Sumário: Fluxo Operacional... 3 Contatos Agenda Online Reservas de Salas Tarefas... 42

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2 Sumário: Fluxo Operacional... 3 Contatos... 4 Passo a passo para visualização de contatos... 5 Passo a passo para filtragem da lista de contatos... 6 Como ordenar a lista de contatos... 7 Como gerar uma tabela no Excel... 8 Agenda Online Explanação Passo a passo para inclusão de fornecedores na Agenda Online Como visualizar a lista de fornecedores na Agenda Online Como filtrar a lista de fornecedores na Agenda Online Como ordenar a lista de fornecedores na Agenda Online Como gerar a lista de fornecedores no Excel Passo a passo para alterar um registro na lista de fornecedores Como excluir um registro da lista de fornecedores Passo a passo para excluir registros em massa da lista de fornecedores Reservas de Salas Explanação Passo a passo para visualização das Reservas das Salas Passo a passo para inclusão de Reservas das Salas Tarefas Explanação Passo a passo para habilitar um usuário na aplicação de Tarefas Passo a passo para inclusão e vinculação de Tarefas pelo Gestor (Apenas ADM) Como fazer a visualização e manutenção das Tarefas incluídas Como alterar a ordem da listagem dos registros de tarefas Como habilitar e bloquear registros de tarefas na lista Como excluir definitivamente registros de tarefas na lista Como gerar relatórios das tarefas dos funcionários Gerando relatório por data Gerando relatório por usuário Gerando relatório por estado Gerando relatório de diversas formas Formas de visualização do relatório Como ordenar os registros dos relatórios gerados Como gerar o relatório no Excel Como exibir o calendário do usuário Como fazer a manutenção e o acompanhamento das tarefas no calendário Tarefas Agendadas Tarefas Livres Fazendo a inclusão de um lembrete no calendário Como fazer a exclusão de um lembrete... 77

3 Identificação da Especificação Funcional MODIN-014/ Versão: 01 Projeto Skype nos contatos, Lista de Fornecedores, Reserva de Salas e Tarefas. Data: 07/03/ Sistema: Intranet Usuário Responsável Nome: Caio Moscatiello Tecnologia Nome: Leonardo Souza de Carvalho Especificações Objetivos: Possibilitar a visualização do Skype na lista de contatos assim como permitir a inclusão, alteração e exclusão dos mesmos somente ao administrador do sistema, fornecer uma lista de fornecedores para listagem e inclusão, uma página para reservar salas de reunião da empresa e uma aplicação que possibilita o agendamento de tarefas assim como a visualização e manutenção das mesmas no sistema. Fluxo Operacional Agora o sistema contará com um campo que possibilitará a adição dos contatos no Skype, uma lista de fornecedores para listagem em inclusão e uma página que possibilitará ao adm adicionar tarefas aos funcionários possibilitando a manutenção. Especificação No início foi criado um novo campo no banco de dados para possibilitar a inclusão dos contatos Skype na lista, logo após foram adicionadas as rotinas que possibilitaram a inclusão e exclusão dos contatos na página, depois foram criados os campos no BD para inclusão dos dados da nova lista de fornecedores, terminando a lista com as rotinas necessárias para a visualização e manutenção da mesma, na aplicação de reserva de salas, houve o mesmo processo, primeiramente foram criados os campos no banco de dados para depois se ter início o desenvolvimento das rotinas necessárias para o desenvolvimento da aplicação.

4 Contatos Explanação Com as alterações realizadas na intranet agora é possível a inclusão (somente adm) e a visualização dos contatos Skype na lista de contatos. Imagem da lista de Contatos:

5 Passo a passo para visualização de contatos: 1. Primeiramente você deve clicar na opção Contatos presente no menu lateral do sistema como demonstrado na imagem abaixo: 2. Após isso a lista de contatos já será exibida na tela com todos os dados, listando os contatos de todas as filiais por defeito

6 Passo a passo para filtragem da lista contatos: 1. Para filtrar a lista selecione a filial desejada na parte superior e clique em filtrar: 2. No Exemplo abaixo será exibida uma lista apenas com os contatos da filial selecionada: 01 Matriz Machado MG.

