Trabalho Interdisciplinar. MS Project

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1 Aula Prática: Introdução ao Microsoft Project Professional MS Project Como vimos em nossas aulas, a EAP Estrutura Analítica do Projeto é o primeiro passo para criar um cronograma de um projeto estruturado. A partir da EAP desenvolvida para o projeto final do grupo, crie um projeto no MS Project seguindo os passos abaixo: 1. Leia todo o texto abaixo e acompanhe as atividades propostas no MS Project, no laboratório. 2. Após a leitura, a partir da EAP do projeto final, definir as atividades necessárias para a execução e conclusão do projeto e incluí-las no MS Project de forma estruturada. 3. Estabeleça a duração de cada atividade 4. Estabeleça a ordem de precedência para as atividades 5. Insira os recursos necessários para a execução de cada atividade 6. Verifique o prazo final do projeto e faça ajustes se necessário na duração das atividades e na ordem de precedência. 7. Estabeleça o custo de cada atividade inserida e salve a linha base do projeto 8. Verifique o custo final do projeto e faça ajustes se necessário. 9. O cronograma final deverá ser enviado para o da professora, juntamente com o restante do trabalho: valeriapitagoras@gmail.com 1- O Project O Project é um software da Microsoft, desenvolvido para gerenciamento de projetos. Sua primeira versão foi lançada em Desde então, além de contar com a interface gráfica amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo de novos e poderosos recursos. O aprendizado do MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como funciona o software. Diferente de outro softwares, o MS Project está intimamente interligado com a disciplina ou prática da qual este vem auxiliar, o gerenciamento de projetos. Portanto, não basta apenas compreender como é o funcionamento desse software, faz-se necessário aliálo ao conhecimento de gestão de projetos. 1.2 Os Fatores Gerenciáveis no MS Project Os Fatores Gerenciáveis em um projeto para o MS Project são: 1

2 Escopo Tempo Recursos (físicos e humanos) Custos Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a execução. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas as demais. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempo acarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na alteração de alguma especificação do produto. Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das vaiáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto. 2- Características Básicas do MS Project Dentre os diversos recursos disponíveis, destacamos: Geral Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (PERT/CPM): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede; Utiliza tabelas no processo de entradas de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados; Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início- Início; Fim-Fim e Início-Início; Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar realização de reuniões todas as terças-feiras; Permite estabelecer níveis hierárquicos através de tarefas de resumo. Permite uso de subprojetos; Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios; Recursos Os recursos são ligados diretamente às tarefas; 2

3 Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automaticamente. Custos Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custos dos recursos alocados. 2.1 O Ambiente do MS Project: A tela inicial do MS Project 2013 tem a aparência apresentada abaixo. Figura 1 Tela Inicial Barra de Menus- é a barra que contém todos os comandos do MS Project. Os comandos mais utilizados aparecem também na barra de ferramentas, do mesmo modo que nos outros programas da Microsoft. Barra de Ferramentas contém os botões dos comandos mais utilizados. A barra de ferramentas pode ser personalizada pelo usuário. 3

4 Barra de Modos- contém botões para as visualizações mais utilizadas pelo usuário. Também pode ser personalizada. Modo Atual de trabalho indica o modo de trabalho no qual o MS Project se encontra. Pode ser: Pronto o sistema está aguardando uma ação do usuário Abrindo <nome do projeto> - indica que está em modo de entrada de dados. Salvando <nome do projeto> - indica que está gravando as alterações em um arquivo. Área para Tabelas cada linha exibe informações sobre uma tarefa ou recurso diferente e cada coluna apresenta informações diferentes sobre tarefas ou recursos. Área Gráfica é a região onde aparecem as visualizações gráficas do projeto, tal como o gráfico de Gantt. Barra Separadora Vertical separa a área para tabelas e a área gráfica. Pode ser movida para a esquerda ou para a direita, permitindo visualizar melhor a porção gráfica. 4

