SuperStore Sistema para Automação de Óticas

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1 SuperStore Sistema para Automação de Óticas MANUAL DO USUÁRIO (Administrador) Contato: (34)

2 SUMÁRIO 1 ACESSANDO O SISTEMA PELA PRIMEIRA VEZ TELA PRINCIPAL DO SISTEMA CADASTROS Cadastro de Filial Cadastro de tabelas auxiliares Cadastro de clientes Cadastro de fornecedores Cadastro de funcionários Cadastro de produtos Localizando um produto Cadastro de usuários... 14

3 1. ACESSANDO O SISTEMA PELA PRIMEIRA VEZ Para acessar o sistema pela primeira vez será solicitado um usuário e uma senha. Conforme tela abaixo: a) Escolha o usuário pressione ENTER. b) Digite a senha e pressione ENTER. Se este for o seu primeiro acesso ao sistema escolha o usuário: Supervisor e digita a senha: Supervisor. Com a escolha do usuário Supervisor você terá acesso completo aos menus do sistema. Se o usuário escolhido for Vendas a senha a ser digitada é: 123. O Usuário Vendas tem acesso restrito a operações de caixa. OBS: A configuração dos acessos dos usuários poderá ser feita a qualquer momento no módulo de cadastro de usuários do sistema. OBS: É importante que a senha seja alterada mais tarde para segurança a das informações do sistema. 3

4 2. TELA PRINCIPAL DO SISTEMA Com o usuário Supervisor você terá acesso completo ao sistema tais como: Cadastros; Módulo Financeiro; Controle de Estoque; Movimentação de Caixa; Vendas; Relatórios; Gráficos; Configurações do Sistema; 4

5 3. CADASTROS Todas as telas de cadastro do sistema apresentam na sua parte inferior uma barra com os botões para realização de operações: novo, alterar, excluir, gravar e pesquisar. Descrição dos Botões: Prepara a tela para inserção de um novo registro; Grava os dados digitados pelo usuário; Cancela a operação atual (inserção ou alteração) limpa a tela; Prepara o registro para ser alterado; Exclui o registro que esta na tela; Abre a tela para consulta; OBS: Sempre que você estiver alterando ou inserindo um registro para finalizar você deverá clicar no botão salvar ou no botão cancelar. OBS: A operação de exclusão somente poderá ser realizada caso o registro não tenha sido vinculado a nenhuma outra parte do sistema. Exemplo: não poderá ser excluído um produto que tenha histórico de vendas. 5

6 3.1 CADASTRO DE FILIAL Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Filiais aparecerá uma tela como a abaixo: Nesta tela você deverá informar os dados do seu estabelecimento como: Razão Social, nome fantasia, endereço, bairro, cidade, estado, telefone. Essas informações serão importantes pois irão aparecer no cabeçalho dos relatórios e outras partes do sistema. OBS: Você não precisa cadastrar uma filial para iniciar a operação no sistema! Somente clique no botão alterar e digite os dados de sua loja. Clique no botão alterar preencha os dados e clique no botão salvar. 6

7 3.2 MENU TABELAS CADASTROS AUXILIARES Neste menu encontram-se todas os cadastros auxiliares que serão necessários nos demais módulos do sistema. O SuperStore já traz em seu banco de dados alguns pré-cadastros para facilitar a operação do sistema. Abaixo listaremos os cadastros disponíveis dentro de Tabelas auxiliares e uma breve descrição: Bancos: utilizado no módulo financeiro para baixa de documentos do contas a pagar. Convênios: cadastro de convênios usado opcionalmente para realização de vendas. Conta Bancária: cadastro de contas bancárias usado para controle de movimentação bancária. Formas de pagamento: São as opções de pagamento que o cliente poderá utilizar (dinheiro, cartão, cheque e etc). As formas de pagamento padrão já estão cadastradas no sistema. Grupos**: Será detalhado abaixo. Plano de Contas: utilizado pelo módulo financeiro. São as contas que originam despesas dentro da loja, como: aluguel, despesas com alimentação, despesas com viagens e etc. Já existe um cadastro inicial com as contas mais comuns. Grifes**: Será detalhado abaixo. Tipo de documento: utilizado no módulo de contas a pagar, serve para identificar o tipo de documento que esta sendo lançado. Ex: Boleto, Pedido, Nota Promissória, Duplicata. Tipo de Operação: utilizado no módulo de movimentação de estoque, serve para identificar a operação que esta sendo realizada. Ex: Entrada de Mercadoria, Saida de Mercadoria. Etapas/Fase: utilizado no módulo de ordem de serviço. Serve para identificar dentro da O.S em qual parte da execução do serviço a O.S se encontra. **Grupos e **Grifes É importante porém conhecer e compreender o cadastro auxiliar de Grupos e Grifes que são usados para fazer o cadastro de seus produtos. Você poderá classificar seus produtos dentro da loja em grupos e grifes. A classificação é importante para que nos relatórios de vendas ou estoque você possa fazer um filtro por grupo de produtos que vendem mais, ou grupo de produtos que necessitam de reposição. Vamos a um exemplo de utilização de grupo/grife. 7

