Manual do Sistema. SMARsa. Módulo WEB

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1 Manual do Sistema SMARsa Módulo WEB

2 Notas da Atualização do Manual Na versão 4.1 deste manual consta: 1º. Aguardando Recebimento: Adicionado o campo de digitação do numero de remessa para o recebimento. Adicionado o botão de impressão da capa de remessa. 2º. Edição de Remessas: Criada uma nova forma de editar as remessas, incluir ou excluir processos de uma remessa. 3º. Historio de remessas: Reformulado o processo somente permitindo a reimpressão das capa de remessas. 4º. Relatórios: sistema. Disponibilizado na tela principal do sistema um novo menu contendo os relatório gerencias do 5º. Ouvidoria\Solicitação: Disponibilizado todo o procedimento do módulo Ouvidoria e Solicitação. 6º. Apensar Processos: Disponibilização do Apensamento de processos. I

3 Índice INTRODUÇÃO...1 OBJETIVOS....1 TELA DE LOGIN...2 Como Utilizar?...2 INICIANDO O TRABALHO...3 TELA INICIAL...3 PERDA DE CONEXÃO: CADASTRO Alterar Senha...5 Como Utilizar? OUVIDORIA \ SOLICITAÇÕES Encaminhamento (Tramites): Consulta Solicitação \ Ouvidoria Encaminhamento (Tramite (processo de tramitação)) Encerramento de Processos Aguardando Recebimento:...12 Como Utilizar Exclusão das Solicitações/Ouvidoria...13 Como Utilizar º passo: 15 2º passo: Verificação do historio de um processo (Histórico de Tramite) PROCESSOS Encaminhamento (Tramites): Consulta Processo Tramite (processo de tramitação de processos) Encerramento de Processos Finalização de processo por Órgão de arquivamento Finalização de processo no próprio Órgão Aguardando Recebimento...23 Como Utilizar Edição de Remessas...24 II

4 Excluindo Processo da Remessa ou Excluindo Remessa º passo: 25 2º passo: Alterando uma remessa (Inclusão de processos) º Passo: º Passo: º Passo: Reimpressão da capa de Remessa Histórico de Remessas Encerados Solicitação de Requisição de Processos Arquivados (Solicitação Desarquivamento) Solicitação de Desarquivamento Liberação de Desarquivamento de Processos (Confirmação Desarquivamento) Liberação de Desarquivamento Rejeitando uma solicitação de Desarquivamento Apensar Processos :...32 Como Utilizar? Apensar Processos Desapensar Processos RELATÓRIOS Total de Processos por Órgão Total de Processos por Órgão e Assunto Estatística dos Assuntos Solicitados Como Utilizar Estatística da Tramitação Anual por Modalidade Como Utilizar Assuntos por Órgão de Responsabilidade Total de Processos em Análise PESQUISA PROCESSO / FILTROS Como utilizar? Ordenação dos registros...38 III

5 Introdução. Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os Responsáveis por análise e encaminhamento de processos, atendentes e ouvidores, quanto aos procedimentos para encaminhamento (tramites). OBJETIVOS. Atender as áreas de Serviços Gerais e Atenção ao Cidadão com os módulos integrados de: Atendimento, Ouvidoria, Protocolo, Controle de Processos e Arquivo Geral. Possibilitar o registro, gerenciamento e análise das informações dadas, dos serviços prestados e das atitudes adotadas em relação às solicitações dos cidadãos, garantindo melhora no desempenho da gestão administrativa, Garantir qualidade e agilidade no atendimento aos munícipes, Conhecer as necessidades dos munícipes, Identificar as áreas de maiores problemas dentro do município, Identificar os tempos gastos na prestação de serviços por parte da administração pública, Controlar o arquivamento e empréstimo dos documentos administrativos para garantir a segurança e agilidade na recuperação. 1

6 Bem vindo ao Sistema SMARsa Modulo WEB. O sistema SMARsa pode ser acessado através do atalho SMARsa Web, disponibilizado na tela inicial (Desktop) ou pelo link disponibilizado pelo CPD, onde será solicitados o login e senha para acesso. Tela de Login Como Utilizar? O usuário iniciando suas atividades e clicando no atalho ou link do SMARsa, terá que informar seu login e senha para a seqüência do sistema. 2

