Treinamento Sistema Condominium Módulo I

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1 CONDOMINIUM Módulo I CADASTROS Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2. Teclas de atalho: Tecla F2 Gravar Tecla Shift + F2 Excluir Tecla F9 Limpar os campos Tecla Ctrl + I Vai para o primeiro registro Tecla F7 Vai para o registro anterior Tecla F8 Vai para o próximo registro Tecla Ctrl + F Vai para o último registro Após fazer o seu Login clique em Condominium no menu principal: Abrirá uma nova tela com o menu do módulo de Adm. de Condomínios: 1

2 CADASTROS Vamos cadastrar todos os Condomínios e suas particularidades. Clique em Cadastro, neste momento da implantação iremos utilizar somente algumas abas. Cadastro> Condomínios > Aba Condomínio *Alguns campos são obrigatórios Observações: Você tem a opção de cadastrar os gerentes que trabalham em sua administradora, veremos mais à frente em Cadastro> Gerentes. No campo Plano de Contas, informe: 1, pois na implantação do sistema já é criado o plano padrão, que poderá ser editado a qualquer momento. Deixe cadastrado o tipo da taxa da administradora e o percentual ou valor mínimo. Clicando em Usar formulário de nota de débito será possível a impressão do recibo de prestação de serviço da administradora, encontrado no menu: contábil>taxa de administração. Relatórios Você pode imprimir alguns relatórios nesta tela. Na parte superior clicando em relatórios você tem algumas opções, veja. 2

3 Cadastros>Condomínios> Aba Frações Informe o total de unidades e o total da fração do condomínio, apenas para os Condomínios que utilizam a fração ideal em seu rateio. Também poderão ser cadastrados condomínios mistos, compostos por apartamentos, lojas e ou conjuntos comerciais. Cadastros> Condomínios> Aba Contas Nesta aba, será vinculada a conta cadastrada ao Condomínio, informe o código da conta padrão para as emissões dos boletos, serão listadas abaixo as outras contas cadastradas e vinculadas a esse condomínio, veremos em seguida como cadastrar essas contas. 3

4 Cadastros> Condomínios> Aba Síndico Nesta aba, informe os dados do síndico, caso o sindico resida no condomínio, utilize a lupa de pesquisa no campo unidade para preencher os dados, complemente os outros campos, também poderá ser informado a isenção (apenas informativo, sem ligação com rateios), mandatos e outros itens importantes. Veja no botão Relatório os dados cadastrados. Cadastros> Condomínios> Aba Subsíndico/Conselho Localize o conselheiro na lupa do campo unidade, escolha a sua função e preencha os dados pessoais, bem como a data deste mandato, clique em adiciona e repita este processo até incluir todo o Conselho. 4

5 Cadastros> Condomínios> Aba Diversos Este recurso é utilizado para ser adicionada qualquer observação particular deste Condomínio, bem como as informações contidas na Convenção do prédio, entre outras. Cadastros> Condomínios> Inf. Adicional Complete o cadastro do prédio, você pode adicionar as informações dos equipamentos que o prédio possui, por exemplo, quantidade de elevadores e empresas responsáveis pelas manutenções. Poderão ser vinculados os prestadores de serviço que serão cadastrados mais a frente em Condomínio> Prestação de serviços. Cadastro dos funcionários deste Condomínio e incluir qualquer informação no campo histórico. Clique em cada botão e veja os itens disponíveis para manter seu cadastro organizado. 5

6 No botão parâmetros, poderão ser personalizados alguns itens exclusivos para cada condomínio. Cadastro> Blocos Além de cadastrar os blocos também podem ser informados os códigos de acesso aos sites das empresas fornecedoras de água, luz etc, no caso de impressão de segunda via de conta. 6

7 Cadastros>Condôminos O campo Unidade se trata do numero real da unidade no condomínio. Se o condomínio possuir unidades com 3 dígitos, siga o padrão abaixo: Se necessário, o Campo Unidade permite que seja informado letras, por exemplo: 011A - 011B - CJ015 Ao lado do número da unidade sempre informe o nome do proprietário e caso a unidade esteja alugada no campo: A/C informe o nome do Inquilino; Primeiro endereço: Sempre informe o endereço de entrega do boleto de cobrança, caso o endereço seja o mesmo do condomínio, no momento do cadastro basta clicar no botão: Ender. Do Condo No segundo endereço Extra do Proprietário, informe o endereço externo do proprietário, no caso da unidade estar alugada ou vazia. Em tipo de correspondência informe correio sempre que o primeiro endereço for diferente do endereço do condomínio e informe em mãos caso o boleto deste morador seja via , pois poderão ser utilizados filtros na tela de impressão dos recibos que veremos no próximo módulo. Relatórios No botão com desenho de impressora na barra superior da tela do cadastro dos condôminos poderão ser impressos 3 modelos de relatórios, veja as opções disponíveis. Cadastros>Condôminos> Aba Endereços Informe o cadastro da imobiliária e um segundo endereço do inquilino. Você também poderá cadastrar as imobiliárias das unidades de seus condomínios e vincula-las aos cadastrados dos moradores. 7

