Poder Judiciário Tribunal de Justiça do Estado de Roraima. AGIS Gerenciamento Eletrônico de Documentos

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1 AGIS Gerenciamento Eletrônico de Documentos 1

2 SUMÁRIO 1. Definições Apresentação Disposição do Sistema 3 2. Acessando o Sistema Procedimento para regularizar o primeiro acesso Procedimento para Solicitar Nova Senha Trocando a Senha Provisória 5 3. Tela Principal 6 4. Criando um Expediente Componentes da Tela 5. Trabalhando com Documento Temporário Detalhando os Menus de um Documento Temporário Passo a Passo para Anexar Arquivos PDF em um Documento Temporário Passo a Passo para Classificar um documento Temporário Trabalhando com um documento Definitivo 6.1 Detalhando os Menus de um Documento Definitivo 7. Assinando o Documento e os Anexos Assinando o Documento Assinando os Anexos Respondendo um Documento Criando um Despacho de Encaminhamento Detalhando os Menus dum Despacho de Encaminhamento Assinando um Despacho de Encaminhamento Arquivando um Documento Criando um Despacho de Arquivamento Detalhando os Menus de um Despacho de Arquivamento Assinando um Despacho de Arquivamento Outras Funcionalidades Incluindo Substituto Incluindo Assessor 26 2

3 1. Definições 1.1 Apresentação O AGIS é o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos do, e escolhido pela Divisão de Gestão do Conhecimento do TJRR para gerenciamento dos expedientes e processos administrativos, envolvendo a criação, tramitação e arquivamento. O AGIS é um módulo que contempla um conjunto de medidas e melhores práticas para o aperfeiçoamento da Área de Administração Documental, pela otimização e visão sistêmica dos processos de trabalho, promovendo aumento da produtividade e qualidade dos serviços, melhor aproveitamento dos recursos humanos e economia de material. 1.2 Disposição do sistema O acesso ao AGIS deve ser feito, preferencialmente, pelo navegador (browser) Mozilla (versão ou superior). O acesso ao sistema deverá ser realizado através da página na intranet do TJRR: ou clicando no link AGIS que se encontra disponível no menu direito, denominado SERVIDORES, na página da intranet. Em seguida será exibida a tela abaixo: FIGURA 1 Tela Inicial Para acessar o sistema, o usuário deverá utilizar a sua matrícula, e digitá-la no formato f + matrícula e senha. 3

4 2. Acessando o sistema 2.1 Procedimento para Regularizar o primeiro acesso O usuário que não possui a senha de acesso ao sistema, deverá clicar na opção Solicite acesso na tela de login. Figura 2 Tela de login O sistema apresentará a tela para que o usuário informe sua matrícula e CPF: Figura 3 - Tela de Cadastro para novo usuário Após confirmação pela equipe de administração de sistemas do TJRR, o sistema enviará para o cadastrado do usuário na base de dados do TJRR, uma mensagem com a senha provisória. 2.2 Procedimento para solicitar nova senha O usuário que esqueceu a senha deverá clicar na opção Recupere sua senha exibida na tela de login do sistema. Figura 4 Tela de Login - Opção para recuperar senha 4

5 Clicando nesta opção, o sistema exibirá a tela onde o usuário informará a sua matrícula e CPF. Clicando no botão, o sistema enviará para o cadastrado do usuário na base de dados do TJRJ, uma mensagem com a senha provisória. 2.3 Trocando a senha provisória Após acessar o sistema com a senha provisória, o usuário deverá realizar a troca da senha. Esta opção é selecionada acesso o MENU: Sistema => Editar Perfil. Figura 5 - Caminho para troca de senha O usuário poderá alterar a senha provisória no combo de alteração de senha, figura 6: Figura 6 - Tela para troca de senha O preenchimento seguirá a seguinte ordem: senha atual (senha provisória ou a senha que deseja trocar), nova senha e repetição da nova senha. Ao final, o usuário clica no botão acesso. e assim o sistema gravará a nova senha de 5

