Manual Sistema de Autorização Online GW

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1 Sistema de Autorização Online GW

2 Sumário Introdução...3 Acesso ao sistema...4 Logar no sistema...4 Autorizando uma nova consulta...5 Autorizando exames e/ou procedimentos...9 Cancelamento de guias autorizadas...15 Guias em análise...17 Visualizando e imprimindo relatórios...18 Dúvidas Frequentes

3 Introdução O programa GW Autorizador Online serve para autorizar guias de consulta médica, procedimentos e exames. Foi criado com o propósito de modernizar o atendimento nos consultórios, clínicas e laboratórios, acabando com a necessidade do uso de papel e agilizando o processo de autorização. O programa é diariamente desenvolvido com base na necessidade de atualização, portanto podem ocasionalmente ocorrer erros e também lentidão para autorizar e consultar guias, sendo necessária a comunicação com a área responsável da Unimed para correção do erro. 3

4 Acesso ao sistema O sistema de autorização é todo online, ou seja, nenhum programa é realmente instalado no computador. Para acessar o sistema, entre no site da Unimed (http://www.unimeddivinopolis.coop.br) e clique na imagem do Autorizador Online que fica do lado direito da tela, ou simplesmente digite na barra de endereços. Logar no sistema Se nenhum erro ocorrer após o acesso, a primeira tela é onde devem ser digitados nome de usuário e senha para entrar no sistema (imagem 01). Após digitados, clique em enviar e o acesso será liberado para uso. Imagem 01 Aparecerão sete botões na parte superior da tela. O único botão que será usado é o chamado Autorização. Clique nele e duas opções aparecerão logo abaixo do botão: Nova solicitação e Consultar. 4

5 Autorizando uma nova consulta Clique no botão Nova solicitação e escolha a opção Autorização de Guia de Consulta Médica. A tela que deverá aparecer deve conter a janela com a frase Passe o cartão magnético na leitora (mostrada na imagem 02). Imagem 02 ATENÇÃO: se não aparecer a janela pedindo para passar o cartão, não adianta preencher a guia porque não vai dar certo no final. O que tem que se fazer é clicar no botão Ler Cartão que vai estar localizado no lado direito da tela. Assim a janela pedindo para passar o cartão vai aparecer e o processo de autorização pode continuar. Passe o cartão do usuário na leitora (ou digite manualmente) observando a posição correta do cartão. Os dados do usuário (código, nome, plano e data de validade) aparecerão na tela. Em seguida informe o nome do prestador no campo Prestador Contratado e tecle ENTER para confirmar (imagem 03). 5

6 Imagem 03 ATENÇÃO: Se o prestador for receber o valor da consulta como PESSOA FÍSICA, deverá ser informado o PRÓPRIO NOME DO MÉDICO. Caso o prestador for receber como PESSOA JURÍDICA, deverá ser informado o NOME DA CLÍNICA ou EMPRESA que irá executar e receber o valor da consulta. IMPORTANTE: Sempre tecle ENTER após digitar qualquer nome de pessoa, exame, consulta ou procedimento. Só estará realmente confirmado se o nome aparecer COMPLETO e COM TODAS AS LETRAS MAIÚSCULAS. Clique em Enviar para enviar os dados para a Unimed checar se a pessoa está elegível (se está em dia com pagamentos e regras) para fazer alguma consulta pelo plano. As seguintes mensagens podem aparecer: a imagem 04 abaixo mostra o caso mais comum, em que está tudo OK e o processo pode continuar. Imagem 04 Se o usuário for de intercâmbio (vier de uma Unimed que não seja de código 0144) a frase que irá aparecer será outra, mas o processo pode continuar normalmente (imagem 05). 6

7 Imagem 05 Qualquer outra frase que aparecer e estiver com letras vermelhas significará que existe algo que impede o usuário de realizar a consulta (imagem 06 e imagem 07). Imagem 06 Imagem 07 Após verificado que o usuário está em dia com a Unimed e nenhuma mensagem com letras vermelhas apareceu, a janela deve ser fechada clicando no X (não clique em Limpar ). Depois da janela de elegibilidade fechada, a tela mostrará a guia de consulta com os dados do usuário e prestador já preenchidos (imagem 08). Imagem 08 7

