LAYOUT ARQUIVO MAGNÉTICO

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1 LAYOUT ARQUIVO MAGNÉTICO VIA NOVA BENEFÍCIOS LAYOUT DO ARQUIVO MAGNÉTICO EPV PARA PEDIDOS

2 SUMÁRIO SESSÃO A Informações do arquivo 3 Composição do arquivo 4 SESSÃO B Arquivo EPV Nome do arquivo a ser importado 5 SESSÃO C Arquivo EPC - Header do arquivo 6 Arquivo EPC - Endereço de entrega 7 Arquivo EPC - Departamentos 8 Arquivo EPC Registro de Funcionários 9 Arquivo EPC Vales e Cartões 11 Arquivo EPC Trailer 12 SESSÃO D / E TESTES Efetuando o pedido através do site 13 Ambiente de Teste 14 SESSÃO F Faturado por Departamento 15 ANEXOS Anexo 1 - Lista de código dos benefícios mais utilizados 16 ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 2 / 16

3 SESSÃO A - INFORMAÇÕES DO ARQUIVO EMPRESA: RHFÁCIL VIANOVA ARQUIVO DESCRIÇÃO Layout para geração do arquivo magnético de pedido de vales e cartões. OBJETIVO Possibilitar a criação do pedido automaticamente através de um arquivo magnético. LAYOUT / VERSÃO EPV DATA JANEIRO / 2014 ATUALIZAÇÃO 18/02/2014 ANEXOS LISTA DE BENEFÍCIOS (ANEXO1) ARQUIVO DE EXEMPLO (ANEXO2) - (opção 1) - (opção 2) - (opção 1) - (opção 2) AJUDA E SUPORTE SITE ESTE MANUAL TEL (11) CRIAÇÃO REVISÃO Danilo Gomes Leandro Salgado / Maíra Cunha / Danilo Fernandes ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 3 / 16

4 SESSÃO A COMPOSIÇÃO DO ARQUIVO Imagem1: Composição das sessões dentro do arquivo magnético Observações As sessões devem ficar agrupadas, e escritas no arquivo conforme a prioridade da imagem 1. Por exemplo: Deve-se escrever primeiramente toda a sessão de funcionários (C 4.0), para depois iniciar a sessão de vales e cartões (C 5.0). Uma vez iniciada a sessão de vales e cartões, não deve conter mais nenhum registro de funcionário nas próximas sessões. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 4 / 16

5 SESSÃO B ARQUIVO EPV NOME DO ARQUIVO A SER IMPORTADO Tipo 0 Sessão B 1.0 Descrição Formado do nome arquivo a ser importado no site. Importante O CNPJ informado no nome do arquivo deve ser o mesmo CNPJ que o cliente está realizando o login no site. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO A1 Identificador Identificação do tipo de arquivo Constante "EPV" SIM A2 CPF / CNPJ CPF / CNPJ da empresa que está realizando o pedido Somente números sem pontos e traço SIM A3 Sequencia Nº sequencial do arquivo (início: ) Número alinhado pela direita com zeros à esquerda SIM A4 Extensão Extensão do arquivo Constante:.TXT" SIM Observações CAMPO CPF / CNPJ Sequência Em caso de CPF o campo deve ser preenchido com espaço em branco a direita. Exemplo: A cada arquivo gerado deve ser colocado uma nova sequência nesse campo. Iniciando em etc... Exemplos Para uma empresa com o CNPJ: / O nome do arquivo seria: EPV TXT Imagem2: Arquivo salvo no computador com o nome correto para importação; a sequência do arquivo está no ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 5 / 16

