SuperStore. Sistema para Automação de Óticas. MANUAL DO USUÁRIO (Módulo Financeiro)

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1 SuperStore Sistema para Automação de Óticas MANUAL DO USUÁRIO (Módulo Financeiro) Contato: (34)

2 SUMÁRIO 1 LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR Localizar e Alterar um documento no contas a pagar Efetuando baixa de documento a pagar Estorno de documentos RECEBIMENTO DE VENDAS A PRAZO (CREDIARIO) Estorno de recebimento CHEQUES Enviando cheques para deposito Registrando cheques devolvidos... 14

3 1. LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR REQUISITOS Requisitos são tópicos anteriores a serem realizados antes de iniciar o lançamento de contas a pagar. Cadastro de fornecedores Cadastro de plano de contas Na tela principal do sistema acesse o menu Financeiro -> Contas à Pagar -> Lançamentos aparecerá uma tela como a abaixo: Para iniciar um lançamento clique no botão novo o cursor será posicionado no campo Filial escolha a filial para lançamento e pressione ENTER. No próximo campo escolha o fornecedor vinculado a este lançamento e pressione ENTER. 3

4 O próximo campo é a conta do plano de contas que esta sendo efetuado o lançamento por exemplo: água, luz, aluguel pressione ENTER. No campo Tipo Documento¹ escolha boleto, pedido, nota fiscal e pressione ENTER. No campo Documento Nº você deverá digitar alguma informação que identifique este lançamento dentro do sistema, se for um boleto você poderá digitar o número do documento se for referente a uma nota fiscal pode ser digitado o próprio número da nota, depois de digitado o número do documento pressione ENTER. Digite a data de lançamento e valor total do documento em seguida escolha o número de parcelas que se refere este documento e então pressione o botão. As parcelas serão geradas e apresentadas na parte inferior da tela. O usuário poderá alterar as informações do desdobramento das parcelas² conforme for necessário. Após a conclusão do lançamento e ajustes no desdobramento das parcelas clique no botão salvar para concluir o lançamento. ¹ Você poderá cadastrar diversos tipos de documentos através do menu principal do sistema: Cadastro -> Tabelas -> Tipo de Documento. ² As informações que estiverem no campo descrição do desdobramento das parcelas será a informação exibida no relatório de contas a pagar. Então o quanto mais claro for esta descrição mais fácil será a interpretação do relatório. OBS 1: para facilitar na descrição do desdobramento das parcelas o sistema possui 5 opções para o campo descrição: Fornecedor: será gerado as parcelas e no campo descrição apresentará o nome do fornecedor. Conta: será gerado as parcelas e no campo descrição apresentará o nome da conta do plano de contas escolhido. Forn. + Conta: será gerado as parcelas e no campo descrição serão unidos: o nome do fornecedor + o nome da conta do plano de contas. 4

5 Doc. + Conta: será gerado as parcelas e no campo descrição serão unidos: o número do documento digitado + o nome da conta do plano de contas. OBS 2: Caso seja necessário realizar um lançamento de uma conta que já foi pagar basta clicar na opção antes de gerar as parcelas. 1.1 LOCALIZAR e ALTERAR UM LANÇAMENTO NO CONTAS A PAGAR Na tela principal do sistema acesse o menu Financeiro -> Contas à Pagar -> Lançamentos. Clique no botão a abaixo: pesquisar será apresentada uma tela como Você poderá realizar pesquisa de documentos lançados no sistema usando filtros como: filial, fornecedor, número do documento e datas de lançamento, 5

6 vencimento e pagamento. O campo situação é para indicar se deseja localizar um documento que foi pago ou um documento que ainda será pago. Exemplo 1: Localizar um documento Fornecedor X lançado no mês de maio/2009. No campo fornecedor escolha o fornecedor X e no campo Data especifique que a busca será por data de lançamento e preencha os campos data inicial e data final. Clique no botão Filtrar. Exemplo 2: Localizar um lançamento de contas a pagar referente a nota fiscal: Basta que o usuário no campo Doc. / Nota Fiscal digite o número e pressione o botão Filtrar. Exemplo 3: Localizar um documento que foi pago no entre os dias 01/03/2009 e 15/03/2009 do fornecedor Y. Escolha filtro por data de pagamento digite nos campos data inicial e data final o período e escolha no campo fornecedor o fornecedor Y pressione o botão Filtrar. Note que existem inúmeras combinações de filtros para localização de um lançamento realizado. Basta combinar os filtros existentes. O resultado da busca será apresentado na parte inferior da tela. No rodapé serão exibidas as informações de quantidade de registros encontrados com o filtro aplicado e também o valor total em reais dos documentos encontrados. Para que seja possível realizar alteração no documento, após a busca posicione sobre o registro deseja e pressione ENTER ou DUPLO CLIQUE para enviar o documento para tela de lançamento. Será aberto a tela de lançamento com todos os dados do lançamento. Conforme figura abaixo: 6

7 Note que existem parcelas na cor verde e vermelha. Verde: Parcelas que já foram pagas. Para visualizar informações sobre o pagamento faça um DUPLO CLIQUE sobre o registro desejado ou clicar no botão. Uma tela como a abaixo será exibida: 7

8 Vermelho: São parcelas que ainda não foram pagas. PARA ALTERAR UM DOCUMENTO Após pesquisar o documento e enviá-lo para tela de lançamento, basta clicar no no botão Alterar. Faça todas as alterações necessárias e clique no botão Salvar. 1.2 EFETUANDO BAIXA DE UM DOCUMENTO Para informar ao sistema que um documento foi pago você deverá acessar na tela principal do sistema o menu Financeiro -> Contas à pagar -> Baixas. A tela abaixo será mostrada. 8

