SophiA Biblioteca - Treinamento Cadastro de Usuários

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1 SophiA Biblioteca - Treinamento Cadastro de Usuários Para realizar um cadastro de usuário, clique na aba USUÁRIOS e em seguida no botão. Aba Dados Nome: cadastro do nome do novo usuário. Código: É possível configurar o sistema para sugerir um código para o usuário. Caso não selecione a opção de código automático na configuração do SophiA, este código deverá ser incluído manualmente para que o cadastro seja efetuado. Matrícula: Opção de cadastro de matrícula do usuário. Essa matrícula pode ser reutilizada do crachá de funcionário, carteirinha de aluno etc. Login: É possível selecionar na configuração do SophiA que o código de identificação do usuário no Terminal Web seja feito através do login (nome de usuário). Se for selecionada essa opção, faça o cadastro do Login. Tipo: Opção de cadastro de tipo de usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, o tipo usuário. Biblioteca: Opção de cadastro da biblioteca que o usuário pertence. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, a biblioteca. Inativo: Selecione esta opção para que o usuário fique com o status de inativo no sistema. 1

2 Cadastro: A data de cadastro é preenchida automaticamente pelo Sophia, porém, pode ser alterada pelo operador. Alteração: Opção de cadastro da data em que o cadastro sofreu alterações ou atualizações. Validade: Opção de cadastro da data de validade do cadastro. Tipo Id.: Selecione através do botão, o tipo de identificação (documento) que será usado para identificar o usuário. N Id.: Informe o número de identificação (documento). Data Nasc.: Opção de cadastro da data de nascimento do usuário. Sexo: Selecione o sexo do usuário. Não é preciso adicionar todas as informações para confirmar a inclusão do registro no SophiA. Os campos chaves são: Nome, Código, Tipo e ( Aba Contato). Depois de tudo preenchido clique em. Caso queira cancelar o registro clique em. Aba Contato Residencial Cadastro utilizado para cadastrar as informações residenciais do usuário. End.: Opção de cadastro do endereço residencial do usuário. Bairro: Opção de cadastro do bairro residencial do usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, o nome do bairro. Fone: Opção de cadastro do telefone residencial do usuário. Cidade: Opção de cadastro da cidade de residência do usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, a cidade. CEP: Opção de cadastro do CEP residencial do usuário. Opção de cadastro do particular do usuário. Aba Contato Comercial Empresa: Opção de cadastro da empresa em que o usuário trabalha. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, o nome da empresa. Departamento: Opção de cadastro do departamento em que o usuário trabalha. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, o nome do departamento. End.: Opção de cadastro do endereço comercial do usuário. 2

3 Bairro: Opção de cadastro do bairro do endereço comercial do usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, o nome do bairro. Fone: Opção de cadastro do telefone comercial do usuário. Cidade: Opção de cadastro da cidade do endereço comercial do usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, a cidade. CEP: Opção de cadastro do CEP do endereço comercial do usuário. Opção de cadastro do comercial do usuário. Aba Observações Utilize para o cadastro de informações gerais sobre o usuário. Aba Foto Opção de cadastro de foto do usuário. Na aba Foto é possível Incluir, Excluir ou Visualizar uma foto existente no arquivo do computador. Observação: É aconselhável colocar todos os arquivos dentro de uma só pasta no servidor. Isso facilita a procura e organização desses arquivos. Aba Acadêmico Permite o cadastro de informações acadêmicas do usuário. Curso: Opção de cadastro do curso do usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, o nome do curso. Série: Opção de cadastro da série que o usuário cursa. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, a série. Turma: Opção de cadastro da turma referente ao curso do usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, a turma. Período: Opção de cadastro ao período (manhã, tarde, noite etc) referente ao curso do usuário. Para realizar o cadastro, selecione através do botão, o período. Observação: A aba Acadêmico só será visualizada, caso a configuração acadêmica esteja ativa nas configurações de Sophia. 3

4 Aba Sanções As sanções são utilizada para gerenciar as pendências e bloqueios do usuário. Bloqueado até: Neste campo é possível definir até quando o usuário ficará bloqueado. Motivo: Para bloquear o usuário você deverá informar o motivo neste campo, através do botão. Desbloquear: Clique no botão para liberar o usuário. Zerar atrasos: O sistema mantém o histórico de todos os atrasos do usuário. Utilize o botão para zerar os atrasos. Nos campos descritos abaixo, são registrados automaticamente todas as sanções sofridas pelo usuário Data de Devolução: O SophiA utiliza este campo para informar a data que o material foi devolvido. Título: O Sophia utiliza esse campo para informar o título do material devolvido. Material: O Sophia utiliza esse campo para informar o tipo de material que foi devolvido. Dias de Atraso: Neste campo o Sophia calcula automaticamente a quantidade de dias que este exemplar ficou com a devolução pendente. Justificativa: No ato da devolução o usuário pode fornecer alguma justificativa (atestado médico etc). Caso haja a existência de uma justificativa, a mesma será exibida nesse campo. Aba Financeiro Gerencia toda a movimentação financeira do usuário. Para adicionar uma cobrança clique em aberta a tela de Serviço/Taxa.. Será 4

