cartórios as funcionalidades disponíveis em todas as três Centrais de Informação (RCTO, CEP e CESDI) e servir como apoio nas ações diárias.

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1 MANUAL DO USUÁRIO - CARTÓRIOS VERSÃO 1.0 Objetivo: Este documento tem como objetivo apresentar aos usuários dos cartórios as funcionalidades disponíveis em todas as três Centrais de Informação (RCTO, CEP e CESDI) e servir como apoio nas ações diárias. 1. Controle de Versão de Documento Versão Data Autores Comentários /11/2011 Vanessa Freitas Primeira versão do documento contendo os procedimentos para utilização das Centrais de Informação. 2. Apresentação O Signo (Sistema de Informações e Gestão Notarial) irá substituir os sistemas de Centrais de Informação, com ele teremos todas as Centrais dentro de um só lugar. Cada cartório terá seus funcionários cadastrados e casa usuário poderá ter permissões diferentes de acordo com a necessidade de cada Cartório. 3. Funcionalidades 3.1. Login O sistema estará disponível em dual login, possibilitando o acesso aos usuários com login e senha e/ou com certificado digital. Obs.: Se os funcionários do seu cartório ainda não possuem login e senha, peça que o tabelião envie um para para cadastramento. 1

2 Nesta tela o usuário terá a opção de solicitar um lembrete da senha, através do link ESQUECI MINHA SENHA OU NOME DE USUÁRIO. O usuário deverá informar o cadastrado e receberá os dados para login. 2

3 Ao efetuar o login no sistema, será apresenta uma aba chamada Centrais. Ao posicionar o mouse em cima desta opção o sistema irá disponibilizar opção para acesso de para todas as Centrais. 3

4 Ao posicionar o mouse em cima de cada Central o sistema irá apresentar as funcionalidades existentes. Nos itens abaixo as funcionalidades serão explicadas uma a uma, separadas por Central. 4

5 3.2. RCTO - Registro Central de Testamento Na RCTO devem ser informados somente os atos referentes a testamentos. São eles: Aditamento Testamento Cerrado Revogação Testamento Testamento com Revogação Testamento sem Conteúdo Patrimonial Posicionando o mouse em cima do item RCTO veremos todas as funcionalidades disponíveis Carga No menu ao escolher a opção Carga teremos duas opções disponíveis: Envio Upload e Digitação. 5

6 Vamos começar pelo item de Upload Envio Upload Ao clicar em ENVIO UPLOAD o sistema irá apresentar os campos que precisam ser preenchidos para o envio dessa forma. 6

7 Você deverá escolher o tipo de arquivo que deseja enviar, podendo ser XML ou TXT, depois disso deverá escolher o mês e ano de referência, informar a quantidade de registros informados no arquivo. Após preencher os campos o usuário deve clicar em ESCOLHER ARQUIVO e selecionar no seu computar o arquivo que deseja enviar. Agora bastar clicar em ENVIAR. 7

8 Se o sistema localizar algum erro será apresentada a tela de validação informando a motivo da parada. Ao clicar no link FALHA o sistema irá exibir qual informação do arquivo foi recusada. 8

9 Nos casos de falha, o usuário deve efetuar a correção no arquivo, repetir o processo de escolha do arquivo e enviar novamente. Caso o sistema não localize nenhum erro exibirá a mensagem de sucesso no envio. 9

10 Aqui o sistema exibe um atalho para o Fechamento do Mês, clicando em FECHAMENTO MENSAL Digitação 10

11 Ao clicar na opção DIGITAÇÃO o sistema irá apresentar os campos que precisam ser preenchidos para o envio dessa forma. Primeiro você deverá preencher o mês e ano de referência e clicar em PROSSEGUIR. 11