6 3. Tela Principal Após o login, o usuário é direcionado para a tela inicial, que está dividida nas seguintes partes: Figura 7 - Tela Principal do Sistema 1 - A área dos menus, localizada no topo esquerdo da tela. Que possibilita a identificação do sistema e a navegação entre as funcionalidades disponíveis. 2 - No topo à direita, a identificação do usuário logado, a unidade associada e o ícone para realizar o logof do sistema. 3 - A busca rápida de documentos, abaixo da identificação do usuário. A qual facilita o acesso direto a um documento, através da digitação da sua numeração. 4 - A área de trabalho, localizada ao centro, onde são exibidos os documentos disponíveis para o usuário, organizados em Quadros de expedientes. Os quadros de expedientes comuns a todos os servidores são os seguintes: - Onde o usuário poderá visualizar todos os documentos aos quais ele habilitou interesse; - Onde o usuário poderá visualizar todos os documentos que se encontram pendentes em seu setor ou encaminhados para o mesmo como documento pessoal; - Onde o usuário poderá visualizar todos os documentos ou anexos que se encontram pendentes para assinatura; - Onde o usuário poderá visualizar os últimos documentos visualizados, independete de estarem ou não em sua lotação. 6

7 4. Criando um expediente Para criar um documento, o usuário deverá acessar o menu Documentos => Novo: Figura 8 Menu de acesso para criação de documento. Será apresentada a tela de cadastro de documento: Figura 9 - Tela de Cadastro de Documento 4.1 Componentes da Tela: 1 - TIPO: Neste campo o usuário deverá optar pelo tipo de documento. Os tipos de documentos são: Decisão, Despacho, Memorando, Memorando Circular, Ofício, Ofício Circular ou Requerimento. A partir da seleção de uma dessas opções, os campos subsequentes da tela serão modificados. 2 - REMETENTE: Deve ser informada a pessoa ou o setor responsável pelo documento. 3 - SUBSCRITOR: É pessoa que assinará o documento. - Ao ser selecionado o remetente como pessoa, o sistema preencherá o subscritor com os dados do usuário que está preenchendo o documento. - Ao ser selecionado o remetente como setor, o sistema preencherá o subscritor com os dados do chefe do setor remetente. 4 - DESTINATÁRIO: Pode ser uma pessoa ou uma unidade. - Se o documento tiver como remetente uma unidade e o destinatário for uma pessoa, significa que o 7

8 documento pode ser visto por qualquer um do setor remetente, além da pessoa destinatário. - Se o documento tiver como remetente uma unidade e o destinatário outra unidade, significa que o documento pode ser visto por qualquer um lotado entre as unidades. 5 - MODELO: Neste campo o usuário deverá optar por um dos modelos disponíveis de acordo com o tipo de documento escolhido. 6 - ASSUNTO: Neste campo o usuário deverá digitar o assunto do documento. Após o preenchimento do assunto, o usuário deverá preencher os campos dos DADOS COMPLEMENTARES. Os campos dos DADOS COMPLMENTARES podem variar conforme o modelo escolhido. Após preencher todos os campos, o usuário deverá clicar no botão. O documento será gerada uma numeração temporária e o sistema lançará a situação EM ELABORAÇÃO (essa é a primeira situação do fluxo básico de tramitação do documento). 5. Trabalhando com Documento Temporário Na fase temporária, o documento possuirá as seguintes características: Figura 10 - Exemplo de Documento Temporário 1 Possuirá numeração temporária e o seu status é EM ELABORAÇÃO. 2 Possuirá como opções de menu: ANEXOS, DUPLICAR, EDITAR, CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL, EXCLUIR, FINALIZAR, INCLUIR CO-SIGNATÁRIO e VISUALIZAR IMPRESSÃO. 3 É exibido o conteúdo do documento. 4 É exibido a ficha técnica, com informações relevantes do documento; 8

