Tutorial Folha Express. Como otimizar a confecção da folha de pagamento.

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1 Tutorial Folha Express Como otimizar a confecção da folha de pagamento.

2 Índice Apresentação Pág. 2 Passo 1 Pág. 3 Disponibilização da Folha de Pagamento Passo 2 Pág. 5 Exportação de clientes e Folha de Pagamento Passo 3 Pág. 15 Liberar Folha de Pagamento para seus clientes Passo 4 Pág. 24 Acesso dos clientes do escritório à Folha de Pagamento Passo 5 Pág. 39 Importação da Folha de Pagamento após editada pelo cliente Passo 6 Pág. 42 Finalização da Folha de Pagamentos Mais informações sobre o Folha Express Pág. 44 1

3 Apresentação Nas próximas páginas, você encontrará um passo-a-passo a ser seguido para saber como disponibilizar a Folha de Pagamento para seu cliente, orientá-lo sobre como acessá-la, além de explicar como proceder após o cliente ter visto os lançamentos. Vale ressaltar que este Tutorial não substitui o treinamento formal, presencial ou por Ensino à Distância EAD. O Tutorial se propõe a ensinar o usuário como utilizar o Folha Express, de forma a otimizar suas operações, proporcionar as condições mais favoráveis a seu trabalho e, ainda, a usufruir o máximo dos recursos e funcionalidades do sistema. 2

4 Passo 1 Disponibilização da Folha de Pagamento 3

5 Começamos por aqui o primeiro passo de como disponibilizar a Folha de Pagamento para que o cliente do contador a edite em seu site. É necessário que, ao gerar a Folha de Pagamento no MasterFolha, ela não seja encerrada. Isso significa que o movimento deve estar em aberto. Dentro do MasterFolha, vá no menu Folha, Gerar/Eliminar Folhas e depois em Lançamentos Automáticos, como visto na Figura 1. Escolha o mês e confirme. Caso precise adicionar algum evento para algum funcionário, faça-o. Figura 1 Gere a folha de pagamento. Após ela já ter sido gerada, o próximo passo é usar o MasterDirect Integrações para exportá-la. 4

6 Passo 2 Exportação de clientes e Folha de Pagamento 5

7 Antes de ser realizada a ação de envio da Folha de Ppagamento, deve ser realizada, primeiramente, a exportação dos clientes que estão em sua base de dados. No caso, os clientes da linha contábil. Usaremos o MasterDirect Integrações para realizar esta exportação. O download dele pode ser feito dentro da página do seu MasterDirect. Após abrir o MasterDirect Integrações, clique em Integrações >> Clientes >> Exportar e será aberto a janela Clientes, como visto na Figura 1. Figura 1 Exportação dos clientes da Linha Contábil. 6

8 Na janela que foi aberta em seguida, clique em Linha Contábil e aperte o botão Integrar para realizar a exportação dos clientes, como visto na Figura 2. Figura 2 Confirme a integração. Aguarde a integração dos clientes, como visto na Figura 3. Figura 3 Aguarde a integração ser finalizada. 7

9 Logo que for finalizada a exportação, o sistema mostrará uma mensagem na tela, confirmando o sucesso da importação, como visto na Figura 4. Figura 4 Concluída a integração dos clientes Logo após a finalização da exportação, veja a listagem dos clientes na mesma janela, como mostrado na Figura 5. Figura 5 Veja a lista dos clientes integrados. Para fechar esta janela, clique em Cancelar. Este processo envia toda a sua base de dados da linha contábil para o seu MasterDirect. No momento da exportação dos clientes, o programa cria também um usuário e senha para cada empresa, inclusive para as matrizes. 8

10 Enviar Login/Senha Nesta rotina podemos enviar um para os clientes integrados, contendo seu usuário e senha de acesso a área restrita do MasterDirect. Para que este seja enviado corretamente, o campo deve estar preenchido corretamente em sua base de dados contábil ou administrativa. Vide Figura 9. Figura 9 Preencha corretamente este campo para o seu cliente receber o com os dados de acesso à área restrita. Você também pode alterar o campo do cliente, usando o MasterPlus (para maiores dúvidas na alteração do cadastro, entre em contato com o suporte contábil). 9

