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2 Página: 2 INDICE EMISSÃO DE GUIAS VIA INTERNET... 3 WEBGUIAS Página Inicial Alterando a senha padrão fornecida pela Santa Casa Saúde: Mensagens WEB Autorização de procedimento: Confirmação de Atendimento Guias geradas incorretamente Relação de guias emitidas WEB Relação Guias CID WEB Relação de Guias Confirmadas Troca de usuário s e telefones de contato:...30

3 Página: 3 EMISSÃO DE GUIAS VIA INTERNET WebGuias é um dos primeiros serviços que contribuirão para a administração do Plano de Saúde a distância. A nova aplicação via Internet permitirá aos credenciados uma redução de custo direto e indireto. O credenciado necessitará somente que suas estações de trabalhos estejam conectadas à internet, de onde acessará as soluções Web da Santa Casa Saúde. Veja abaixo as principais vantagens da utilização do WebGuias: Autorização imediata de consultas ou exames* sem necessidade de autorização externa, o que facilita a ida do paciente ao credenciado. Diminuição drástica de risco de glosas. De acordo com o padrão TISS da ANS, RNº 153. Não será mais necessário preenchimento manual das guias. Agilizará o serviço das secretárias e atendentes com menor fluxo de papel. Não há necessidade da entrega das planilhas manuais, pois será tudo eletrônico e on-line. Transações seguras dos dados, pois serão realizadas diretamente com o sistema da Rede Santa Casa Saúde. Facilitará e agilizará o faturamento do setor de Contas Médicas da Rede Santa Casa Saúde. * Será confirmado dentro das carências e regras de negócios do plano do beneficiário. Para o credenciado/recepcionista começar a utilizar o WebGuias, como ferramenta padrão para inclusão direta de procedimentos aos conveniados, os passos a seguir são simples.

4 Página: 4 WEBGUIAS Deverá ser digitado na barra de endereço de seu navegador Web (Internet Explorer), o seguinte endereço eletrônico: - ou pelo site da Santa Casa Saúde ( no link à esquerda: WebGuias: Conforme a Figura 1 Figura 1

5 Página: 5 1. Página Inicial Nesta tela, deverá ser digitado o nome do usuário e a senha. As mesmas serão passadas pela Santa Casa Saúde para que tenha o primeiro acesso. Veja a Figura 2 Figura 2 Ao clicar em Confirmar, seu acesso ao WebGuias estará liberado. Caso contrário aparecerá uma mensagem de erro. a. Erro ao clicar em Confirmar (Figura 3): Figura 3

6 Página: 6 A senha digitada provavelmente está incorreta, basta clicar em OK e digitá-la novamente. Caso tenha esquecido a senha e não consiga acessar, será necessário entrar em contato com o responsável pela solicitação de sua senha na Santa Casa Saúde e solicitar alteração. Para maiores informações sobre contatos veja a última página. 2. Alterando a senha padrão fornecida pela Santa Casa Saúde: Ao acessar pela primeira vez o sistema, é necessário efetuar a troca da senha enviada pela Santa Casa Saúde para uma senha pessoal. Para isto clique em Alteração de Senha, no WebGuias, conforme a Figura 4 Figura 4 Nesta tela poderá ser alterada a senha. A troca de senha pode ser feita a qualquer momento, sem limite de quantidade. Obs.: Toda senha padrão enviada pela Santa Casa Saúde deve SEMPRE ser alterada para uma senha pessoal.

7 Página: 7 3. Mensagens WEB São mensagens enviadas pela administração da Santa Casa Saúde, que sempre aparecerão quando o credenciado/recepcionista entrar no WebGuias. Certas mensagens serão padronizadas e aparecerão para todos os credenciados que utilizarem o sistema, conforme a Figura 5: Figura 5

8 Página: 8 4. Autorização de procedimento: Nesta opção serão inseridos os atendimentos/procedimentos realizados no Local de Atendimento. Clique em Autorização de proced. conforme a Figura 6. Figura 6 Nesta tela aparecerão, somente para o credenciado/recepcionista, as opções nas quais os mesmos possuem direitos e que podem alterar: a. Unidade de Atendimento Só aparecerá uma unidade para o credenciado/recepcionista (1 Santa Casa Saúde) b. Local de Atendimento Só aparecerão os Locais de Atendimentos nos quais o credenciado/ recepcionista terá direito em emitir guia.