8 Se o prestador for PESSOA JURÍDICA e o nome da CLÍNICA ou EMPRESA aparece no campo Prestador Contratado, então o NOME DO MÉDICO EXECUTANTE DEVE SER PREENCHIDO no campo Nome do Profissional logo abaixo (tecle ENTER para confirmar). (imagem 09) Imagem 09 Se o prestador for PESSOA FÍSICA e o nome do MÉDICO já estiver preenchido, não é necessário preencher o campo de baixo. (imagem 10) Imagem 10 O último passo é preencher o campo Serviço solicitado, que no caso é a própria consulta. Coloque o código no primeiro campo e tecle ENTER para confirmar. O nome aparecerá na frente. Para finalizar clique no botão Enviar Transação que fica na parte de baixo da tela e aguarde a autorização ser processada (se o usuário for de intercâmbio o processo leva mais um tempo). Verifique no campo Situação se a guia foi AUTORIZADA ou NEGADA. caso fique AUTORIZADA, é só anotar a senha gerada na guia de papel e o usuário pode realizar a consulta. caso fique NEGADA, o usuário não poderá realizar a consulta, mas se ele achar que deveria ter sido autorizada por não haver nenhuma pendência, ligue na Unimed e converse com o responsável pelo suporte do GW no Faturamento para resolver. 8

9 Autorizando exames e/ou procedimentos Em resumo, o processo é muito parecido com o de autorizar consulta, a diferença é que é necessário informar o médico que pediu o exame. Clique no botão Nova solicitação e escolha a opção Autorização para Guia SADT. A tela que deverá aparecer deve conter a janela com a frase Passe o cartão magnético na leitora (mostrada na imagem 11). Imagem 11 ATENÇÃO: se não aparecer a janela pedindo para passar o cartão, não adianta preencher a guia porque não vai dar certo no final. O que tem que se fazer é clicar no botão Ler Cartão que vai estar localizado no lado direito da tela. Assim a janela pedindo para passar o cartão vai aparecer e o processo de autorização pode continuar. Passe o cartão do usuário na leitora (ou digite manualmente) observando a posição correta do cartão. Os dados do usuário (código, nome, plano e data de validade) aparecerão na tela (imagem 12). Em seguida informe o nome do prestador no campo Prestador Contratado e tecle ENTER para confirmar. 9

10 Imagem 12 ATENÇÃO: Se o prestador for receber o valor da consulta como PESSOA FÍSICA, deverá ser informado o PRÓPRIO NOME DO MÉDICO. Caso o prestador for receber como PESSOA JURÍDICA, deverá ser informado o NOME DA CLÍNICA OU EMPRESA que irá executar e receber o valor da consulta. IMPORTANTE: Sempre tecle ENTER após digitar qualquer nome de pessoa, exame, consulta ou procedimento. Só estará realmente confirmado se o nome aparecer COMPLETO e COM TODAS AS LETRAS MAIÚSCULAS. Clique em Enviar para enviar os dados para a Unimed checar se a pessoa está elegível (se está em dia com pagamentos e regras) para fazer alguma consulta pelo plano. As seguintes mensagens podem aparecer: a imagem 13 abaixo mostra o caso mais comum, em que está tudo OK. Imagem 13 Se o usuário for de intercâmbio (vier de uma Unimed que não seja de código 0144) a frase que irá aparecer será outra, mas o processo pode continuar normalmente (imagem 14). 10

11 Imagem 14 Qualquer outra frase que aparecer e estiver com letras vermelhas significará que existe algo que impede o usuário de realizar a consulta (imagem 15 e imagem 16). Imagem 15 Imagem 16 Após verificado que o usuário está em dia com a Unimed e nenhuma mensagem com letras vermelhas apareceu, a janela deve ser fechada clicando no X (não clique em Limpar ). Depois da janela de elegibilidade fechada, a tela mostrará a guia SADT com os dados do usuário e prestador já preenchidos (imagem 17). Imagem 17 11

