para Finalizar a venda. O sistema emitirá um aviso para 9

10 1.4 VENDA COM ORDEM E SERVIÇO Para realizar uma venda com ordem de serviço basta você abrir a tela de vendas e usar a tecla de atalho F8 o sistema mostrada uma tela solicitando o número da O.S que será transformada em venda. Você deverá informar o número e então o sistema carregará para tela todos os itens que você lançou na O.S bastando então realizar o fechamento da venda. Seguindo as orientações contidas neste documento tópicos 1.2 (fechamento a vista) e tópico 1.3 (fechamento a prazo - crediário). 1.5 CONSULTA DE VENDAS Para consultar vendas realizadas na tela principal do sistema acesse o menu Movimentação -> Consulta vendas. A tela abaixo será apresentada. Nesta tela você poderá consultar vendas de um determinado período, filtrando por tipo de venda (a vista ou crediário) ou digitando diretamente o numero da venda. Você poderá também fazer a re-impressão de comprovante de venda, 10

11 crediário e declaração de dividia para vendas a prazo. Você também poderá excluir vendas já realizadas. Na parte inferior da tela você encontrará detalhes sobre a venda como: Ordens de Serviços vinculado a venda Produtos que fazem parte da venda Forma de pagamento Parcelas do crediário (se houver) Para realização da consulta basta antes especificar os critérios e então clicar no botão. Caso o sistema encontre alguma venda para o critério escolhido as vendas serão exibidas na grade de informações. Para impressão, exclusão você deve posicionar o cursor sobre a venda desejada e então usar os botões imprimir ou excluir. 2 CAIXA Neste módulo você poderá realizar operações de caixa como: Sangria (saída de valores do caixa - despesas) Suprimento(entrada de valores no caixa) Transferência (saída de valores do caixa para outro local) Fechamento de caixa (mapa diário da loja) Abaixo vamos detalhar cada uma dessas operações: 11

12 2.1 SANGRIA SAIDA DE VALORES DO CAIXA - DESPESAS Para realizar uma saída de valor do caixa você deverá proceder da seguinte forma: na tela principal do sistema acesse o menu Movimentação Caixa Sangrias. A tela abaixo irá aparecer. Utilize os botões de controle já conhecidos na parte inferior da tela para inclusão e gravação dos dados. Utilize a tecla ENTER para avançar nos campos da tela. OBS: o campo plano de contas é a conta a qual estará vinculada a despesa lançada. Exemplo: Documento: Compra de material para escritório Plano de Conta: Despesas com escritório Em caso de não existir a conta cadastrada você deverá fazer o cadastro da conta diretamente no plano de contas. Todos os lançamentos de sangria realizados no sistema aparecerão no fechamento de caixa devidamente registrados com data, hora, descrição na seção Sangria. 12

13 2.2 SUPRIMENTO ENTRADA DE VALORES NO CAIXA Para realizar uma entrada de valor no caixa você deverá proceder da seguinte forma: na tela principal do sistema acesse o menu Movimentação Caixa Suprimentos. A tela abaixo irá aparecer. Utilize os botões de controle já conhecidos na parte inferior da tela para inclusão e gravação dos dados. Utilize a tecla ENTER para avançar nos campos da tela. Os valores lançados nesta tela aparecerão no fechamento de caixa da loja discriminado na seção suprimentos. 2.3 TRANSFERÊNCIA DE VALORES NO CAIXA Você deverá utilizar a opção de transferência quando for retirar valores do caixa e transportá-los para outro local, exemplo: retirar x reais do caixa e transferir para um cofre ou uma conta bancaria. Para isto você deverá proceder da seguinte forma: na tela principal do sistema acesse o menu Movimentação -> Caixa -> Transferência. A tela abaixo será mostrada: 13

14 A única diferença desta tela para demais tela de sangria e suprimento é que para este tipo de lançamento deverá ser informado o destino do valor em questão que esta sendo lançado. 2.4 FECHAMENTO DE CAIXA Esta tela deverá ser utilizada para realizar conferência do caixa ao final do dia. Visualizar todas as movimentações de vendas, recebimentos de crediários, sangrias, suprimentos e transferências. Na tela principal do sistema acesse o menu Movimentação -> Caixa -> Fechamento de caixa. A tela abaixo será exibida. 14

15 1) Saldo Anterior: Valor restante no final do ultimo dia de operação da loja. 2) Recebimentos de Vendas: É a somatória de todos os valores recebidos nas vendas do dia. Separados por Forma de recebimento. 3) Total de Venda Prazo: total de vendas realizadas na modalidade de venda a prazo (crediário). 4) Recebimentos de Crediário: É a somatória de todos os valores recebidos de parcelas de crediário do dia. Separados por Forma de recebimento. 5) Movimentação de Caixa: São as operações de sangria, suprimento e transferências que foram registradas no dia. Identificado pelas siglas D Sangria, C Suprimento e T Transferência. 6) Saldo Atual: Valor obtido pela diferença de todos os itens anteriores. Saldo Anterior + Vendas Sangrias + Suprimentos Transferências. OBS: Valores de venda a prazo (crediário) não compõe o valor do saldo atual. São recebimentos futuros. O Valor total de venda a prazo (crediário) somente é apresentado para conferência. 15

16 Após a conferência dos valores do caixa você deverá clicar no botão. Contato: (34)