5 Usuário: Neste campo aparece automaticamente o nome do usuário. Serviço/Taxa: Neste campo você deve selecionar o tipo de serviço ou taxa que deseja incluir. Data: A data será a data atual, gerada pelo sistema. Qtde: Informe a quantidade de serviço ou taxas para a inclusão. Valor: Informe o valor unitário de cada serviço ou taxa. Valor Total: O SophiA calculará o valor total que será exibido neste campo. Depois que você incluir todas as informações, clique em Confirmar. O SophiA voltará para a ficha financeira do usuário. Baixar: Clique no botão para realizar a baixa da cobrança selecionada. Data: O SophiA utiliza este campo para informar a data que a pendência financeira foi gerada. Serviço/ Taxa: O Sophia utiliza este campo para mostrar qual serviço ou taxa deu origem à cobranças. Qtde: Quantidade de serviços ou taxas cobradas. Valor: O Sophia utiliza este campo para mostrar o valor unitário de cada cobrança. 5

6 V. Total: O Sophia calcula automaticamente o valor total da cobrança. Data de Pagto.: Após a baixa da cobrança, a data corrente é informada neste campo. V. Pagto: Este campo nos fornece o valor total pago pelo usuário. Excluir cobrança: Para excluir uma cobrança, selecione-a e clique em. Aba Carta de Cobrança Permite a visualização do histórico das cartas de cobrança enviadas aos usuários. Visualizar: Opção de visualizar a carta de cobrança selecionada. Circulações: Opção de visualização do histórico de circulações do usuário. Aba Projeto Permite gerenciar os projetos que o usuário participa. Projetos que o usuário participa: O Sophia apresenta os projetos que o usuário participa. É possível incluir ou excluir um projeto desta lista. Alterando os dados do usuário no SophiA Para alterar os dados do usuário, basta fazer a alteração no campo desejado e em seguida, clicar com o mouse para outro campo. Os dados são automaticamente salvos. Excluindo dados de usuário no SophiA Para excluir um usuário do SophiA, clique em. Importante: Quando um usuário é excluído do sistema, todos os dados são perdidos. Se o usuário estiver com alguma circulação pendente ou em atraso, o SophiA apresentará a seguinte mensagem: 6

7 Importante: Só será possível realizar a operação, quando a circulação for regularizada. Se o usuário tiver pendente alguma movimentação financeira, o SophiA apresentará a seguinte mensagem: Importante: Só será possível realizar a operação, quando a movimentação for regularizada. Alterando a senha do usuário Para alterar a senha do usuário para o acesso no Terminal Web, clique em. Nova Senha: Digite a nova senha. Confirmação da Nova Senha: Confirme a nova senha digitada. Lembrança: É possível colocar um termo para a lembrança da nova senha digitada. Visualizando as circulações antigas do usuário enviadas para um arquivo inativo Quando as circulações de um determinado período são enviadas para o arquivo inativo, só é possível visualizar tais circulações clicando em. 7

8 Relatórios É possível se obter diversos tipos de relatórios clicando em. Etiqueta É possível se obter diversos tipos de etiquetas clicando em. Nada Consta Para realizar a impressão do recibo Nada Consta clicando em. 8

9 Carta de Cobrança Para o envio da carta de cobrança ou lembrança de senha por clique em: Recuperação da Informação - Usuários Para realizar uma busca de usuários, clique na aba USUÁRIOS e depois em. Figura1: Tela de Busca - Usuários Nome e Iniciado com: Informe o nome do usuário que deseja obter circulações. Para pesquisas marcadas com o Iniciado com, somente os nomes que são iniciados com o termo pesquisado, serão retornados pela pesquisa. Tipo: Opção de busca por tipo de usuário. Para utilizar o filtro, selecione através do botão, o tipo de usuário. Situação: Selecione a situação do usuário através do botão, é possível escolher entre Indiferente, Ativos para que a pesquisa busque somente por usuários com situação ativa e Inativos para que o sistema busque por usuários inativos. 9