7 Tela Inicial Iniciando o Trabalho. Depois de efetuado o Login no sistema aparecerá à tela inicial conforme figura abaixo. 3

8 Perda de Conexão: Caso o usuário fique mais de 30 minutos inativo no sistema irá bloquear o acesso por segurança onde será solicitada a senha de acesso (conforme tela abaixo). Observação: O sistema retornará na mesma situação que foi deixado. 4

9 1. Cadastro No menu cadastro o usuário tem a opção Alterar Senha Alterar Senha A opção alterar senha é onde o usuário pode trocar a senha de acesso ao sistema SMARsa. Como Utilizar? O usuário clica na opção alterar senha, digita a senha antiga no, depois digita a nova senha* no campo e confirma a senha no campo feito isso é só clicar no botão. * A senha pode ser composta por letras (não faz diferença de letras em maiúsculas e minúsculas) e números. A senha não pode conter caracteres especiais ou acentos #, á, ã). 5

10 2. Ouvidoria \ Solicitações. No menu ouvidoria ou solicitações pode escolher umas das opções que deseja executar, sendo: 2.1 Encaminhamentos das Solicitações e Ouvidorias (Encaminhamento); 2.2 Recebimento das Solicitações e Ouvidorias (Aguardando Recebimento); 2.3 Alteração das Solicitações e Ouvidorias enviadas (Exclusão das Ouvidorias ou Solicitações) 2.4 Verificação do historio de envio das Solicitações e Ouvidorias (Histórico de Tramite); 2.1. Encaminhamento (Tramites): Permite o registro do curso das Solicitações e Ouvidorias, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como tramite ou encaminhamento ou movimentação. Os órgãos por onde os processos tramitam, são chamados de "pontos de tramitação" 6

11 Botão Função Ação Consulta / Filtro Aguardando Recebimento Histórico de Solicitações enviadas Consulta órgão de destino Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Consulta Análise Justificativa de Atraso das solicitações para envio Despacho / Providencia das solicitações para envio Inclusão de registros selecionados Filtra os processos que deseja localizar. Atalho para tela de Recebimento Atalho para tela de histórico Para consulta de Órgão ou destinatário Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela Exibe as informações da Solicitação ou Ouvidoria Para cadastramento de justificativa de atraso Para cadastramento da providencia. Inclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Botão Confirma movimentação Botão Cancela movimentação Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Confirma movimentação Cancela movimentação vermelho. Observação: Quando as Solicitação ou Ouvidoria encontrar-se atrasado ele irá aparecer escrito em Consulta Solicitação \ Ouvidoria O botão consulta (localizado no encima, no canto esquerdo) é utilizado para fazer consultas detalhadas. Ao clicar no botão ira apresentar a tela de filtro, após solicitar a pesquisa irá aparecer a tela com a listagem das solicitações ou ouvidorias (conforme imagem abaixo) para visualizar todas as informações da solicitação ou ouvidoria basta selecionar a solicitação ou ouvidoria e clicar no botão das informações (conforme segunda imagem abaixo). que será aberto a tela 7

12 Imagem da Tela de listagem das Solicitações / Ouvidoria Imagem da Tela de Consulta das Solicitações / Ouvidoria Encaminhamento (Tramite (processo de tramitação)) Observação: A Tramitação das solicitações/ouvidoria pode ser feita para diversos órgãos juntos antes de confirmar a transação O primeiro passo para tramitar é escolher um órgão de destino, conforme figura abaixo. 8

13 Esta escolha pode ser feita de três maneiras, sendo: 1 a Pode ser digitado o numero do órgão de destino no campo ou digitando o código do órgão. 2 a Pode ser escolhido o órgão inicializando a digitação do mesmo e depois escolhendo, conforme figura abaixo. 3 a Clicando no botão e usando o filtro para procurar. Após selecionar o órgão pode-se encaminhar este processo para um funcionário específico do órgão usando a opção (conforme figura abaixo), com as mesmas funcionalidades da seleção do órgão O segundo passo é cadastrar o Despacho / Providencia. Para realização da providência, selecionar a solicitação\ouvidoria que deseja e clicar no botão (abaixo) para cadastramento das informações. onde irá aparecer a tela 9

