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1 - Acessar o sistema. Para acessar o sistema digite o endereço eletronico e clique em login na barra de menus. Ou digite para ir diretamente para a tela de login. Para utilizar o sistema o usuário deverá está previamente cadastrado. Usuário responsável pela assinatura; Ou ter sido cadastrado pelo mesmo. - Recuperar senha. Caso tenha esquecido sua senha, clique no link esqueceu sua senha? localizado na tela de login, para ser redirecionado à página de recuperação de senha, informe seu de login no campo informado e clique em enviar. Será enviado um , com os dados de acesso.

2 - Funcionalidades básicas. Para melhor visualização recomendamos utilizar configurações de vídeo de no mínimo 1024 x 768 pixels ou 1280 x 800 pixels. Barra de ações Barra onde ficam localizados todos os botões de ações dependendo do estado da tela, botões de ações como Novo para criar um novo registro, Limpar para limpar a tela de pesquisa e Pesquisar para executar a pesquisa nos registros ficam localizados na barra de ação, quando o usuário se encontra no modo Abrir, por exemplo. Teclas de atalhos. Teclas de atalhos para os botões da barra de ações, na imagem a seguir, vemos que o botão Novo e Pesquisar onde temos as teclas de atalho F8 e F9 respectivamente, ao ser pressionada a tecla F8 será acionado a função do botão Novo, bem como ao pressionar a tecla F9 a função do botão Pesquisar será acionada, note que o botão Limpar não tem tecla de atalho.

3 Modo de tela tela atual. O modo (Abrir, Cadastrar ou Editar) e a tela atual (Empresa, Destinatário, Tipo Item, etc.) aparecem no titulo do navegador bem como abaixo do nome do sistema, na imagem a seguir vemos a tela no modo Cadastrar na tela de Item. Logoff do sistema e usuário logado. As informações do usuário logado e o botão de loggof (Sair) se encontram no rodapé do sistema, o logoff será realizado automaticamente caso o operador não execute nenhuma operação no sistema por 30 minutos ou caso o operador efetue login em outro computador. - Movimentações Principais. Protocolo Interno O Protocolo Interno tem como finalidade protocolar itens que tem circulação entre os departamentos da empresa, tendo assim o departamento emissor e o departamento destino. Recebimento Protocolo Interno O Recebimento de Protocolo Interno tem como finalidade dar baixa nos itens protocolados, indicando assim que os itens foram devolvidos pelo departamento recebedor, retirando o status de pendente do item, indicando que o mesmo já retornou a empresa/departamento que emitiu o protocolo.

4 Protocolo Externo O Protocolo Externo tem como finalidade protocolar itens que tem circulação entre sua empresa e destinatários externos (ex. clientes, prestadores de serviços), tendo assim a empresa (departamento emissor) e o destinatário. Recebimento Protocolo Externo O Recebimento de Protocolo Externo tem como finalidade dar baixa nos itens protocolados, indicando assim que os itens foram devolvidos pelo destinatário, retirando o status de pendente do item, indicando que o mesmo já retornou a empresa/departamento que emitiu o protocolo. -Informações da Empresa Para acessar as informações cadastrais da empresa, clique no menu > Cadastro > Empresa. O menu de acesso as informações cadastrais da empresa, ficará disponível somente para o usuário responsável pela assinatura. Ao clica no menu você será direcionado para a tela a seguir: Ao acessar a tela de cadastro da empresa o usuário poderá alterar os dados e gravar a alteração realizada.

5 -Cadastro de Departamento Para acessar o cadastro de departamento clique em menu > Cadastro > Departamento. O menu de acesso ao cadastro de departamento fica disponível para todos usuários, assim todos usuários ficam com permissão para incluir novos registros, já a edição de registros fica liberada apenas para usuários com permissão de alterar itens de cadastro. Ao clicar no menu será exibida a tela de departamento em modo Abrir, para ser pesquisado os departamentos já cadastrados, podendo o usuário informa argumentos de filtro para realizar a pesquisa. Campos de argumentos para filtrar pesquisa. Ações que podem ser executadas, no modo abrir. Registros encontrados após efetuar pesquisa. Para editar um registro de Departamento efetue a pesquisa com os argumentos desejados, e clique na linha do departamento desejado. Para efetuar uma nova pesquisa com argumentos diferentes clique no botão de ação limpar. Para criar um novo registro, clique no botão de ação Novo (atalho F8). No modo cadastro é possível incluir novo registro ou editar um registro existente após selecioná-lo na tela de pesquisar mostrada anteriormente. O cadastro de departamento contempla os campos código (gerado automaticamente), descrição, coordenador e ativo (sim ou não). Caso o departamento esteja com o campo ativo Não, o departamento inativo ficará indisponível em outras telas do sistema.