7 Como ordenar a lista de Contatos: Clicando em qualquer uma das opções de título você obtêm a listagem de registros pelo título selecionado. No exemplo abaixo foi selecionado o título Setor fazendo com que a lista fique ordenada por este campo:

8 Como gerar uma tabela no Excel: Para gerar a tabela no Excel basta clicar na opção Gerar tabela no Excel presente na arte inferior-esquerda da tabela.

9 Ao clicar na opção será gerada uma tabela no excel exatamente da mesma maneira que a presente na tela. Com isto está finalizada a explicação sobre as novas funcionalidades da lista de contatos.

10 Agenda Online Explanação Agora estará disponível na intranet a opção Agenda Online que permitirá ao usuário a inclusão, edição e exclusão dos fornecedores que adicionar no sistema e a visualização dos fornecedores incluídos por ele e por todos os outros usuários. Veja o exemplo abaixo: Nesta imagem repare que apenas um registro contém uma caixa de seleção e as opções Alterar e Excluir, o motivo para isso é que o usuário poderá editar e excluir apenas os fornecedores que ele mesmo incluiu no sistema.

11 Passo a passo para inclusão de fornecedores na Agenda Online: 1. Para incluir um fornecedor primeiramente clique na opção Incluir Fornecedor presente na aba Agenda Online no menu lateral do site: Veja o Exemplo na imagem abaixo:

12 2. Ao clicar na opção Incluir Fornecedor você será direcionado para a página de inclusão de registro onde deverá inserir todos os dados referentes ao fornecedor que deseja incluir. Imagem da tela de inclusão de Fornecedores: Campos Obrigatórios: Os campos obrigatórios são Nome, Tel1, Empresa, Departamento, Contato e O primeiro campo a ser digitado é o nome do fornecedor (campo obrigatório)

13 4. O segundo campo a ser digitado é o número de telefone do fornecedor (campo obrigatório) 5. O terceiro campo é o segundo número de telefone para contato do fornecedor (campo não obrigatório) 6. O quarto campo é o terceiro número de telefone para contato do fornecedor (campo não obrigatório) 7. O quinto campo a ser preenchido é o nome da empresa do fornecedor (campo obrigatório) 8. O sexto campo é o departamento ao qual pertence o fornecedor (campo obrigatório)

14 9. O sexto campo é o contato ao qual pertence o fornecedor (campo obrigatório) 10. O sétimo campo é o ao qual pertence o fornecedor (campo obrigatório) 11. O oitavo campo a ser preenchido é o Skype do fornecedor (campo não obrigatório) 12. Após ter preenchido todos os campos basta clicar no botão Incluir para terminar o registro

15 Após o cumprimento destes passos deverá aparecer na tela uma mensagem de alerta como a da imagem abaixo: Clique em OK para fechar a janela e ser direcionado novamente para a tela de inclusão de registros. Isso basta sobre a nova funcionalidade de inclusão de registros de fornecedores.

16 Como visualizar a lista de fornecedores na Agenda Online: Primeiramente para visualizar a lista de fornecedores clique na opção Agenda Online ou na opção Listar Fornecedores logo ao lado. Imagem da opção no Menu:

17 Após isso será exibida a lista de fornecedores no sistema, por defeito a lista já irá vir filtrada pelo setor ao qual pertence o funcionário que está logado no sistema. Veja a imagem de exemplo abaixo:

18 Como filtrar a lista de fornecedores na Agenda Online: Para filtrar a lista de registros de fornecedores selecione no campo de filtros localizado acima da lista o departamento que deseja filtrar: Veja o exemplo na imagem abaixo: Após ter selecionado o departamento basta clicar no botão filtrar para obter a lista de registros Veja o exemplo na imagem abaixo:

19 Como ordenar a lista de fornecedores na Agenda Online: Para ordenar a lista basta clicar em um dos títulos, fazendo com que a lista fique ordenada pelo título selecionado, na imagem abaixo foi selecionado o título Skype fazendo com que a lista ficasse ordenada por este campo.

20 Como gerar a lista de fornecedores no Excel: Para gerar a tabela no excel basta clicar na opção Gerar tabela no Excel localizada na parte inferior-esquerda da tabela, a tabela gerada no excel será demonstrada exatamente da mesma maneira que estiver demonstrada na tela do site. Veja o exemplo na imagem abaixo:

21 Passo a passo para alterar um registro na lista de fornecedores: 1. Para editar um registro da lista de fornecedores clique na opção Alterar, repare que apenas os registros que o próprio usuário adicionou terão esta opção. Veja o exemplo na imagem abaixo: Após clicar na opção será demonstrada a seguinte tela no site:

22 2. Agora tudo o que tem a fazer é alterar o campo que desejar e clicar no botão Alterar. 3. Após isso será exibida uma mensagem na tela com a mensagem Registro alterado com sucesso. 4. Clique em OK para ser redirecionado para a página da lista de contatos e finalizar a alteração do registro.

