2013 GVDASA Sistemas Cheques 1

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Cheques 3

4 Sumário 1 Parametrizações Parâmetros dos cheques a receber Cadastros Cadastro de alíneas de devolução Cadastro de situação Manutenções Manutenção de cheques a receber Cheques a receber agrupados por pessoa Cheques Avulsos Inclusão de responsáveis de cheques Inclusão por código de barras Código de Barras Linha digitável Inclusão de cheques em situação irregular Inclusão dos dados dos cheques Edição de cheques Aba de Cheques Aba de Movimentações Aba de Responsáveis Aba de Prorrogações Aba de Devoluções Aba de Trocas Aba de Origem Aba de Contabilização Exclusão de cheques Operações realizadas com os cheques Mandar cheque para custódia Resgatar cheque em custódia GVDASA Sistemas Cheques 4

5 7.3 Depositar cheque Compensar cheque Devolver cheque Colocar cheque em cobrança Prorrogar vencimento Trocar cheque Estornar cheque Exportação Contábil Exportação contábil dos cheques a receber Relatórios Relatório de cheque a receber GVDASA Sistemas Cheques 5

6 Convenções Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo: Combo Box: exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo. Checkbox: quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou verdadeira. Abrir cadastro: exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a visualização completa e edição dos dados. No caso do campo estar vazio, possibilita o cadastro do mesmo. Limpar campo: para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir. Incluir vários: possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a cada inclusão. Localizar: permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo. Consulta cadastro: exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. Carregar: permite carregar informações ainda não listadas na tela. Selecionar tudo. Selecionar. Desfazer seleção. Desfazer seleção de tudo. Mais informações: exibe informações/campos adicionais em nova tela GVDASA Sistemas Cheques 6

7 1 Parametrizações A seguir são detalhadas as parametrizações que o sistema dispõe a esse módulo. Elas são de grande importância, pois é através das configurações realizadas nelas que o sistema saberá como a instituição trabalhará. 1.1 Parâmetros dos cheques a receber CHQ_ParametrosContabeis.dll CTB_IntCadRegra.dll A configuração da contabilização dos cheques é realizada por unidade. Além das configurações que devem ser revisadas como ilustra a figura 1. O sistema também valida as regras de contabilização informadas Na rotina integrador contábil, como ilustra a Figura 2 deste manual. Usa integração contábil: caso essa opção tenha sido selecionada, significará que a empresa e unidade logada utilizarão a contabilização para os cheques a receber. Ao marcála serão habilitados os campos: usa configuração compartilhada, máscara capa contábil e data última contabilização GVDASA Sistemas Cheques 7

8 Operações cheques receber: permite que o usuário indique quais operações do cheques a receber serão contabilizadas. Somente deverá ser marcado o campo Gera contabilização para as operações que contabilizarão. Usa configuração compartilhada: caso essa opção esteja selecionada, essa configuração será compartilhada a todas outras unidades da empresa logada. Máscara capa contábil: deve ser informada qual será a máscara da capa contábil onde entrarão os lançamentos dos cheques a receber na contabilidade. Data última contabilização: informar qual a data da última contabilização GVDASA Sistemas Cheques 8

9 2 Cadastros O módulo de cheques possui vários cadastros que deverão ser informados pelo usuário. Eles serão utilizamos ao realizar movimentações com os cheques. 2.1 Cadastro de alíneas de devolução CHQ_CadAlineaDevolucao.dll Nessa tela são cadastradas as alíneas de devolução dos cheques. Estas alíneas são as mesmas informadas no layout bancário. Elas serão utilizadas no momento em que realizarse-á a devolução de um cheque. Número alínea: deve ser informado o número da alínea que será cadastrada. Esse número está informado no layout bancário. Descrição: deve ser informada a descrição que corresponde ao número da alínea informada anteriormente. Permite reapresentação: caso esteja marcada essa opção, significará que os cheques que forem vinculados a respectiva alínea poderão ser reapresentados ao banco. Caso contrário, ao ter um cheque devolvido que utiliza essa alínea não será permitido o seu depósito GVDASA Sistemas Cheques 9

10 2.2 Cadastro de situação CHQ_CadSituacao.dll O sistema relaciona as situações possíveis a serem utilizadas na movimentação dos cheques. Cada situação está vinculada ao seu respectivo tipo (Cheques a pagar ou Cheques a receber). Essa informação é importante, pois ao realizar movimentações com os cheques, os mesmos assumirão as situações relacionadas na tela GVDASA Sistemas Cheques 10