12 Então o sistema irá apresentar a tela com todos os campos necessários para informe de um ato. O número da carga é preenchido automaticamente pelo sistema. A primeira informação que deve ser preenchida é o TIPO do testamento. No campo DATA DO TESTAMENTO o usuário deve informar apenas o dia, pois o mês e ano são preenchidos de acordo com a informação de mês/ano de referência da carga. Para o campo de DOCUMENTO o usuário poderá informar os seguintes campos: OAB, OUTROS, RG e RNE. Caso a opção OUTROS seja escolhida o usuário será obrigado a preencher o campo COMPLEMENTO, informando qual o documento utilizado. O usuário terá ainda a opção de informar que o testador não possui documento, assim estes campos não serão mais obrigatórios. Para o campo CFP o usuário também terá a opção de informar que o testador não possui documento. O campo OBSERVAÇÕES deve ser utilizado para fazer observações sobre o ato, sobre o testador ou sobre o cartório. Não é necessário copiar neste campo o texto da escritura. Os campos marcados com o asterisco (*) são de preenchimento obrigatório, caso algum dele não seja preenchido o sistema não irá permitir que o usuário salve o ato. 12

13 Depois de preencher todos os campos, basta clicar em SALVAR. Caso você deseje limpar todos os campos preenchidos clique em LIMPAR. Caso queira desistir da inclusão do ato clique em CANCELAR e o sistema irá retornar para a tela de informação do mês e ano de referência. Para os atos de revogação o sistema irá exibir os campos para preenchimento dos dados referentes ao ato que está sendo revogado. 13

14 Se o usuário não conhecer a origem do ato que será revogado deve preencher o campo DESCONHECIDO com SIM e informar qualquer informação que seja possível, no campo OUTROS. Se o usuário souber as informações do ato anterior deve preencher o campo DESCONHECIDO com NÃO e preencher o nome do cartório livro e folha. Se todos os campos tiverem sido preenchidos corretamente o sistema irá informar sucesso na inclusão. 14

15 Depois de incluir o ato o sistema irá retornar a tela com os campos em branco para preenchimento de um novo ato Consulta de Testamento 15

16 Ao clicar em CONSULTA DE ATO o sistema irá apresentar a tela de filtro, para que seja possível localizar o ato desejado. O usuário deve preencher alguns campos de filtro para facilitar e agilizar o processo de localização do ato. Ao clicar em BUSCAR o sistema irá apresentar os registros localizados. 16

17 O usuário terá também a opção visualizar os detalhes do ato. Para isto o usuário deve marcar o aro desejado, no campo esquerdo do ato, e clicar em VISUALIZAR. Serão apresentados todos os campos do ato, para a visualização dos detalhes do ato. 17

18 Obs.: Aqui será possível localizar somente os atos lavrados pelo seu cartório e que se encontram em meses já fechados Extrato Nesta área o usuário poderá consultar todos os tickets fechados pelo seu cartório. Ao clicar em EXTRATO o sistema irá apresentar os campos de filtro para localização do ticket. 18

19 Para facilitar a localização dos tickets o usuário deve preencher o mês e ano do fechamento ou o número do ticket e clicar em BUSCAR. Para visualizar os atos contidos no fechamento, basta selecionar o item ao lado esquerdo e clicar em VISUALIZAR. 19

20 20

21 Fechamento Ao clicar em FECHAMENTO o sistema irá apresentar os campos necessários para preenchimento. 21

22 O usuário deverá informar o mês e ano de referência que deseja efetuar o fechamento e clicar em PROSSEGUIR. Caso o mês escolhido já esteja fechado o sistema irá apresentar um aviso ao usuário. Caso o mês esteja disponível para fechamento, o sistema irá apresentar um relatório contendo todos os atos informados no mês do fechamento. 22

23 O relatório apresentado poderá ser impresso pelo funcionário, para conferência das informações. Depois de efetuar a conferência dos atos contidos no mês do fechamento o usuário deve efetuar a confirmação do fechamento clicando em FECHAR MÊS. Após o fechamento do mês o sistema irá exibir uma mensagem informando ao usuário sobre a forma de pagamento dos registros. A partir de agora os cartórios receberam, sempre, no final do mês um boleto com o valor dos registros informados no mês anterior. Junto com esse boleto será enviado também um demonstrativo apresentando o detalhamento do pagamento. Após o aviso o sistema exibe a confirmação do fechamento. 23

24 Manutenção Nesta área o usuário poderá efetuar a manutenção das cargas informadas. Ao clicar em MANUTENÇÃO - CARGA o sistema irá apresentar os campos necessários de filtro para localização da carga desejada. 24

25 Para facilitar a localização da carga desejada o usuário deverá preencher um dos campos de filtro e clicar em BUSCAR. O sistema então irá apresentar os registros localizados. O usuário poderá alterar e/ou remover as cargas detalhadas, basta escolher o item no lado esquerdo da tela e clicar no botão desejado. 25