6 SESSÃO C ARQUIVO EPV HEADER DE ARQUIVO Tipo 1 Sessão C 1.0 Descrição Header do arquivo Remessa 0E Importante O header (cabeçalho) do arquivo é a primeira linha dentro do arquivo. Serve para validar se o arquivo pertence ao cliente logado no sistema e para parametrizar o período para o qual os benefícios serão solicitados no pedido. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO B1 Identificação do cabeçalho Identificador do registro Constante "0" SIM B2 Código da Remessa Identificador da remessa Constante "E" SIM B3 C.N.P.J. da empresa C.N.P.J. da empresa Somente números sem pontos e traço SIM B4 Data do início do período Data que irá sair nos recibos do período do pedido Data Formato DDMMAAAA SIM B5 Data do final do período Data que irá sair nos recibos do período do pedido Data Formato DDMMAAAA SIM B6 Data do processamento do arquivo Data do processamento do arquivo Data Formato DDMMAAAA SIM B7 Hora do processamento do arquivo Hora do processamento do arquivo Hora no formato HH:MM (00:00h. as 23:59h) SIM B8 Brancos Espaços em branco para uso futuro Espaços em branco para uso futuro SIM Observações CAMPO C.N.P.J. da empresa Data do início / Final do período Deve ser o mesmo CNPJ em que o cliente está realizando o login no site. Idem ao CNPJ informado no nome do arquivo. Em caso de CPF alinhar o CPF a esquerda, e completar o restante dos campos com espaços em branco. Exemplo: É a data base do pedido, que será impressa nos recibos dos usuários, informando que aquele pedido se refere ao período em questão. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 6 / 16

7 SESSÃO C ARQUIVO EPV REGISTRO DE ENDEREÇO DE ENTREGA Tipo 2 Sessão C 2.0 Remessa 102 Descrição Endereço de entrega. Importante Essa sessão NÃO é obrigatória. Só deve ser utilizada caso o cliente possua registro de departamentos (TIPO 3 Sessão 3.0). Caso o cliente não utilize essa sessão, nosso sistema irá considerar como endereço de entrega o endereço cadastrado em nosso site. Verifique seu endereço no seu cadastro em nosso site. Caso o cliente possua somente um endereço de entrega essa sessão deve conter somente um registro. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO C1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM C2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "02" SIM C3 ID_ENDRECO Código do endereço de entrega Somente números alinhados a esquerda SIM C4 Logradouro + Endereço Endereço de entrega Caracteres Exemplo: Rua Vinte Três. SIM C5 Número Número Caracteres SIM C6 Complemento Complemento Caracteres NÃO C7 Bairro Bairro Caracteres SIM C8 CEP CEP Caracteres SIM C9 Cidade Cidade Caracteres SIM C10 UF - Estado UF - Estado Caracteres SIM C11 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM Observações CAMPO ID_ENDRECO O código informado nesse campo deve ser o mesmo código informado no registro de departamentos para que o sistema crie o vinculo entre o departamento e o endereço informado aqui. Um mesmo endereço pode ser utilizado em vários departamentos. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 7 / 16

8 SESSÃO C ARQUIVO EPV REGISTRO DE DEPARTAMENTOS Tipo 3 Sessão C 3.0 Remessa 105 Descrição Departamentos Importante Essa sessão NÃO é obrigatória. Só deve ser utilizada caso o cliente possua separação por departamentos. SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO D1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM D2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "05" SIM D3 ID_DEPARTAMENTO Código do departamento/ filial Somente números alinhados a esquerda SIM D4 Nome do departamento / filial Nome do departamento / filia Caracteres SIM D5 ID_ENDEREÇO Código do endereço de entrega Vínculo C Somente números alinhados pela esquerda NÃO D6 ID_CNPJ_DEPTO CNPJ do departamento Somente números sem pontos e traço D7 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM Observações CAMPO ID_DEPARTAMENTO ID_ENDEREÇO ID_CNPJ_DEPTO O código informado nesse campo deve ser o mesmo código informado no registro de usuários para que o sistema crie o vinculo entre o usuário e o departamento informado aqui. Um mesmo departamento pode ser utilizado em vários usuários. Deve ser informado o mesmo número utilizado na sessão de endereços. Obrigatório quando o cliente é faturado por departamento. Veja mais sobre essa opção na sessão F desse arquivo. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 8 / 16