9 5.1 Detalhando os Menus de um Documento Temporário : Permite ao usuário a anexação de um arquivo PDF para integrar o documento. Ao anexar um arquivo PDF ao documento, este passa a tramitar junto a ele, como se fossem um único documento. Só é permitido anexar arquivos em formato FDP e de tamanho inferior a 10 MB. : Permite que o usuário crie um novo documento com os mesmos dados do documento em tela. : Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de edição do documento. : Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de classificação do documento. : Exclui o documento temporário do sistema, não sendo possível recuperá-lo. : Ao finalizar, significa que o documento não será mais editado e está pronto para ser assinado. O sistema irá gerar uma numeração definitiva para o documento (2ª fase do fluxo básico). : Permite incluir outros colaboradores como responsáveis por assinar o documento. : Permite visualizar exatamente como será impresso o documento. 9

10 5.2 Passo a Passo para Anexar Arquivos PDF em um Documento Temporário 1 - Para anexar um documento, o usuário deverá clicar no botão documentos.. O sistema exibirá a tela de anexação de Figura 11 Tela de Anexação de Arquivos PDF 2 - No combo, preencha o campo NOME DO ARQUIVO, o SUBSCRITOR do anexo. Caso o subscritor do anexo seja o usuário que está gerando o documento, clicar na opção 3 Clicar no botão., para selecionar o arquivo PDF. 4 O sistema exibirá a tela para localização do arquivo PDF. 5 Após a seleção do arquivo PDF, clicar no botão. 6 O sistema exibirá uma prévia do documento a ser anexado: 10

11 Figura 12 Tela com a prévia do anexo PDF 7 Após conferência, clicar no botão para concluir a anexação do arquivo PDF. 8 O arquivo PDF será inserido na Lista de Anexos. Figura 13 Tela da Lista de Anexos 9 Para retornar ao documento, clicar em. 11

12 5.2 Passo a Passo para Classificar um Documento Temporário 1 - Para classificar um documento, o usuário deverá clicar no botão exibirá a tela de classificação documental de documentos.. O sistema Figura 14 Tela de Classificação Documental de documentos. 2 O usuário deverá escolher dentre as opções, a classe correspondente ao assunto do documento. 3 - A seleção poderá ser realizada abrindo-se a árvore ou digitando parte do nome da classe, no campo Classificação. 4 Após a seleção da classe, confirmar a classificação documental clicando em DEFINIR. OBSERVAÇÃO: Somente após a classificação documental é que se poderá finalizar um documento temporário. 12

13 6. Trabalhando com um Documento Definitivo Após finalizado, o documento possuirá as seguintes características: Figura 15 - Exemplo de Documento Definitivo. 1 Possuirá numeração definitiva e o seu status será o PENDENTE DE ASSINATURA. A numeração definitiva é composta pelas seguintes informações: Tipo do documento Número Sequencial/Ano. Observação: a numeração é única e sequencial a ser utilizada por todas as unidades organizacionais no sistema. 2 Possuirá como opções de menu: ASSINAR DIGITALMENTE, ANEXOS, MOVIMENTAÇÕES, CANCELAR, FAZER ANOTAÇÃO, DUPLICAR, INCLUIR CO-SIGNATÁRIO, REFAZER, VISUALIZAR IMPRESSÃO e ACOMPANHAR. 6.1 Detalhando os Menus de um Documento Definitivo : Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de assinatura do documento. :Permite ao usuário a anexação de um arquivo PDF para integrar o documento. Ao anexar um arquivo PDF ao documento, este passa a tramitar junto a ele, como se fossem um único documento. Só é permitido anexar arquivos em formato FDP e de tamanho inferior a 10 MB. Nesta fase já é possível assinar o anexo. :Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de movimentações do documento. Nesta tela é possível visualizar os eventos e as movimentações do documento. 13