26 O sistema exibe todos os atos contidos dentro da carga escolhida e então o usuário poderá alterar e/ou excluir o ato desejado, basta selecionar o ato e clicar no botão escolhido. Então o sistema exibe os campos para alteração do ato e após efetuar a alteração necessária, o usuário deve clicar em SALVAR. O sistema então irá exibir uma mensagem de confirmação da alteração. 26

27 O sistema irá retornar para a tela de detalhe dos atos contidos dentro da carga Retificação No menu ao escolher a opção Retificação teremos duas opções disponíveis: Minhas Retificações e Retificação. Vamos começar pelo item Minhas Retificações Minhas Retificações 27

28 Nesta área o usuário terá o controle de todas as retificações efetuadas por ele. Ao clicar em MINHAS RETIFICAÇÕES o sistema irá exibir os campos de filtro para localização da retificação procurada. Para facilitar a localização da retificação escolhida o usuário deverá preencher algum campo de filtro e clicar em BUSCAR. 28

29 O sistema irá apresentar as retificações localizadas e a posição de cada uma Retificação Ao clicar no item RETIFICAÇÃO o sistema irá apresentar os campos necessários para preenchimento da solicitação de uma retificação. O primeiro campo a ser preenchido deve ser o TIPO DE RETIFICAÇÃO, que poderá ser: Inclusão de Testamento e Alteração de Testamento. 29

30 Para as retificações de Inclusão o sistema irá apresentar os mesmos campos de uma inclusão de ato. A data do testamento incluído aqui deve ser a data de um mês já fechado. O usuário deve preencher todos os campos necessários e clicar em SALVAR. Para as retificações de Alteração o usuário deverá primeiro localizar o ato que deseja retificar. 30

31 Para facilitar a localização o usuário deverá preencher algum campo de filtro e clicar em BUSCAR. O sistema então irá apresentar os atos localizados. O usuário escolhe o ato que deseja retificar e clica em VISUALIZAR. 31

32 Após o ato escolhido o sistema irá apresenta, na continuação da tela, os campos de alteração do ato. Ao lado esquerdo o sistema exibe o ato, como foi informado, e ao lado esquerdo os campos em branco, para serem preenchidos se houver alteração. Os campos que não precisam de alteração devem ficar em branco no lado direito da tela. Para efetuar o término do envio da retificação o usuário deve clicar em ENVIAR RETIFICAÇÃO. O sistema irá armazenar a solicitação e aguardar que um funcionário do CNB-SP libere a retificação. 32

33 3.3. CESDI - Central de Escrituras de Separações, Divórcios e Inventários Na CESDI deverão ser informados os atos referentes às separações, divórcios e inventários. São eles: Conversão de Separação em Divórcio Divórcio Direto Inventário Reconciliação Retificação Separação Sobrepartilha Posicionando o mouse em cima do item RCTO veremos todas as funcionalidades disponíveis Carga No menu ao escolher a opção Carga teremos duas opções disponíveis: Envio Upload e Digitação. 33

34 Vamos começar pelo item de Upload Envio Upload 34

35 Ao clicar em ENVIO UPLOAD o sistema irá apresentar os campos que precisam ser preenchidos para o envio dessa forma. Você deverá escolher o tipo de arquivo que deseja enviar, podendo ser XML ou TXT, depois disso deverá escolher o mês e ano de referência, informar a quantidade de registros informados no arquivo. Após preencher os campos o usuário deve clicar em ESCOLHER ARQUIVO e selecionar no seu computar o arquivo que deseja enviar. Agora bastar clicar em ENVIAR. 35

36 Se o sistema localizar algum erro será apresentada a tela de validação informando a motivo da parada. Ao clicar no link FALHA o sistema irá exibir qual informação do arquivo foi recusada. 36

37 Nos casos de falha, o usuário deve efetuar a correção no arquivo, repetir o processo de escolha do arquivo e enviar novamente. Caso o sistema não localize nenhum erro exibirá a mensagem de sucesso no envio. 37

38 Aqui o sistema exibe um atalho para o Fechamento da Semana, clicando em FECHAMENTO SEMANAL. O arquivo foi enviado, agora vamos testar como seria por digitação Digitação Ao clicar na opção DIGITAÇÃO o sistema irá apresentar os campos que precisam ser preenchidos para o envio dessa forma. 38