9 SESSÃO C ARQUIVO EPV REGISTRO DE FUNCIONÁRIOS Tipo 4 Sessão C 4.0 Remessa 110 Descrição Funcionários SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO E1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM E2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "10" SIM E3 ID_CPF C.P.F. do funcionário / usuário Somente números sem pontos e traço SIM E4 Nome do Funcionário Nome do Funcionário Caracteres SIM E5 Data de nascimento. Data de nascimento do funcionário Data Formato DDMMAAAA SIM E6 RG Nº do RG do funcionário "-" para separar o digito (alinhado a esquerda) SIM E7 Estado emissor do RG Sigla do Estado Emissor Sigla do Estado Emissor SIM E8 Chapa / Matrícula Nº da chapa ou matrícula do funcionário Caracteres NÃO E9 Sexo M - F Sexo do funcionário Constante: M ou F SIM E10 ID_DEPARTAMENTO Código do departamento/ filial do funcionário - Vínculo D Somente números alinhados a esquerda NÃO E11 Data de emissão do RG Data de emissão do RG Data Formato DDMMAAAA SIM E12 Nome da mãe do funcionário Nome da mãe do funcionário Caracteres SIM E13 Endereço Endereço da residência do funcionário Caracteres NÃO E14 Número Número da residência do funcionário Caracteres NÃO E15 Complemento Complemento do endereço do funcionário Caracteres NÃO E16 Bairro Bairro do endereço do funcionário Caracteres NÃO E17 Cidade Cidade da residência do funcionário Caracteres NÃO E18 UF Estado onde se localiza a residência do funcionário Caracteres NÃO E19 CEP CEP da residência do funcionário Caracteres NÃO E20 DDD Cel. Funcionário DDD do celular do funcionário Caracteres NÃO E21 Núm. Celular SMS Número do celular do funcionário Caracteres NÃO E22 Receber SMS Crédito Notificar crédito do funcionário por SMS S ou N - S (Sim) / N (Não) NÃO E23 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 9 / 16

10 Observações CAMPO ID_CPF O CPF do usuário utilizado nesse campo deve ser o mesmo CPF que será utilizado na sessão de vales e cartões utilizados. TIPO 5 Sessão C 5.0 ID_DEPARTAMENTO Caso o usuário possua algum departamento, o código informado aqui deve ser o mesmo código da sessão de departamentos. TIPO 3 Sessão 3.0 Endereço do Funcionário Todos os campos de endereço do usuário não são obrigatórios, porém alguns fornecedores exigem essas informações para a emissão de cartão. Caso o cliente não informe esse valor, será passado para o fornecedor o endereço da ViaNova como endereço do funcionário. DDD Cel. Funcionário Informar o número DDD do funcionário Necessário se o campo E22 estiver marcado como S Núm. Celular SMS Informar o número do celular do funcionário Necessário se o campo E22 estiver marcado como S Receber SMS Crédito Informar S(Sim) ou N(Não) - Essa opção envia para o funcionário um aviso por SMS para seu celular quando o crédito for realizado em seu cartão. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 10 / 16

11 SESSÃO C ARQUIVO EPV REGISTRO DE VALES E CARTÕES Tipo 5 Sessão C 5.0 Remessa 120 Descrição Cartões / Vales Utilizados SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO F1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "1" SIM F2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "20" SIM F3 ID_CPF C.P.F. do funcionário / usuário - Vínculo E Somente números sem pontos e traço SIM F4 ID_BENEFICIO Código do vale/cartão solicitado Caracteres conforme o anexo 1 Alinhado a esquerda SIM F5 QT_BENEFICIO Quantidade utilizada pelo usuário no período Somente Número - Alinhado a direita com zeros à SIM esquerda F6 VL_ITEM Valor do benefício Números com "." para separar decimal (2 casas) SIM F7 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM Observações CAMPO ID_CPF Deve ser utilizado o mesmo CPF do usuário utilizado no registro de funcionários. ID_BENEFICIO Para ver os códigos dos benefícios da ViaNova, utilize o anexo, ou se preferir clique no link na página 2. Para benefícios que contem quatro dígitos, esses benefícios devem ser preenchidos com espaço em branco a direita. Exemplo: 6007_. VL_ITEM Para benefícios de valores fechados, o valor informado nesse campo deve ser o valor unitário do benefício encontrado na lista de benefícios. Importante: A forma de cálculo do total do benefício no arquivo magnético pode ser realizada de duas formas: valores abertos e valores fechados. Um benefício de valor FECHADO é um benefício onde o fornecedor faz o crédito pela QUANTIDADE de passagens, já um benefício de valor ABERTO é um benefício onde o cliente pode informar o valor total do crédito diretamente no campo de valor. Exemplo: Ticket Alimentação / Refeição. Para saber quais benefícios são de valores abertos ou fechados utilize nossa lista de benefício (anexo1). O link para a lista completa encontra-se na página 2 desse manual. QT_BENEFÍCIO / VL_ITEM Valores Fechados QT_BENEFÍCIO / VL_ITEM Valores Abertos Informar no campo QT_BENEFICIO a quantidade de dias trabalhados do funcionário Informar no campo VL_ITEM o valor unitário. Dessa forma o sistema irá multiplicar o valor unitário pelos dias trabalhados e irá calcular automaticamente o valor total de crédito. Benefícios como VA / VR e alguns VTs podem ser creditados um valor aberto onde o total é calculado pelo sistema de folha do cliente. Nesse caso deverá ser informado no campo QT_BENEFICIO a quantidade de 1 (UM), e no campo VL_ITEM o valor total já calculado pelo sistema de folha. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 11 / 16

