PMAT. Sistema de Análise e Acompanhamento de Operações. Manual. Desenvolvido pelo BNDES AS/DEGEP

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1 PMAT Sistema de Análise e Acompanhamento de Operações Manual 1

2 Índice 1. O que é o Sistema de Análise e Acompanhamento de Operações PMAT Acessando o sistema pela primeira vez Download Fluxogramas Projeto Novo Operações via mandatário Operações Diretas (acima de R$ 6 milhões) Inserindo, consultando ou modificando projeto (Município) Identificação do Município... 5 Após preenchimento dos dados do contato, clicar em Salvar Dados Sócio Econômicos Composição NEMAT Execução Físico Financeira do Projeto Problemas das Áreas Ações Custos do Projeto Cadastramento de Tributos Consultar Potencial de Arrecadação do Município Importando informações do projeto para o Sistema de Acompanhamento de Operações (Mandatário) Gerando Consulta Prévia Automaticamente Gerando arquivo de Consulta Prévia para envio por meio eletrônico Fluxogramas do Relatório de Acompanhamento Operações via mandatário Operações diretas (acima R$ 6 milhões) Inserindo RAC(Município) Execução Física e Financeira do Projeto Ações Descrição dos Veículos, Equipamentos e Softwares pagos Relação de Pagamentos Efetuados no Projeto Quadro de Usos e Fontes Importando RAC (Mandatário) Gerando Relatório de Acompanhamento Automaticamente Gerando arquivo do RAC para envio por meio eletrônico Cadastrando e consultando documentos

3 1. O que é o Sistema de Análise e Acompanhamento de Operações PMAT É um sistema utilizado pelo BNDES, Mandatários e Municípios para gerenciamento das Operações PMAT. O sistema permite que sejam gerados consultas prévias e relatórios de acompanhamento de maneira automatizada onde a transferência das informações é feita por meio eletrônico ( , disquete, CD...), evitando assim retrabalho com digitação de informações. Além disso o sistema guarda todas as informações dos projetos em um grande banco de dados, permitindo rápida realização de pesquisas e levantamentos estatísticos visando melhoria do programa. Importante: O envio dos dados por meio eletrônico não dispensa o município do envio dos documentos impressos, assinados pelo representante da prefeitura (ex: Prefeito, Secretário da Fazenda). 2. Acessando o sistema pela primeira vez Download Na página do BNDES selecionar a versão para download correspondente a sua versão do Access, salvar na pasta C:\PMAT e descompactar os arquivos. Para descompactar os arquivos (extensão.zip) poderá ser utilizado qualquer software com essa finalidade tipo Winzip, WinRAR, etc. Para iniciar o Sistema de Acompanhamento de Operações PMAT, na pasta C:\PMAT clicar em AplicacaoPMAT.mdb e aparecerá a tela inicial do sistema. 3

4 No menu inicial clicar em Configurações e aparecerá a seguinte tela: No diretório de instalação deverá ser especificado o caminho (C:\PMAT) onde o arquivo será salvo clicando sobre o comando Selecionar na caixa de opções o Tipo de Usuário Mandatário ou Município, conforme o caso. Fechar formulário no comando 3. Fluxogramas Projeto Novo Operações via mandatário 4

5 3..2. Operações Diretas (acima de R$ 6 milhões) 4. Inserindo, consultando ou modificando projeto (Município) Caso seja necessário criar um novo projeto, na tela inicial clicar no comando Inserir Projeto e então efetuar o preenchimento dos itens a seguir Identificação do Município 5

6 Na guia Identificação do Município deverá ser criado um número de projeto (conforme controle do município). Após criação do número do projeto e preenchimento dos dados da Identificação do Município, Salvar o documento para acessar as outras guias. Para inserir contatos do projeto, clicar sobre Inserir Nome, este comando abrirá o seguinte formulário: Após preenchimento dos dados do contato, clicar em Salvar Para editar os dados do contato dar um duplo clicar sobre a informação que deseja alterar, efetuar as mudanças e então clicar sobre o botão Atualizar. Para exclusão de contato, clicar sobre o contato que deseja apagar e clicar em Excluir Nome Inserir no mínimo 4 (quatro) contatos Dados Sócio Econômicos 6

