Operações de Caixa. Versão 2.0. Manual destinado à implantadores, técnicos do suporte e usuários finais

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1 Operações de Caixa Versão 2.0 Manual destinado à implantadores, técnicos do suporte e usuários finais

2 Sumário Introdução... 3 Suprimento... 3 Sangria... 4 Abertura de Caixa... 6 Fechamento de Caixa... 8 Relatório de Fechamento de Caixa Conferência de Caixas Busca de Orçamentos (Cestas) 999XXX Sem Número Com Número Recarga de Celular (Upaid) Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 2 de 25

3 Introdução Antes de efetuar qualquer operação referente ao caixa, deve-se ter conhecimento de algumas funcionalidades básicas necessárias para que este funcione corretamente, entre elas Suprimento, Sangria, Abertura e Fechamento de Caixa. Suprimento É todo valor ($) que entra no caixa. Por exemplo, o fundo de caixa ou troco da abertura, se este não for fixo. Para efetuar um suprimento basta entrar com o usuário 900 (Menu Caixa) e escolher a opção 2 Suprimento como mostra a Figura 01. Figura 01 - Menu Caixa - Suprimento Logo que confirmar o suprimento, o operador do caixa ou supervisor deve fazer login para ter acesso à tela de suprimentos, se este for validado, será exibida a tela onde deverão ser informados os valores que serão supridos. Observe a Figura 02. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 3 de 25

4 Figura 02 - Suprimento Assim que os valores do suprimento forem confirmados clicando em OK ou pelo atalho F3, será impresso um comprovante dos valores supridos. Sangria Obs.: O caixa deve estar aberto (em funcionamento) para se efetuar suprimentos. A Sangria é o contrário do Suprimento, ou seja, é todo valor ($) que sai do caixa. Por exemplo, ao pagar alguma conta que seja de valor baixo e que não esteja programada para o momento, como galão de água ou outros tipos de entrega, para algum tipo de vale, etc. Mas para estes tipos de Sangria existem opções específicas que são Sangria - Despesas e Sangria - Vale, como mostra o menu na Figura 03. A Sangria convencional é um processo fundamental para o fechamento de caixa. Para efetuar uma Sangria deve-se entrar com o usuário 900 (Menu Caixa) e escolher a opção 3 Sangria como mostra a figura abaixo. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 4 de 25

5 Figura 03 - Menu Caixa - Tipos de Sangria O procedimento é o mesmo do Suprimento, confirmar a Sangria e em seguida fazer login com a senha do operador do caixa ou supervisor, então será exibida a tela de Sangria, onde deverão ser informados os valores a serem retirados do caixa. Observe abaixo: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 5 de 25

6 Figura 04 - Sangria No caso de fechamento do caixa, deverão ser informados todos os valores contidos na gaveta referentes à dinheiro, cheques, cartões, convênios, etc. Após a confirmação desses valores clicando em OK ou pelo atalho F3, será impresso um comprovante de sangria. Obs.: Assim como o Suprimento, a Sangria deve ser feita com o caixa aberto. Abertura de Caixa Caso tente efetuar alguma operação no terminal caixa e for exibida uma mensagem conforme a Figura 05, deve-se efetuar a abertura do caixa. Figura 05 - Mensagem Caixa Fechado Para essa operação, basta confirmar a mensagem e entrar com o usuário 900 (Menu Caixa) como mostra a Figura 06. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 6 de 25

7 Figura 06 - Abertura do Caixa Deve-se escolher a opção 1 Abertura e em seguida será solicitado o login do usuário que estará efetuando a abertura do caixa como mostra a Figura 07. Figura 07 - Login Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 7 de 25