12 SESSÃO C ARQUIVO EPV REGISTRO TRAILER Tipo 6 Sessão C 6.0 Remessa 210 Descrição Trailer de Arquivo SEQ. CAMPO DESCRIÇÃO POSIÇÃO TAMA OBRIGAT CONTEÚDO / FORMATO INÍCIO FIM NHO ÓRIO G1 Identificador do registro Identificador do registro Constante "2" SIM G2 Identificador do tipo do detalhe Identificador do tipo do detalhe Constante "10" SIM G3 TOTAL_LINHAS Quantidade de linhas do arquivo incluindo esta Números alinhados pela direita com zeros à esquerda SIM G4 TOTAL_USUARIOS Quantidade de usuários (CPF distintos) Números alinhados pela direita com zeros à esquerda SIM G5 TOTAL_VALOR Valor total de vales e cartões no pedido Números com "." para separar decimal (2 casas) SIM G7 Brancos Espaços em branco para uso futuro Brancos SIM Observações CAMPO TOTAL_USUARIOS TOTAL_VALOR Informar a quantidade de CPF s diferentes presentes no arquivo. Total geral dos itens. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 12 / 16

13 SESSÃO D EFETUANDO O PEDIDO ATRAVÉS DO SITE Sessão Importante EFEUTANDO O PEDIDO ATRAVÉS DO SITE Para realizar a validação do arquivo ou a necessidade de um ambiente de teste, por favor verifique a sessão E desse arquivo. ETAPA LOGIN MENU PRINCIPAL ENVIO DO ARQUIVO ENVIANDO O ARQUIVO VALIDAÇÃO DO ARQUIVO VALIDAÇÃO DO PEDIDO PEDIDO OK PROBLEMAS FINALIZAÇÃO Primeiro realize o login em nosso site com seu CNPJ e SENHA. Selecione a opção 6 Pedidos No menu do pedido, selecione a opção de pedido via arquivo, clicando no botão escolher arquivo. Selecione o arquivo gerado pelo seu sistema de folha, o arquivo deve conter o nome correto conforme sessão B desse manual. Se o arquivo estiver de acordo com o layout desse manual, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem: Arquivo OK. Pressione prosseguir. Verifique as informações apresentadas como resumo do seu pedido (capa do pedido), se estiver ok, clique na opção As informações estão corretas, desejo prosseguir com esse pedido. Uma vez que o pedido tenha sido gerado, é possível imprimir o boleto, tirar o relatório de vales por usuários, entre outros, bastando acessar a barra de opções acima. Caso o pedido tenha tido algum problema, você pode excluir o pedido através do menu principal - Item 6 Pedidos e selecionar a opção de exclusão. Uma vez que o pedido foi conferido e as informações estão corretas, basta efetuar o pagamento do boleto para que o pedido seja processado. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 13 / 16