14 Na tela de Despacho / Providência o usuário digitará as informações, sendo: Usuário: No campo o usuário poderá estar colocando o nome de quem cadastrou o despacho, para isso é só apagar o nome do usuário e começar a digitar o nome do usuário que desejar assim será exibido uma listas do usuário onde é só selecionar o mesmo, como padrão o sistema sempre traz o usuário que esta acessando o sistema. Despacho: Poderá estar colocado a situação do despacho (Ex: Deferido), está consulta pode ser feita conforme os passos 1 e 2 do processo se seleção do órgão de destino. Situação: Poderá ser colocada uma situação que ocorreu no processo (Ex: Aguardando Interessado), está consulta pode ser feita conforme os passos 1 e 2 do processo se seleção do órgão de destino. Providência: Neste campo o usuário informará qual foi à providência tomada em relação ao processo. Observação: Caso o usuário esqueça de estar registrando o Despacho / Providencia, e tente agendar vários processos ao mesmo tempo o sistema vai enviar uma mensagem (conforme figura abaixo) informando que do que Algum(s) Processo(s) não foi(ram) agendados(s). e irá exibir um relatório dos processos que não foram enviado (conforme figura abaixo), assim o usuário terá que estar refazendo o agendamento dos processo. 10

15 O terceiro passo é cadastrar uma justificativa de atraso, caso haja necessidade. Para cadastrar a justificativa o usuário deverá selecionar o processo e clicar no botão tela (abaixo) para cadastramento das informações. onde irá aparecer a O quarto passo é selecionar os processos para envio ao(s) órgão(s) de destino(s). Este processo pode ser feitos das seguintes maneiras: 1 o Através da Seleção dos processos e clicando no botão. 2 o Enviando todos os processos ao mesmo tempo, feito através do botão, onde se deve estar atento ao usar está opção, pois isso move todos os processos para um único órgão. 11

16 3 o Através do campo, onde deve ser digitada a informação do processo que deseja tramitar, este devera ser digitado conforme o modelo: numero do solicitação/ouvidoria + ano. Exemplo: Para tramitar o solicitação/processo n o 10 de 2010 digita-se Feito isso é só clicar no botão que será impresso a capa de remessa com os processos existentes para cada órgão. Observação: Para impressão dos documentos no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web Encerramento de Processos Para finalizar uma solicitação/ouvidoria o usuário entrará na tela de encaminhamento (tramite) e clicará na opção de Despacho / Providência onde fará a análise, ao invés de clicar no botão confirma deverá clicar no botão, assim a solicitação/ouvidoria será finalizada Aguardando Recebimento: em seu órgão. Nesta opção o usuário poderá visualizar todos as solicitações/ouvidorias que aguardam recebimento 12

17 Botão Função Ação Botão Filtro Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Filtra os processos que deseja localizar. Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela Inclusão de registros selecionados Inclusão de registros selecionados Inclusão de todos os registros Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Exclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados Botão Confirma movimentação Confirma movimentação Botão Cancela movimentação Cancela movimentação Como Utilizar Para o usuário receber a solicitação/ouvidoria deverá selecionar os que deseja receber e clicar no botão (ou ) para passar os processos para o lado dos recebido e clicar no botão assim todos os processos que foram selecionados agora estarão liberados para fazer o Despacho / Providência Exclusão das Solicitações/Ouvidoria Nesta opção o usuário visualizará todas as solicitações/ouvidorias que foram enviadas pelo órgão ao qual ele pertence e que ainda não foram recebidas onde ele poderá estar cancelando o envio da solicitação/ouvidoria conforme a necessidade. 13

18 Botão Função Ação Botão Excluir Pesquisa Processo / Filtro Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Inclusão de registros selecionados Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Exclusão de registros selecionados Botão Editar Remessa. Botão Retornar Confirma o cancelamento de processos Filtra os processos que deseja localizar. Avança para o primeiro registro. Avança para o registro anterior. Avança para o próximo registro. Avança para o ultimo registro. Atualiza dados da tela. Inclusão de registros selecionados. Inclusão de todos os registros. Exclusão de todos os registros. Exclusão de registros selecionados. Acessa o modulo de manutenção de remessa. Cancela e retorna ao menu anterior. Como Utilizar. Nesta parte será explicado passo a passo como usuário deverá proceder para cancelar o envio de uma solicitação/ouvidoria. 14