11 3 Manutenções Nesse capítulo serão apresentadas as funcionalidades do módulo de cheques. 3.1 Manutenção de cheques a receber CHQ_ManChequeReceber Na tela da rotina CHQ_ManChequeReceber.dll (Figura 5), é possível incluir, editar, excluir, visualizar e realizar operações de movimentação com os cheques a receber. Para realizar as operações descritas anteriormente com os cheques, é necessário primeiro selecionar o(s) cheque(s) a ser movimentado. O sistema permite selecionar mais que um cheque para realizar movimentações, porém todos os cheques selecionados deverão se encontrar na mesma situação. Todos os cheques a receber constarão nessa tela, porém eles podem originar de duas formas: avulsos ou vinculados ao Caixa PDA (para esse último, verificar manual de Caixa) GVDASA Sistemas Cheques 11

12 Os cheques avulsos deverão ser movimentados pela Manutenção de cheques a Receber e os cheques vinculados a caixas PDA somente poderão ser movimentados pelos Caixas. 3.2 Cheques a receber agrupados por pessoa CHQ_ManChequeReceber No menu Exibir como ilustra a Figura 6, há a opção Agrupar cheques por pessoas. Caso ela esteja selecionada, os cheques serão apresentados agrupados por responsável. Do contrário, serão listados todos os cheques. Essa funcionalidade é um facilitador, que proporciona ao usuário uma nova visão sobre os cheques que estão listados GVDASA Sistemas Cheques 12

13 4 Cheques Avulsos 4.1 Inclusão de responsáveis de cheques CHQ_Inclusaocheque.dll Para realizar a inclusão de um cheque avulso é necessário clicar no botão correspondente como ilustra a Figura 7, na tela de Manutenção de cheques a receber. Nela, deverão ser informados os dados do responsável do cheque. Inclusão de múltiplos cheques 2013 GVDASA Sistemas Cheques 13

14 4.2 Inclusão por código de barras Nesse item será apresentada a inclusão de cheques através de código de barras. Essa inclusão poderá se dar de duas formas: através de leitora de código de barras (CMC7) ou informando manual (linha digitável). A seguir detalharemos essas rotinas Código de Barras CMC7: Ao marcar essa opção, como ilustra a Figura 9, a inclusão do cheque será através de leitura do código de barras, o campo do código de barras ficará disponível para incluí-lo via leitor Linha digitável Comp: deverá ser informado o número da compensação do cheque. Esse número é composto de três dígitos. Banco: deverá ser informado o código do banco. Esse número é composto de três dígitos. Agência: deverá ser informado o número da agência bancária. Esse número é composto de quatro dígitos GVDASA Sistemas Cheques 14

15 DV: deverá ser informado o número do dígito verificador da agência bancária. Esse campo não é de preenchimento obrigatório. C1: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C1. Número conta: deverá informar o número da conta bancária. C2: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C2. Número cheque: deverá informar o número do cheque. C3: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C3. Cheque de terceiro: O sistema possibilita identificar se o cheque é de terceiro ou não. Sendo de terceiro, há a possibilidade de emitir relatório de cheques à receber somente com os cheques emitidos por terceiros (terceiro: qualquer pessoa diferente do responsável financeiro do aluno): Bom para: esse campo possibilita que o usuário informe a data em que o cheque estará bom para depósito. Caso a data informada seja diferente da data atual, o sistema assumirá que esse cheque é pré-datado (para maiores informações consultar item desse manual) GVDASA Sistemas Cheques 15

16 4.3 Inclusão de cheques em situação irregular CHQ_Inclusaocheque.dll Quando é realizada a inclusão de cheques a um responsável que já possui cheques na situação Cobrança ou Devolvido, o sistema apresenta uma mensagem de aviso de cheques irregulares, como ilustra a Figura 11. Porém, é possível incluir outros cheques a esse responsável, uma vez que a mensagem é apenas informativa. Documento (CPF ou CNPJ): selecionar qual o tipo de documento do responsável do cheque que será informado. Responsável pelo cheque: caso o responsável pelo cheque já esteja cadastrado no sistema apenas digite o nome ou parte do nome no campo correspondente. Caso o responsável pelo cheque não esteja cadastrado, clique no botão Abrir Cadastro, o qual 2013 GVDASA Sistemas Cheques 16

17 apresentará a tela para incluir ou pesquisa do responsável que deseja cadastrar (como ilustra a Figura 13). Botão Avançado: No botão avançado (Figura 14) é possível marcar os campos que desejas limpar a cada nova inclusão. Essa opção é válida somente para múltiplos cheques. Além do botão para limpar campos, há os botões: Incrementar número do cheque a cada inclusão, que ao marcar irá a cada nova inclusão aumentar +1 o número e Incrementar mês vencimento a cada inclusão, o sistema irá duplicar o vencimento a cada inclusão, por exemplo (Um aluno pagou uma mensalidade com vários cheques ) GVDASA Sistemas Cheques 17