7 Na guia Dados Sócio Econômicos, preencher com os dados do último ano disponível. Sempre inserir o ano base antes de preencher os demais dados sócio-econômicos. Após preenchimento dos dados do sócio-econômicos, clicar em Salvar Atenção: Para continuar a inserir os dados nas demais guias, a Identificação do Município e os dados Sócio-econômicos devem ser primeiramente preenchidos e salvos. Caso você tente incluir novos dados antes de salvá-los o sistema poderá apresentar erro, neste caso fechar o sistema e entrar novamente Composição NEMAT Na guia Composição NEMAT, clicar em Inserir Membro, preencher as informações dos membros do Núcleo Especial de Modernização da Gestão Pública e clicar sobre o botão Salvar. Para editar os dados dar um duplo clique sobre o nome que deseja alterar, efetuar as mudanças e clicar sobre o botão Atualizar. Para excluir, clicar sobre o nome que deseja excluir e clicar sobre o botão Excluir Membro. Inserir no mínimo 4 (quatro) contatos. 7

8 4..4. Execução Físico Financeira do Projeto Na guia Execução Físico Financeira, preencher cada seção na seguinte ordem: Problemas das Áreas Clicar em inserir área e janela a seguir se abrirá: 8

9 Inserir as informações e clicar em Salvar. Para editar uma atividade, dar um duplo clique sobre a informação que deseja modificar, efetuar as modificações e clicar em Atualizar. Para excluir uma atividade, marcar a informação que deseja excluir e clicar em Excluir Atividade. Aparecerá mensagem solicitando confirmação da exclusão, clicar SIM. Caso não as ações apareçam na tela, sair e entrar novamente no sistema Ações Selecionar área na caixa Áreas Existentes, estas áreas deverão ser previamente cadastradas no formulário Problema das Áreas, caso contrário não será possível inserir estes dados. Clicar em Inserir Ação; O sistema exibirá a caixa: Caso selecione SIM, o sistema exibirá opções para estruturação do projeto conforme tela a seguir: Após selecionar Área, Foco de Atuação e Ação clicar no botão Seleção de Ações do Projeto 9

10 Para selecionar as Ações do Projeto, dar duplo clique sobre a ação selecionada. Inserir os Dados das Ações do Projeto na tela a seguir. 10

11 Preencher informações relativas à Ação Na caixa situação atual, informar o que já foi realizado Na caixa Situação Alvo informar o que está previsto Ao terminar clicar sobre o botão Salvar. Aparecerá mensagem confirmando que a ação foi cadastrada com sucesso; Fechar Caso selecione NÃO, o sistema exibirá a tela abaixo em branco para que sejam preenchidos todos os dados das Ações do Projeto. Salvar e fechar 11

12 Custos do Projeto Voltando a tela de Execução Físico Financeira do Projeto, clicar em Custos por Ação e janela a seguir se abrirá: Selecionar opção na caixa Item Apoiável No campo Descrição, inserir detalhes do item Inserir as informações de Unidade, Quantidade e Custo Unitário planejados. O Custo Total será calculado automaticamente. Quebrar o custo total por trimestre, lembrando que o somatório dos 6 trimestres e o realizável deve ser igual ao Custo Total. Clicar em Inserir Custo. Para excluir um custo, marcar a informação que deseja excluir e clicar em Excluir Custo. Aparecerá mensagem solicitando confirmação da exclusão, clicar SIM. Clicar em Fontes e no Quadro Usos e Fontes (abaixo) inserir as informações das fontes e clicar no comando Salvar Quadro. Fechar a janela do formulário. Caso as informações estejam incompletas, o sistema exibirá mensagem e não permitirá que as informações sejam salvas. 12

13 Os valores devem respeitar os limites do PMAT, conforme tabela a seguir, caso contrário aparecerá mensagem de erro. O procedimento para consulta ou modificação de um projeto é o mesmo, basta digitar o número do projeto existente no campo identificação do Município e aparecerão os dados do projeto. Após modificar as informações Salvar o arquivo. Após o preenchimento de todas as informações do Projeto clicar em Salvar no canto inferior direito do formulário. 13

14 Cadastramento de Tributos Caso haja ações da área tributária, clicar em inserir tributo e janela a seguir se abrirá: Selecionar o tributo, preencher o campo Problemas e clicar em Salvar. Para editar um tributo, dar um duplo clique sobre a informação que deseja modificar, efetuar as modificações e clicar em Atualizar. Para excluir um tributo, marcar a informação que deseja excluir e clicar em Excluir Tributo. Aparecerá mensagem solicitando confirmação da exclusão, clicar SIM. Para cada tributo inserido clicar em Impacto e aparecerá o seguinte formulário na tela: Preencher o ano base, inserir os valores correspondentes ao ano e clicar em Salvar Impacto. Fechar o formulário. 14

15 Consultar Potencial de Arrecadação do Município Permite ao município consultar o potencial de arrecadação baseado em estudos econométricos com município com perfis semelhantes 5. Importando informações do projeto para o Sistema de Acompanhamento de Operações (Mandatário) Voltando a tela inicial, clicar no comando Inserir Projeto e aparecerá a tela: Clicar em Importar Arquivos e o sistema exibirá o seguinte formulário: 15