12 Se o prestador for PESSOA JURÍDICA e o nome da CLÍNICA ou EMPRESA aparece no campo Prestador Contratado, então o NOME DO MÉDICO EXECUTANTE DEVE SER PREENCHIDO no campo Nome do Profissional logo abaixo (tecle ENTER para confirmar). (imagem 18) Imagem 18 Se o prestador for PESSOA FÍSICA e o nome do MÉDICO já estiver preenchido, não é necessário preencher o campo de baixo. (imagem 19) Imagem 19 Após isso deve ser observado a área de Prestador Solicitante onde deverá ser preenchido o nome do médico que pediu o exame para o usuário, sem esquecer de teclar ENTER para confirmar o nome. ATENÇÃO: O nome do médico solicitante deve ser preenchido no campo de cima chamado Prestador. No campo de baixo Nome do Profissional não deve ser informado nada. (imagem 20) Imagem 20 A última parte é escolher o exame/procedimento que o usuário irá realizar. Clique no menu Serviços Solicitados do lado esquerdo da tela (imagem 21). 12

13 Imagem 21 Aparecerá uma tela para incluir os exames/procedimentos com quatro botões na parte de baixo. Clique no botão Incluir Serviço para adicionar um item na tabela. Escolha o exame/procedimento digitando o código ou o nome dele (sem esquecer do ENTER) e depois a quantidade (imagem 22). Clique em Enviar e o item será incluído na guia. Imagem 22 Adicione quantos itens forem necessários sempre repetindo o mesmo processo. Para finalizar clique no botão Enviar Transação que fica na parte de baixo da tela e aguarde a autorização ser processada (se o usuário for de intercâmbio o processo leva mais um tempo). 13

14 Verifique no campo Situação se a guia foi AUTORIZADA, PARCIALMENTE AUTORIZADA, NEGADA ou ficou EM ANÁLISE (imagem 23). Imagem 23 caso fique AUTORIZADA significa que TODOS os exames/procedimentos foram autorizados e é só anotar a senha gerada na guia de papel e o usuário pode realizar os exames/procedimentos. caso fique PARCIALMENTE AUTORIZADA significa que alguns exames/procedimentos foram autorizados e outros não, sendo mostrado na tela frases com letras vermelhas os itens que não foram autorizados, mas se o usuário achar que deveriam ter sido autorizados por não haver nenhuma pendência, ligue na Unimed e converse com o responsável pelo suporte do GW no Faturamento para resolver. caso fique NEGADA, significa que TODOS os exames/procedimentos foram negados, mas se o usuário achar que deveriam ter sido autorizados por não haver nenhuma pendência, ligue na Unimed e converse com o responsável pelo suporte do GW no Faturamento para resolver. caso fique EM ANÁLISE, será explicado mais abaixo o procedimento que deverá ser feito. 14

15 Cancelamento de guias autorizadas Caso tenha sido preenchido algum exame errado ou o usuário tenha desistido de fazer algum exame ou consulta, a guia DEVE SER CANCELADA imediatamente para não haver cobranças para o usuário. OBS: Não é possível o cancelamento de apenas um item da guia, somente a guia toda. Havendo a necessidade de cancelar a guia toda por causa de um só exame, é só autorizar uma guia nova com os exames/procedimentos corretos. Ao lado do botão Nova Solicitação, clique no botão Consultar e escolha a opção Transações Realizadas via GW. Será aberta uma página de consulta onde deverão ser preenchidos os campos para procura e então cancelamento da guia. O modo mais simples e fácil para encontrar alguma guia é preenchendo os campos do Período de Realização (imagem 24). Imagem 24 Coloque as datas de início e fim para mostrar as guias que foram autorizadas dentro desse período. Ex: Ao colocar a data 01/07/2012 na primeira caixa e 07/07/2012 na segunda caixa, serão mostradas todas as guias que foram autorizadas entre essas duas datas. Caso ache necessário detalhar mais a sua pesquisa, preencha mais alguns dos campos para a pesquisa ficar mais filtrada. Clique no ícone da lupa localizado no canto superior direito da tela para procurar as guias. (imagem 25) Imagem 25 As guias aparecerão listadas na parte de baixo da tela conforme a data escolhida. Observe que existe um campo chamado Situação que mostra com uma letra se a guia está autorizada ou não. S = Autorizada, C = Cancelada, P = Parcialmente Autorizada, N = Negada, L = Em Análise, E = Erro. (imagem 26) 15