11 Feitas as alterações dos s dos clientes, abra o MasterDirect Integrações e clique em Integrações >> Clientes >> Enviar Login/Senha, como visto na Figura 10. Em seguida será aberta a janela de envio de s. Selecione o sistema ao qual queira enviar os s. ATENÇÃO: Somente serão listados os clientes, se houver sido realizada a exportação dos mesmos. Figura 10 Selecione o sistema para o qual deseja enviar os s. Logo após escolher o sistema, serão listados os clientes, como visto na Figura 11. Repare que o cliente apontado pela seta vermelha (Código 33) possui o campo preenchido corretamente e os demais contêm o campo vazio. Estes não receberão o com seus dados de login e senha. Para isso, preencha o campo , como visto na Figura 9. Escolhida a empresa, clique no botão Enviar para que o cliente receba seu login e senha da área administrativa. 10

12 Figura 11 Escolha o código do cliente e clique em Enviar. Após clicar em Enviar, será exibido uma mensagem afirmando o sucesso do envio. Vide Figura 12. Figura 12 Enviado . Caso selecione algum cliente que possua o campo em branco, a seguinte mensagem será exibida, como visto na Figura 13. Figura 13 Não será enviado para os clientes que tiverem o campo vazio. 11

13 Passo 2.1 Exportar Folha de Pagamento Este é o primeiro passo para que a Folha de Pagamento seja enviada para o cliente editá-la. Primeiramente, devemos gerar uma Folha de Pagamento no MasterFolha. Depois de criar a Folha, ela não deve ser encerrada (como explicado anteriormente). Após da Folha ter sido gerada no MasterFolha, usaremos o MasterDirect Integrações para enviá-la para o seu MasterDirect. Acesse o programa, entre com seu login e senha e clique em Integrações >> Linha Contábil >> MasterFolha >> Exportar Folha, como exibido na Figura 1, logo abaixo. Figura 1 Acesse a opção acima para exportar a Folha de Pagamento. 12

14 Logo depois de clicar em Exportar Folha, será aberta a tela abaixo. Nos campos mostrados pelas cores das setas, devemos: Verde escolher o movimento da Folha, usar o formato aaaaa/mm (2007/07); Azul deixar marcado todas as opções para a exportação da folha; Lilás selecionar a empresa; Vermelho escolher o movimento da folha. Estes podem ser: Mensal; Adiantamento Folha; Adiantamento 13º; 13º salário; Complemento 13º; 1ª semana; 2ª semana; 3ª semana; 4ª semana ou Outras Folhas. Figura 2 Dentre os filtros escolha as opções indicadas pelas setas. 13

15 Depois de clicar em Exportar, o MasterDirect Integrações fará a exportação dos dados para o servidor do MasterDirect. Aguarde enquanto os dados são gravados. Ao final, será mostrada a mensagem de finalizada a exportação, como visto na Figura 3. Figura 3 Terminada a exportação da Folha. 14

16 Passo 3 Liberar Folha de Pagamento para seus clientes 15

17 Logo após a Folha de Pagamento ter sido exportada pelo MasterDirect Integrações, o administrador do MasterDirect deverá escolher o perfil desta Folha (referente a empresa a qual foi exportada a Folha) e, logo, liberá-la para o seu cliente ter acesso a ela. A definição deste perfil é importante pois permite ao contador escolher quais eventos o seu cliente poderá visualizar e lançar novos eventos para os seus funcionários. Logo após logar no site do MasterDirect ( clique em Serviços >> Folha de Pagamento, como visto na Figura 1. Figura 1 Escolha uma das opções. Primeiro clique em Perfil, onde faremos a escolha do tipo de perfil que o cliente do contador terá ao visualizar a Folha de Pagamento. Na Figura 2, vemos a aba de Pesquisa, onde pode ser feita a busca por: Cliente; Filial ou por Nome da Empresa. 16

18 Figura 2 Escolha um dos campos para realizar a pesquisa. Agora, na aba Lista, vemos que há a Folha que exportamos anteriormente. Neste momento faremos a escolha do perfil desta empresa. Veja na aba Perfil temos: - Altera Folha deixando esta opção habilitada, o cliente do contador poderá somente fazer a alteração dos eventos já existentes para cada funcionário, como visto na Figura 3. Figura 3 17

19 Clicando no ícone verde ao lado esquerdo de 'Altera Folha', o perfil é alterado 'Lança / Altera Folha', como visto na Figura 4. para Figura 4 Escolha o perfil desta empresa. Agora clique no link 'Perfil', que aparece do lado de 'Lança/Altera Folha', e veja a tela conforme na Figura 5. Nela, selecione quais eventos o cliente poderá escolher ao lançar para um funcionário qualquer. Figura 5 Selecione os eventos que aos quais o cliente terá acesso. 18

20 Escolha um dos eventos na caixa de seleção do lado esquerdo e clique no botão >>, para que, assim, o evento vá para a caixa de seleção do lado direito. Veja na Figura 6 o exemplo. Figura 6 Escolhido 2 eventos. 19