18 4.4 Inclusão dos dados dos cheques CHQ_Inclusaocheque.dll Após informar os dados do responsável do cheque, deve-se clicar no botão correspondente a inclusão do cheque para informar os dados do cheque que estão sendo incluídos e selecionar a opção desejada por código de barras ou linha digitável, conforme foi apresentado no item 6.2 deste manual. 5 Edição de cheques CHQ_ManChequeReceber Para a edição de detalhes do cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar sobre o botão de editar, como ilustra a Figura 16. Será apresentando a tela contendo as abas de Cheque, Movimentação, Responsáveis, Prorrogações, Devoluções, Trocas, Origem e Contabilização. Isso facilita a consulta das informações referentes à situação dos cheques GVDASA Sistemas Cheques 18

19 5.1 Aba de Cheques Na aba de Cheque (Figura 17), o sistema apresenta os dados informados na inclusão do cheque e disponibiliza para edição os seguintes campos: Pré-datado: caso esteja marcado, o sistema sinalizará o cheque como pré-datado. Sendo assim, é possível emitir relatório desses cheques e ainda consultar o saldo apenas dos cheques que estão nessa situação. Emitente: pessoa emitente do cheque. Observações: caso haja necessidade é possível inserir observações ao cheque GVDASA Sistemas Cheques 19

20 5.2 Aba de Movimentações Na aba de movimentações serão listadas todas as movimentações que o cheque sofreu. Trata-se de um histórico das etapas pelas quais o cheque passou. Nessa aba não é possível realizar nenhuma alteração. 5.3 Aba de Responsáveis Nessa aba será apresentada quem é a pessoa responsável pelo cheque. Essa aba é alimentada no momento da inclusão do cheque, quando é informado o responsável GVDASA Sistemas Cheques 20

21 5.4 Aba de Prorrogações Nessa aba são apresentadas as prorrogações que foram realizadas ao cheque selecionado. Ou seja, toda vez o cheque for prorrogado através do movimento de prorrogação, o sistema atualizará essa aba com os dados atuais. 5.5 Aba de Devoluções Nessa aba são apresentadas as devoluções que o cheque sofreu. Toda vez que o cheque for devolvido através do movimento de devolução, o sistema preencherá as informações nessa aba. Além de atualizar os dados de devolução, essa aba também será alimentada no momento em que um cheque for colocado em cobrança. Nesse caso, o sistema preencherá o campo Agente de Cobrança, dessa aba GVDASA Sistemas Cheques 21

22 5.6 Aba de Trocas Nessa aba serão apresentadas as trocas que ocorreram com o cheque, listando as justificativas e os cheques envolvidos na troca. 5.7 Aba de Origem Caso o cheque tenha vínculos com o Caixa PDA, nessa tela serão informados os dados da movimentação do cheque com o módulo de Caixa GVDASA Sistemas Cheques 22

23 Os cheques que estiverem com as informações preenchidas nessa aba, estão vinculados ao Caixa PDA e, portanto, suas movimentações só poderão ser realizadas pelo Caixa (aqueles em situação de troca, custódia e depósito). Caso contrário, poderão ser movimentados pela tela de Manutenção de Cheques a Receber. 5.8 Aba de Contabilização Caso na tela de Parâmetros do cheque (conforme item 2.1, deste manual) esteja informado que para essa empresa Utilizará Integração Contábil, então na aba Contabilização o sistema listará as contabilizações desse cheque. A contabilização é efetivada no momento da inclusão dos cheques GVDASA Sistemas Cheques 23

24 Caso esteja marcado nos parâmetros do cheque, que utilizará integração contábil, mas a regras de contabilização não foram cadastradas, o sistema apresentará a mensagem: 6 Exclusão de cheques CHQ_ManChequeReceber Para a exclusão de cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar sobre o botão da lixeira. O sistema apresentará uma mensagem perguntando ao usuário se realmente deseja realizar a exclusão do cheque selecionado. Só poderão ser excluídos cheques que se encontram na situação Pendente. E não estiver vinculado a nenhum caixa GVDASA Sistemas Cheques 24