19 1º passo: O usuário deverá estar selecionando(s) a(s) solicitação(ções)/ ouvidoria(s) que deseja estar excluindo(s) e enviando-o(s) para a área de agendamento, para isso basta selecionar as solicitações/ouvidoria clicar no botão. 2º passo: Após ter selecionado(s) o usuário deverá estar clicando no que as solicitações/ouvidoria será cancelado o envio da(s) mesma(s) voltando a pertencer ao órgão de destino anterior Verificação do historio de um processo (Histórico de Tramite) Nesta opção o usuário visualizará toda a movimentação que uma solicitação/ouvidoria realizou. 15

20 3. Processos. No menu processo pode escolher umas das opções que deseja executar, sendo: 2.1 Encaminhamentos dos processos (Encaminhamento); 2.2 Recebimento de um processo (Aguardando Recebimento); 2.3 Alteração de Remessa (Edição de Remessas) 2.4 Verificação do historio de um processo (Histórico de Remessas); 2.5 Encaminhamento dos encerrados (Encerrados). 2.6 Solicitação de Requisição de Processos Arquivados (Solicitação Desarquivamento). 2.7 Liberação de Desarquivamento de Processos (Confirmação Desarquivamento). 2.8 Apensamento de Processos (Apensar Processos) Encaminhamento (Tramites): Permite o registro do curso do processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como tramite ou encaminhamento ou movimentação. Os órgãos por onde os processos tramitam, são chamados de "pontos de tramitação" 16

21 Botão Função Ação Consulta Processo / Filtro Processos Aguardando Recebimento Histórico de Solicitações enviadas Consulta órgão de destino Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Consulta Análise Justificativa de Atraso das solicitações para envio Despacho / Providencia das solicitações para envio Inclusão de registros selecionados Filtra os processos que deseja localizar. Atalho para tela de Recebimento Atalho para tela de histórico Para consulta de Órgão ou destinatário Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela Exibe todas as informações do processo Para cadastramento de justificativa de atraso Para cadastramento da providencia do processo Inclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados Inclusão de todos os registros Inclusão de todos os registros 17

22 Exclusão de todos os registros Botão Confirma movimentação Botão Cancela movimentação Exclusão de todos os registros Confirma movimentação Cancela movimentação Observação: Quando os processo encontrar-se atrasado ele irá aparecer escrito em vermelho Consulta Processo O botão consulta processo (localizado no encima, no canto esquerdo) é utilizado para fazer consultas detalhadas do processo. Ao clicar no botão ira apresentar a tela de consulta (conforme imagem abaixo). Neste campo o usuário consultará de duas maneiras sendo: A primeira maneira é consultar através da digitação dos dados do processo no campo e confirmando no botão A segunda maneira é utilizando o Filtro ( ), após clicar no botão irá abrir a tela de filtro onde o usuário após localizar o processo deverá clicar no botão exibir os dados. para Tramite (processo de tramitação de processos) Observação: A Tramitação dos processos pode ser feita para diversos órgãos juntos antes de confirmar a transação. 18

23 O primeiro passo para tramitar um processo é escolher um órgão de destino, conforme figura abaixo. Esta escolha pode ser feita de três maneiras, sendo: 1 a Pode ser digitado o numero do órgão de destino no campo ou digitando o código do órgão. 2 a Pode ser escolhido o órgão inicializando a digitação do mesmo e depois escolhendo, conforme figura abaixo. 3 a Clicando no botão e usando o filtro para procurar. Após selecionar o órgão pode-se encaminhar este processo para um funcionário específico do órgão usando a opção (conforme figura abaixo), com as mesmas funcionalidades da seleção do órgão O segundo passo é cadastrar o Despacho / Providencia do processo. Para realização da providência, selecionar o processo que deseja e clicar no botão (abaixo) para cadastramento das informações. onde irá aparecer a tela 19