10 Departamento: Opção de busca por departamento que o usuário trabalha. Para utilizar o filtro, selecione através do botão, o departamento. Projeto: Opção de busca pelo projeto que o usuário participa. Para utilizar o filtro, selecione através do botão, o nome do projeto. Código N : Informe o código do usuário que deseja pesquisar. Matrícula N : Informe a matrícula do usuário que deseja pesquisar. Intervalo: Opção de busca por um determinado intervalo de matriculas. Para que a pesquisa seja realizada por somente matrículas numéricas, selecione a caixa de seleção Num. Datas Nascimento: Opção de busca por uma determinada data ou intervalo de datas de nascimento. Para facilitar essa busca, o SophiA oferece as seguintes formas de combinações: Igual a: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que tenham a data de nascimento igual à data informada. Menor que: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que tenham a data de nascimento menor que a data informada. Maior que: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que tenham a data de nascimento maior que a data informada. Entre: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que tenham a data de nascimento entre o período informado. Cadastro: Opção de busca por uma determinada data ou intervalo de datas de cadastro de usuários. Para facilitar essa busca, o SophiA oferece as seguintes formas de combinações: Igual a: Utilizando esta opção, o sistema trará somente usuários que tenham a data de cadastro igual à data informada. Menor que: Utilizando esta opção, o sistema trará somente usuários que tenham a data de cadastro menor que a data informada. Maior que: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que tenham a data de cadastro maior que a data informada. Entre: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que estão contidos entre o período informado. Validade: Opção de busca por uma determinada data ou intervalo de datas de validade de cadastro de usuários. Para facilitar essa busca, o SophiA oferece as seguintes formas de combinações: 10

11 Igual a: Utilizando esta opção, o sistema trará somente usuários que tenham a data de validade de cadastro igual à data informada. Menor que: Utilizando esta opção, o sistema trará somente usuários que tenham a data de validade de cadastro menor que a data informada. Maior que: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que tenham a data de validade de cadastro maior que a data informada. Entre: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que estão contidos entre o período informado. Acadêmico Curso: Opção de busca por curso referente ao usuário. Para utilizar o filtro, selecione através do botão, o curso. Série: Opção de busca pela série cursada pelo usuário. Para utilizar o filtro, selecione através do botão, a série. Turma: Opção de busca pela turma do usuário. Para utilizar o filtro, selecione através do botão, a turma. Período: Opção de busca por período (manhã, tarde, noite etc) referente ao curso do usuário. Para utilizar o filtro, selecione através do botão, o período. Pendências Bloqueio: Opção de busca por usuário bloqueado Indiferente: Com esta opção a pesquisa é feita indiferente a este filtro. Sim: Para esta opção o sistema retorna somente usuários bloqueados. Motivo: Se selecionado o motivo, o sistema trará somente usuários bloqueados pelo motivo específico. Não: Este filtro retorna usuário que não estão bloqueados no sistema. Serviços em aberto Indiferente: Com esta opção a pesquisa é feita indiferente a este filtro. Sim: Para esta opção o sistema retorna somente usuários que possuem serviços em aberto. Não: Este filtro retorna usuário que não possuem serviços em aberto. 11

12 Circulações em Atraso Indiferente: Com esta opção a pesquisa é feita indiferente a este filtro. Sim: Para esta opção o sistema retorna somente usuários que possuem circulações em atraso. Não: Este filtro retorna usuário que não possuem circulações em atraso. Uso da Biblioteca Com Circulações: Utilize essa opção para recuperar usuários que possuam ou não circulações. Para facilitar essa busca o SophiA oferece as seguintes formas de combinações: Indiferente: Utilizando esta opção a busca é indiferente para usuários com e sem circulação. Sim: Utilizando esta opção o sistema trará somente usuários que possuem circulações vigentes ou encerradas. Período: Para quem optar pela recuperação de usuários com circulação é possível determinar a data em que deseja obter resultados, utilizando as opções Igual a, Menor que, Maior que e Entre. Não: Utilizando esta opção o sistema trará somente materiais que não possuem circulação, ou seja, materiais que nunca foram emprestados. Bib. Ex.: Selecionar a Biblioteca que deseja pesquisar as circulações, utilizando Dicas! Ao realizar uma busca, as informações e os filtros utilizados na pesquisa são salvos, sendo que para realizar uma nova busca clique em para limpar todas as informações existentes e em para confirmar a limpeza dos campos. É possível filtrar uma busca por biblioteca. Para utilizar esse filtro, selecione através do botão, a biblioteca desejada. Caso não seja selecionada nenhuma biblioteca, o sistema mostrará o resultado de todas. 12

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