5 3. Criando um Projeto Simples 3.1 Etapas Essenciais do Planejamento no MS Project Na figura abaixo, são apresentadas as etapas essenciais para que possa elaborar o escopo do projeto no Project. Durante o curso, cada etapa abaixo será definida no software. Figura 2- Etapas para o desenvolvimento de um projeto no Project. Fonte: Professor Esdras 3.2 Configurando o Calendário do Projeto O calendário determina como os recursos atribuídos a tarefas são agendados e com as próprias tarefas são agendadas. O calendário base é o conjunto de dias e períodos de trabalho e de folga que os outros tipos de calendários utilizam. Ao iniciar um projeto, deve-se escolher um calendário-base para ser o calendário do projeto. Para configura o calendário, clique no menu Projeto, Alterar Período Útil. Altere o calendário padrão considerando os feriados, e o horário de trabalho dia. É possível criar novos calendários a partir de um calendário existente, como o calendário padrão. 5

6 Figura 3 - Configurando o calendário 4 - Criando Atividades em um Projeto Todo projeto tem uma lista definida de atividades, que precisam ser inseridas no Project. A forma mais usual de inserir as atividades é através da Tabela de entrada, que apresenta os seguintes campos: modo, nome da tarefa, duração, início, término, predecessoras e nome dos recursos. Na aula prática, no laboratório, veremos como organizar as tarefas, conforme figuras a seguir: 6

7 Figura 4- Tabela de entrada de dados Figura 5- Tabela de entrada de dados 7

8 4.1- Criando uma Lista de Recursos Antes de começar a atribuir recursos, você pode inserir todas as informações sobre recursos para o seu projeto, tal como custos e grupos de recursos, de uma vez, criando uma lista de recursos. Isto economizará seu tempo ao atribuir recursos a suas tarefas. Uma lista de recursos inclui os nomes dos recursos e o número máximo de unidades como um percentual da disponibilidade de cada recurso. Para criar uma lista de recursos, siga os passos abaixo: Na barra de modos, clique em planilha de recursos; No campo Nome do recurso, digite os recursos; No campo Tipo, selecione se o recurso é de trabalho ou material; Preencha as demais informações sobre o recurso. Figura 6 Planilha de Recursos 4.2 Associando Recursos às Atividades A associação de recursos às atividades pode ser feita através da própria planilha de entrada de dados, na coluna Nome dos Recursos. Caso deseje alocar mais de um recurso à mesma tarefa, clique duas vezes com o mouse sobre a tarefa abrirá uma caixa, selecione Atribuir Recursos. Nesta opção você escolherá quanto recursos desejar para a atividade. 5. O Gráfico de Gantt O Gráfico de Gantt do projeto terá a seguinte aparência: 8

9 Figura 7 Gráfico de Gantt 5.1- O Diagrama de Rede Além do gráfico de Gantt, podemos visualizar o projeto através do Diagrama da Rede, que mostra a precedência entre as tarefas. Para isso, na barra de modos clique no botão Diagrama de Rede. Figura 8 Diagrama de Rede 9

10 6. Linha Base do Projeto Para se obter o melhor resultado possível durante a execução do projeto, deve-se criar um plano de linha base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto. Uma linha base é um conjunto de estimavas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridos no plano do projeto. Assim, ao acompanhar o progresso real no Project, pode-se utilizar a linha de base para comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento desse mesmo projeto. Para salvar a linha de base, acesse o Menu Projeto Definir linha de Base. Escolha a opção Projeto inteiro e selecione OK. Figura 9 Salvando Linha Base 10

11 6.1- Salvando o Projeto Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento: Clique em arquivo, no menu opções Selecione a opção salvar Digite o nome do arquivo Clique em salvar 7. Bibliografia 1- Microsoft Office Project 2010 Brasport 2- Vargas, R. V. Manual Prático do Plano do Projeto. Rio de Janeiro: Brasport, Material do Professor Esdras Eler. 11