8 Descrição do Produto: Óculos Red Nose Extreme Grupo: Óculos de Sol Grife: VIP OBS: A classificação dos produtos em grupo e grife é opcional dentro do sistema. Em caso de você optar por não usar esta classificação basta que no cadastro de produto você escolha no campo grupo ou grife a opção: Padrão. 3.3 CADASTRO DE CLIENTES Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Clientes. O cadastro do cliente é um ponto importante dentro do sistema e será usado em diversos módulos: Vendas a prazo; Orçamentos; Mala direta; Cobrança; Este cadastro é onde o sistema armazena todas as informações referentes ao cliente como: vendas, cheques recebidos, parcelas de vendas a prazo, ordem de serviços, receita de óculos (quando sua loja for uma Ótica). 8

9 Clique no botão novo preencha os dados da Guia Dados Principais e clique em salvar. As demais guias são opcionais, utilizadas a critério do usuário para complementar o cadastro do cliente. Para localizar um cliente clique em será apresentada uma tela como a abaixo: Digite no campo Buscar o nome do cliente ou uma parte dele e pressione ENTER as ocorrências encontradas serão listadas. Depois de um DUPLO CLIQUE ou ENTER em cima do nome para voltar a tela principal com os dados do cliente. OBS: É importante que as informações dos clientes sejam cadastradas as mais completas possíveis, pois é a partir desse cadastro que serão realizadas mala direta promocional, de cartas ou selecionar aniversariantes e outras operações vinculadas ao cadastro do cliente. DESCRIÇÃO DAS GUIAS DA TELA DE CLIENTE Dados Adicionais: armazena informações sobre estado civil e cônjuge. Dados Comerciais: armazena as informações do local de trabalho do cliente. Referências: armazena informações sobre referências pessoais e referências comerciais do cliente. Histórico do Cliente: exibe todo histórico do cliente dentro da loja. Vendas, Ordens de Serviços, Receita de óculo (quando for ótica), cheques. 9

10 **Para visualizar uma receita de um cliente posicione na guia ordens de serviço clique com o botão direito do mouse sobre a O.S e então escolha a opção receita. Observação: Área reservada para alguma informação adicional referente ao cliente. 3.4 CADASTRO DE FORNECEDORES Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Fornecedores. Cadastro responsável por armazenar as informações sobre os fornecedores, essas informações serão necessárias no cadastro do produto para indicar de qual fornecedor é o produto e também para realização de entrada de mercadorias em estoque. Clique no botão novo preencha os dados do fornecedor e então clique no botão salvar. Para pesquisar um fornecedor utilize o botão pesquisar. 10

11 3.5 CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS Na tela principal do sistema acesse menu Cadastro -> Funcionários. Os funcionários deverão ser cadastrados para realizar vendas e cadastro de ordem de serviço no SuperStore. Clique no botão novo preencha os dados do funcionário e então clique no botão salvar. Para pesquisar um fornecedor utilize o botão pesquisar. OBS: o campo FUNÇÃO determina se o funcionário estará disponível para realização de vendas e ordem de serviço. Para que o sistema identifique que um funcionário poderá ou não realizar vendas no campo função escolha a opção: VENDEDOR. 11

