VIAÇÃO SÃO BENTO LTDA.

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1 VIAÇÃO SÃO BENTO LTDA. SISTEMA AUTOMÁTICO DE BILHETAGEM ELETRÔNICA MANUAL DO VTWEB CLIENT CADASTROS /PEDIDOS E PROCEDIMENTOS Resumo Esse manual tem como o seu objetivo principal a orientação de uso do SISTEMA AUTOMATIZADO VTWEB CLIENT. ORIGEM VIACAO SAO BENTO LTDA DATA DE CRIAÇÃO: ULTIMA ALTERAÇÃO: VERSÃO 1.1 TIPO DE DOC. DOC.V01.VSB AUTOR: DEIVID MONTEIRO ALTERADO: DEIVID MONTEIRO

2 Sumário (a) RESUMO DAS ATIVIDADES PG.02 (b) CADASTRAMENTO DA EMPRESA PG.03 (c) CONHECENDO OS MENUS DA TELA PRINCIPAL PG.09 (d) CADASTRO DO COLABORADOR PG.12 (e) CRIAÇÃO DE PEDIDO PG.16 (f) IMPRESSÃO DO BOLETO BANCÁRIO PG.20 (g) PROCESSO DE IMPORTAÇÃO DE PEDIDOS PG.23 (h) LIBERAÇÃO DE CARTÕES PG.27 (i) RELATÓRIOS PG.28 1

3 CADASTRO DA EMPRESA CADASTROS DOS FUNCIONÁRIOS PEDIDO ONLINE BOLETO OPERACIONAL PROCEDIMENTO VTWEB RESUMO DAS ATIVIDADES. Após execução do procedimento DOC-V.01.VSB estarão concluídos os seguintes itens: Etapas: Criação de Cadastro da Empresa, dados da Empresa, Razão Social, CNPJ e afins. Criação dos Cadastros dos Funcionários, vinculados a essa Empresa. Criação do Pedido, inclusão de novos pedidos de Vale Transporte para os funcionários. Impressão do Boleto Bancário: Após o Pedido será gerado automaticamente o boleto para pagamento via internet ou impresso. Impressão do cartão do funcionário: Após o boleto ser pago será impresso o cartão do funcionário novo e estará disponível para retirar o CARTÃO em uma das nossas unidades de atendimento Viação São Bento LTDA. Desbloqueio do cartão: Após a impressão do novo cartão do funcionário, a empresa fará o desbloqueio do cartão: Sistema de segurança do cartão. Atenção: Todo o cadastro é de responsabilidade do operador, tenha sempre em mão o procedimento para auxiliá-lo. FLUXOGRAMA: DADOS DA EMPRESA DADOS DOS FUNCIONÁRIOS ATRAVÉS DE IMPORTÃÇÃO OU ENTRADA MANUAL CRIAÇÃO DE PEDIDOS DE VALE - TRANSPORTE CRIAÇÃO DO PEDIDOS PARA OS FUNCIONÁRIOS DE VT IMPRESSÃO DO BOLETO BANCÁRIO IMPRESSÃO DO COMPROVANTE DE PAGAMENTO DO PEDIDO OU EXCLUSÃO DESBLOQUEIO DO CARTÃO SUSPENSÃO DE ATIVADADE DO CARTÃO 2

4 CADASTRAMENTO DA EMPRESA 1. Seja bem-vindo ao nosso sistema de venda automatizada que proporcionará agilidade e praticidade na compra de créditos virtuais. O Link do portal de acesso é: Se você que é uma nova empresa e não tem o cadastro no sistema deverá clicar no ícone: Usuário não cadastrado: Para Pessoa Jurídica que deseja se cadastrar, clique aqui. Mas se você já efetuou o cadastro em nosso sistema, basta entrar com CNPJ e senha. FIGURA A01 3

5 CADASTRAMENTO DA EMPRESA 2. Começaremos a orientação de como cadastrar no sistema: Tenha em mãos os dados abaixo FIGURA A01, os campos (*) são obrigatórios para conclusão do cadastro; FIGURA A01 4

6 CADASTRAMENTO DA EMPRESA 3 - Após o preenchimento dos dados da Empresa, você deverá entrar com o CEP ou nome da rua da Empresa e clicar no link clique aqui para localizar o CEP, automaticamente os dados como ENDEREÇOS, CIDADE, BAIRRO serão completados, outros importantes dados deverão ser preenchido após a inclusão do enderenço, tendo feito isso, clique no botão Incluir endereço conforme ilustração da FIGURA A02 FIGURA A02 4 Observe que após inclusão do endereço, acrescentará uma tabela conforme FIGURA A03. FIGURA A03 5

7 CADASTRAMENTO DA EMPRESA 5 Digite o texto de segurança, conforme a FIGURA A04 FIGURA A04 6 Ler o contrato de Adesão do Sistema, clicar na caixa de seleção Li e concordo com os termos do Contrato de Adesão do Sistema, conforme a FIGURA A05 Figura A05 6