16 Clicar no comando Importa e o sistema abrirá caixa do Explorer onde deverá ser indicado o arquivo a ser importado. Caso sua versão do Access seja 97 ou 2000 você deverá indicar o local aonde o arquivo recebido encontra-se armazenado. Aparecerão na tela o nome do município, o número do RAC (quando houver) e o número do projeto do município. Inserir o número do projeto de controle do Mandatário e clicar em Salvar dados na Base, aguardar alguns instantes e fechar clicando no Ainda no formulário do projeto, inserir o número do projeto do Mandatário e os dados constantes do arquivo importado estarão disponíveis na tela. 6. Gerando Consulta Prévia Automaticamente No menu principal clicar em Inserir Projeto, colocar o número do projeto na guia de identificação do projeto, no canto inferior esquerdo clicar no botão Este comando abrira o arquivo Word do roteiro de enquadramento e análise com as informações inseridas no sistema pré-preenchidas. Para modificar os dados da Consulta Prévia o usuário deverá alterar o projeto no sistema e gerar nova consulta automaticamente, exceto para os campos que não estão disponíveis para preenchimento no sistema, os quais poderão ser preenchidos no arquivo Word. O arquivo deverá ser impresso e assinado para envio ao BNDES. O arquivo deverá ser salvo com outro nome, caso contrário o arquivo padrão será modificado. 7. Gerando arquivo de Consulta Prévia para envio por meio eletrônico Na opção Inserir Projeto, colocar o número do projeto cujo arquivo será gerado e clicar no botão Gerar Arquivo, este comando abrirá opção para indicar o local aonde o arquivo será armazenado, clicar em OK, não é necessário nomear pasta ou arquivo. Serão gerados 23 arquivos em txt para envio por meio magnético. 16

17 Segue exemplo dos arquivos gerados referentes ao projeto nº : 8. Fluxogramas do Relatório de Acompanhamento Operações via mandatário 17

18 8..2. Operações diretas (acima R$ 6 milhões) 9. Inserindo RAC(Município) Para inserir um novo Relatório de Acompanhamento é necessário que o projeto esteja cadastrado no sistema. Caso você esteja inserindo um RAC de um projeto já existente, primeiramente deverá ser criado um projeto com pelo menos o nº do município no IBGE (6 dígitos) e deverá ser atribuído um número a esse projeto. Para inserir o RAC, digitar o número do projeto atribuído e o número do RAC a ser criado. No primeiro RAC o sistema atribuirá ao formulário as informações do projeto, e nos relatórios subseqüentes as informações do RAC anterior. O sistema sempre apresenta pergunta antes de atribuir as informações. O preenchimento das guias Identificação do Município o mesmo para inserção do projeto (conforme item 4.1), sendo que para o RAC deverá ser incluído o número do Relatório de Acompanhamento com a opção de atribuir ao novo RAC as informações do relatório anterior. O procedimento para preenchimento da guia Gerenciamento do Projeto é o mesmo do projeto, ver item

19 9..1. Execução Física e Financeira do Projeto O sistema apresentará os dados do RAC anterior, quando houver, os quais poderão ser alterados, excluídos e novas informações incluídas. 19

20 Ações Selecionar área na caixa Áreas Existentes; Clicar em Inserir Ação; Selecionar área na caixa Áreas Existentes, estas áreas deverão ser previamente cadastradas no formulário Problema das Áreas, caso contrário não será possível inserir estes dados. Clicar em Inserir Ação; O sistema exibirá a caixa: Caso selecione SIM, o sistema exibirá opções para estruturação do projeto conforme tela a seguir: Após selecionar Área, Foco de Atuação e Ação clicar no botão Seleção de Ações do Projeto 20

21 Para selecionar as Ações do Projeto, dar duplo clique sobre a ação selecionada. Inserir os Dados das Ações do Projeto. Caso você tenha selecionado a opção NÃO para informação padronizada, os dados deverão ser inseridos na tela. Salvar. 21

22 Clicar em Quadro Custo Ação e abrirá a seguinte tela A coluna Realizado está bloqueada para inserção de dados, ela é atualizada de maneira automática. Inserir os custos da ação por item apoiável e Salvar Quadro Voltando a tela de Dados de Ações do Projeto, clicar em Inserir Meta Inserir as informações previstas e realizadas das metas e clicar em Inserir Os detalhes das metas aparecerão no quadro Metas da Ação O sistema emite mensagem de que a operação foi realizada com sucesso Salvar a ação Fechar formulário 22