8 Após informar o login de usuário, deverá ser escolhido o turno do mesmo, ou seja, o tempo que o caixa permanecerá aberto com o mesmo operador, como mostra a figura abaixo: Figura 08 - Turno Obs. 1: Os turnos dos operadores deverão estar previamente cadastrados no SistemaBIG, para isso vá ao menu Cadastros > Usuários > Turnos, clique no botão Incluir ou pelo atalho F5. Basta informar o nome do usuário, o horário inicial e final do turno deste e o gerente responsável do turno. Salve o cadastro pelo botão Salvar ou pelo atalho Ctrl + G. Obs. 2: Se a loja trabalha com fundo de caixa fixo, não é necessário dar suprimento desse valor na abertura, sendo assim, no fechamento do caixa, deve-se retirar o valor da abertura e sangrar apenas os valores referentes às vendas do período. Em seguida o caixa poderá ser utilizado normalmente para qualquer operação. Fechamento de Caixa Ao final do turno, o usuário deverá fechar o caixa para que o próximo operador possa iniciar outro turno. Lembrando que antes do fechamento deve-se efetuar a sangria dos valores faturados no turno. Assim que a sangria for feita, entre novamente no Menu Caixa com o usuário 900 e escolha a opção 4 Fechamento, como mostra a Figura 09. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 8 de 25

9 Figura 09 - Menu Caixa - Fechamento Depois de confirmado o fechamento, será necessário o login do usuário que está efetuando o fechamento do caixa e em seguida será impresso um comprovante do mesmo. Logo após será exibida uma tela, como a figura abaixo, informando as diferenças no caixa (o que sobrou e/ou faltou), o número de sangrias e suprimentos feitos durante o turno, a data do caixa e o número de fechamento. Figura 10 - Diferença do Caixa Lembrando que essa informação de diferença do caixa é configurável no sistema se desejar que esta não apareça no fechamento. Para isso, no SistemaBIG entre no menu Configurações > Filiais > aba Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 9 de 25

10 Venda > aba Configurações de Descontos, Senhas e Permissões > Seção Permissões e desmarque a opção Visualizar a Diferença no Fechamento de Caixa, conforme mostra a figura abaixo: Figura 11 - Configurações Fechamento de Caixa Após desmarcar a opção, salve e no próximo fechamento de caixa, a tela de diferenças não será mais exibida. Obs. 1: Se o fundo de caixa não for fixo, no momento do fechamento, esse valor de fundo deve ser somado ao fazer a sangria de todo valor contido na gaveta, caso contrário, não é necessário. Obs. 2: Se não for efetuada a sangria antes do fechamento do caixa, aparecerão nas diferenças os valores contidos no caixa, por isso, é importante que o processo de fechamento seja feito corretamente. Nota: O caixa pode ser aberto e fechado quantas vezes forem necessárias no dia. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 10 de 25

11 Relatório de Fechamento de Caixa Para verificar os valores que foram contabilizados no fechamento de cada caixa da loja, existe o Relatório de Fechamento de Caixa que pode ser acessado no SistemaBIG pelo menu Gerencial > Fechamento de Caixa e será aberta a seguinte tela: Figura 12 - Relatório de Fechamento de Caixa Inicialmente selecione o Tipo de Impressão (Fita ou Folha). Se desejar visualizar os caixas individualmente, levando em consideração que estes já estão fechados, selecione a opção Procura por Caixa, então informe data e hora inicial e final e clique em Pesquisar. Serão exibidos então todos os caixas fechados no período informado, como mostra a figura acima. Marque um dos caixas e clique em Visualizar para que seja exibido o relatório. Observe abaixo: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 11 de 25

12 Figura 13 - Relatório de Fechamento de Caixa por Folha Se a opção Período for selecionada, todos os valores dos caixas abertos ou fechados que estiverem dentro da data especificada serão exibidos em um único relatório, todavia, se desejar definir um caixa para a visualização clique na opção Filtrar Caixa e informe o número do caixa, então será exibido um relatório semelhante ao mostrado na figura acima. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 12 de 25

13 Conferência de Caixas Figura 14 - Relatório de Fechamento de Todos os Caixas A conferência de caixas é utilizada para comparar o valor computado (o que foi registrado pelo sistema) com o valor apurado (o que foi informado na conferência). Para ter acesso à Conferência de Caixas, no SistemaBIG vá ao menu Gerencial > Conferência do Caixa e será exibida a seguinte tela: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 13 de 25