24 Na tela de Despacho / Providência o usuário digitará as informações, sendo: Usuário: No campo o usuário poderá estar colocando o nome de quem cadastrou o despacho, para isso é só apagar o nome do usuário e começar a digitar o nome do usuário que desejar assim será exibido uma listas do usuário onde é só selecionar o mesmo, como padrão o sistema sempre traz o usuário que esta acessando o sistema. Despacho: Poderá estar colocado a situação do despacho (Ex: Deferido), está consulta pode ser feita conforme os passos 1 e 2 do processo se seleção do órgão de destino. Situação: Poderá ser colocada uma situação que ocorreu no processo (Ex: Aguardando Interessado), está consulta pode ser feita conforme os passos 1 e 2 do processo se seleção do órgão de destino. Providência: Neste campo o usuário informará qual foi à providência tomada em relação ao processo. Observação: Caso o usuário esqueça de estar registrando o Despacho / Providencia, e tente agendar vários processos ao mesmo tempo o sistema vai enviar uma mensagem (conforme figura abaixo) informando que do que Algum(s) Processo(s) não foi(ram) agendados(s). e irá exibir um relatório dos processos que não foram enviado (conforme figura abaixo), assim o usuário terá que estar refazendo o agendamento dos processo. 20

25 O terceiro passo é cadastrar uma justificativa de atraso, caso haja necessidade. Para cadastrar a justificativa o usuário deverá selecionar o processo e clicar no botão tela (abaixo) para cadastramento das informações. onde irá aparecer a O quarto passo é selecionar os processos para envio ao(s) órgão(s) de destino(s). Este processo pode ser feitos das seguintes maneiras: 1 o Através da Seleção dos processos e clicando no botão. 2 o Enviando todos os processos ao mesmo tempo, feito através do botão, onde se deve estar atento ao usar está opção, pois isso move todos os processos para um único órgão. 21

26 3 o Através do campo, onde deve ser digitada a informação do processo que deseja tramitar, este devera ser digitado conforme o modelo: numero do processo + ano do processo + hífen (-) + Volume. Exemplo: Para tramitar o processo n o 10 de 2010 com volume 1 digita-se Feito isso é só clicar no botão que será impresso a capa de remessa com os processos existentes para cada órgão. Observação: Para impressão dos documentos no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web Encerramento de Processos Para encerra processos o usuário terá duas formas Enviando o Processo para um órgão de Arquivamento e Finalizando o processo no próprio órgão. Para poder arquivar documento o órgão deve ter a opção de arquivamento, que pode ser verificado através da visualização dos órgãos no filtro conforme tela abaixo: Finalização de processo por Órgão de arquivamento Para finalizar um processo por órgão de arquivamento o usuário fará um tramite do processo para um órgão de arquivamento. 22

27 Finalização de processo no próprio Órgão Para finalizar um processo no próprio órgão o usuário entrará na tela de encaminhamento (tramite) e clicará na opção de Despacho / Providência onde fará a análise, ao invés de clicar no botão confirma deverá clicar no botão, assim o processo será finalizado no órgão Aguardando Recebimento Nesta opção o usuário poderá visualizar todos os processos que aguardam recebimento em seu órgão. Botão Função Ação Botão Pesquisa Usado para chamar a Tela de consulta de processo. Botão Imprimir Utilizado para imprimir a capa de remessa. Botão Filtro Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Filtra os processos que deseja localizar. Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela Inclusão de registros selecionados Inclusão de registros selecionados 23

28 Inclusão de todos os registros Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Exclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados Botão Confirma movimentação Confirma movimentação Botão Cancela movimentação Cancela movimentação Como Utilizar Para o usuário receber o processo deverá selecionar os processos que deseja receber e clicar no botão (ou ) para passar os processos para o lado dos recebido e clicar no botão assim todos os processos que foram selecionados agora estarão liberados para fazer o Despacho / Providência. Também podem ser recebidos todos os processos de uma remessa de uma única vez, para isso deve ser digitado o numero da remessa no campo. Observação: Para imprimir a capa de remessa dos processos que está sendo recebida, basta marcar um processo e clicar no botão Edição de Remessas Nesta opção o usuário visualizará os processo que foram enviados pelo seu órgão e ainda não foram recebidos, onde poderá estar alterando uma remessa (Inclusão e exclusão de processos) e também reimprimindo a capa de remessa dos processos. 24

