UNIVERSIDADE FEDERAL DO VALE DO SÃO FRANCISCO UNIVASF SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO STI DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO VALE DO SÃO FRANCISCO UNIVASF SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO STI DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES MANUAL DO USUÁRIO SISTEMA DE SUPORTE DA PREFEITURA UNIVERSITÁRIA Versão /03/2013 1

2 Sumário 1. INTRODUÇÃO PLATAFORMA PÚBLICO ALVO CREDENCIAMENTO Função Primeiro Acesso e Função Esqueci a senha ACESSO SÍMBOLOS E CONVENÇÕES Tela Principal Botões Função Paginar Ocultar Menu Outras aplicações FUNCIONALIDADES Cadastro de chamados Detalhar Chamado Cancelar Chamado Finalizar Chamado Responder Chamado Complementar Chamado Relatório - Perguntas Frequentes Relatório Chamados Configuração Alterar senha

3 1. INTRODUÇÃO Este manual tem como objetivo orientar o usuário no modo de utilização do sistema de suporte da Prefeitura Universitária (PU). Ajudará também no gerenciamento dos chamados abertos para a Prefeitura Universitária (PU) da Universidade Federal do Vale do São Francisco (UNIVASF). 2. PLATAFORMA Aplicativo desenvolvido para ser utilizado na internet, testado nos navegadores Internet Explorer 9.0, Firefox 15 e Google Chrome PÚBLICO ALVO Este manual se destina aos usuários que farão uso do sistema para a abertura e atendimento de chamados da Prefeitura Universitária (PU). 4. CREDENCIAMENTO O sistema de suporte da PU tem como usuário principal o administrador que possui acesso a todas as funcionalidades do software. Ele é responsável por cadastrar os perfis de usuários disponíveis no sistema e após o cadastro, o administrador deve definir as permissões de acesso para cada tipo de usuário. Em seguida, os usuários solicitarão sua senha ao administrador. 4.1 Função Primeiro Acesso e Função Esqueci a senha Para proceder com o Primeiro Acesso é necessário que o servidor esteja cadastrado no Sistema de Gestão de Pessoas pela Secretaria de Gestão de Pessoas SGP. 3

4 Caso o usuário ainda não possua senha para acessar o sistema ou não se lembre da senha, será necessário clicar no botão Primeiro Acesso no primeiro caso e no botão Esqueci a senha no segundo caso. Ao clicar nesses botões será exibida uma tela solicitando as informações necessárias para criação da senha ou para o envio da senha para o . O usuário deverá fornecer informações como a matrícula SIAPE, o número do CPF, a data de nascimento e o código de segurança fornecido na própria tela. No caso da criação da senha, será necessário que o usuário tenha o seu endereço de e- mail válido no cadastro da SGP. 5. ACESSO Através do site: 4

5 6. SÍMBOLOS E CONVENÇÕES 6.1. Tela Principal A imagem acima mostra a tela principal do sistema de suporte da PU. No menu, que fica no lado esquerdo da tela, em todas as janelas será exibido o Menu Iniciar com os submenus: logoff (Sair) e Tela Principal. Logoff (Sair): clicar para fazer logoff no sistema; Tela Principal: exibe tela principal do sistema; Na parte 1 da tela, fica a identificação do usuário que está logado no sistema e o log dos últimos acessos. Na identificação são mostrados o nome, SIAPE, campus, lotação, localização e o do usuário. No quadro dos últimos acessos são mostrados o IP atual do usuário, bem como a data, horário e as ações realizadas pelo usuário. Na parte 2 são listados os chamados que estão aguardando intervenção direta do usuário. O sistema mostra algumas informações dos chamados como, por exemplo, a quantidade de dias desde que o chamado foi aberto. O usuário ainda tem a possibilidade de iniciar um novo chamado através dos botões Iniciar novo chamado. 5

6 6.2 Botões detalhar: etalhar: clicar para obter mais detalhes do item selecionado; selecion cancelar: para cancelar um chamado aberto; finalizar: quando for solucionado, o usuário que iniciou o chamado finaliza-o; responder: para responder o questionamento de um chamado; complementar: acrescentar novas informações ao chamado; 6.3 Função Paginar O objetivo da função paginar é a organização dos registros por página, sendo assim, os registros poderão ser apresentados em várias páginas. Nesse caso o sistema fornecerá alguns botões de controle para navegação entre as páginas. Os botões fornecidos pelo sistema referente às páginas são: Primeira, Anterior, Próxima e Última. 6

7 O usuário poderá optar pela função não paginar, clicando no respectivo botão, assim todos os chamados serão agrupados em apenas uma página e será acionada a barra de rolagem. Em ambos os casos os chamados ficam disposto por ordem da data de abertura do chamado. Os chamados mais recentes ficam no topo da lista e os mais antigos ficam no final da lista. 6.4 Ocultar Menu Essa função poderá ser utilizada em qualquer tela do sistema. O objetivo dessa função é ocultar a barra de menus, aumentando assim a área de visualização das principais telas do sistema. Uma vez ocultada à tela, o usuário poderá exibi-la novamente, clicando com o mouse na barra que ficará no canto esquerdo da tela e arrastá-la para o lado direito. 7