21 Gerenciar Depois que já foi escolhido o perfil da empresa 506 que estamos usando para teste, podemos agora liberar a Folha de Pagamento para o cliente acessá-la na área restrita de seu site. Agora acesse Serviços >> Folha de Pagamento >> Gerenciar, como visto na Figura 7. Veja na aba Pesquisa diversos campos para realizar a busca pelas Folhas de Pagamentos já enviadas anteriormente. Figura 7 Tela de pesquisa das folhas de pagamento já enviadas anteriormente. 20

22 Clicando na aba Lista, veremos a Folha de Pagamento exportada anteriormente. Veja a Figura 8. Figura 8 Confirme a liberação da folha. Marque, na coluna Liberar, a caixa de seleção e clique no botão Atualizar alterações para que a Folha seja liberada para o cliente. Logo em seguida será exibida uma mensagem de confirmação, como visto na Figura 9. Figura 9 Confirmada a liberação da folha. Quando esta mensagem aparece, ao mesmo tempo, o sistema dispara um para o cliente, avisando-o que a Folha já esta pronta para que seja acessada na área restrita de seu site. Este é o cadastrado nas informações da empresa. Você pode usar o MasterPlus para verificá-lo. Clique em cima do código da empresa na coluna Cliente para verificar outras informações sobre a Folha deppagamento deste cliente. Vide Figura

23 Figura 10 Informações da Folha. Caso tenha exportado erroneamente esta Folha, você pode apagá-la clicando no botão Excluir. Veja que abaixo da linha, não temos informações nenhuma ainda sobre o Protocolo. Ele será gerado somente após o cliente acessae a Folha através do seu site do MasterDirect. 22

24 Reeditar Folha Caso aconteça de o cliente do contador esquecer de lançar algum evento ou realizar alguma outra alteração, é possivel que a Folha de Pagamento seja reaberta. Para isto, acesse Serviços >> Folha de Pagamento >> Gerenciar, clique sob o código da folha e, em seguida, em Reeditar, como visto na Figura 11. Figura 11 Clique na seta para reabir a Folha. 23

25 Passo 4 Acesso dos clientes do escritório à Folha de Pagamento 24

26 Agora que a Folha de Pagamento já esta liberada para o cliente, vamos acessá-la. Vamos fazer uma simulação, como se fosse seu cliente vendo a Folha. Depois de acessar o site do contador, o cliente deve entrar com seu usuário e senha. Estes dados podem ser vistos na rotina de Gerenciamento >> Clientes, na área administrativa do MasterDirect. Figura 1 Entre com login e senha. 25

27 Vemos ao lado esquerdo o menu da Folha de Pagamento (como indicado na Figura 2) : - Lançar Eventos Adicione eventos para os funcionários; - Editar Ponto Altere os eventos dos funcionários; - Conferir Folha Confirme todos os dados da folha; - Finalizar Folha Feche a Folha de Pagamento; - Protocolos Visualize os protocolos das Folhas geradas anteriormente. Figura 2 Veja as opções para edição da Folha. 26

28 Vamos ver a primeira opção: Lançar Eventos. Nela poderemos lançar, para cada um dos funcionários, os eventos pré-selecionados pelo contador. Veja que, na Figura 3, podemos escolher qualquer um dos filtros para realizar a busca. Caso não deseje, escolha um dos eventos na última caixa de seleção Evento e clique no botão Lista Funcionário/Evento. Figura 3 Tela de lançar eventos. 27

29 Depois de clicar em Lista Funcionário/Evento, pode-ser ver os funcionários e uma caixa de texto do lado direito de cada um deles, conforme Figura 4. Você pode preencher os campos, se desejar, com o valor correspondente a cada funcionário. Deixar em branco o campo, não significa que será gravado o valor zero para o mesmo. O próprio sistema desconsidera-o o campo estiver vazio. Para confirmar os dados, clique no botão Cadastrar. Figura 4 Escolha um dos eventos. 28

30 Depois de confirmar os dados, confirme os valores digitados, conforme a Figura 5. No caso, foi inserido somente o valor '32,00' para a funcionária 'Aline Costa de Queiroz Campos'. Figura 5 Veja a confirmação dos valores inseridos. Caso queira lançar outros eventos para os funcinários, troque o evento na caixa de seleção Evento e clique em Lista Funcionário/Evento. 29