39 Primeiro você deverá preencher a semana, o mês e ano de referência e clicar em PROSSEGUIR. Então o sistema irá apresentar a tela com todos os campos necessários para informe de um ato. 39

40 O número da carga é preenchido automaticamente pelo sistema. A primeira informação que deve ser preenchida é o TIPO do ato. No campo DATA DO TESTAMENTO o usuário deve informar apenas o dia, pois o mês e ano são preenchidos de acordo com a informação de mês/ano de referência da carga. No quadro PARTES o usuário deve clicar em ADICIONAR para que o sistema exiba a janela para inclusão das partes. 40

41 No campo DOCUMENTO 1 o usuário deve informa o CPF ou CNPJ da parte. No campo DOCUMENTO 2 o usuário poderá informar o RG ou utilizar a opção OUTROS para inclusão de um outro tipo de documento. O usuário terá ainda a opção de informar que o testador não possui documentos, assim estes campos não serão mais obrigatórios. Depois de preencher os campos o usuário clica em ADICIONAR e o sistema retorna a tela do ato, para inclusão das outras partes existentes. 41

42 42

43 No exemplo utilizado, DIVORCIO DIRETO, ao tentar SALVAR o registro o sistema irá informar a necessidade da inclusão das outras partes. Para os atos de Divórcio o usuário deve informar ao menos três partes, sendo um advogado e dois divorciandos. Para os atos de Separação o usuário deve informar ao menos três partes, sendo um advogado e dois separandos. Para os atos de Inventário o usuário deve informar ao menos duas partes, sendo um deles advogado e outro falecido. Para os atos de Reconciliação o usuário deve informar ao menos três partes, sendo um advogado e dois reconciliandos. Para os atos de Sobrepartilha o usuário deve informar ao menos duas partes, sendo um advogado e um falecido ou um divorciando. Após incluir todas as partes referentes, ao ato escolhido, o usuário deve clicar em SALVAR. 43

44 Se todos os campos tiverem sido preenchidos corretamente o sistema irá informar sucesso na inclusão. 44

45 Os campos marcados com o asterisco (*) são de preenchimento obrigatório, caso algum dele não seja preenchido o sistema não irá permitir que o usuário salve o ato. Depois de incluir o ato o sistema irá retornar a tela com os campos em branco para preenchimento de um novo ato Consulta Ato Ao clicar em CONSULTA DE ATO o sistema irá apresentar a tela de filtro, para que seja possível localizar o ato desejado. 45

46 O usuário deve preencher alguns campos de filtro para facilitar e agilizar o processo de localização do ato. Ao clicar em BUSCAR o sistema irá apresentar os registros localizados. 46

47 O usuário terá também a opção visualizar os detalhes do ato. Para isto o usuário deve marcar o aro desejado, no campo esquerdo do ato, e clicar em VISUALIZAR. Serão apresentados todos os campos do ato, para a visualização dos detalhes do ato. Obs.: Aqui será possível localizar somente os atos lavrados pelo seu cartório e que se encontram em meses já fechados. 47

48 Estorno A opção de estorno permite que o usuário abra um ticket fechado. Após o estorno do ato o usuário consegue efetuar alterações/inclusões e quando os dados estiverem corretos efetua novamente o fechamento. Ao clicar em ESTORNO o sistema exibe o campo do número do ticket para que o usuário localize o registro desejado. 48

49 Ao clicar em BUSCAR o sistema exibe todos os tickets encontrados. Para efetuar o estorno o usuário deve selecionar o ato desejado e clicar em CONFIRMAR. 49

50 O sistema então vai exibir um termo de responsabilidade para confirmação do cartório. Após confirmação o sistema efetuar o estorno do ticket selecionado. 50

51 Depois da confirmação do sistema o usuário é direcionado para a tela de busca de tickets Extrato Nesta área o usuário poderá consultar todos os tickets fechados pelo seu cartório. Ao clicar em EXTRATO o sistema irá apresentar os campos de filtro para localização do ticket. 51

52 Para facilitar a localização dos tickets o usuário deve preencher semana, mês e ano do fechamento ou o número do ticket e clicar em BUSCAR. Para visualizar os atos contidos no fechamento, basta selecionar o item ao lado esquerdo e clicar em VISUALIZAR. 52