14 : Permite cancelar a via que está sendo trabalhada. Essa opção só fica disponível enquanto não for realizada uma ação sobre a via. Exemplo: anexar um arquivo, fazer uma anotação. Caso exista uma via e esta for cancelada, o documento todo fica com o status cancelado, no entanto, ele ainda pode ser consultado através da tela de Pesquisa. : Permite anexar um pequeno texto ao documento. A nota incluída aparecerá na descrição do evento, como um lembrete. É possível desfazer essa anotação ou simplesmente excluí-la. Èr permitido no máximo 4 anotações. :Ao selecionar esta operação, o sistema criará um novo documento temporário com os mesmos dados. : Permite incluir outros colaboradores como responsáveis por assinar o documento. : Cancela o documento atual e cria outro com os mesmos dados na situação Em Elaboração. : Permite visualizar, exatamente, como será impresso o documento. : Permite assinalar o acompanhamento do documento. 14

15 7. ASSINANDO O DOCUMENTO E OS ANEXOS O documento agora está pronto para ser assinado e pode ser registrada a assinatura digitalmente, ou seja, utilizando o token com a certificação digital. Esse token é pessoal e intransferível, sendo o dono responsável por sua utilização. Ao acessar essa opção, deve-se conferir o teor do documento e clicar no botão Assinar. Além do documento, é necessário assinar os anexos. Caso a mensagem do aplicativo JAVA seja exibida, clique em Executar para permitir a verificação do certificado do token. 7.1 ASSINANDO O DOCUMENTO Para assinar o documento, o usuário deve clicar no menu tela de assinatura do documento.. O usuário será direcionado para a Figura 16 Tela de assinatura do documento. Após conferência do documento, o próximo passo é clicar no botão, selecionar o certificado presente no token e clicar em OK. A senha será solicitada. Após informá-la e clicar no botão OK, a assinatura digital será registrada. O sistema retorna para a tela de movimentações e exibe o evento da Assinatura. 15

16 7.2 ASSINANDO OS ANEXOS Para assinar o anexos, o usuário deve clicar no menu de anexos.. O usuário será direcionado para a tela de inclusão Figura 17 Tela de inclusão de anexos. Na lista de Anexos, o usuário deverá clicar na opção ASSINAR Figura 18 Lista de anexos. Após conferência do documento, o próximo passo é clicar no botão, selecionar o certificado presente no token e clicar em OK. A senha será solicitada. Após informá-la e clicar no botão OK, a assinatura digital será registrada. 16

17 Figura 19 Tela de assinatura de anexos. O sistema retorna para a tela de movimentações e exibe o evento da Assinatura. Após a assinatura do documento e dos anexos, o sistema habilitará a opção para encaminhar o documento. O usuário deverá clicar em encaminhar para enviar o documento para o destinatário. OBSERVAÇÃO: A opção de ENCAMINHAR só ficará disponível se todas as pendências de assinaturas foram sanadas. 8. RESPONDENDO UM DOCUMENTO Quando um documento é encaminhado, ele constará na tela inicial do destinatário, no quadro, com a situação AGUARDANDO LEITURA. 8.1 CRIANDO UM DESPACHO DE ENCAMINHAMENTO Após a leitura, o usuário poderá criar um despacho de encaminhamento no documento. Ao acessar a opção, a tela abaixo será exibida 17

