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3 ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO ACESSO ABERTURA DE PROTOCOLO CONSULTA DE PROTOCOLO PROTOCOLO PENDENTE CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO ANDAMENTO DE PROTOCOLO RELATÓRIOS, OFÍCIOS E ETIQUETAS... 14

4 1 INTRODUÇÃO SISTEMA DE CONTROLE DE PROCESSOS - Usuário Inicial Sistema que permite cadastrar, encaminhar e consultar processos. Nesse tópico sobre o sistema, os usuários foram divididos em três níveis: administrador, usuário inicial e usuário final. Cada um destes níveis tem tipo de acesso diferente, que pode ser total, parcial ou restrito. Esta apostila aborda o segundo nível operacional, o usuário inicial, que tem um perfil de acesso parcial ou restrito, mas que além de consultar e encaminhar processos, pode também, abri-los e encerrá-los (encaminhando para o departamento destino). 4

5 2 ACESSO Para acessar as informações é necessário entrar no sistema, através do ícone da aplicação ERP : Área de Trabalho Ao entrar no sistema, digite o nome do usuário e senha e após clique na opção Acessar. Acesso O usuário tem a opção de mudar de senha, basta clicar no menu 'Utilitários', 'Alteração de Senhas', digitar nova senha, redigitá-la e após clicar no botão 'Confirmar'. 5

6 3 ABERTURA DE PROTOCOLO Parte do sistema que permite abrir, excluir, alterar e encaminhar processos. Ao clicar, com o botão esquerdo do mouse, neste item será aberta uma janela: Abertura de Protocolo Para abrir um processo selecionar o 'Tipo', 'Grupo do Assunto' e o 'Assunto' aos quais pertence o processo a ser aberto, selecionar 'Departamento Origem', 'Departamento Destino' e o 'Requerente'. O requerente pode ser selecionado através do 'Filtro Cadastro Geral', caso ele já exista no sistema. Para requerentes novos basta preencher seus dados na abertura e estes serão incluído automaticamente junto com o processo. Após confirmar a abertura do processo o sistema mostra relatórios e etiquetas que poderão ser gerados a partir daquele número, bem como, permite dar o andamento no processo na própria tela de abertura, basta clicar no ícone: 6

7 E logo após uma nova telinha aparecerá: Andamento de Protocolo Nesta tela podemos registrar os andamento colocando a situação o despacho e o próximo destino. Também é possível realizar consultas de requerentes andamentos, informações. Temos ainda a possibilida de 'Abertura de Protocolo Manual' programa semelhante ao 'Abetura de Protocolo' onde são permitidas alterações em todos os campos, como, ano, data, hora, número de protocolo, entre outros. Devido a esta possibilidade deve-se usá-la com cuidado, uma vez que este programa possui ligação direta com o outro 'Abertura de Protocolo' que é automática, ou seja, se um erro ocorrer na 'Abertura de Protocolo Manual' influenciará no funcionamento da 'Abertura de Protocolo' automática. 7

8 4 CONSULTA DE PROTOCOLO Ao clicar no item consulta de protocolo uma tela sem nenhum registro se abrirá, então poderemos fazer a consulta pela 'lupa' ou pelo 'filtro', representados pelo seguintes ícones: Ao chamarmos o filtro esta tela se abrirá: Filtro de Consultas abrirá: Então, aqui selecionamos o registro e mandamos retornar, outra tela se 8

9 Tela de Consultas O módulo de consultas permite pesquisar informações de processo como andamento, situação do processo, informações do requerente, possibilita que o usuário faça o recebimento e encaminhamento de processos, desde que seu perfil de usuário permita fazê-lo. A consulta pode ser feita através das informações apresentadas na tela: exercício e número, tipo de protocolo, assunto, grupo ou então pode-se usar o programa vinculado de filtro caso a consulta seja feita com algum dado do requerente como, por exemplo, nome, CPF ou RG. Através de consultas ao protocolo é possível imprimir uma série de relatórios, relações e etiquetas com dados de processos. 9

10 5 PROTOCOLOS PENDENTES O próximo módulo é o de protocolos pendentes, que permite a consulta aos processos que estão tramitando pelo sistema e ainda não foram encerrados. A janela que permite esta consulta é a seguinte: Protocolos Pendentes Após uma busca, é possível visualizar as informações completas de cada processo presente nos resultados, basta clicar no processo desejado. 10