14 Figura 15 - Conferência de Caixa Inicialmente deve-se informar o número do caixa a ser conferido, para isso clique no botão Procurar Caixas e informe a data inicial e final (abertura e fechamento do caixa) na seguinte tela: Figura 16 - Pesquisa de Caixas Selecione o caixa pela data informada, pressione Enter e será retornado à tela inicial. Informe o usuário que efetuará a conferência, todavia, se não quiser que usuários inativos realizem a conferência, marque a opção Exibir somente dados de usuários ativos. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 14 de 25

15 Na seção Entradas de Caixa, informe os valores contidos no caixa (como se fosse efetuar uma sangria ao fechar o caixa). Inclua Suprimentos no Total Computado, no caso, qualquer valor que tenha entrado em caixa enquanto este estava aberto. Para visualizar apenas diferenças de valores, marque a opção correspondente. Se houve algum outro tipo de saída no caixa, informe nos campos Caixinha (se for utilizado) ou Outros. Após as configurações necessárias, clique em Gravar e Visualizar e será exibido um relatório semelhante à figura abaixo: Figura 17 - Relatório de Conferência de Caixa Busca de Orçamentos (Cestas) 999XXX O SistemaBIG oferece duas maneiras de efetuar vendas, estas podem ser feitas diretamente do terminal caixa (este deve possuir uma impressora fiscal conectada) ou então do terminal balcão, onde são realizadas pré-vendas para posterior finalização no caixa. Para este método funcionar, utiliza-se as chamadas comandas ou cestas. Para criar uma cesta, basta fazer a venda normalmente no balcão e ao finalizar esta com a tecla Esc, escolher a opção 3 Fechar Cesta, como mostra a Figura 18. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 15 de 25

16 Figura 18 - Finalizar Venda Criando Cesta Logo que a opção for escolhida, será exibida uma pequena tela onde deve ser informado o número da cesta, que deve começar com 999XXX (X representa outros 3 dígitos que deverão compor o número da cesta), para que seja mantido um padrão organizado. Em seguida, apenas confirme o número pressionando Enter. Observe a figura abaixo. Figura 19 - Número da Cesta Obs. 1: A digitação do número da cesta fica a critério do usuário, se não desejar informar nenhum número de cesta, deve-se no SistemaBIG entrar no menu Configurações > Filiais > aba Venda > aba Configurações Gerais e Permissões e desmarcar a opção Sempre Solicitar o nº da Cesta, conforme mostra a Figura 20 então não será mais solicitado nenhum número no fechamento da venda no terminal balcão, devendo esta ser localizada conforme explica o tópico abaixo: Sem Número. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 16 de 25

17 Figura 20 Configurações Sempre Solicitar o nº Cesta Obs. 2: Pode ser que já exista uma cesta com o número digitado em uso, se for o caso, confirme a mensagem que será apresentada informando o fato e digite outro número de cesta que não esteja sendo utilizada. A cesta deve ser aberta no caixa para que seja finalizada a venda por completo. Para abrir a cesta, existem duas maneiras: Com número ou Sem número, que ficam a critério do operador de caixa. Sem Número: Para buscar a cesta sem número, basta no terminal caixa entrar com o usuário e pressionar a tecla F2, aparecerá então todas as cestas que ainda não foram finalizadas que possuem número ou não, como mostra a Figura 21, escolha a que desejar e pressione Enter para abri-la. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 17 de 25

18 Figura 21 - Busca Cesta Sem Número Obs. 1: Se houver alguma cesta que não foi utilizada ou que ficou perdida, então poderão ser apagadas com a tecla Delete. A cesta pode ser aberta em qualquer caixa, mas para que ela não seja aberta ao mesmo tempo em vários terminais, pode-se alterar seu status colocando-a como ABERTA, para isso basta selecionar a cesta desejada e pressionar a tecla F5, assim não será possível abri-la em mais de um terminal. Assim que abrir a cesta, deverá ser confirmada a condição de pagamento da venda que será exibida na seguinte tela: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 18 de 25