18 Figura 20 - Tela para lançamento de despacho/transferência Conforme destacado na imagem, são exibidas quatro áreas principais: 1 - Na parte superior, o usuário deve informar o destinatário dos documentos: funcionário ou setor. Para preenchimento automático do despacho e remetê-lo ao remetente, basta clicar no botão. 2 - No campo Tipo de Conteúdo, o usuário deve informar o modelo de despacho, existem as seguintes opções de despacho: 1 - Frases prontas - que ao serem selecionadas, são adicionadas ao corpo do documento; 2 Texto curto (255 caracteres) - opção que permite a digitação de um texto livre curto. 3 Texto Longo - opção que permite a digitação de um texto livre sem limite de caracteres. OBSERVAÇÃO: Como regra padrão, todos os despachos devem ser assinados digitalmente. O botão altera o tipo de despacho, alterando-o de arquivamento para encaminhamento. O despacho de encaminhamento possuirá as seguintes características: Figura 21 - Exemplo de tela de Despacho. 1 Possuirá como opções de menu: ASSINAR DESPACHO, EDITAR DESPACHO, ANEXOS, FAZER ANOTAÇÃO, MOVIMENTAÇÕES, VISUALIZAR DOSSIÊ, VISUALIZAR IMPRESSÃO e OPÇÕES. 18

19 8.2 Detalhando os Menus de um Despacho de Encaminhamento : Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de assinatura do despacho. :Permite ao usuário a editoração do despacho pendente de assinatura. :Permite ao usuário a anexação de um arquivo PDF para integrar o despacho. Ao anexar um arquivo PDF ao despacho, este passa a tramitar junto a ele, como se fossem um único documento. Só é permitido anexar arquivos em formato FDP e de tamanho inferior a 10 MB. : Permite anexar um pequeno texto ao documento. A nota incluída aparecerá na descrição do evento, como um lembrete. É possível desfazer essa anotação ou simplesmente excluí-la. Èr permitido no máximo 4 anotações. :Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de movimentações do documento. Nesta tela é possível visualizar os eventos e as movimentações do documento. : Permite visualizar todas páginas do documento. : Permite visualizar, exatamente, como será impresso o documento. : Permite assinalar o acompanhamento do documento. : Neste menu o usuário poderá assinalar o acompanhamento, visualizar a Timeline, marcar o documento como URGENTE ou IMPORTANTE e realizar AUDITORIA. 19

20 8.3 Assinando um Despacho de Encaminhamento Após a criação do despacho de encaminhamento, o usuário deverá assinar e encaminhá-lo ao destinatário. Para assinar um despacho, o usuário deverá acessar a opção, a tela abaixo será exibida Figura 22 - Tela para assinatura de despacho de encaminhamento. Após conferência do documento, o próximo passo é clicar no botão, selecionar o certificado presente no token e clicar em OK. A senha será solicitada. Após informá-la e clicar no botão OK, a assinatura digital será registrada. Após a assinatura do despacho, o sistema habilitará a opção para encaminhar o documento. O usuário deverá clicar em encaminhar para enviar o documento para o destinatário. OBSERVAÇÃO: A opção de ENCAMINHAR só ficará disponível se todas as pendências de assinaturas foram sanadas. 20

21 9. Arquivando um Documento 9.1 Criando um Despacho de Arquivamento Quando um documento é encaminhado, ele constará na tela inicial do destinatário, no quadro, com a situação AGUARDANDO LEITURA. Após a leitura, o usuário poderá criar um despacho de arquivamento no documento. Ao acessar a opção, a tela abaixo será exibida: Figura 23 - Tela para lançamento de despacho de arquivamento Conforme destacado na imagem, será exibida o campo para a digitação do despacho de arquivamento. Para a confirmação, o usuário deverá clicar no botão SALVAR. OBSERVAÇÃO: Como regra padrão, todos os despachos devem ser assinados digitalmente. O botão altera o tipo de despacho, alterando-o de arquivamento para encaminhamento. O despacho de encaminhamento possuirá as seguintes características: 21