23 9..2. Descrição dos Veículos, Equipamentos e Softwares pagos Clicar em Lista de Pagamentos Selecionar grupo de pagamentos (veículos, equipamentos ou softwares) e inserir as descrições, após isto clicar em Inserir Equipamento e a informação aparecerá na tabela equipamentos Para excluir informações, selecionar o item na tabela equipamentos e clicar em Excluir equipamento Para modificar a informação, dar um duplo clique sobre o item na tabela, efetuar as atualizações e clicar em Atualizar Equipamento Fechar o formulário Relação de Pagamentos Efetuados no Projeto A relação de pagamentos efetuados somente poderá ser preenchida após a inclusão das Ações (item 8.1.1) Selecionar Ação Existente que deseja incluir pagamentos efetuados, clicar em Pagamento por Ação e inserir os dados da nota fiscal. Clicar em Inserir Pagamento e a informação aparecerá na tabela. Repetir a operação para cada pagamento. Existe a opção de digitação expressa, apresentada em forma de tabela que facilita o input dos dados, quando houver um grande número de pagamentos. 23

24 O sistema pode ter informações migradas da RAC anterior. Para listar todos os pagamentos, clicar em Listar todos os pagamentos, esta lista poderá ser exportada para o Excel Quadro de Usos e Fontes 24

25 Os usos são automaticamente atualizados no quadro a partir do Quadro Custo por Ação. Inserir as fontes BNDES e Recursos Próprios e clicar em Salvar Quadro. Aparecerá mensagem informando que o quadro foi salvo com sucesso. Para sair do formulário clicar no Após o preenchimento de todas as informações do Relatório de Acompanhamento clicar em Salvar no canto inferior direito do formulário. O sistema verifica se todos os campos foram preenchidos e no caso de ausência de algum dado exibirá mensagem informando. 10. Importando RAC (Mandatário) No menu inicial selecionar a opção Importar RAC o sistema exibirá o seguinte formulário: Clicar no comando Importa e o sistema abrirá caixa do Explorer onde deverá ser indicado o arquivo a ser importado. Caso sua versão do Access seja 97 ou 2000 você deverá indicar o local aonde o arquivo recebido encontra-se armazenado. Aparecerão na tela o nome do município, o número do RAC (quando houver) e o número do projeto do município. Inserir o número do projeto de controle do Mandatário e clicar em Salvar dados na Base, aguardar alguns instantes e fechar clicando no Ainda no formulário do projeto, inserir o número do projeto do Mandatário e os dados constantes do arquivo importado estarão disponíveis na tela. 25

26 11. Gerando Relatório de Acompanhamento Automaticamente No menu principal clicar em Inserir RAC, colocar o número do projeto e do RAC na guia de identificação do projeto, no canto inferior esquerdo clicar no botão Este comando abrira o arquivo Word do Relatório de Acompanhamento com as informações inseridas no sistema pré-preenchidas. Para modificar o Relatório de Acompanhamento o usuário deverá alterar os dados no sistema e gerar novo RAC automaticamente, exceto para os campos que não estão disponíveis para preenchimento no sistema, os quais poderão ser preenchidos no arquivo Word. O arquivo deverá ser impresso e assinado para envio ao BNDES. O arquivo deverá ser salvo com outro nome, caso contrário o arquivo padrão será modificado. 12. Gerando arquivo do RAC para envio por meio eletrônico Na opção Inserir RAC, colocar o número do projeto e número do RAC de cujo arquivo será gerado e clicar no botão Gerar Arquivo, este comando abrirá opção para indicar o local aonde o arquivo será armazenado, clicar em OK, não é necessário nomear pasta ou arquivo. Serão gerados 13 arquivos em txt, iniciando com o número do RAC/projeto, para envio por meio eletrônico. Enviar somente os arquivos.txt. Segue exemplo dos arquivos gerados do RAC nº 1 do projeto n º : 13. Cadastrando e consultando documentos O sistema oferece ao mandatário facilidade de armazenar documentos relacionados os projetos através da opção Cadastrar Documentos, disponível no menu inicial. 26

27 Para isto, basta selecionar o nome do município no menu à direita da tela e indicar o local aonde se encontra arquivado o documento no botão e selecionar o tipo de documento. O documento também poderá estar relacionado a um RAC e/ou projeto. Para visualizar o documento, clicar no comando Caso o tipo de documento a incluir não esteja listado em Tipo de Documento, clicar no botão Cadastrar Tipos de Documentos, no canto superior direito do formulário e incluir o documento desejado. A numeração é seqüencial. No formulário de inclusão também poderão ser consultados os documentos já armazenados, para isto você deve selecionar o Cliente e Projeto ou RAC no menu à esquerda e o sistema exibirá na tela lista de documentos vinculados a este projeto. 27

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