6 Para criar um novo registro, clique no botão de ação Novo (atalho F8). Para abrir a tela de pesquisa, clique no botão Abrir (atalho F6). Para realizar a inclusão ou alteração do registro atual, clique no botão Gravar (atalho F10). Campos de preenchimento obrigatório: Descrição; Ativo. -Cadastro de Destinatário Para acessar o cadastro de destinatário clique em menu > Cadastro > Destinatário. O Cadastro de destinatário segue o mesmo fluxo e regras do cadastro de departamento. Tela em modo Abrir do cadastro de destinatário, com campos de filtro e ações padrões, Novo Registro, Limpar para limpar argumentos bem como pesquisas realizadas e a ação Pesquisar para efetuar a pesquisa em si. Tela em modo Cadastrar do cadastro de destinatário, com ações padrões do modo cadastrar, Abrir para ser direcionado para tela de pesquisa, Novo Registro e a ação Gravar para salvar as informações do registro atual.

7 Campos de preenchimento obrigatório: CNPJ/CPF; Nome; Contato; Fone; Endereço; Ativo. -Cadastro de Tipo de Item Para acessar o cadastro de topo de item clique em menu > Cadastro > Tipo Item. O Cadastro de tipo de item segue o mesmo fluxo e regras do cadastro de departamento. Tela em modo Abrir do cadastro de tipo de item, com campos de filtro e ações padrões, Novo Registro, Limpar para limpar argumentos e pesquisas realizadas e a ação Pesquisar para efetuar a pesquisa em si.

8 Tela em modo Cadastrar do cadastro de tipo de item, com ações padrões do modo cadastrar, Abrir para ser direcionado para tela de pesquisa, Novo Registro e a ação Gravar para salvar as informações do registro atual. Campos de preenchimento obrigatório: Descrição; Ativo. -Cadastro de Item Para acessar o cadastro de item clique em menu > Cadastro > Item. O Cadastro de item segue o mesmo fluxo e regras do cadastro de departamento. Tela em modo Abrir do cadastro de item, com campos de filtro e ações padrões, Novo Registro, Limpar para limpar argumentos e pesquisas realizadas e a ação Pesquisar para efetuar a pesquisa em si. Tela em modo Cadastrar do cadastro de item, com ações padrões do modo cadastrar, Abrir para ser direcionado para tela de pesquisa, Novo Registro e a ação Gravar para salvar as informações do registro atual.

9 Pré requisito: É necessário ter Tipos de Item previamente cadastrados; Campos de preenchimento obrigatório: Descrição; Tipo de Item; Ativo.

10 -Protocolo Interno O Protocolo Interno tem como finalidade protocolar itens que tem circulação entre os departamentos da empresa, tendo assim o departamento emissor e o departamento destino. Para acessar a tela de movimentação de protocolo interno clique em menu > Movimentações > Protocolo Interno. Ao clicar no menu de protocolo interno, o sistema ira direcionar para a tela de cadastro de protocolo interno, como na imagem abaixo: Para adicionar mais itens. Itens a serem protocolados, com limite de 10 itens por protocolo. A tela inicia com alguns campos preenchidos como data de emissão, departamento emissor e usuário emissor, bem como os campos status e ativo. Ao ser cadastrado o protocolo fica com o status pendente, apôs a devolução (retorno) de todos os itens protocolados, o mesmo passa para o status de devolvido (arquivado). O sistema trás inicialmente cinco itens em branco para preenchimento, caso haja necessidade de inclusão de mais itens no protocolo clique no botão adicionar, cada protocolo tem o limite de dez itens.

11 Histórico dos últimos assuntos protocolados Botão de ação, para imprimir o comprovante de protocolização Ao preencher o campo Assunto, são listados os últimos assuntos protocolados, caso o protocolo atual tenha o mesmo assunto o operador poderá selecionar entre os assuntos listados. Após gravar o protocolo é disponibilizado o botão de ação Imprimir Protocolo (atalho F7), para o usuário visualizar ou imprimir comprovante de protocolização. Ao clicar em Imprimir protocolo será exibido o comprovante de protocolização em formato pdf, é necessário ter um visualizador de pdf para pode abrir o mesmo. O comprovante é composto de duas vias de conteúdo idêntico para o emissor e o recebedor. Caso queira reimprimir comprovantes de protocolização ou editar protocolos anteriores clique no botão de ação Abrir (Atalho - F6) será exibido à tela a seguir:

12 Para abrir um registro, realize uma pesquisa com os filtros que desejar, e clique no registro desejado. Só é permitido alterar protocolos que ainda não tiveram devolução de itens, caso já tenha sido devolvido será permitido apenas reimprimir o comprovante. -Recebimento Protocolo Interno O Recebimento Protocolo Interno tem como finalidade dar baixa nos itens protocolados, retirando assim o status de pendente do item, indicando que o mesmo já retornou a empresa/departamento que emitiu protocolo. Para acessar a tela de movimentação de recebimento protocolo interno clique em menu > Movimentações > Recebimento Protocolo Interno. Ao clicar no menu de recebimento de protocolo interno, o sistema ira direcionar para a tela de cadastro do recebimento protocolo interno, como na imagem abaixo:

13 Botão de seleção de protocolo interno. A tela inicia com alguns campos preenchidos como data de recebimento, usuário do recebimento, bem como o campo ativo. Conforme mensagem apresentada na tela (Selecione o Protocolo a ser recebido), o usuário deve clica no botão de seleção de protocolo, onde irá ser direcionado para tela de pesquisa de protocolo em popup, exibida a seguir: Apôs selecionar o protocolo, o sistema ira preencher os campos com informações do mesmo, e listar os itens que ainda não foram recebidos. Por exemplo, se o protocolo contiver sete itens, e já foi recebido dois, o sistema irá listar o cinco itens pendentes. Botão de ação, para selecionar todos itens listados. Selecione os itens que estão sendo recebidos, para dar baixa no sistema Selecione os itens que estão sendo recebidos e clique em gravar para confirmar o recebimento.

14 Cancelar Recebimento de Protocolo Interno Caso ocorra a necessidade de cancelar o recebimento de um protocolo interno. Acesse normalmente a tela de recebimento pelo menu > Movimentações > Recebimento Protocolo Interno. Após a tela de recebimento abrir, clique no botão de ação Abrir (atalho F6) para ser direcionador a tela de seleção: Efetue a pesquisa com os argumentos desejados e clique no botão de ação Pesquisar (atalho F9) selecione o registro que deseja editar ou cancelar. A tela será exibida conforma a imagem a seguir. Botão de ação para cancelar o Recebimento. Caso queira cancelar, o sistema irá pedir confirmação de cancelamento, clique em Sim para confirmar. Apôs cancelar o recebimento, os itens que haviam sido recebidos do protocolo, iram retornar para o status de pendente, constando assim no sistema a informação que os itens ainda continuam com o recebedor dos itens.

15 -Protocolo Externo e Recebimento de Protocolo Externo Seguem as mesmas regras e fluxos do Protocolo Interno e Recebimento de Protocolo Interno. -Configuração Para acessar a tela de manutenção de configuração clique em menu > Manutenção > Configuração. O menu só ficara disponíveis para usuários com permissão para alterar as configurações do sistema. Senha Padrão Ao cadastrar novos usuários a senha inicial será igual ao valor desse campo, aconselhe-o a alterar a senha apôs o primeiro acesso. Cabeçalho Relatório Cabeçalho que será apresentado em relatórios gerados através do menu relatórios -Alterar Senha Para acessar a tela de para alterar a sua senha clique em menu > Manutenção > Alterar Senha. Ao clica no menu, o usuário será direcionado para a tela com informações do mesmo, como na imagem a seguir:

16 Informe sua senha atual a título de verificação, informe a nova senha desejada e repita a nova senha no campo de confirmação. A nova senha deve ter no mínimo seis caracteres. -Cadastro de Usuário Para acessar a tela de cadastro de usuário clique em menu > Manutenção > Usuário. O menu só ficara disponíveis para usuários com permissão de cadastrar usuários. Ao clica no menu, o usuário será direcionado para a tela de seleção, como na imagem a seguir: O usuário poderá pesquisar registros para editar através do botão de ação Pesquisar (atalho F9), ou criar novos registros através do botão de ação Novo (atalho F8), ao clicar em novo a tela a seguir será apresentada para criação de novo registro.

17 Pré requisito: É necessário ter Departamentos previamente cadastrados; Campos de preenchimento obrigatório: Nome; Login ( válido); Departamento; Ativo. Permissões de Usuário: Cadastrar/Alterar Usuário Permissão para cadastrar novos e alterar usuários existentes. Atenção: Caso o usuário tenha essa permissão ele terá obrigatoriamente a maioria das permissões; Ativar/Inativar Protocolo (Interno/Externo) Permissão para ativar ou inativar Protocolos Internos e Externos; Ativar/Inativar Recebimento (Interno/Externo) Permissão para ativar ou inativar Recebimentos de Protocolos Internos e Externos; Alterar Itens de Cadastro Permissão para alterar registros, permissão válida para todas telas acessadas pelo menu cadastro (Departamento, Destinatário, Tipo de Item, Item); Alterar Configurações do Sistema Permissão para alterar as configurações do sistema; Alterar/Receber Protocolos de Departamento Diferente Permissão para movimentar protocolos e recebimentos de departamentos diferentes do qual o usuário está cadastrado.

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