14 SESSÃO E AMBIENTE DE TESTE Sessão Descrição Alterações Suporte AMBIENTE DE TESTES Caso deseje realizar testes com o arquivo gerado pelo seu sistema, basta utilizar o seguinte login de acesso: CNPJ: ; Senha: solicitar para a equipe de desenvolvimento ViaNova. Para que o login de testes aceite o arquivo magnético gerado pelo seu sistema, é necessário que você altere o CNPJ do nome do arquivo (Sessão B) para o mesmo CNPJ de testes, e também altere o CNPJ o Header do Arquivo - Sessão C Tipo 1 - Campo B3 Para ajuda e suporte no ambiente de testes ou ambiente de produção, você pode entrar em contato com a ViaNova. Todas as informações para contato e suporte estão na Sessão A desse documento. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 14 / 16

15 SESSÃO F FATURADO POR DEPARTAMENTO Sessão Descrição Suporte FATURADO POR DEPARTAMENTO Caso o cliente deseje que através de um único login / senha sejam cadastrados em nosso site diversos departamentos com CNPJ / endereço diversificados (opcional). Essa opção tem como objetivo criar um pedido separado para cada departamento, gerando assim uma nota fiscal / entrega específica para cada pedido. Para ajuda e suporte no ambiente de testes ou ambiente de produção, você pode entrar em contato com a ViaNova. Todas as informações para contato e suporte estão na Sessão A desse documento. Importante: Quando o cliente opta por gerar seus pedidos FATURADOS POR DEPARTAMENTO, o sistema de vendas da ViaNova entende cada departamento como um novo pedido gerando assim um pedido / boleto / nota fiscal para cada departamento desse cliente. Portanto para cada departamento do cliente deve ser gerado um arquivo EPV individual somente com as informações e usuários desse departamento. Para cada arquivo gerado os campos abaixo devem ser modificados para o departamento. Para as demais sessões / campos devem continuar seguindo as regras já informadas em suas sessões (benefícios / trailer de arquivo / etc.). ETAPA SESSÃO C 3.0 TIPO 3 - DEPARTAMENTOS SESSÃO C 4.0 TIPO 4 FUNCIONÁRIOS A sessão inteira (Departamentos) deve conter somente uma linha a do departamento em questão que está sendo gerado o pedido. Deve conter somente os funcionários do departamento em questão, preenchendo corretamente o campo E10 ( ID_DEPARTAMENTO) do usuário Sendo esse campo o mesmo departamento que está sendo gerado o pedido. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 15 / 16

16 ANEXOS ANEXO I LISTA DE BENEFÍCIOS Sessão ANEXOS ANEXO 1 Tipo Lista de benefícios referente a sessão C 5.0 TIPO 5 / Campo F4 Importante A lista abaixo contém somente os principais vales, para a listagem completa acesse o link na página 2. ID_BENEFICIO BENEFÍCIO VALOR FIXO VALOR SÃO PAULO BILHETE ÚNICO INTEGR. TREM/MET+ÔNIB - SPTRANS (REC) SIM SÃO PAULO BILHETE ÚNICO METRO - SPTRANS (REC) SIM SÃO PAULO BILHETE ÚNICO MUNICIPAL - SPTRANS (REC) SIM SÃO PAULO BILHETE ÚNICO TREM - SPTRANS (REC) SIM BOM (RECARGA) NÃO TRÓLEBUS - BOM (REC) SIM Para ter um valor em tempo real, MAUÁ MUNICIPAL - DAHORA (REC) SIM acesse o link do anexo 1, disponível na SANTO ANDRÉ BILHETE ÚNICO MUNICIPAL - AESA URBANPASS (REC) SIM página 2 desse manual DIADEMA MUNICIPAL - SOU (REC) SIM RIO DE JANEIRO BILHETE ÚNICO - RIOCARD FETRANSPOR (REC) NÃO 6009 TICKET CARTÃO ALIMENTAÇÃO (REC) NÃO TICKET CARTÃO ALIMENTAÇÃO NATAL (REC) NÃO TICKET CARTÃO COMBUSTÍVEL (REC) NÃO 6007 TICKET RESTAURANTE - CARTÃO NÃO Importante Para benefícios que contem quatro dígitos, esses benefícios devem ser preenchidos com espaço em branco a direita. Exemplo: 6007_. ViaNova Benefícios - Arquivo de Layout de Pedido EPV 2014 RH Fácil PÁG. 16 / 16

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