16 Imagem 26 OBS: As guias com status N (negada), e E (erro) não precisam ser canceladas. Para cancelar a guia é só clicar UMA VEZ sobre a guia desejada (que ficará azul) e então clicar no botão Cancelar Autorização que fica no canto inferior direito da tela. Uma mensagem confirmará que a guia foi cancelada. Observe então que a letra no campo Situação da guia mudará para C (cancelada). 16

17 Guias em análise Quando uma guia precisa de auditoria ou, na maioria dos casos, depende da resposta de uma outra Unimed para ser autorizada, a guia fica com o status em análise. Pela lei, a Unimed tem até 48 horas para autorizar ou negar a guia, mas essa resposta geralmente vem em prazos menores que este. Em todo caso é bom aconselhar os usuários que vão fazer algum exame/procedimento mais complicado ou são de outras Unimed's a chegarem mais cedo para autorizar a guia evitando atrasos. Para verificar se a guia já saiu do status em análise e foi autorizada ou negada, basta fazer um processo parecido com o de cancelar guias. Vá no menu Consultar e em seguida Transações Realizadas via GW, preencha a data que o exame/procedimento foi feito e clique na lupa para procurar. O resultado aparecerá em baixo. Clique UMA VEZ em cima da guia que está com status L (em análise) e clique em seguida no botão Consultar Status que fica no canto inferior direito da tela. Aparecerá uma mensagem que o status foi consultado. Verifique se a letra no campo Situação da guia deixou de ser L (em análise) e mudou para S (autorizada) ou N (negada). Se continua com a letra L (em análise) então a guia ainda não foi liberada. Repita o processo outras vezes para verificar mais tarde. IMPORTANTE: A guia deverá ser considerada AUTORIZADA caso 48 horas já tenham se passado, O PROCESSO DE CONSULTAR STATUS JA TENHA SIDO FEITO e mesmo assim a guia continuar com status L (em análise). 17

18 Visualizando e imprimindo relatórios Caso ache necessário, é possível visualizar um relatório com todas as guias emitidas pelo programa. OBS: Não é necessário enviar esse relatório para a Unimed. O relatório que sempre é enviado ao prestador no final do mês continuará sendo enviado. Esse processo também é bastante parecido com o de cancelar guias. Vá no menu Consultar e em seguida Transações Realizadas via GW, preencha o período que será mostrado no relatório e clique na lupa para procurar. O resultado aparecerá em baixo. Clique na impressora que fica ao lado da lupa e em seguida escolha a opção Participação Prestador e na janela que aparece clique em Imprimir (o relatório não será impresso ainda, só visualizado). O relatório será aberto em um nova janela, onde será mostrado todas as guias autorizadas ou não (de acordo com o filtro preenchido antes). Caso deseje imprimir clique na impressora. Se quiser somente visualizar, feche a janela ao terminar. 18

19 Dúvidas Frequentes Site mostra mensagem dizendo que é preciso instalar o Flash Player. Clique no link mostrado ou va em baixe e instale o Flash Player. Sempre é mostrada uma mensagem de erro de comunicação com servidor ao abrir o GW. Feche todas as janelas do navegador aberto, aguarde alguns segundos e abra novamente. Se não funcionar, limpe todos os dados de navegação nas configurações do navegador. Janela de relatório não abre. Desmarque a opção de Bloquear Pop-up ou coloque a exceção nas configurações do navegador e abra o relatório novamente. GW sempre retorna um erro dizendo que não foi feita a elegibilidade do usuário. Solicite a autorização novamente e certifique-se que a janela que abre pedindo para passar o cartão foi aberta e que os dados foram inseridos. A consulta/exame/procedimento sempre é negada. Ligue no Faturamento da Unimed e resolva o possível problema pelos telefones (37) , (37) ou (37)

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