23 Como excluir um registro na lista de fornecedores: Para excluir um registro da lista de contatos clique na opção Excluir presente no lado direito da lista. Veja exemplo na imagem abaixo: Após clicar nesta opção será exibia uma mensagem de alerta na tela Registro excluído com sucesso Clique em OK para aceitar e ser redirecionado para a página da lista de fornecedores.

24 Passo a passo para excluir registros em massa da lista de fornecedores: 1. No lado esquerdo da lista haverá algumas caixas de seleção, clique nas caixas referentes aos registros que deseja excluir. Veja o exemplo na imagem abaixo:

25 2. Após selecionar os registros clique no botão Excluir registros selecionados presente na parte inferior da lista. Veja o exemplo na imagem abaixo: 3. Será exibida na tela um alerta com a mensagem Registros Excluídos, clique em OK para aceitar e ser redirecionado para a página da lista de registros.

26 Reservas de Salas Explanação Existe uma nova aplicação na intranet chamada Reservas de Salas, essa página tem como objetivo permitir que os usuários possam incluir reservas através de horários prédeterminados e enviar notificações por para os funcionários que desejarem, também será possível a inclusão de novas salas pelos administradores do sistema e uma opção para impressão das reservas do dia para que sejam fixadas na porta das salas correspondentes.

27 Passo a passo para visualização das Reservas das salas: 1. Primeiramente clique na opção Reservas de Salas presente no menu da intranet ou na opção Incluir Reservas.

28 2. Logo após será aberta no sistema uma página como a demonstrada na imagem abaixo: 3. Selecione a filial no primeiro campo para que seja aberto outro campo mostrando

29 as salas que a filial selecionada possui. 4. No campo que será aberto selecione a sala referente a filial que deseja visualizar o calendário. 5. Após isso será aberta uma tela como a demonstrada abaixo exibindo o calendário

30 da filial e sala selecionada: 6. Os dias que estiverem marcados em amarelo são aqueles que possuem reservas

31 agendadas, para visualizar clique em cima do dia. 7. Feito isso será exibida na tela uma tabela como a da imagem abaixo demonstrando todas as reservas do dia.

32 Passo a passo para inclusão de Reservas de salas: 1. Primeiramente selecione a caixa de seleção referente ao horário que deseja reservar, no exemplo abaixo foi selecionado o horário 07:00 que quer dizer das 07h00min até as 08h00min.

33 2. Selecione a filial que deseja incluir a reserva, como no exemplo abaixo:

34 3. Digite o assunto a que se refere a reunião, como na imagem a seguir:

35 4. Digite a descrição da reunião:

36 5. Selecione se vai querer ou não enviar convites para os s dos funcionários informando sobre a reunião e clique em Incluir

37 Caso você tenha escolhido a opção Não no Convite no Outlook será exibida uma popup como a da imagem abaixo, clique no botão confirmar para seguir o processo. Após isso basta clicar em OK para finalizar a inclusão e a reserva já estará feita.

38 Caso você tenha escolhido a opção Sim no Convite no Outlook será exibida uma popup como a da imagem abaixo: Nesta tela você deverá selecionar os s que deseja enviar a notificação da reunião

39 como demonstrado no exemplo abaixo: Caso necessite poderá filtrar os s apenas por uma filial Também poderá inserir s, que não estão na lista, apenas digitando-os na caixa de

40 texto e separando por ponto e vírgula ;. Para prosseguir basta clicar em um dos botões Enviar presentes abaixo da caixa de texto e abaixo da lista de s, feito isso será aberta uma popup como a seguir: Esta tela serve para a confirmação dos dados que deseja incluir a reunião, caso esteja tudo

41 correto, clique no botão Confirmar, feito isso será aberta duas mensagens de alerta como as da imagem abaixo, clique em OK para finalizar o processo. Imagem 1 Imagem 2

42 Tarefas Explanação A terceira novidade presente na intranet é a opção Tarefas, esta página tem como objetivo a inclusão de tarefas pelos supervisores dos funcionários podendo fazer o agendamento desta tarefa com um tempo limitado Tarefa Agendada ou simplesmente incluí-lo sem data marcada Tarefa Livre, para que seja possível a inclusão de tarefas ao funcionário o mesmo deverá estar habilitado na intranet.

