ROTEIRO NOTA FISCAL ELETRONICA A partir de Agosto/2012

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1 ROTEIRO NOTA FISCAL ELETRONICA A partir de Agosto/ INSTALAÇÃO DO GESTOR Confira abaixo as instruções de como instalar o sistema Gestor. Caso já tenha realizado esta instalação avance ao passo seguinte: - Utilizando o CD de instalação encaminhado no pacote do sistema, instale o sistema Gestor New no computador que será utilizado para emissão de Nota Fiscal Eletrônica ou em um computador servidor para utilização em Rede. - Acesse o sistema através do link disponível na área de trabalho do computador. - Na tela inicial informe o nome da empresa, CNPJ e a chave de instalação que esta colada na capa do cd de instalação. - Já dentro do Gestor, siga as instruções da mensagem de ativação clicando em OK na tela que será aberta. - Feche o sistema Gestor e acesse novamente para confirmar a ativação. 2. INSTALAÇÃO DO CERTIFICADO Para que os processos abaixo tenham o efeito é necessária a compra e instalação do Certificado Digital. Caso seu certificado ainda não esteja instalado em seu computador, entre em contato com o fornecedor deste certificado para proceder esta instalação. Maiores Informações sobre a instalação do certificado: Certificado Serasa: Certificado Certisign: 3. INSTALAÇÃO E CONFIGURAÇÃO DO UNINFE Para comunicação junto à receita é necessário a instalação do UNINFE, esse sistema é responsável pela união do sistema Gestor ao Certificado Digital e com isso a transmissão da Nota Fiscal Eletrônica. Siga os passos abaixo para instalar e configurar o UNINFE: 3.1. INSTALAÇÃO - Acesse clique no menu SUPORTE / UTILITARIOS e realize o download do arquivo UNINFE - Salve o arquivo em uma pasta temporária do computador - Execute o arquivo para iniciar a instalação; - Siga a instalação clicando em AVANÇAR e confirmando as informações solicitadas - Finalizada a instalação execute o icone UNINFE criado na área de trabalho. Caso seja apresentada mensagem de erro ao acessar o uninfe siga as instruções abaixo: 3.2. INSTALAÇÃO DO FRAMEWORK - Acesse MEU COMPUTADOR, selecione o diretório de instalação do UNINFE C:/NFE/LONDRISOFT - Execute o arquivo dotnetfx35setup.exe para instalação do sistema Framework Apenas siga as instruções da tela de instalação clicando em Avançar. - Concluída a instalação, acesse novamente o sistema utilizando o ícone UNINFE na área de trabalho.

2 3.3. CADASTRO DA EMPRESA DENTRO DO UNINFE - Acesse o ícone UNINFE disponível na área de trabalho - Clique com o botão direito do mouse sobre o ícone do UNINFE perto do relógio do computador e clique em ABRIR UNINFE - Clique sobre o botão CONFIGURAÇÕES DO APLICATIVO (engrenagem) - Dentro da tela de configurações será necessário criar a empresa, para isso, clique no sinal de mais (+) no canto superior direito. - Informe o nome completo da empresa, o CNPJ, unidade federativa. - No campo ambiente informe como PRODUÇÃO - No campo Tipo de emissão informe como NORMAL - Deixe os demais campos abaixo preenchidos como estão 3.4. CONFIGURAÇÃO DAS PASTAS DE ENVIO DO XML - Dentro da tela de configurações não precisa salvar o cadastro da empresa, apenas clique na aba PASTAS - Na primeira linha desta tela, apague o caminho atual e informe C:\nfe\londrisoft\Envio, sem o CNPJ. - Na penúltima linha desta tela (Pasta para backups dos XMLS enviados) clique no botão a frente e selecione qualquer pasta de seu computador. - Avance diretamente para o passo a seguir sem salvar as alterações 3.5. SELEÇÃO DO CERTIFICADO DIGITAL - Dentro desta mesma tela de configurações, clique na aba Certificado Digital; - Dentro da tela, clique sobre o botão de pesquisa ao lado, selecione o certificado da empresa e clique em ok - Caso não seja apresentado certificado, entre em contato com a certificadora para instalação. - Concluído até o passo 3.5 deste roteiro, clique sobre o DISQUETE para salvar as alterações CONSULTA DE STATUS - Dentro do sistema UNINFE clique no botão Consultar situação do servidor - Dentro da tela clique em CONSULTAR; O sistema só estará funcionando corretamente se a resposta do UNINFE for SERVIÇO EM OPERAÇÃO Caso não seja esta a resposta do UNINFE, revise a realização dos passos 3.3, 3.4 e 3.5; O UNINFE DEVE ESTA SEMPRE ABERTO AO LADO RELOGIO PARA TRASMISSÃO DAS NOTAS FISCAIS ELETRONICAS 4. CADASTRO DE EMPRESA Para inicio das atividades é necessário cadastrar a empresa dentro do sistema Gestor, siga os passos abaixo: - Acesse o sistema Gestor utilizando o ícone disponível na área de trabalho; - Selecione o usuário MASTER, não preencha senha e clique em OK - Na tela inicial do sistema acesse o módulo Empresa; - Clique no menu CADASTRO / EMPRESAS

