Projeto Churrasco dos Sonhos

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1 Projeto Churrasco dos Sonhos Gerando a EAP Gráfica através da EAP Analítica Alexandre Paiva de Lacerda Costa, PMP, MCTS, ITIL

2 Sumário Introdução... 3 Instalando o WBS Chart Pro... 4 Gerando a EAP Gráfica através da EAP Analítica... 4 Procedimento Procedimento

3 Introdução O WBS Chart Pro é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que tem como objetivo gerar estruturas hierárquicas (gráficas) através da decomposição de elementos maiores (fases ou entregas) em elementos menores e mais fáceis de serem gerenciáveis (pacotes de trabalho). O WBS Chart Pro permite ao usuário trabalhar de 2 (duas) formas distintas: integrado com o MS Project e standalone (autônomo). Trabalhando de forma integrada com o MS Project que é o foco deste artigo é possível gerar a EAP Gráfica a partir da EAP Analítica do projeto, tendo a vantagem de manter um sincronismo e manutenção entre as ferramentas, de tal forma que as atualizações feitas no WBS Chart Pro sejam refletidas no MS Project e viceversa. Figura: da EAP Analítica para a EAP Gráfica Resumindo, a proposta principal deste artigo e do fluxograma que montamos é que a EAP Gráfica seja apenas uma saída (output) do trabalho realizado no MS Project (construção da EAP Analítica). Ou seja, uma vez criada a EAP Analítica com base na Declaração de Escopo e nos requisitos coletados e, geraremos a EAP Gráfica via integração entre as 2 ferramentas. Este artigo não tem por objetivo explicar detalhadamente a ferramenta WBS Chart Pro. Apenas verificar os pontos necessários para a geração da EAP Gráfica. 3

4 Instalando o WBS Chart Pro O primeiro passo para a geração da EAP Gráfica é ter a ferramenta WBS Chart Pro instalada em seu computador. Para isto, é preciso baixar a versão demo no site do fabricante (Critical Tools). Você pode realizar o download através do endereço abaixo: Lembrando que a versão demo da ferramenta possui uma restrição de tempo de uso (30 dias) e/ou um limite de 50 atividades relacionadas. Durante a instalação, o usuário deverá confirmar a integração entre as duas ferramentas. Uma vez estabelecida a comunicação entre WBS Chart Pro e MS Project, uma barra de ferramentas do WBS Chart Pro, uma macro e alguns modos de exibição e tabelas serão instalados no arquivo Global.mpt. Uma vez instalado e integrado com o MS Project, um ícone estará disponível na interface do MS Project. Figura: ícone do WBS Chart Pro na barra de ferramentas do MS Project Gerando a EAP Gráfica através da EAP Analítica Uma vez instalada a ferramenta, vamos entender como gerar a EAP Gráfica a partir da EAP Analítica. Tomando como exemplo o projeto Churrasco dos Sonhos, a seguinte EAP Analítica foi gerada (vide procedimento de criação da EAP Analítica) 4

5 Id Código da EAP EAP Dicionário da EAP Requisitos coletados 0 0 Projeto Churrasco dos Sonhos - gu PATROCINADOR BEBIDAS ALCOOLICAS CERVEJA CAIPIRINHA VINHO NÃO ALCOOLICAS ÁGUA REFRIGERANTE 9 2 COMIDAS CARNES ACOMPANHAMENTOS 12 3 INFRA LOCAL CHURRASQUEIRA GARÇONS COPOS TALHERES TRAVESSAS ESPETOS MÚSICA 21 4 CONVITES DESIGN CONVIDADOS DIVULGAÇÃO 25 5 GERENCIAMENTO DO PROJETO TERMO DE ABERTURA MATRIZ DE REQUISITOS DECLARAÇÃO DE ESCOPO EAP CRONOGRAMA RISCOS PLANO DE RECURSOS PLANO DE QUALIDADE LIÇÕES APRENDIDAS Figura: EAP projeto Churrasco dos Sonhos A partir desta EAP Analítica e seu arquivo project (.mpp) equivalente, podemos seguir 2 procedimentos: Procedimento 01 (mais simples): Gerar a EAP Gráfica a partir do MS Project com o botão menu do MS Project na barra de 1º Passo: Inicie o MS Project 2º Passo: Escolha Arquivo (File) Abrir (Open) e localize o arquivo EAP Projeto Churrasco. O arquivo está disponível no site em: content/uploads/2010/10/projeto Churrasco dos Sonhos guia 021.mpp 3º Passo: Com a EAP Analítica aberta no MS Project, clique no ícone do WBS Chart Pro localizado na barra de ferramentas. Figura: Ícone do WBS Chart Pro na barra de ferramentas do MS Project Ao clicar no ícone, o WBS Chart Pro será aberto automaticamente, exibindo a EAP gráfica com a view padrão de Critical Path. 5