8 Cadastros>Condôminos>Aba Frações Informe a fração ideal da unidade e o tipo de unidade Obs: Será necessário preencher esses campos se o rateio for realizado pela fração ideal do condomínio Cadastros>Condôminos> Aba Jurídico Esta aba é utilizada para postar as observações jurídicas e de cobrança, veremos mais detalhadamente no módulo IV do treinamento. Cadastros>Condôminos> Aba Diversos Neste campo você tem a opção de completar todos os dados deste morador. É importante ressaltar que o campo será utilizado posteriormente, pois se este morador tiver a opção de receber o boleto por , será nesta área que o sistema localizará o do morador para encaminhar o boleto. Marcando a opção Recebe boleto por , poderá ser utilizado um filtro no momento das impressões dos recibos para que nada seja impresso para esse condômino. Caso algum morador deste prédio tenha o vencimento do boleto diferente do padrão do prédio, também é nesta janela que será informado esta exceção. 8

9 Cadastros>Condôminos>Financeiro Nesta aba poderá ser verificada toda a situação financeira da unidade, iremos detalhar melhor esses recursos no módulo IV Cobrança do treinamento. Cadastros>Condôminos>Histórico Aqui poderão ser adicionadas quaisquer observações necessárias para esta unidade, sendo possível a impressão de um relatório de tudo que nele conter, por exemplo, uma reclamação do morador. Quando forem impressas segundas vias de boleto, o sistema dará a opção de gravar no histórico da unidade automaticamente. 9

10 TABELAS Clicando em Tabelas abrimos as opções conforme demonstrado: Neste momento vamos cadastrar os Bancos, agências e contas bancárias a serem utilizadas na movimentação financeira dos condomínios. Preencha em seu sistema todas as informações que você já tem mãos. Caso não tenha algum dado bancário solicitado, não tem problema, mas este é o momento de ser adquirido junto ao seu gerente. Lembrando que os campos devem ser totalmente preenchidos, pois iremos precisar destes dados quando formos fazer a primeira emissão de boletos. Tabelas> Bancos Verifique se o seu banco já está cadastrado, lembrando que o código deverá ser o número do banco. Por exemplo: Bradesco / 01 - Banco do Brasil, etc. Tabelas > Agências Bancárias Informe o banco já cadastrado e os dados da agência. 10

11 Tabelas > Contas Bancárias Exemplo do cadastro de contas: Campo código: Informe no código da conta, sendo o mesmo número a ser utilizado no Código do Condomínio, ou seja, Condomínio 1 = conta bancária 1. Banco e Agência - pesquise utilizando as lupas. Conta bancária: com o dígito Cedente - na maioria dos bancos o código do cedente é o mesmo número da conta sem o traço, incluindo o dígito, exemplo: Conta: Cedente: Em alguns casos o código do cedente é fornecido pelo seu banco. Carteira - A carteira de cobrança contratada junto ao banco Obs: Alguns bancos exigem um cadastramento mais detalhado e outras informações. IMPORTANTE - Antes de imprimir seu primeiro recibo, solicite um acompanhamento de nosso suporte técnico para realizar uma emissão teste para verificar se está tudo certo com a configuração para emissão dos boletos. E também envie alguns boletos para o gerente da conta para a verificação dos dados. IMPORTANTE 2 Caso Tabelas> Índices Econômicos Aqui serão cadastrados os índices a serem trabalhados (IGP-M, TJ, INPC, etc), podendo ser mais de um, ou seja, não é necessário que todos os condomínios trabalhem com o mesmo índice. Cadastre os índices utilizados para as atualizações de débitos. Índice mensal - No caso de índice mensal marque a opção percentual, informe a data de vigência e o valor do mês, Por exemplo: IGP-M Mês/Ano 0,94% Índice acumulado Utilizado na atualização de débitos muito antigos, o índice mais usado é o do Tribunal de Justiça, nesse caso informe o valor do índice e marque a opção índice, informe a data de vigência e o valor acumulado até o mês do cadastro. Por exemplo: TJ Mês/Ano 46,12563% 11

12 PLANO DE CONTAS Cadastro> Plano de contas O plano de contas é um dos itens mais importante do sistema, portanto, deve-se dispensar grande atenção ao elaborá-lo. Neste módulo, vamos cadastrar somente as contas de Receitas. No módulo III do treinamento veremos as contas de despesas. O plano de contas nº 01 já está definido com algumas contas de receita e despesas, neste modulo iremos cadastrar novas contas de receita se necessário. Veja abaixo as contas já criadas: Colunas mostradas acima: Red. Será criado um código reduzido para cada conta do plano, que iremos utilizar nas telas de rateio e lançamento das despesas, que veremos nos módulos II e III do treinamento. Display Sequencia numérica das contas de primeiro, segundo e terceiro grau, veja: Descrição Nome da conta título ou de movimentação Desp Quando marcado significa que a conta é utilizada para cadastrar as despesas do condomínio. Mov Quando marcado permite que sejam feitos lançamentos nessas contas 12