3 - Dentro da tela de cadastro será apresentada a empresa modelo (9999), clique sobre a botão NOVO REGISTRO (primeiro botão); - Informe o código desejado (ex: 1) - Informe todos os dados de sua empresa (Nome, endereço, documentação) - Clique na aba Dados Adicionais e preencha o campo Simples Nacional com SIM ou NÃO conforme o tipo da empresa - Caso a empresa seja filiada ao SIMPLES será necessário o preenchimento do campo CSOSN,. - Preencha o campo CNAE (Código Nacional de Atividade Economico) ** Em caso de duvidas entre em contato com seu contador. - Salve o cadastro realizado e feche o sistema. 5. CONFIGURAÇÃO DA NUMERAÇÃO Antes de iniciar a impressão das notas é necessário essário configurar a numeração das primeiras notas, para isso siga as instruções abaixo; - Feche o sistema Gestor. - Acesse novamente, porem no logon selecione o usuário LONDRISOFT e no campo senha digite info - Dentro do sistema acesse o modulo EMPRESA - Clique no menu CADASTRO / CONF. NFE NUMERAÇÃO - Informe os dados com relação a sua empresa. Serie: 1 Formulário: 1 Numero: 0 - Caso a empresa já utilize nota fiscal eletrônica informe no campo Numero a numeração da ultima nota fiscal impressa. - Informe o motivo para alteração (EX: Inicio da impressão de Nota Fiscal eletrônica) - Salve o registro. - Feche o sistema e acesse novamente utilizando o usuário MASTER (sem senha) 6. CONFIGURAÇÃO DO UNINFE PELO SISTEMA GESTOR Para que o sistema possa se comunicar com UNINFE é necessário uma configuração no sistema. - Acesse o modulo NFE - Clique no menu UTILITARIOS / CONFIGURAÇÃO - Informe o estado da empresa geradora da nota (EX: PR) - No campo Ambiente informe inicialmente como PRODUÇÃO* - No campo de Tipo de Emissão Nfe informe como Normal. - No campo Versão Nfe selecione Confirme a configuração Para que o processo seja concluído a mensagem deve ser CONFIGURAÇÃO ALTERADA COM SUCESSO. Caso isso não ocorra, feche a tela, acesse e realize novamente o processo.

4 7. CADASTRO DE CLIENTES Ao registrar a nota fiscal eletrônica o sistema solicita o AGENTE que no caso de nota de saída é o cliente, confira abaixo como realizar este cadastro: - Dentro do sistema Gestor, acesse o módulo CADASTRO - Clique em CADASTRO / CLIENTES - Clique no botão Novo Registro - Informe os dados de seu cliente. Dados importantes: Nome, Documentação, Endereço, Bairro, CEP, Cidade, Cód. Município, Estado,Fone. **Preencher todos os campos destacados em AZUL. - Concluído o cadastro clique em SALVAR REGISTRO 8. CADASTRO DE PRODUTO Para emissão de nota também é necessário o cadastro dos produto, siga as instruções a seguir para realizar este cadastro. - Dentro do módulo CADASTRO, clique no menu CADASTRO / PRODUTO - Clique sobre o botão Novo Registro - Informe o código e o nome desejado. - Informe a MEDIDA para venda (EX: UN) - Preencha o campo PRECO DE VAREJO com o valor padrão, pois o mesmo poderá ser alterado No registro da nota. - Clique na aba TRIBUTACAÇÃO e preencha os campos destacados em AZUL (CST, CST de PIS, CST de COFINS, NCM) - Os demais campos como por exemplo a TABELA DE ICMS dependem da tributação do produto. Obs 1.: Campos não preenchidos vão impossibilitar a transmissão da nota, sendo assim, preencha todos os campos destacados em AZUL Obs 2.: Duvidas com relação ao preenchimento dos campos de TRIBUTACAO entre em contato com seu contador. AVISOS IMPORTANTES - Não utilize caracteres especiais como acentos e outros. - Maiores informações sobre estes e outros cadastros, acesse o módulo AJUDA disponível na tela inicial do sistema. 9. CONSULTA DE STATUS Antes de lançar uma nota fiscal no sistema Gestor recomendamos a consulta do STATUS DE SERVIÇO, isso na implantação e também no uso diário do sistema. Para realizar essa consulta siga abaixo - Acesse o modulo NFE no sistema Gestor - Clique na opção STATUS DE SERVIÇO - Dentro da tela de consulta clique no V a frente do campo ambiente - Aguarde a resposta. - A mensagem deve ser SERVICO em OPERACAO. - Caso não apresente mensagem ou apresente erro, feche o sistema Gestor, feche o uninfe, acesse novamente o UNINFE, consulte o status do uninfe conforme passo 3.6 deste roteiro e em seguida consulte status no gestor conforme as instruções deste passo. - Caso o uninfe apresente serviço em operação e o gestor não apresente, retorne rne e realize novamente o passo 6 deste roteiro.