8 CADASTRAMENTO DA EMPRESA 7 Após conferir os dados preenchidos acima clique no botão CONFIRMAR, em seguida aparecerá uma mensagem de alerta sobre o informativo de inclusão do cadastro da EMPRESA, conforme FIGURA A06. Um será enviado automaticamente a Viação São Bento LTDA, onde um dos nossos colaboradores irá liberar o cadastro e será enviado um e- mail automático ao cadastrado, informando que o cadastro foi liberado, assim, poderá efetuar o login com o CNPJ e a senha cadastrada pelo Cliente. 7

9 CADASTRAMENTO DA EMPRESA 8 Para efetuar o login no Sistema VTWEB Client: deverá inserir o CNPJ e a SENHA e clicar no botão OK, conforme a FIGURA A07 9 Ao efetuar o login no Sistema VTWEB Client, uma nova tela de aviso surgirá, esta tela nada mais é que um contador de informação do status dos Cartões com as seguintes informações: Cartões Pendentes para desbloqueio (Sistema de Segurança do cartão); Quando criado um cadastro novo e Impresso o novo cartão, esse cartão impresso é bloqueado automaticamente até chegar à Empresa, assim mantendo a segurança dos créditos comprados para esse cartão. Após chegar esse cartões na Empresa, o Departamento de RH irá desbloquear esse cartão e entregar para o colaborador. Cartões Pendentes para Impressão: Contadora de cartões pendentes para serem impressos na Viação São Bento LTDA Cartões Novos Funcionários Cadastrados: Todos os novos funcionários cadastrados no sistema VTWEB Client, aumentará esse contador. 8

10 CONHECENDO O MENU DA TELA PRINCIPAL 10 Tela principal do sistema VTWEB Client, ao lado esquerdo fica o menu do sistema, onde usuário poderá navegar clicando em cada link: Dados Cadastrais Grupo Usuários Funcionários Pedidos Cartões Relatórios Sair. 9

11 CONHECENDO O MENU DA TELA PRINCIPAL 11 Conhecendo o menu DADOS CADASTRAIS: Ao clicar no DADOS CADASTRAIS, abrirá um sub menu com as opções de: ATUALIZAR DADOS, onde à direita carregará as informações cadastradas, assim você poderá atualizar os dados ou corrigir dados cadastrais e após intervenção de alguma alteração deverá clicar em no botão Atualizar Dados. 10

12 CONHECENDO O MENU DA TELA PRINCIPAL 12 No link TROCAR SENHA, a qualquer momento o usuário poderá trocá-la, colocando a senha atual, e depois a NOVA SENHA após confirmada clique no BOTÃO ALTERAR. Pronto sua senha foi alterada. 13 No link do GRUPO DE FUNCIONÁRIOS, poderemos organizar os funcionários por GRUPO. Pode ser incluído um novo GRUPO (link Incluir) ou ATUALIZADO (link Atualizar). Para Incluir um novo GRUPO deve-se clicar no link Incluir após digitar o nome do GRUPO, por exemplo: 22 PASSAGENS, clicar no Botão Incluir. No caso desse grupo coloquei todos os funcionários que recebem 22 passagens no mês, você pode adotar qualquer lógica para organizar os seus colaboradores. 11

13 CONHECENDO O MENU DA TELA PRINCIPAL CADASTRO DO COLABORADOR 14 No link FUNCIONÁRIOS, Para incluir um funcionário novo no sistema clique no link INCLUIR, preencher os dados iniciais CPF e RG, após os demais dados. Informações Importantes: Grupo: Adicionar o cadastro do funcionário a um grupo de cadastro. Valor de uso diário em R$: Esse item tem que ser preenchido facilitando as formas de pedidos que veremos adiante. Por exemplo, colocamos 7,70 valores equivalentes de 2 passagens. Após clicar no BOTÃO INCLUIR, pronto: Colaborador incluído com sucesso. 12

14 CONHECENDO O MENU DA TELA PRINCIPAL CADASTRO DO COLABORADOR 15 Para visualizar ou atualizar os funcionários cadastrados, clicar no link atualizar retornará uma lista de Funcionários onde as informações básicas retornaram em uma grade, código, nome, grupo, n documento, status, nº cartão, status do cartão, data de cadastramento e atualização. Para interatividade no cadastro é necessário clicar no código no código de cadastro. 16 Importação de funcionários é usada para cadastro de funcionários em massa, ou seja, a Empresa gera um arquivo a partir da listagem de funcionários da Empresa, exatamente nas configurações informada no sistema VTWEB Client, no link instruções. 13

15 CONHECENDO O MENU DA TELA PRINCIPAL CADASTRO DO COLABORADOR 17 No link PROCESSAR, você deverá procurar o arquivo de importação que é feito de acordo com a instrução anterior, clicar em PROCURAR, após selecionar o arquivo, clicar no botão PROCESSAR. Caso tenha dúvidas solicitar ao setor de cartão da Viação São Bento LTDA uma amostra do arquivo de Importação. 14

16 CONHECENDO O MENU DA TELA PRINCIPAL CADASTRO DO COLABORADOR 18 Após clicar no botão PROCESSAR, para verificar o andamento do processamento da importação, clicar no link, status na grade de informações terá o status do arquivo encaminhado para processamentos só aguardar status de arquivo em processamento, para que ele se efetue com sucesso. 15