6 Figura: EAP Gráfica do projeto Churrasco dos Sonhos (modo de exibição Critical Path) 4 passo: Ao trabalharmos com o ID 0 (Tarefa de resumo do projeto) no MS Project, é necessário carregar esta tarefa no WBS Chart Pro. Para efetuarmos este ajuste, basta selecionar a opção Project Summary Task na barra de menu opção View 6

7 Figura: Barra de menu > View > Project Summary Task Feito isto, a tarefa de resumo do projeto passa a ser exibida e amarra todas as entregas do projeto que apareceram soltas no carregamento. Para a formatação da EAP Gráfica, é recomendável utilizar uma visão pré definida do WBS Chart Pro. Esta visão é denominada Planning View. Para alterar a visão padrão da ferramenta Critical Path View basta selecionar a opção desejada na lista de opções disponíveis. 7

8 Figura: EAP Gráfica na Visão Critical Path View. Alterando para a visão Planning View. Ao carregarmos a nova visão, teremos a EAP gráfica carregada no padrão desejado Promovendo este ajuste, a EAP Gráfica aparecerá da seguinte forma: Figura: EAP Gráfica do projeto Churrasco dos Sonhos (modo de exibição Planning View) 8

9 Procedimento 02 (mais complicado): Gerar a EAP Gráfica a partir do WBS Chart Pro com a opção de abrir arquivo (.mpp). Vamos aos passos. 1º Passo: Abrir o programa WBS Chart Pro. Escolha File Open ou Clique no botão assinalado na figura abaixo. Figura: Abrir um novo projeto dentro do WBS Chart Pro 2º Passo: Selecione a opção Files of Type (Tipos de Arquivo) Microsoft Project Plans e aponte para o arquivo EAP Projeto Churrasco.mpp referente à EAP Analítica montada no MS Project com base no procedimento Criando a EAP Analítica no MS Project. Figura: Opção Files of Type (Tipos de Arquivo) Microsoft Project Plans 9

10 Figura: Aponte para o arquivo desejado Observação: Este arquivo referente à EAP Analítica está disponível no site do projeto em: content/uploads/2010/10/projeto Churrasco dos Sonhos guia 021.mpp Neste momento, o WBS Chart Pro estabelece uma conexão com o MS Project de tal forma que, qualquer mudança na estrutura em uma ferramenta altera automaticamente a estrutura da outra ferramenta. 3º Passo: A EAP Gráfica é reproduzida na tela do WBS Chart Pro com a view padrão Critical Path. Sugestão: alterar a view Critical path para Planning View. 10

11 Figura: Alterando o modo de exibição padrão do WBS Chart Pro Promovendo este ajuste, a EAP Gráfica aparecerá da seguinte forma: Figura: EAP Gráfica do projeto Churrasco dos Sonhos Através das opções de estilo na barra de menu do WBS Chart Pro, o gerente de projeto poderá formatar a EAP Gráfica no estilo desejado. Temos cinco tipos de estilo pré definidos. a. Org Chart Padrão Organograma 11

12 b. WBS Chart O padrão utilizado acima c. List all as entregas e pacotes são listados em uma única coluna d. WBS Chart 2 distribui os pacotes de trabalho em duas colunas e. List all 2 Columns As entregas são listadas em duas colunas Figura: utilizando as opções de estilo O gerente de projeto pode imprimir a EAP Gráfica em PDF e anexá la ao Plano de Projeto, por exemplo. Sobre o autor Alexandre Paiva de Lacerda Costa é graduado em Engenharia Eletrônica para Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), pós graduado em Tecnologia da Informação em Análise e Gestão de Negócios pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), certificado PMP Project Management Professional pelo Project Management Institute (PMI) em 2005, certificado ITIL v2 Foundation pela Exin em 2010, certificado MCTS Microsoft Certified Technology Specialist (Microsoft Office Project 2007, Managing Projects) em 2010 e possui experiência em Planejamento, Execução e Controle de Projetos adquirida em grandes empresas como IBM Brasil, Oi/Telemar, Petrobras e Eletrobrás Termonuclear. 12

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