5 10. LANÇAMENTO DA NOTA FISCAL ELETRONICA Siga os passos abaixo para preenchimento da nota CONFIRA SE O UNINFE ESTA AO ABERTO AO LADO DO RELÓGIO E SE O STATUS ESTA COMO SERVIÇO EM OPERAÇÃO - Acesse o módulo Nota Fiscal Eletrônica - Clique em OUTRAS NOTAS - Clique em NOVO REGISTRO. - Pressionando a tecla TAB para avançar os campos e preencha-os com as informações corretas. - Campos importantes a serem preenchidos: *Agente = Cliente * Espécie, Serie e Modelo (preenchidos automaticamente) * CFOP (em caso de duvida entrar em contato com o contador) * Produto: Cód, Nome, CST, CFOP, Unid, Quant, unitário e total Para preenchimento dos dados da transportadora, clique na aba TRANSPORTADORA / VOLUMES. - Confira todos os campos para identificar algum possível erro - Concluído o lançamento, clique em SALVAR REGISTRO - Automaticamente o sistema ira iniciar a transmissão da nota fiscal para a receita, aguarde; - Quando a nota for aprovada, será apresentada uma mensagem NOTA FISCAL APROVADA e o em seguida será aberta uma tela para seleção da impressora; - Em caso de erro, o sistema vai apresentar a mensagem automaticamente. Cada campo desta tela possui uma lupa que possibilita a pesquisa de informações já cadastradas. Para realizar novos cadastros, não é necessário fechar esta tela, apenas clique em ATALHO e selecione a opção desejada. ATENÇÃO: NÃO PREENCHA OS CAMPOS COM ACENTOS OU CARACTERES ESPECIAIS (EXEMPLOS: Nº, Ç, ^, ~) 11. CONSULTA DA NFE Após gerar uma nota fiscal é possível consultar seu status. Veja a seguir como realizar este processo - Dentro do modulo NFE clique em CONSULTAR - Informe o numero da nota e confirme no V - Caso a mensagem apresentada seja 100 Autorizado o uso da nfe, retorno ao OUTRAS NOTAS e realize a impressão da mesma. - Caso a nota não seja aprovada, recomendamos que consulte o status de serviço conforme item 9 deste roteiro e so depois de apresentada mensagem de serviço em operação, acesse o outras notas e salve novamente esta nota para transmissão e aprovação

6 12. CANCELAMENTO DE NOTA O cancelamento de notas só pode ser realizado quando após a aprovação da DANFE, antes da mercadoria sair da empresa e dentro de um período de 24 HORAS. Siga os passos abaixo para efetuar esse cancelamento. - Dentro do modulo NFE clique em Cancelar Nfe - Informe o numero da nota a ser cancelada - Informe o motivo para cancelamento (mínimo 15 caracteres) - Confirme o cancelamento da mesma 13. INUTILIZAÇÃO NUMERAÇÃO A inutilizarão deve ser realizada apenas para as notas gravadas no sistema gestor que ainda NÃO APROVADAS para a Receita, ou seja, aquelas notas que apresentaram erros e não foram corrigidas. - Dentro do módulo NFE clique em Inutilizar Nfe - Informe o numero de nota a ser inutilizada. (repita o numero no campo INICIAL e FINAL) - Informe o motivo de inutilização e confirme. Obs.: Caso inutilize um numero ainda não gravado no sistema, ao fazer esta nota a mesma não poderá ser transmitidas para a Receita. 14. CARTA DE CORREÇÃO REÇÃO ELETRONICA Para emissão da carta siga as instruções acima IMPORTANTE: Antes de emitir a Carta entre em contato com o CONTADOR da empresa e questione se é permitido a emissão: - Dentro do modulo NFE clique em outras notas - Selecione a nota que deseja emitir a carta - Clique no botão Carta de correção eletrônica - Marque o campo a ser corrigido - Na tela de modificação informe o novo conteúdo do campo e clique em CONFIRMA - Salve o registro para transmissão da CARTA DE CORREÇÃO 15. Envio dos XML por Conforme determina a lei é obrigatório o envio do arquivo XML e da DANFE por para o cliente logo após a aprovação da mesma, sendo assim, o sistema Gestor realiza este processo automaticamente. Confira abaixo o que deve ser feito para que isso ocorra - Acesse o cadastro de cada cliente e preencha o campo - Configure o sistema conforme o utilizado, para isso acesse o módulo EMPRESA, clique no menu CADASTRO / PARAMETROS - Selecione a aba - Clique no botão AJUDA, selecione o provedor desejado e siga as instruções; - Ao salvar e transmitir cada nota o sistema já envia o arquivo. Para saber como utilizar melhor estas e outras ferramentas do Gestor, acesse o modulo AJUDA disponível na tela inicial do sistema e confira os roteiros e perguntas frequentes.

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