53 O sistema permite que o usuário imprima a listagem dos atos que foram fechados, através do botão IMPRIMIR. 53

54 Fechamento Ao clicar em FECHAMENTO o sistema irá apresentar os campos necessários para preenchimento. O usuário deverá informar a semana, o mês e ano de referência que deseja efetuar o fechamento e clicar em PROSSEGUIR. Caso o mês escolhido já esteja fechado o sistema irá apresentar um aviso ao usuário. Caso o mês esteja disponível para fechamento, o sistema irá apresentar um relatório contendo todos os atos informados no mês do fechamento. 54

55 O relatório apresentado poderá ser impresso pelo funcionário, para conferência das informações. Depois de efetuar a conferência dos atos contidos na semana do fechamento o usuário deve efetuar a confirmação do fechamento clicando em FECHAR SEMANA. O sistema então exibe o relatório com a confirmação do fechamento. 55

56 Esta listagem pode ser impressa pelo usuário, ao clicar em IMPRIMIR Manutenção de Carga Nesta área o usuário poderá efetuar a manutenção das cargas informadas. Ao clicar em MANUTENÇÃO DE CARGA o sistema irá apresentar os campos necessários de filtro para localização da carga desejada. 56

57 Para facilitar a localização da carga desejada o usuário deverá preencher um dos campos de filtro e clicar em BUSCAR. O sistema então irá apresentar os registros localizados. O usuário poderá alterar e/ou remover as cargas detalhadas, basta escolher o item no lado esquerdo da tela e clicar no botão desejado. 57

58 O sistema exibe todos os atos contidos dentro da carga escolhida e então o usuário poderá alterar e/ou excluir o ato desejado, basta selecionar o ato e clicar no botão escolhido. Então o sistema exibe os campos para alteração do ato e após efetuar a alteração necessária, o usuário deve clicar em SALVAR. O sistema então irá exibir uma mensagem de confirmação da alteração. 58

59 O sistema irá retornar para a tela de detalhe dos atos contidos dentro da carga. 59

60 3.4. CEP - Central de Escrituras e Procurações Na CEP deverão ser informados todos os atos referentes a escrituras e procurações que não se enquadram no informes da CESDI e da RCTO. São eles: Ata Notarial Escrituras Procuração Procuração para fins previdenciários Procuração sem valor econômico Renúncia Revogação de procuração Substabelecimento de procuração Posicionando o mouse em cima do item CEP veremos todas as funcionalidades disponíveis Carga No menu ao escolher a opção Carga teremos duas opções disponíveis: Envio Upload e Digitação. 60

61 Vamos começar pelo item de Upload Envio Upload Ao clicar em ENVIO UPLOAD o sistema irá apresentar os campos que precisam ser preenchidos para o envio dessa forma. 61

62 Você deverá escolher o tipo de arquivo que deseja enviar, podendo ser XML ou TXT, depois disso deverá escolher o mês e ano de referência, informar a quantidade de registros informados no arquivo. Após preencher os campos o usuário deve clicar em ESCOLHER ARQUIVO e selecionar no seu computar o arquivo que deseja enviar. Agora bastar clicar em ENVIAR. 62

63 Se o sistema localizar algum erro será apresentada a tela de validação informando o motivo da parada. Ao clicar no link FALHA o sistema irá exibir qual informação do arquivo foi recusada. 63

64 Nos casos de falha, o usuário deve efetuar a correção no arquivo, repetir o processo de escolha do arquivo e enviar novamente. Caso o sistema não localize nenhum erro exibirá a mensagem de sucesso no envio. 64

65 Aqui o sistema exibe um atalho para o Fechamento do Mês, clicando em FECHAMENTO MENSAL. O arquivo foi enviado, agora vamos testar como seria por digitação Digitação Ao clicar na opção DIGITAÇÃO o sistema irá apresentar os campos que precisam ser preenchidos para o envio dessa forma. Primeiro você deverá preencher o mês e ano de referência e clicar em PROSSEGUIR. 65

66 Então o sistema irá apresentar a tela com todos os campos necessários para informe de um ato. O número da carga é preenchido automaticamente pelo sistema. A primeira informação que deve ser preenchida é o TIPO do ato. No campo DATA DO TESTAMENTO o usuário deve informar apenas o dia, pois o mês e ano são preenchidos de acordo com a informação de mês/ano de referência da carga. No quadro PARTES o usuário deve clicar em ADICIONAR para que o sistema exiba a janela para inclusão das partes. 66