12 3.6 CADASTRO DE PRODUTOS REQUISITOS Requisitos são tópicos anteriores a serem realizados antes de iniciar o cadastro de produtos. Cadastro de grupos (opcional) Cadastro de grifes (opcional) Cadastro de fornecedores Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Produtos. Este cadastro armazena todos os produtos de seu estabelecimento para utilização nos módulos de venda, ordem de serviço, movimentação de estoque, relatórios e gráficos. É de extrema importante fornecedor o maior numero de informações possíveis para que o sistema possa gerar informações de qualidade para posterior análise de relatórios. Clique no botão novo o cursor será posicionado no campo Descrição. Note que o campo Código do produto (ref.) foi deixado em branco isso significa que o sistema fará a geração automática para o código do produto. Se você optar por 12

13 especificar um código manualmente o sistema obedecerá e não fará a geração do código do produto. O próximo campo após a descrição é a unidade nele você deverá especificar a unidade que seu produto será vendido. Exemplo: Peça (PC), Unidade (UN), PAR, etc. Geralmente é utilizado a sigla PC. O próximo campo é o Fornecedor todos os fornecedores previamente cadastrados serão exibidos neste campo para seleção. Escolha o fornecedor e pressione ENTER. O próximo campo é o Grupo se você optou por classificar seus produtos em grupos então todos os cadastros serão exibidos no campo, caso você não tenha feito cadastro de grupos poderá escolher o grupo: Geral ou Padrão. O próximo campo é a Grife ele tem o mesmo comportamento do campo grupo. Os próximos campos são: valor de custo e valor de venda esses campos são de preenchimento obrigatório. Após digitar as informações clique no botão salvar LOCALIZANDO UM PRODUTO Clique no botão a tela para pesquisa de produtos será apresentada: Você poderá procurar um produto usando os seguintes filtros: descrição, código do produto ou grupo. No campo Procurar por você define o critério de busca e no campo Buscar você digita o nome do produto ou código. Basta digitar uma parte do nome ou código o sistema exibirá todas as ocorrências. 3.7 CADASTRO DE USUÁRIOS 13

14 REQUISITOS Requisitos são tópicos anteriores a serem realizados antes de iniciar o cadastro de produtos. Cadastro de funcionários Na tela principal do sistema acesse o menu Cadastro -> Usuários. Nesta tela você poderá cadastrar os usuários e senhas para acesso ao sistema. Esses usuários serão exibidos na tela de login do sistema descrito no tópico 1 deste manual. Você deverá também informar ao sistema quais operações cada usuário terá acesso. Cadastrando um usuário O cadastro de usuário é divido em duas partes que são: definição do nome do usuário e senha que são os dados para entrada no sistema e permissões do usuário que são as telas e operações que o mesmo poderá realizar; 14

15 1) Clique no botão Novo o cursor será posicionado no campo nome, este é o nome que será usado para acessar o sistema digite o nome desejado e pressione ENTER. O próximo campo é funcionário você deverá vincular ao usuário que esta sendo cadastrado um funcionário previamente cadastrado. Após especificar o funcionário pressione ENTER. Agora você deverá informar os campos senha pressione ENTER e depois o campo confirmar a senha. Feito isso você deverá clicar no botão Salvar. 2) Para iniciar a configuração das permissões do usuário primeiramente você deverá clicar no botão Alterar. No lado esquerdo da tela você encontrará todos os módulos e funções disponíveis no sistema. Para permitir que um usuário acesse uma determinada tela você deverá clicar com o mouse sobre o nome do módulo/tela e em seguida clicar no botão Conceder Acesso. Feito isso agora você deverá informar quais operações dentro daquela tela o usuário pode realizar. Conforme tela abaixo: 1) Selecionar tela 2) Clicar no botão conceder acesso 3) Definir operações dentro da tela Depois de conceder todos os acessos e permissões em cada tela você deverá clicar no botão Salvar. OBS: Para maior rapidez no processo de criação de usuários você poderá optar por copiar os acessos de um usuário anteriormente cadastrado através do botão 15

16 Copiar Permissões para isso não será preciso clicar no botão Alterar basta escolher o usuário e clicar no botão copiar permissões. DÚVIDAS Em caso de duvidas entre em contato com nosso suporte: MSN: Skype: superstoreudi 16

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