29 Botão Função Ação Botão Pesquisar. Botão Imprimir. Campo seleção Tipo de pesquisa. Botão Excluir Pesquisa Processo / Filtro Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Para impressão da capa de remessa. Utilizado para inclusão rápida de processo ou remessa para exclusão. Confirma o cancelamento de processos Filtra os processos que deseja localizar. Avança para o primeiro registro. Avança para o registro anterior. Avança para o próximo registro. Avança para o ultimo registro. Atualiza dados da tela. Inclusão de registros selecionados Inclusão de registros selecionados. Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Inclusão de todos os registros. Exclusão de todos os registros. Exclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados. Botão Editar Remessa. Botão Retornar Acessa o modulo de manutenção de remessa. Cancela e retorna ao menu anterior Excluindo Processo da Remessa ou Excluindo Remessa. Nesta parte será explicado passo a passo como usuário deverá proceder para exclusão de um processo de uma remessa ou até mesmo uma remessa inteira. Observação: O sistema executa a exclusão de processo individualmente, assim para exclusão de uma remessa deverá ser feita à exclusão de todos os processos. 1º passo: O usuário deverá estar selecionando(s) o(s) processo(s) que deseja estar excluindo(s) e enviando-o(s) para a área de agendamento, sendo que podem ser feitos das seguintes maneiras. 1º Através da seleção do processo e enviando o mesmo para o agendamento clicando no botão. 2º Digitando o processo no campo, sendo que só é necessário o numero e ano. Também pode ser colocada toda a remessa. 25

30 Observação: Antes de digitar o usuário deverá estar selecionando o tipo de pesquisa que deseja estar adicionando no campo, sendo que esta opção pode ser feita por processo ou remessa, por padrão o sistema trás a pesquisa por remessa. 2º passo: Após ter selecionado todos os processos que deseja estar excluindo o usuário deverá estar clicando no que os processos serão retirados da remessa Alterando uma remessa (Inclusão de processos) Para alterar uma remessa o usuário deverá estar selecionando um processo existente nesta remessa e clicar no botão para abrir a tela de edição de remessa. Nesta tela o usuário terá a opção de estar adicionando processo(s) a está remessa, sendo: 1º Passo: O usuário deverá digitar os dados do processo que deseja estar adicionando a remessa no campo 2º Passo: Clicar no botão imagem abaixo.., que será exibido as informações do processo nos campos conforme 26

31 3º Passo: Após confirma que o processo está correto o usuário deverá clicar no botão, que será feito a inclusão do processo na remessa. Observação: Caso o usuário tenha adicionado algum processo errado a remessa ele poderá nesta própria tela estar excluindo o mesmo da remessa, para isso basta selecionar o processo e clicar no botão Reimpressão da capa de Remessa Para reimprimir a capa de uma remessa é necessário localizar um processo que exista nesta remessa e clicar no botão. Observação 1: Se o usuário selecionar vários processos de remessas diferentes será impressos todas as capas das remessas dos processos solicitadas. Observação 2: Para impressão dos documentos no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web Histórico de Remessas Nesta opção o usuário visualizará toda o histórico de movimentação de um processo, também poderá estar reimprimindo a capa da remessa do tramite que desejar. Para reimprimir a capa de remessa basta clicar no clicar no botão que esta sendo exibido para cada processo existente na remessa, onde será impresso a capa por remessa. Observação: Para impressão dos documentos no sistema é necessário que o bloqueador de Pop-ups esteja liberado e que tenha um leitor de PDF que interaja com o navegador Web. 27

32 3.5. Encerados Nesta opção o usuário visualizará todos os processos que foram encerrados em seu órgão e também poderá fazer um encaminhamento (tramite) desses processos conforme a necessidade. Observação: Ao movimentar os processo encerrados para um órgão que não seja o de arquivamento o mesmo será reativado assim que o órgão de envio conforme o recebimento deste. Botão Função Ação Pesquisa Processo / Filtro Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Inclusão de registros selecionados Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Filtra os processos que deseja localizar. Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela Inclusão de registros selecionados Inclusão de todos os registros Exclusão de todos os registros Exclusão de registros selecionados Exclusão de registros selecionados Botão Confirma movimentação Confirma movimentação Botão Cancela movimentação Cancela movimentação Observação: Todo o processo de tramite deste modulo do sistema é igual ao modulo Encaminhamento (Tramites). 28