43 Passo a passo para habilitar um usuário na aplicação de Tarefas: (Apenas ADM) 1- Primeiramente clique na opção Contas dos usuários presente no canto superior direito do site, como na imagem abaixo: 2- Na tela que se abre clique sobre a opção Alterar referente ao funcionário que deseja habilitar.

44 3- Na tela que se abre selecione a opção Sim ao lado de Habilitar Tarefas. 4- Feito isso clique em Alterar e pronto o funcionário já estará habilitado a receber tarefas.

45 Passo a passo para inclusão e vinculação de Tarefas pelo Gestor: (Apenas ADM) 1. Em uma conta de administrador, primeiramente clique na opção Vincular Tarefas. Será exibida a seguinte tela:

46 2. Preencha o primeiro campo com o nome da Tarefa que deseja incluir para o funcionário. 3. No segundo campo digite a descrição das atividades que deverão ser executadas pelo usuário. 4. Para prosseguir clique no botão Incluir presente abaixo do campo de descrição.

47 5. Feito isso será exibida na tela a mensagem Registro Incluído na tela, clique em OK. 6. Agora você deverá vincular a tarefa incluída ao funcionário, para isso clique na opção Vincular Tarefas.

48 A seguinte tela irá se abrir no site:

49 7. No primeiro campo selecione o funcionário que deseja vincular a tarefa incluída. 8. No segundo campo selecione a tarefa que deseja vincular ao funcionário.

50 9. No terceiro campo selecione o tipo de tarefa que deseja vincular ao funcionário, se é uma Tarefa Agendada com tempo limitado para término ou se deseja incluir uma Tarefa Livre sem prazo como tempo incerto para ser concluída. Caso seja selecionada a opção Tarefa Livre a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo:

51 Agora basta selecionar a caixa Enviar notificação por para que seja enviada uma mensagem de alerta ao funcionário com a tarefa vinculada ao mesmo ou não. Para finalizar o processo clique no botão Incluir na área inferior da caixa de vinculação.

52 Será exibida a seguinte mensagem de alerta na tela enviado com sucesso, clique em OK. Logo após será exibida outra mensagem Registro incluído, clique em OK para finalizar. Caso seja selecionada a opção Tarefa Agendada a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo:

53 Neste caso deverá selecionar os dias que dará ao funcionário para a execução da tarefa clique em um dia qualquer e arraste, a tela ficará como no exemplo abaixo:

54 Para finalizar clique na opção Incluir, ao receber as duas mensagens de confirmação clique em OK.

55 Como fazer a visualização e manutenção das Tarefas incluídas: Para visualizar a lista de tarefas clique na opção Listar Tarefas presente no Menu da intranet. Ao clicar será aberta no site a seguinte tela:

56 Como alterar a ordem da listagem dos registros de tarefas: É possível alterar a ordem da lista clicando em qualquer um dos títulos presente na lista.

57 Como habilitar e bloquear registros de tarefas na lista: Você também terá a opção de habilitar e desabilitar tarefas clicando em Alterar para que elas apareçam ou não na tela de Vinculação de Tarefas. Para habilitar ou bloquear uma tarefa basta clicar na opção desejada e clicar no botão Alterar como abaixo:

58 Como excluir definitivamente registros de tarefas na lista: Também será possível a exclusão definitiva das tarefas que não irá mais reutilizar, para isso basta clicar na opção Excluir presente do lado do registro na lista.

59 Como gerar relatórios das tarefas dos funcionários: Primeiro clique na opção relatório presente no menu da intranet, como abaixo: Após isso será aberta a seguinte tela:

60 É possível gerar o relatório através de três filtros, através dos quesitos data, usuário e estado. Gerando relatório por data: Primeiramente selecione a data do início do relatório, depois a de término, como demonstrado abaixo: Selecione a caixa localizada ao lado esquerdo de Relatório por Data:

61 Após isso basta clicar no botão Gerar Relatório para obter a lista. Gerando relatório por usuário: Primeiramente selecione o usuário do relatório do qual deseja gerar o relatório, como demonstrado abaixo: Selecione a caixa localizada ao lado esquerdo de Relatório por Usuário: Após isso basta clicar no botão Gerar Relatório para obter a lista.