67 No campo DOCUMENTO 1 o usuário deve informa o CPF ou CNPJ da parte. No campo IDENTIDADE o usuário poderá informar o RG ou o RNE de uma parte. O usuário terá ainda a opção de informar que a parte não possui documentos, assim estes campos não serão mais obrigatórios. Depois de preencher os campos o usuário clica em ADICIONAR e o sistema retorna a tela do ato, para inclusão das outras partes existentes. 67

68 Após incluir todas as partes referentes, ao ato escolhido, o usuário deve clicar em SALVAR. 68

69 Se todos os campos tiverem sido preenchidos corretamente o sistema irá informar sucesso na inclusão. Os campos marcados com o asterisco (*) são de preenchimento obrigatório, caso algum dele não seja preenchido o sistema não irá permitir que o usuário salve o ato. Depois de incluir o ato o sistema irá retornar a tela com os campos em branco para preenchimento de um novo ato. 69

70 Estorno A opção de estorno permite que o usuário abra um ticket fechado. Após o estorno do ato o usuário consegue efetuar alterações/inclusões e quando os dados estiverem corretos efetua novamente o fechamento. Ao clicar em ESTORNO o sistema exibe o campo do número do ticket para que o usuário localize o registro desejado. Ao clicar em BUSCAR o sistema exibe todos os tickets encontrados. 70

71 Para efetuar o estorno o usuário deve selecionar o ticket desejado e clicar e CONFIRMAR. O sistema irá exibir um termo de responsabilidade ao cartório e após a confirmação efetuar o estorno. 71

72 Após a confirmar o sistema retorna para a tela de busca de tickets Extrato Nesta área o usuário poderá consultar todos os tickets fechados pelo seu cartório. Ao clicar em EXTRATO o sistema irá apresentar os campos de filtro para localização do ticket. 72

73 Para facilitar a localização dos tickets o usuário deve preencher o mês e ano do fechamento ou o número do ticket e clicar em BUSCAR. Para visualizar os atos contidos no fechamento, basta selecionar o item ao lado esquerdo e clicar em VISUALIZAR. 73

74 O sistema permite que o usuário imprima a listagem dos atos que foram fechados, através do botão IMPRIMIR Fechamento 74

75 Ao clicar em FECHAMENTO o sistema irá apresentar os campos necessários para preenchimento. O usuário deverá informar o mês e ano de referência que deseja efetuar o fechamento e clicar em PROSSEGUIR. Caso o mês escolhido já esteja fechado o sistema irá apresentar um aviso ao usuário. Caso o mês esteja disponível para fechamento, o sistema irá apresentar um relatório contendo todos os atos informados no mês do fechamento. 75

76 O relatório apresentado poderá ser impresso pelo funcionário, para conferência das informações. Depois de efetuar a conferência dos atos contidos na semana do fechamento o usuário deve efetuar a confirmação do fechamento clicando em FECHAR MÊS. O sistema então exibe o relatório com a confirmação do fechamento. Esta listagem pode ser impressa pelo usuário, ao clicar em IMPRIMIR. 76

77 Manutenção de Carga Nesta área o usuário poderá efetuar a manutenção das cargas informadas. Ao clicar em MANUTENÇÃO DE CARGA o sistema irá apresentar os campos necessários de filtro para localização da carga desejada. Para facilitar a localização da carga desejada o usuário deverá preencher um dos campos de filtro e clicar em BUSCAR. O sistema então irá apresentar os registros localizados. 77

78 O usuário poderá alterar e/ou remover as cargas detalhadas, basta escolher o item no lado esquerdo da tela e clicar no botão desejado. O sistema exibe todos os atos contidos dentro da carga escolhida e então o usuário poderá alterar e/ou excluir o ato desejado, basta selecionar o ato e clicar no botão escolhido. Então o sistema exibe os campos para alteração do ato e após efetuar a alteração necessária, o usuário deve clicar em SALVAR. O sistema então irá exibir uma mensagem de confirmação da alteração. O sistema irá retornar para a tela de detalhe dos atos contidos dentro da carga. 78

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