8 6.5 Outras aplicações Outra funcionalidade na tela de chamados é a de marcar uma ou mais linhas. Essa marcação é feita dando-se cliques duplos na linha que se deseja marcar. Existe ainda a possibilidade de ordenar as colunas. No primeiro clique na coluna desejada, o sistema ordenará em ordem crescente, no segundo clique por ordem decrescente. 8

9 Na barra de menus, o usuário poderá abrir qualquer um dos menus em uma nova janela ou em uma nova aba. Para isso basta clicar no link com o botão direito do mouse e escolher a opção desejada. 7. FUNCIONALIDADES O sistema permite o gerenciamento dos seguintes módulos: Cadastros: o Chamados Relatórios: o Perguntas frequentes o Chamados Configuração: o Usuários - alterar senha A tela inicial do sistema é apresentada abaixo: Após o usuário digitar o seu login e senha, a tela principal é apresentada com as funcionalidades permitidas de acordo com seu nível de acesso. 9

10 Gráficos: exibe gráficos estatísticos com informações relacionadas aos chamados, setores e usuários do sistema de suporte da PU. Não é preciso estar logado no sistema para visualizar os gráficos. 7.1 Cadastro de chamados Clicando-se no menu Cadastros e no submenu Chamados, será aberta a seguinte tela: Para cadastrar um chamado, o usuário deve clicar no botão iniciar para abrir a janela de preenchimento de dados do chamado. 10

11 Após o preenchimento o usuário deverá clicar em confirmar para efetuar a abertura do chamado ou em cancelar para suspender a operação. Ao clicar no botão retornar, o sistema voltará para tela inicial de cadastro. 7.2 Detalhar Chamado Para detalhar um chamado, o usuário deverá procurar o chamado desejado e clicar no botão. O sistema exibirá todas as informações a respeito do chamado. 11

12 Para finalizar o detalhamento do chamado, o usuário deverá clicar no botão retornar para que o sistema volte para a tela principal. 7.3 Cancelar Chamado Para cancelar um chamado, o usuário deverá procurar o chamado desejado e clicar no botão. 12

13 O sistema exibirá a interface para o cancelamento do chamado. Serão exibidas algumas informações a respeito do chamado e o usuário poderá acrescentar informações referentes ao motivo do cancelamento do chamado. Para finalizar o cancelamento do chamado, o usuário deverá clicar no botão confirmar para que o sistema finalize o processo. 7.4 Finalizar Chamado Para finalizar um chamado, o usuário deverá procurar o chamado desejado e clicar no botão. 13

14 O sistema exibirá a interface para finalizar o chamado. Serão exibidas algumas informações a respeito do chamado e o usuário poderá avaliar o atendimento do mesmo. Para finalizar o chamado, o usuário deverá clicar no botão confirmar para que o sistema finalize o processo. 7.5 Responder Chamado Para responder um chamado, o usuário deverá procurar o chamado desejado e clicar no botão. 14

15 O sistema exibirá a interface para responder o chamado. Serão exibidas algumas informações a respeito do chamado e o usuário poderá responder ao questionamento feito pelo servidor que está atendendo o chamado. Para finalizar o processo de resposta do chamado, o usuário deverá clicar no botão confirmar para que o sistema finalize o processo. 7.6 Complementar Chamado Para complementar um chamado, o usuário deverá procurar o chamado desejado e clicar no botão. 15

16 O sistema exibirá a interface para complementar o chamado. Serão exibidas algumas informações a respeito do chamado e o usuário poderá complementar essas informações. Para finalizar o complemento do chamado, o usuário deverá clicar no botão confirmar para que o sistema finalize o processo. 7.7 Relatório - Perguntas Frequentes Para gerar o relatório com as perguntas frequentes relacionadas ao sistema, é preciso acessar o menu Relatórios e em seguida o submenu Perguntas Frequentes. Será exibida a interface para a busca das perguntas e/ou respostas. Essa busca poderá ser feita através de palavra chave ou expressões. O resultado será exibido na própria tela e poderá ser configurado para impressão. 16

17 7.8 Relatório Chamados Para gerar o relatório dos chamados, é preciso acessar o menu Relatórios e em seguida o submenu Chamados. Será exibida a interface para busca e exibição dos chamados. Informações como data inicial, data final, palavra chave, tombo e número do chamado poderão ser fornecidas pelo usuário. Os filtros buscar em, tipo de pesquisa, situação do chamado e campus deverão ser utilizados para refinar a busca. 17

18 Após o preenchimento das informações necessárias, o sistema exibirá o resultado na mesma tela. O usuário poderá clicar em imprimir para que seja gerado um relatório no formato pdf pronto para impressão. 7.9 Configuração Alterar senha Para alterar a senha o usuário deverá acessar o submenu Alterar Senha que se encontra no menu Configuração. Será exibida uma tela informando o login do usuário logado no sistema e solicitando a nova senha. Após informada a nova senha, o usuário deverá clicar no botão Alterar Senha para que o sistema finalize a operação. 18

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