31 Editar Ponto Agora veremos a segunda forma de alterar os eventos dos funcionários. No menu, clique em Editar Ponto. Logo veremos a tela de pesquisa por funcionário, como na Figura 6. Figura 6 Escolha um funcionário para editar seus eventos. 30

32 No campo Cod. Func, clique sob o botão e escolha o funcionário. Vide Figura 7. Figura 7 Selecione o funcinário. Depois de confirmar em OK, veja os eventos deste funcionário, como na Figura 8. No campo Anotações, o cliente pode inserir quaisquer observações sobre este funcionário. Todas estas informações são enviadas por para o contador. Figura 8 Veja os eventos por funcionário. 31

33 Confirme as alterações clicando em Gravar. Se desejar fazer a alteração de evento para outro funcionário, selecione-o como exibido anteriormente. Se desejar não mais cadastrar ou alterar eventos para os funcionários, deve, agora, conferir a Folha de Pagamento. Para isto, clique, no menu, em Conferir Folha, como visto na Figura 9. Figura 9 Escolha um dos filtros para visualizar a conferência da Folha. 32

34 Confirme, clicando no botão Consultar. Na Figura 10, vemos a listagem de cada um dos funcionários, relacionados a seus respectivos eventos. Inclusive temos uma coluna Atual, com os valores que foram lançados pelo contador, e a coluna Novo, com os lançamentos feito pelo cliente do contador. Caso estas informações não estejam corretas, volte nas rotinas anteriores e corrija-as. Se tudo estiver certo, confirme no botão Confere. Figura 10 Confirme os dados clicando na seta indicada. 33

35 Depois de conferir a Folha de Pagamento, temos a opção de visualizar o seu relatório. Na Figura 11, clique sob o botão Imprimir Relatório. Figura 11 Clique no botão para visualizar o relatório da Folha. 34

36 Após clicar no botão, uma janela com os dados preenchidos se abrirá, como visto na Figura 12. Figura 12 Relatório da Folha de Pagamento. Enfim, após o cliente ter lançado ou alterado e conferido os devidos eventos, a Folha está apta a ser finalizada. Para isto, clique do lado direito no menu no link Finalizar Folha. Como visto na Figura 13, clique no botão Finalizar para encerrar este movimento da Folha. 35

37 Figura 12 Finalize a Folha. Ao encerrar a Folha, o sistema automaticamente envia um comunicado por ao contador, para que fique sabendo do fechamento do movimento. A confirmação de encerramento da Folha será exibida, como visto na Figura 13. Figura 13 Folha finalizada. 36

38 Mesmo após a finalização da Folha, o cliente pode consultar os protocolos gerados nos meses anteriores. No menu, clique no link Protocolos. Em seguida, será mostrado o filtro para se realizar a pesquisa, como visto na Figura 14. Figura 14 Consulte os protocolos dos meses anteriores. 37

39 Clique no botão Consultar e veja o relatório, como exibido na Figura 15. Se desejar imprimí-lo, clique no botão Imprimir Relatório. Figura 15 Veja o protocolo do movimento 07/

40 Passo 5 Importação da Folha de Pagamento após editada pelo cliente 39

41 Depois que o cliente já finalizou a Folha, o contador pode importá-la para o MasterFolha. Dentro do MasterDirect Integrações, acesse Integrações >> Linha Contábil >> MasterFolha >> Importar Folha. Na Figura 1, vemos a tela de importação das Folhas. Nas seguintes setas: - Vermelho informe a data do movimento; - Azul selecione a empresa; - Amarelo e clique em Listar Folhas. Figura 1 Preencha os campos para importar a Folha. 40

42 Depois de clicar no botão Listar Folhas serão exibidos os dados da folha da empresa 506, conforme pode ver na Figura 2. Na indicação da seta vermelha, selecione e clique em Importar, indicado pela seta verde. Figura 2 Importe a Folha. Figura 3 A Folha foi importada com sucesso. 41

43 Passo 6 Finalização da Folha de Pagamento 42

44 Após a Folha de Pagamento ter sido importada pelo MasterDirect Integrações, o contador pode fechá-la no seu MasterFolha, ou seja, encerrar o movimento e realizar todos os procedimentos normalmente. 43

45 Mais informações sobre o Folha Express Acesse o site do MasterDirect Nele, você encontrará mais informações sobre o Folha Express, FAQs Perguntas Frequentes, Tutoriais e Guias, Glossário, contatos de suporte, além de conhecer os outros produtos MasterDirect. Adquira também o Report Express Além de ser um jeito mais rápido, seguro e econômico de levar informações a seus clientes, você ganha mais agilidade para enviar e tratar suas Folhas de Pagamento. (31)