11 6 CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO Ao consultar os processos pendentes, um departamento pode verificar quais processos estão sob sua responsabilidade de resolução, então primeiramente será necessário dar a confirmação de recebimento do mesmo no sistema. Esta ação pode ser iniciada pelo próprio sistema, caso o tipo de protocolo exija, ou através da confirmação manual feita pelo usuário, através da seguinte janela: Cofirma recebimento É importante confirmar o recebimento de processos para que o sistema passe a contabilizar o prazo para o encerramento do processo. Também é importante caso a documentação do processo precise ser transportada fisicamente de um departamento para o outro, garantindo que os prazos sejam mantidos e que haja o tempo previsto para o encaminhamento do processo. 11

12 7 ANDAMENTO DE PROTOCOLO Após a 'Confirmação', e resolvida a pendência, o próximo passo e dar encaminhamento ao processo. Dentro do item 'Protocolo Pendente', podemos, também, dar andamento aos processos, clicando no botão 'Andamento', localizado na barra de rolagem inferior da tela. Andamento de Protocolo Este módulo do sistema permite o encaminhamento de processos entre os diferentes departamentos cadastrados na base de dados. Permitindo que o usuário dê andamentos a processos existentes no seu departamento e nos departamentos para os quais tem permissão de acesso. Para encaminhar um processo para outro departamento deve ser definida a 'Situação' deste, e a partir desta informação o sistema irá sugerir o próximo departamento e o prazo com base no 'Fluxo de Tramitação'. Caso não exista um 'Fluxo' para o estado atual deste processo, o sistema usará o que foi definido no perfil do usuário, caso também não tenha nada definido, o sistema seguirá o que foi estipulado no 'Tipo de Protocolo', e se ainda aí, nada estiver definido, cabe ao usuário definir o próximo departamento e digitar um valor para o prazo do 12

13 andamento. Após isto, o usuário deve confirmar o andamento. Caso o usuário não deseje criar um novo andamento e queira apenas modificar as informações do andamento atual, basta realizar tais modificações e clicar na opção 'Não'. Na 'confirmação' o sistema irá exibir uma mensagem perguntando ao usuário se deseja encaminhar o processo ou apenas modificar as informações existentes. Basta selecionar a opção adequada para efetivar a movimentação. Veja figura abaixo: Mensagem do Andamento Como todos os módulos do sistema, a janela de 'Andamentos' age de acordo com as permissões do usuário. Portanto não será possível dar andamento a um processo que esteja em um departamento para o qual o usuário não tenha permissão completa de acesso. O sistema responsável pelo andamento de processos garante que nenhum processo ficará disponível a um usuário que não possua acesso direto a ele. Esta regra fica clara no momento seguinte a confirmação de um andamento, onde o usuário que não tiver acesso ao departamento para o qual o processo foi enviado, perde privilégios. 13

14 8 RELATÓRIOS, OFÍCIOS E ETIQUETAS O programa permite que os usuários gerem diversos relatório, ofícios e etiquetas, conforme o tipo de acesso e visualização de cada usuário. Temos dois relatório de andamento com possibilidade de Filtrar dados, são eles "Guia de Andamento Origem" e " Guia de Andamento Destino". Na primeira guia podemos selecionar dados por intervalo de tempo, tipo de protocolo e departamento de origem. Já na segunda guia pode ms selecionar o departamento destino dos processos. Na tela de exemplo temos processos, cujos andamentos foram efetuados no dia 04/04/2006, do tipo geral e tendo como departamento origem o protocolo, logo após temos uma listagem contendo quatro processos. Na tela de exemplo, temos duas opções, 'marcar todos' e 'impressos', a primeira quer dizer que haverá uma marca nos processos cuja a guia já tenha sido impresa, não emitindo-a novamente. A segunda, quando marcada, emitirá a guia com os processos já impressos incluidos. Guia de Andamentos 14

15 Rua Alfa, 85Bairro Três Figueiras Porto Alegre - RS - CEP: Fone:

ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO. 04 2 ACESSO. 05 3 CONSULTA DE PROTOCOLO. 06 4 PROTOCOLO PENDENTE. 08 5 CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO. 09 6 ANDAMENTO DE PROTOCOLO.

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