ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO ACESSO CONSULTA DE PROTOCOLO PROTOCOLO PENDENTE CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO ANDAMENTO DE PROTOCOLO.

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3 ÍNDICE 1 INTRODUÇÃO ACESSO CONSULTA DE PROTOCOLO PROTOCOLO PENDENTE CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO ANDAMENTO DE PROTOCOLO RELATÓRIOS, OFÍCIOS E ETIQUETAS... 12

4 1 INTRODUÇÃO SISTEMA DE CONTROLE DE PROCESSOS - Usuário Final Sistema que permite cadastrar, encaminhar e consultar processos. Nesse tópico sobre o sistema, os usuários foram divididos em três níveis: administrador, usuário inicial e usuário final. Cada um destes níveis tem tipo de acesso diferente, que pode ser total, parcial ou restrito. Esta apostila aborda o segundo nível operacional, o usuário final, que tem um perfil de acesso parcial ou restrito que pode consultar e encaminhar processos. 4

5 2 ACESSO Para acessar as informações é necessário entrar no sistema, através do ícone da aplicação ERP : Área de Trabalho Ao entrar no sistema, digite o nome do usuário e senha e após clique na opção Acessar. Acesso O usuário tem a opção de mudar de senha, basta clicar no menu 'Utilitários', 'Alteração de Senhas', digitar nova senha, redigitá-la e após clicar no botão 'Confirmar'. 5

6 3 CONSULTA DE PROTOCOLO Ao clicar no item consulta de protocolo uma tela sem nehum registro se abrirá, então poderemos fazer a consulta pela 'lupa' ou pelo 'filtro', representados pelo seguintes ícones: Ao chamarmos o filtro esta tela se abrirá: Filtro de Consultas 6

7 abrirá: Então, aqui selecionamos o registro e mandamos retornar, outra tela se Consulta de Protocolo O módulo de consultas permite pesquisar informações de processo como andamento, situação, informações do requerente, possibilita que o usuário faça o recebimento e encaminhamento de processos, desde que seu perfil de usuário permita fazê-lo. A consulta pode ser feita através das informações apresentadas na tela: exercício e número, tipo de protocolo, assunto, grupo ou então pode-se usar o programa vinculado de filtro caso a consulta seja feita com algum dado do requerente como, por exemplo, nome, CPF ou RG. Através de consultas aos processos é possível imprimir uma série de relatórios, relações e etiquetas. 7

8 4 PROTOCOLOS PENDENTES O próximo módulo é o de protocolos pendentes, que permite a consulta aos processos que estão tramitando pelo sistema e ainda não foram encerrados. A janela que permite esta consulta é a seguinte: Protocolos Pendentes Após uma busca, é possível visualizar as informações completas de cada processo presente nos resultados, basta clicar no processo desejado. 8

9 5 CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO Ao consultar os protocolos pendentes, um departamento pode verificar quais processos estão sob sua responsabilidade de resolução, então primeiramente será necessário dar a confirmação de recebimento do mesmo no sistema. Esta ação pode ser iniciada pelo próprio sistema, caso o tipo de protocolo exija, ou através da confirmação manual feita pelo usuário, através da seguinte janela: Confirma Recebimento É importante confirmar o recebimento de processos para que o sistema passe a contabilizar o prazo para o encerramento do processo. Também é importante caso a documentação do processo precise ser transportada fisicamente de um departamento para o outro, garantindo que os prazos sejam mantidos e que haja o tempo previsto para o encaminhamento do processo. 9

10 6 ANDAMENTO DE PROTOCOLO Após a 'Confirmação', e resolvida a pendência, o próximo passo e dar encaminhamento ao processo. Dentro do item 'Protocolo Pendente', podemos, também, dar andamento aos processos, clicando no botão 'Andamento', localizado na barra de rolagem inferior da tela. Registra Andamento Este módulo do sistema permite o encaminhamento de processos entre os diferentes departamentos cadastrados na base de dados. Permitindo que o usuário dê andamentos a processos existentes no seu departamento e nos departamentos para os quais tem permissão de acesso. Para encaminhar um processo para outro departamento deve ser definida a 'Situação' deste, e a partir desta informação o sistema irá sugerir o próximo departamento e o prazo com base no 'Fluxo de Tramitação'. Caso não exista um Fluxo para o estado atual deste processo, o sistema usará o que foi definido no perfil do usuário, caso também não tenha nada definido, o sistema seguirá o que foi 10

11 estipulado no 'Tipo de Protocolo', e se ainda aí, nada estiver definido, cabe ao usuário definir o próximo departamento e digitar um valor para o prazo do andamento. Após isto, o usuário deve confirmar o andamento. Caso o usuário não deseje criar um novo andamento e queira apenas modificar as informações do andamento atual, basta realizar tais modificações e confirmar. Na 'confirmação' o sistema irá exibir uma mensagem perguntando ao usuário se deseja encaminhar o processo ou apenas modificar as informações existentes. Basta selecionar a opção adequada para efetivar a movimentação. Veja figura abaixo: Mensagem do andamento Como todos os módulos do sistema, a janela de 'Andamentos' age de acordo com as permissões do usuário. Portanto não será possível dar andamento a um processo que esteja em um departamento para o qual o usuário não tenha permissão completa de acesso. O sistema responsável pelo andamento de processos garante que nenhum protocolo ficará disponível a um usuário que não possua acesso direto a ele. Esta regra fica clara no momento seguinte a confirmação de um andamento, onde o usuário que não tiver acesso ao departamento para o qual o processo foi enviado, perde privilégios. 11

12 7 RELATÓRIOS, OFÍCIOS E ETIQUETAS O programa permite que os usuários gerem diversos relatório, ofícios e etiquetas, conforme o tipo de acesso e visualização de cada usuário. Por exemplo, temos dois relatório de andamento com possibilidade de Filtrar dados, são eles "Guia de Andamento Origem" e " Guia de Andamento Destino". Na primeira guia podemos selecionar dados por intervalo de tempo, tipo de protocolo e departamento de origem. Já na segunda guia podemos selecionar o departamento destino dos processos. Guia de Andamentos Acima temos processos, cujos andamentos foram efetuados no dia 04/04/06, do tipo geral e tendo como departamento origem, o protocolo. Temos duas opções, 'marcar todos' e 'impressos', a primeira quer dizer que haverá uma marca nos processos cuja a guia já tenha sido impresa, não emitindo-a novamente. A segunda, quando marcada, emitirá a guia com os processos já impressos incluidos. 12

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