17 CRIAÇÃO DE PEDIDO. 19 No link PEDIDO > Incluir, efetuar um novo PEDIDO. Selecione o tipo de pedido. Temos 3 tipos: Valor por usuário onde você seleciona o valor por usuário selecionando todos ou só os personalizando. Por quantidade de dias úteis Onde você poderá utilizar os grupos funcionários cadastrado anteriormente. Base em um pedido anterior Onde você selecionará um pedido já feito anteriormente será uma cópia do pedido anterior com todos os valores e funcionários informados. 16

18 CRIAÇÃO DE PEDIDO. 20 Selecionado valor por usuário, irá automaticamente para o passo 2, digite o valor desejado e adicione as todos ou personalize o pedido selecionando alguns funcionários de acordo com a necessidade de compra. Após clicar no botão ADICIONAR para atribuir o valor colocado no campo VALOR, você irá para próximo PASSO. 17

19 CRIAÇÃO DE PEDIDO. 21 No passo 3 é a data que deve selecionar para o sistema liberar o crédito automático, optando pela liberação automática é necessário que data de liberação de recarga seja posterior a data provisionada de pagamento, segue algumas orientações: 1 A recarga nos veículos e terminas estará disponível no terceiro dia útil após a data escolhida para pagamento do boleto. 2 Apenas os pedidos efetivamente pagos serão enviados para os veículos e terminais. 3 Boletos pagos até as 15 horas de um dia útil serão compensados no dia seguintes. Após este horário e nos finais de semanas, a compensação somente será efetivada após 2 dias úteis. 18

20 CRIAÇÃO DE PEDIDO. 22 No Passo 4 é a Finalização do Pedido, todas as informações serão apresentadas nessa tela: Soma dos valores do pedido, data de criação do pedido, data de liberação do pedido e listando todos os colaboradores beneficiários escolhido anteriormente, após devidas conferências, clicar em finalizar o pedido clicando sobre o botão Finalizar Pedido. 19

21 IMPRESSÃO DO BOLETO BANCÁRIO. 23 Ao clicar no link HISTÓRICO DE PEDIDO, aparecerão todos os pedidos efetuados no sistema VTWEB_CLIENT: Para os novos pedidos o ícone BOLETO estará disponível para geração do boleto, basta clicar sobre o ícone e gerar o boleto. Para os pedidos pagos o ícone RECIBO estará disponível para geração do comprovante, basta clicar sobre o ícone e gerar o comprovante de pagamento. Para excluir um pedido, basta clicar sobre o X e o pedido será excluido. 20

22 IMPRESSÃO DO BOLETO BANCÁRIO. 24 Ao clicar no link boleto, retornará uma segunda tela, onde o boleto bancário estará disponível para imprimir, como a figura Segue o Boleto ampliado com mais detalhes na figura abaixo. 21

23 IMPRESSÃO DO BOLETO BANCÁRIO. 26 Após o pagamento e compensação no Banco, o link do boleto desse pedido pago e compensado, ficará acessível e será habilitado o link do recibo desse pedido, assim disponibilizado para impressão. 22

24 PROCESSO DE IMPORTAÇÃO DE PEDIDOS 27 Importação de pedido, o sistema VTWEB_CLIENT é utilizado para efetuar importação de pedido. No link INSTRUÇÕES, segue as regras para gerar um arquivo de pedido. 23

25 PROCESSO DE IMPORTAÇÃO DE PEDIDOS 28 Após criar o arquivo de importação de pedidos, clique no link IMPORTAR > PROCESSAR, no BOTÃO PROCURAR, onde está o arquivo para importar. Observação: leia as informações no site no campo acima, limitações de registros. 24

26 PROCESSO DE IMPORTAÇÃO DE PEDIDOS 29 Selecione o arquivo a ser importado, após clique no botão PROCESSAR. 25

27 PROCESSO DE IMPORTAÇÃO DE PEDIDOS 30 No link Status, terá as informações de processamento do pedido. Processado com sucesso. 26

28 LIBERAÇÃO DE CARTÕES 31 Após o Cartão Impresso na Viação São Bento, tendo os cartões pela Empresa ou Funcionário, terá que efetuar o desbloqueio desses cartões no sistema de segurança. No link Cartões > Confirmar Recebimento, selecione os cartões que deseja ser desbloqueado, clique no botão Confirmar, nos que foram selecionados, ou Confirmar todos onde todos os cartões serão desbloqueados. 27

29 RELATÓRIOS 33 No link RELATÓRIOS, apareceram os relatórios disponíveis no Sistema VTWEB_CLIENT, três relatórios de acompanhamento do sistema Relatório, pedidos: 28

30 RELATÓRIOS 35 Relatório, Pedido por Mês. 36 Relatório, Conta corrente da Empresa. 29

31 RELATÓRIOS 36 Relatório, Conta corrente da Empresa. 37 Finalizado os procedimentos de Sistema VTWEB_Client. 30