25 7 Operações realizadas com os cheques CHQ_ManChequeReceber O módulo de cheques possibilita ao usuário realizar várias movimentações com os cheques, como veremos cada uma delas a seguir. Essas movimentações são realizadas através do botão Operações. As movimentações realizadas com os cheques apenas irão alterar a situação do cheque. Porém o envio dos cheques ao banco, deve ser realizado manualmente. As operações de movimentação com os cheques serão disponibilizadas de acordo com a situação que se encontra o cheque que foi selecionado GVDASA Sistemas Cheques 25

26 7.1 Mandar cheque para custódia Para encaminhar um cheque a custódia, é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado a situação Custódia. Para efetivar o envio de cheques a custódia no sistema é necessário preencher os campos de data a custodiar, banco, agência / conta e observações. 7.2 Resgatar cheque em custódia Caso haja cheque custodiado que necessita ser resgatado é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Pendente. Para efetivar o resgate de custódia no sistema, é necessário preencher os campos de data a resgatar e observações GVDASA Sistemas Cheques 26

27 7.3 Depositar cheque Para realizar o depósito de cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Depositado. Para efetivar o depósito do cheque no sistema, é necessário preencher os campos de data de depósito, banco, agência / conta e observações. 7.4 Compensar cheque Para realizar a compensação de cheque é necessário selecionar um cheque que esteja na situação Depositado e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Compensado. Para efetivar a compensação do cheque no sistema, é necessário preencher os campos de data de depósito e observações GVDASA Sistemas Cheques 27

28 7.5 Devolver cheque Para realizar a devolução de cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado a situação Devolvido. Para efetivar a devolução é necessário preencher os campos com a data da devolução, a alínea de devolução e uma observação. Para vincular um cheque à situação Devolvido, é obrigatório o preenchimento do campo Alínea de devolução. 7.6 Colocar cheque em cobrança Para colocar um cheque em cobrança é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Cobrança. Para efetivar a cobrança de cheques é necessário preencher os campos com a data da cobrança, o agente de cobrança e uma observação GVDASA Sistemas Cheques 28

29 7.7 Prorrogar vencimento Para prorrogar o vencimento de um cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque permanecerá na situação que já se encontra atualmente. Para efetivar a prorrogação de cheques é necessário preencher os campos com a nova data e uma justificativa de prorrogação. 7.8 Trocar cheque Para realizar a troca de um cheque por outro(s) é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Trocado. Para efetivar a troca de cheques é necessário seguir três passos: PASSO 1: Clicar no botão Trocar/Manter. PASSO 2: Informar os dados do novo cheque, através da inclusão de cheque (ver item 3.4 desse manual). PASSO 3: Informar uma justificativa para a operação de troca. É possível realizar a troca de um cheque por outro cheque ou por quantos cheques houver necessidade. O campo de justificativa é obrigatório GVDASA Sistemas Cheques 29

30 7.9 Estornar cheque Para realizar o estorno de um cheque por outro(s) é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação anterior a que se encontra atualmente, antes de realizar a operação de estorno. Para efetivar o estorno de cheques é necessário apenas preencher as observações. Nesse momento, o sistema também informa qual a situação anterior à atual do cheque, para qual será estornado GVDASA Sistemas Cheques 30

31 8 Exportação Contábil O sistema possibilita que o usuário realize uma exportação das movimentações dos cheques, para a contabilidade. Para que essa funcionalidade, é necessário que no item 2.1 desse manual esteja configurada a opção de Usa integração contábil. 8.1 Exportação contábil dos cheques a receber CHQ_ExportacaoContabil.dll Nessa tela, é possível realizar a exportação dos lançamentos de contabilização dos cheques a receber, de acordo com o período informado. Para que essa rotina funcione corretamente é necessário que o serviço de integração contábil esteja corretamente configurado no sistema. Para efetivar a exportação contábil, é necessário preencher o período a ser exportado e após, clicar sobre o botão de Exportar. Data inicial: informe qual será a data inicial dos lançamentos que deverão ser exportados para a contabilidade. Data final: informe qual será a data final dos lançamentos que deverão ser exportados para a contabilidade. Lançamentos: ao clicar nesse botão serão listados todos os lançamentos com os respectivos centros de custo, referente ao período informado, que serão exportados para a contabilidade GVDASA Sistemas Cheques 31

32 9 Relatórios Para que o usuário possa realizar um controle sobre os cheques a receber, o sistema disponibiliza um relatório que proporciona essa gestão, conforme descrito a seguir. 9.1 Relatório de cheque a receber Nesse relatório serão listados todos os cheques de acordo com a(s) unidade(s), situação(ões), período, banco(s), conta(s), alínea(s) e agente(s) de cobrança. Essa rotina também possibilita que sejam listados os cheques pré-datados, bem como os cheques de terceiros GVDASA Sistemas Cheques 32

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