19 Figura 22 Condição de Pagamento No topo da tela são exibidos os nomes da empresa e do cliente que foram informados ao gerar a cesta e logo abaixo os tipos de pagamento e suas respectivas tabelas de desconto já cadastradas anteriormente. Se desejar alterar a condição que já havia sido informada antes, selecione o tipo de pagamento e com a tecla Enter confirme-o. Obs. 2: As cestas podem ser unidas, por exemplo, se o cliente estiver comprando acompanhado de outra pessoa e os dois possuírem cestas diferentes, estas (duas ou mais) poderão ser unificadas se for da vontade dos mesmos, lembrando que se a empresa, o cliente e a condição de pagamento forem diferentes, deverão ser escolhidas as informações de uma das cestas para finalizá-las. A figura abaixo ilustra essa condição. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 19 de 25

20 Figura 23 - Junção das Cestas A cesta é uma Venda a Vista, porém a cesta é uma Venda Convênio, e mesmo assim podem ser unidas, como mostra a Figura 24, desta vez permanecendo como Venda Convênio. Nesta junção, serão assumidos a empresa, o cliente, a condição de pagamento e descontos (se houver). Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 20 de 25

21 Figura 24 - Cestas Unidas Assim que abrir a (s) cesta (s), a venda poderá ser finalizada normalmente, pressionando Esc e escolhendo a opção 3 Finalizar Venda como mostra a Figura 25. Nota: As comissões serão ligadas ao balconista que montou a pré-venda (cesta), ou seja, se houver inclusão de algum produto à cesta no caixa, a comissão será do operador do caixa. Figura 25 - Finalizar Venda Fechando Cesta Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 21 de 25

22 Após selecionar a opção 3, serão abertos os Tipos de Pagamento disponíveis para o terminal conforme é exibido na Figura 26, escolha o que desejar e confirme com OK ou pelo atalho F3 e então a venda será finalizada com a impressão do cupom fiscal. Figura 26 - Tipos de Pagamento Com Número: Para buscar a cesta com número, basta no terminal caixa entrar com o usuário e no campo onde é informado o código de barras ou descrição do produto, informar o número da cesta, como é mostrado na Figura 27. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 22 de 25

23 Figura 27 - Busca Cesta Com Número Tanto na busca da cesta com número quanto na sem número, se desejar, itens podem ser incluídos ou removidos da cesta. Em seguida pode-se finalizar a venda pressionando Esc e escolhendo a opção 3 Finalizar Venda como citado acima. Assim como na busca de cesta sem número, logo que a cesta for aberta, será exibida a tela de confirmação da condição de pagamento, então efetue os mesmos passos citados no tópico anterior para finalizar a venda. Recarga de Celular (Upaid) Para conseguir efetuar recargas de celular pela Upaid deve-se primeiramente entrar em contato com esta empresa solicitando uma senha de liberação para a máquina que realizará as recargas. Assim que for passada a senha e o endereço web service, deverão ser feitas as configurações abaixo no SistemaBIG: - Entrar no menu Configurações > Configurações Diretórios > aba Outros e na seção Recarga de Celular - Upaid insira os dados que serão informados pela Upaid como: Código Origem, Código do Estabelecimento, Código do Terminal, Senha e Endereço URL (Web Service). Observe a figura abaixo: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 23 de 25

24 Figura 28 - Configurações Recarga de Celular - Upaid - Após aplicar as configurações, vá à tela de Vendas e clique no ícone e escolha a opção Recarga Celular > Recarga Celular (Upaid) ou entre com o usuário 908 e então será exibida uma barra de progresso carregando as operadoras. Após este processo, será exibida a seguinte tela: Figura 29 - Recarga de Celular - Selecione a operadora (Claro, Vivo, Oi ou Tim), o DDD - Regional, o valor (R$) da recarga que varia de acordo com a operadora e insira o número do telefone a recarregar. Clique no botão Efetuar Recarga e o cupom fiscal referente à recarga será impresso. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 24 de 25

25 Se quiser carregar novamente os dados das operadoras como é feito ao abrir a tela de recargas, clique no botão F4 - Atualizar Dados Operadoras e a barra de progresso será exibida novamente. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 25 de 25

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