33 3.6. Solicitação de Requisição de Processos Arquivados (Solicitação Desarquivamento). Ao selecionar irá abrir o filtro de pesquisa, este filtro é utilizado para que o usuário veja se o processo já não foi solicitado por outro usuário., para consulta rápida da situação da solicitação feita de desarquivamento de processos. abaixo). Após passar pela parte de filtragem irá apresentar a tela da Solicitação Desarquivamento (conforme Nesta tela o usuário irá poder solicitar novo desarquivamento pelo botão ou visualizado os dados do processo através do botão. Para poder reimprimir uma solicitação de desarquivamento o usuário deverá selecionar o processo que solicito e clicar no botão. dados Solicitação de Desarquivamento. Ao clicar no botão irá apresenta a tela (conforme abaixo), onde o usuário fará a solicitação digitando os 29

34 Botão Função Ação Filtro Botão Inclui Botão Excluir Botão Gravar Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Consulta Análise Botão Retorna Filtra os processos que deseja localizar. Inclui processo no Desarquivamento Exclui processos do agendamento do Desarquivamento Confirma solicitação de Desarquivamento. Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela Exibe todas as informações do processo Volta para a tela anterior Para fazer uma requisição o usuário deve selecionar seguir a seqüência para cada processo: 1 o Passo O usuário deverá selecionar o órgão que deseja estar fazendo a requisição. 2 o Passo Deverá digitar o motivo pelo qual ele está solicitando o desarquivamento. 30

35 3 O Passo Digitar os dados do processo nos campos e clicar no botão. Ultimo Passo Após incluir todos os processos que deseja solicitar o desarquivamento deverá clicar no clicar no botão para confirmar a transação. Exclusão de Processo: Para retirar um processo agendado do desarquivamento é só selecionar o mesmo e clicar no botão Liberação de Desarquivamento de Processos (Confirmação Desarquivamento). Ao selecionar está opção irá abrir a tela de filtro, onde o usuário poderá estar filtrando qual processo ele deseja consultar, após filtrar irá aparecer a tela (conforme abaixo). Botão Função Ação Filtro Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Filtra os processos que deseja localizar. Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela 31

36 Botão Desarquivar Botão Justificativa Consulta Análise Botão Retorna Confirma o Desarquivamento Cancela o Desarquivamento Exibe todas as informações do processo Volta para a tela anterior Observações: 1. A solicitação de desarquivamento é exibida conforme o órgão de acesso, ou seja, sempre será visualizado os processos solicitados ao qual o processo foi encerrado; 2. A solicitação de desarquivamento não é exclusiva para órgão(s) de arquivamento; 3. A solicitação de desarquivamento poderá ser feita a solicitação para qualquer órgão desde que o processo esteja com o status de concluído Liberação de Desarquivamento. O usuário deverá selecionar os processos e clicar no botão uma remessa de envio do processo para o órgão solicitante., onde o sistema irá criar Rejeitando uma solicitação de Desarquivamento. Para rejeitar uma solicitação de desarquivamento o usuário deverá selecionar o processo e clicar no botão, feito isso aparecerá uma tela (conforme abaixo) onde terá que estar digitando uma justificativa do por que foi rejeitado a solicitação Apensar Processos : Permite reunir um ou mais processos em caráter temporário. Feito com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. 32

37 Como Utilizar? Apensar Processos. Quando o usuário necessitar incluir um ou mais processos deve se selecionar qual o processo será o principal. Após selecionar o principal o usuário deverá estar digitando no Campo (conforme imagem abaixo) e clicar no botão para que o processo seja apensado ao outro. Desapensar Processos O usuário deverá estar digitando o numero do processo principal, onde será exibida toda a listagem de processos que estão apensados. O usuário deverá estar marcando o processo que deseja estar desapensando e clicar no botão, feito o processo será removido do apensamento. Observação: Para poder apensar um processo, o mesmo deverá estar no mesmo local que o principal e estar com a situação de Em Análise 33