62 Gerando relatório por estado: Primeiramente selecione o estado do relatório do qual deseja gerar o relatório, como demonstrado abaixo: Selecione a caixa localizada ao lado esquerdo de Relatório por Estado: Após isso basta clicar no botão Gerar Relatório para obter a lista.

63 Gerando relatório de diversas formas: Também é possível gerar relatórios combinando os três filtros, para isso basta clicar nas caixas de seleção dos filtros que desejará utilizar, como na imagem abaixo: Após isso basta clicar no botão Gerar Relatório para obter a lista.

64 Formas de visualização do relatório: Os relatórios gerados terão um aspecto parecido com o da imagem abaixo, mostrando o id da tarefa, o nome do funcionário que deverá cumpri-la, o , a tarefa, o tipo da tarefa, a data para início, a data para término e o Estado em que se encontra a tarefa (Aguardando ou Encerrada):

65 Como ordenar os registros dos relatórios gerados: Para ordenar a lista dos relatórios gerados basta clicar em um dos títulos do relatório como demonstrado na imagem abaixo:

66 Veja o exemplo dessa mesma lista ordenada pelo campo Data para Início :

67 Como gerar o relatório no Excel: Para gerar o relatório no Excel clique na opção Gerar Relatório no Excel situada abaixo da lista como demonstrado na imagem abaixo. Exemplo: As caixas que aparecem com o número de id em Verde são as tarefas que o usuário cumpriu no tempo determinado com sucesso, as que estão em Amarelo são tarefas que ainda estão em andamento e as que estiverem em Vermelho são aquelas que foram cumpridas fora do prazo, ou seja, são as tarefas atrasadas.

68 Caso existam comentários por parte do usuário, eles serão listados logo abaixo de cada tarefa, como abaixo:

69 Como exibir o calendário do usuário: Para exibir o calendário clique na opção Exibir Calendário como demonstrado abaixo: Após clicar na opção será exibido o calendário com as tarefas do usuário como a seguir:

70 Como fazer a manutenção e o acompanhamento das tarefas no calendário: 1- Tarefas Agendadas: Para visualizar as tarefas agendadas, primeiramente clique em um dos dias que estejam em amarelo e em forma de link. Após clicar em um dos dias será aberta uma tela semelhante a imagem abaixo:

71 Primeiramente você deve clicar em sim ou não para informar se já terminou a tarefa. Caso seja selecionada a opção Não a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo: Atenção: Neste caso você apenas incluirá um comentário sobre o que fez referente a esta tarefa neste dia e ela permanecerá aparecendo no calendário pois ainda não estará

72 encerrada. Selecione o dia, mês e ano em que executou a tarefa e digite um comentário como demonstrado abaixo: Feito isso basta clicar no botão Atualizar para finalizar o processo.

73 Caso seja selecionada a opção Sim a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo: Atenção: Neste caso você estará encerrando a tarefa, este será o seu último comentário e o registro já não aparecerá mais no calendário apenas no relatório.

74 2- Tarefas Livres e Tarefas Atrasadas: Para fazer a manutenção nas tarefas livres e das Atrasadas basta apenas seguir os mesmos passos que os das Tarefas Agendadas bastando apenas clicar em seus nomes situados nos quadrados presentes no canto direito da tela como demonstrado a seguir:

75 Fazendo a inclusão de um lembrete no calendário: Primeiro clique na opção Incluir lembrete+ situada no quadrado amarelo no canto esquerdo da tela, depois de clicar verá uma imagem com a demonstrada abaixo: Na tabela que se abriu embaixo do calendário você deverá selecionar a data do lembrete, fazer a descrição no campo logo abaixo e clicar em Incluir.

76 Feito isso, o lembrete ficará visível na caixa amarela, com sua descrição e data como demonstrado abaixo: Quando o sistema for acessado no dia do lembrete, o mesmo aparecerá em forma de alerta na homepage, como demonstrado a seguir:

77 Como fazer a exclusão de um lembrete: Para excluir um lembrete basta clicar no link Excluir dentro da caixa amarela de lembretes na tela do calendário.

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