13 Conta Representação numérica das contas criadas Grau Informa em qual grau encontra-se a conta cadastrada No primeiro grau é cadastrada a conta mãe, por exemplo: 01 ORDINÁRIA No segundo grau são criadas as contas titulo das despesas e / ou receitas de movimentação, por exemplo: 700 Administrativas No terceiro grau serão criadas as sub contas de movimentação das despesas, exemplo: 001 Correio A visualização no display será: ORDINÁRIA Administrativa Correio DICA IMPORTANTE: No caso das contas de receita, não existe a necessidade de criação do terceiro grau, portanto a conta ficará: Condomínio do Mês. Veremos abaixo como incluir essas contas no plano. Para cadastrar novas contas de receita siga o procedimento abaixo: Clique em Cadastros> Plano de contas: Informe o plano 1 e clique no botão continua. 13

14 Na próxima tela, informe a primeira conta do seu plano: 01 ORDINÁRIA - Pressione: Enter > Enter Dica Importante: Não utilize o Mouse nesse processo! Ficará disponível o campo: Cód do Segundo Grau para a criação das contas Siga a sequência abaixo para a criação das novas contas de Receita: Receitas: até Ou seja no segundo grau reserva as contas de 000 até 099 para cadastrar receitas e a partir da conta 100 até a 999 as despesas, veremos em outro módulo do treinamento o cadastramento das despesas. Sugerimos que a sequencia das contas sejam de 5 em 5, dessa maneira seu plano de contas ficará organizado e fácil de utilizar. Quando cadastrar uma nova conta no plano padrão do sistema, a próxima conta de receita será a: , veja sempre no relatório do plano qual a ultima conta cadastrada e siga a sequencia sugerida. No segundo grau informe o código da conta e seu nome Como estamos criando as contas de receita, NUNCA marque a opção Despesa e Previsão Digite o nome da conta e pressione Enter > Enter > Enter, até aparecer o aviso: Nas contas de receita não é necessário criar contas de terceiro grau, portanto no aviso, informe SIM. 14

15 A sua nova conta foi criada, verifique no relatório do plano de contas, clicando no menu da mesma tela de cadastro em arquivos>imprimir Obs. Importante: O sistema irá criar algumas contas com (*) Não apague ou altere essas contas, elas serão usadas em vários relatórios e demonstrativos. Caso deseje alterar o plano, alterar ou excluir contas, entre em contato com nosso suporte técnico. Rateio> Inclusão de devedores Na implantação do sistema, é necessária a inclusão das cotas em aberto para que sejam feitas as cobranças e acordos, fazendo assim a composição da lista de devedores do período anterior. Na tela informe o código do condomínio, bloco (se houver) e unidade: Clique no botão continuar Na próxima tela informe: O vencimento original do recibo em aberto; A multa na época da cobrança (Lembrese que a partir de 01/2003 a multa passou a ser obrigatória de 2%, conforme o novo código civil); Qtde de parcelas Caso as cotas em aberto dessa unidade seja sequencial, basta informar a quantidade de recibos, escolha o tipo de referencia para o histórico (Normalmente no caso de cotas de condomínio é usado o tipo por competência); Informe a conta das verbas de receita, ou clique duas vezes no campo para abrir o plano de contas; Informe o valor e pressione F2 para gravar esse recibo. 15

16 Questões Já estamos no final do primeiro módulo e para que possamos passar para o Módulo II, responda ao questionário e descubra se já está preparado. 1) Se algum proprietário resolver alugar sua unidade, onde devo cadastrar os dados do inquilino para ele receber o boleto? 2) Um dos moradores do prédio se aposentou e solicitou alteração do vencimento exclusivo do seu boleto para um dia diferente do padrão do Condomínio, onde cadastro esta informação? 3) Qual a diferença de juros mensal e diário? Como informar isso no sistema? 4) Quantos condomínios podem ser cadastrados no sistema? 5) Para que serve a segunda aba de endereços do cadastro das unidades? 6) Quando o condomínio é misto, ou seja, apartamentos, conjuntos comerciais e lojas, como fazer essa divisão no sistema? 7) O que é plano de contas? Para que serve? 8) Assinale as questões verdadeiras: Se eu não cadastrar a fração ideal total do prédio em Condomínios não tem problema, pois vou cadastrar a fração ideal de cada unidade individual em Condôminos? Eu tenho que cadastrar um endereço extra no cadastro dos moradores, pois caso contrário não será possível a emissão dos boletos. Eu devo estar atento(a) quando fizer o plano de contas, pois ele será o condutor dos meus balancetes e demonstrativos contábeis. 9) Onde devo cadastrar os endereços de para os condôminos que desejam receber o boleto por ? Perguntas ou sugestões: 16

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