22 Figura 24 - Exemplo de tela de Despacho. 1 Possuirá como opções de menu: ASSINAR DESPACHO, EDITAR DESPACHO, ANEXOS, FAZER ANOTAÇÃO, MOVIMENTAÇÕES, VISUALIZAR DOSSIÊ, VISUALIZAR IMPRESSÃO e OPÇÕES. 9.2 Detalhando os Menus de um Despacho de Arquivamento : Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de assinatura do despacho. :Permite ao usuário a editoração do despacho pendente de assinatura. :Permite ao usuário a anexação de um arquivo PDF para integrar o despacho. Ao anexar um arquivo PDF ao despacho, este passa a tramitar junto a ele, como se fossem um único documento. Só é permitido anexar arquivos em formato FDP e de tamanho inferior a 10 MB. : Permite anexar um pequeno texto ao documento. A nota incluída aparecerá na descrição do evento, como um lembrete. É possível desfazer essa anotação ou simplesmente excluí-la. Èr permitido no máximo 4 anotações. :Ao selecionar esta operação, o usuário é direcionado para a tela de movimentações do documento. Nesta tela é possível visualizar os eventos e as movimentações do documento. : Permite visualizar todas páginas do documento. 22

23 : Permite visualizar, exatamente, como será impresso o documento. : Permite assinalar o acompanhamento do documento. : Neste menu o usuário poderá assinalar o acompanhamento, visualizar a Timeline, marcar o documento como URGENTE ou IMPORTANTE e realizar AUDITORIA. 9.3 Assinando um Despacho de Arquivamento Após a criação do despacho de arquivamento, o usuário deverá assinar e encaminhá-lo ao destinatário. Para assinar um despacho, o usuário deverá acessar a opção, a tela abaixo será exibida Figura 24 - Tela para assinatura de despacho de arquivamento. Após conferência do documento, o próximo passo é clicar no botão, selecionar o certificado presente no token e clicar em OK. A senha será solicitada. Após informá-la e clicar no botão OK, a assinatura digital será registrada. Após a assinatura do despacho, o sistema habilitará a opção para encaminhar o documento. O usuário deverá clicar em encaminhar para enviar o documento para o arquivo. 23

24 OBSERVAÇÃO: A opção de ENCAMINHAR só ficará disponível se todas as pendências de assinaturas forem sanadas. Após encaminhado para o arquivo, o sistema lançará uma tarja de arquivado no documento: Figura 25 - Tela Exemplo de Documento Arquivado. 24

25 10. Outras Funcionalidades Os documentos devem ser assinados pelo responsável pela unidade. O sistema dá a opção ao responsável pela unidade possui de incluir um substituto ou um assessor Incluindo Substituto Para incluir um substituto o usuário responsável pela unidade, deverá acessar o menu GERENCIAR => SUBSTITUTOS: Figura 26 Menu de Inclusão de Substitutos. O sistema direcionará o usuário para a tela de inclusão de substituto: Figura 27 - Tela de Inclusão de Substituto. Para incluir um substituto o usuário responsável pela unidade, deverá informar os seguintes dados: 1 matricula do usuário; 2 Data de início da Substituição; 3 Data fim da Substituição. 25

26 Após inserção dos dados, o usuário deverá clicar em SALVAR. O menu ACESSAR COMO ficará disponível ao usuário em substituição, no decorrer do período de substituição. OBSERVAÇÃO: A qualquer momento o usuário responsável pela unidade poderá retirar a substituição atribuída a um usuário Incluindo Assessor Para incluir um substituto o usuário responsável pela unidade, deverá acessar o menu GERENCIAR => ASSESSORES: Figura 28 Menu de Inclusão de Assessores. O sistema direcionará o usuário para a tela de inclusão de substituto: Figura 29 Tela de Inclusão de Assessores. Para incluir um substituto o usuário responsável pela unidade, deverá informar os seguintes dados: 26

27 1 matricula do usuário; 2 Data de início; 3 Data do Término. 4 Caso o usuário responsável pela unidade queria que o assessor assine documentos DE ORDEM, esta opção deverá ser marcada. Após inserção dos dados, o usuário deverá clicar em SALVAR. O menu ACESSAR COMO ficará disponível ao usuário assessor, no decorrer do período informado. OBSERVAÇÃO: A qualquer momento o usuário responsável pela unidade poderá retirar a função de assessoramento atribuída a um usuário. 27

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