38 4. Relatórios Nesta parte do sistema o usuário poderá estar retirando os relatórios gerencias para análises Total de Processos por Órgão. Neste relatório será exibida a quantidade de processos existentes no órgão, conforme o status Total de Processos por Órgão e Assunto. status. Este relatório será exibido a quantidade de processos por assunto existentes no órgão, conforme o 4.3. Estatística dos Assuntos Solicitados. Este relatório o usuário poderá estar visualizando os dados de processos/solicitações/ouvidoria conforme a tela de pré-filtro (conforme imagem abaixo), sendo: No campo Relatório, o usuário irá definir qual relatório, Sintético ou Analítico, sendo que o Sintético mostra um resumo por assunto e o Analítico mostra processo por processo. No campo Status, o usuário irá definir qual relatório, Em Análise ou Encerrados, sendo que Em Análise mostra todos os processo em aberto, já o Encerrados mostra todos o processo que já foram concluídos. No campo Órgão, o usuário irá definir se o relatório vai pegar os processos por Órgão Responsável pelo Assunto ou por Órgão Atual e também é onde o usuário irá definir qual órgão que deseja obter as informações. 34

39 No campo Período de registros das solicitações, o usuário irá definir o período que deseja estar retirando o relatório. No campo Gráfico, o usuário irá definir se deseja estar visualizando um gráfico dos dados obtidos no relatório. No campo Modalidade, o usuário irá definir se deseja visualizar os relatórios dos processos, solicitações ou ouvidoria. No campo Selecionar, o usuário irá definir se deseja visualizar o relatório de todos os processos ou somente dos atrasados, sendo que os atrasados pode ser definidos o numero em dias. Como Utilizar O usuário deverá estar selecionado as opções conforme a necessidade, marcar um órgão que deseja obter as informações, digitar o período que deseja visualizar as informações e clicar no botão imprimir Estatística da Tramitação Anual por Modalidade. Este relatório mostra a tramitação executada por órgão no ano relacionado. Como Utilizar O usuário deverá estar marcando o ano que deseja visualizar, selecionar o tipo de modalidade que deseja, selecionar os órgãos que deseja obter as informações e clicar no botão imprimir Assuntos por Órgão de Responsabilidade. Este relatório exibe os assuntos ao qual o órgão é responsável e o prazo que cada assunto tem para resolução. 35

40 4.6. Total de Processos em Análise. Este relatório mostra a quantidade de processos em aberto por secretária, onde o usuário pode estar selecionando a ordenação que deseja estar visualizando o relatório (conforme imagem abaixo). 36

41 5. Pesquisa Processo / Filtros A Pesquisa Processo / Filtro é uma função do sistema utilizada para facilitar a pesquisa, onde podem ser criados diversos filtros que facilitam a localização do(s) processo(s) Como utilizar? Para criar um filtro deve-se clicar no botão, apresenta a tela acima, ai seleciona na parte dos Campos a opção que deseja usar como critério de pesquisa, assim é só digitar no campo o argumento para filtragem. Podem ser colocados diversos tipos de argumentos de uma única vez para isso é só digitar um argumento e selecionar outro campo em tendo limites para os argumentos de filtragem., não abaixo, No filtro em cada argumento o usuário pode selecionar o tipo de busca que ele quer, conforme imagem Igualar exatamente: Procura as informações idênticas ao argumento, não considerando dados antes e após do argumento. Igualar no começo: Procura as informações que comecem com os argumento. Igualar qualquer parte: Procura o argumento em qualquer parte do campo. 37

42 Em campos textos o usuário tem a opção de escolher se deseja que as Maiúsculas e minúsculas sejam iguais com a opção, onde o padrão do sistema é sempre considerar igual. Também pode ser utilizada a pesquisa para que não mostre um resultado, para isso é só marcar a opção argumento., assim a pesquisa considera o todos o registro que não contenham o Quando um filtro é criado ao voltar no filtro é visualizado no Pesquisados, caso deseje incluir um novo campo é só clicar na aba Campos, conforme figuras. a aba de removidos. Para remover um campo na pesquisa é só clicar no botão Para criar uma nova pesquisa limpando a atual é só clicar no que o filtro é removido. que todo os filtros serão 5.2. Ordenação dos registros Para ordenar os registros o usuário deverá entrar a opção de filtro e selecionar o campo pelo qual deseja ordenar e clicar no botão para inclusão na ordenação (conforme seta na figura abaixo). Botão Função Ação Campos Utilizados para Ordenação. Primeiro Registro Registro Anterior Próximo Registro Ultimo Registro Atualiza dados Avança para o primeiro registro Avança para o registro anterior Avança para o próximo registro Avança para o ultimo registro Atualiza dados da tela 38

43 Anotações 39

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