9 Primeiro faça o filtro para localizar o documento conforme apresentado no tópico 1.1 deste manual. Após a consulta do documento existem 2 opções para realização da baixa: Individual ou Vários documentos. Individual: Somente um documento será baixado. Para isso posicione o cursor sobre o registro deseja e clique no botão do pagamento será aberta. Veja tela abaixo: Baixar a tela para informações Nesta tela você deverá informar se o pagamento foi realizado com dinheiro do caixa da loja ou se foi a partir de uma conta bancária cadastrada no sistema. Depois informe a data do pagamento (poderá ser informado uma data retroativa) após a data digite o valor que foi pago e clique no botão. Vários documentos: Use a baixa de vários documentos quando você for informar ao sistema que vários documentos foram pagos usando uma mesma conta bancária no mesmo dia o sistema tomará como valor pago o valor total do documento. Siga os passos abaixo: Após realizado a consulta dos documentos a pagar selecione-os para baixa usando o DUPLO CLIQUE para selecionar os vários documentos. Cada registro selecionado é marcado um X no campo SEL. Conforme tela abaixo: 9

10 Neste caso vamos fazer a baixa de 3 documentos/parcelas em aberto. Após a seleção dos registros você deverá informar a conta bancaria que será usado para baixa na parte inferior da tela. Feito isso clique no botão. 1.3 ESTORNO DE PAGAMENTO Para informar ao sistema que um documento foi pago e agora você esta voltando a situação do documento para ABERTO. Acesse a tela principal do sistema o menu Financeiro -> Contas à pagar -> Baixas. A tela abaixo será mostrada. OBS: Não existe ESTORNO de vários documentos de uma única vez. Cada estorno deverá ser feito individualmente. Localize o documento/parcela na tela de consultas usando os filtros existentes posicione sobre o registro desejado e clique no botão ESTORNAR. 10

11 2 RECEBIMENTO DE VENDAS A PRAZO (CREDIARIO) Para realizar o recebimento de parcelas de venda a prazo(crediário) na tela principal do sistema acesso o menu Financeiro -> Crediário -> Recebimento. A tela abaixo será apresentada: Primeiro clique no botão e especifique o cliente. Feito isso todas as parcelas que ainda não foram pagas serão listadas na tela. Com as informações de data da venda, parcela, valor e dias em atraso. Posicione o cursor sobre a parcela que será paga pelo cliente e pressione ENTER ou DUPLO CLIQUE. Se o sistema estiver configurado para calcular juros e multas após a seleção da parcela a pagar e a mesma estiver a X dias em atraso o sistema automaticamente efetuará o calculo de juros e multas. O cursor será posicionado no campo desconto pressione ENTER o cursor irá para o campo valor recebido. Nesse ponto você deverá informar o valor pago pelo 11

12 cliente e a forma de pagamento que foi utilizada então pressione ENTER ou clique no botão. OBS: Se o sistema estiver configurado para recebimento parcial de crediário e o valor recebido for menor que o valor da parcela o sistema emitirá um aviso para confirmação da geração de uma parcela da diferença como a mensagem a seguir. A parcela da diferença poderá ser identificada por um sinal de * na tela de parcelas em aberto do cliente. 2.1 ESTORNO DE RECEBIMENTO Para realizar o estorno de uma parcela recebida de um cliente na tela principal do sistema acesse o menu Financeiro -> Crediário -> Estorno a tela abaixo será exibida: Primeiro localize o cliente para isso digite o nome ou parte dele para localização. Clique na opção Filtrar por data de pagamento indique a data que foi realizada 12

13 o pagamento e clique no botão mostrada como a abaixo: a mensagem de confirmação será Confirme a ação e o estorno estará feito. O valor recebido voltará ao caixa do dia. 3 CHEQUES Na tela principal do sistema acesse o menu Financeiro -> Cheques -> Movimentação de cheques. A tela abaixo será exibida: 13

14 Nesta tela você poderá controlar os cheques recebidos na loja. Será possível realizar duas operações básicas com relação aos cheques: Depositar ou Devolver. 3.1 ENVIANDO CHEQUES PARA DEPOSITO Na tela de movimentação de cheques escolha o banco este campo é opcional poderá ser especificado um determinado banco ou todos, pressione ENTER. O próximo campo é a data de vencimento dos cheques. Informe nos campos a data inicial e final de vencimento dos cheques. O próximo campo é a situação selecione a opção: EM ABERTO e então clique no botão. Todos os cheques que estão pendentes para envio serão listados na tela. Escolha individualmente os cheques através de DUPLO CLIQUE ou então clique na opção na parte de baixo da lista de cheques. O próximo passo é escolher a operação a ser executada, escolha a opção DEPOSITAR. No próximo campo você deverá informar a conta que os cheques foram enviados para depósito. Então clique no botão abaixo ilustra essa operação.. A figura 3.2 REGISTRANDO OS CHEQUES DEVOLVIDOS Na tela de movimentação de cheques escolha o banco este campo é opcional poderá ser especificado um determinado banco ou todos, pressione ENTER. O próximo campo é a data de deposito dos cheques. Informe nos campos a data inicial e final que os cheques foram enviados para depósito. O próximo campo é a situação selecione a opção: DEPOSITADOS e então clique no botão. Todos os cheques que foram depositados serão listados na 14

15 tela. Escolha individualmente os cheques através de DUPLO CLIQUE ou então clique na opção na parte de baixo da lista de cheques. O próximo passo é escolher a operação a ser executada, escolha a opção DEVOLVER. Então clique no botão passará de depositados para devolvidos.. A situação dos cheques Contato: (34)

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