9 Página: 9 c. Credenciado solicitado Se o local só possuir um credenciado para emitir guia, automaticamente aparecerá somente um. Se houver mais credenciados, aparecerão todos os credenciados do Local de Atendimento, basta selecionar o credenciado que efetuará o atendimento. d. Especialidade do Credenciado solicitado Se o Local de Atendimento possuir credenciados de diferentes especialidades aparecerão todas as existentes no Local de Atendimento, caso contrário aparecerá(ão) a(s) especialidade(s) do único credenciado existente no Local de Atendimento. Basta escolher qual a especialidade do credenciado selecionado na opção acima. e. Código Solicitante Só estará disponível para locais onde prestam serviços para outros credenciados, alguns prestadores jurídicos, apenas. Para isso, se estiver habilitado este campo, basta selecionar o credenciado que solicitou determinado procedimento ao conveniado. O código é sempre o CRM do médico. Mas pode ser efetuada uma pesquisa para encontrar pelo nome (Figura 7), para isso basta clicar no binóculo ( branco e em cinza. ) existente entre os campos preenchidos em Figura 7

10 Página: 10 A pesquisa pode ser feita por diversas opções e sempre utilizado o caractere % para pesquisa, conforme os exemplos abaixo: Por nome Basta digitar parte do nome do credenciado que procura ex.: %casa% (Figura 8) Mostrará o resultado da pesquisa ao clicar em Pesquisar Figura 8 Obs.: Só aparecerão credenciados que possuem permissão para emitir guia via Web. Ou seja, determinado credenciado que possui contrato com a Santa Casa Saúde, não necessariamente tem permissão para emissão de Guias via Web. Por especialidade Basta digitar parte da especialidade que procura p.ex.: %DERMATO% e clicar em Pesquisar para efetuar a busca. Por bairro Basta digitar parte do bairro que procura p.ex.: %centro% e clicar em Pesquisar para efetuar a busca. Por cidade Basta digitar parte do nome da cidade que procura p.ex.: %campos% e clicar em Pesquisar para efetuar a busca.

11 Página: 11 Após efetuar a pesquisa, basta selecionar o credenciado, clicando em cima do mesmo, que automaticamente será enviado para a tela principal (Figura 6). f. Especialidade do credenciado solicitante Aparecerão somente às especialidades liberadas para emissão de guia via Web do credenciado selecionado, independente se o mesmo é ou não do Local de Atendimento onde está sendo feito a guia. g. Código do conveniado A busca do conveniado só poderá ser feita pelo número da carteirinha do mesmo. Portanto sem a carteirinha não é possível inserir a guia no sistema WebGuias. Após digitar todas as informações mencionadas acima (itens a até g), a recepcionista/credenciado precisará definir qual o tipo do atendimento (são 3 tipos de guias): CONSULTA: Será utilizado somente para opção TISS (Campo 35 Tipo de Consulta), quando for igual à PRIMEIRA CONSULTA. Veja a Figura 9 o Definição de Primeira Consulta: Não se refere à primeira consulta com o credenciado/médico Sim, se refere ao primeiro atendimento referente ao problema que o enviou até o consultório. Caso o primeiro atendimento tenha sido efetuado por outro credenciado da mesma especialidade ou diferente, a guia não mais será de PRIMEIRA CONSULTA.

12 Página: 12 Figura 9 CONSULTA REFERENCIADA: Será utilizada somente para opções TISS, na qual o conveniado passou por outro médico/credenciado de igual ou diferente especialidade referente ao mesmo caso clínico (problema que o enviou até o consultório para atendimento). Veja a Figura 10.

13 Página: 13 Figura 10 SP/SADT: Será utilizada para: o Atendimentos de consulta com procedimento. o Execução de procedimentos diferentes do procedimento: Consulta em consultório Hor. Normal ou pré. Veja a Figura 11.

14 Página: 14 Figura 11

15 Página: 15 Após escolher o tipo de atendimento/guia que está sendo emitido, o sistema trará telas específicas para cada tipo como apresentas nas figuras 09, 10 e 11, acima. Obs.: Só será utilizado para os locais com acesso ao WebGuias com direito de emissão de determinados procedimentos. Automaticamente, com a digitação do código do conveniado, antes de escolher o tipo de atendimento/guia, o sistema trará: Nome, Idade, Tipo (Beneficiário/Dependente), Tipo do Plano (Empresa/Individual) e o nome do Plano do Conveniado em azul. Conforme a Figura 12. Figura 12 Caso não tenham aparecido essas informações, clicar no final da tela o botão: Buscar. Será feita uma busca no sistema e será verificada a existência do conveniado nela. Veja a Figura 13. Figura 13 Caso seja digitado, um código inválido (inexistente) no banco de dados da Santa Casa Saúde aparecerá à seguinte mensagem, conforme mostra a Figura 14. Figura 14 Basta clicar em OK e digitar novamente o código.

16 Página: 16 Efetuando a busca novamente, com código correto (verificar quantidade de 0 (zeros)), aparecerá a seguinte mensagem. Figura 15: Figura 15 Ignore esse tipo de mensagem nesta situação. E caso continue dando a mensagem da Figura 14, entrar em contato com a administração da Santa Casa Saúde. Continuar com o restante da digitação solicitada abaixo no tipo de atendimento/guia solicitado: h. Procedimentos Nesta opção, o procedimento pode ser inserido de duas formas na guia: Para as opções: Consulta e Consulta Referenciada - Automaticamente será preenchido o campo Procedimento com o código da tabela AMB para consulta: e a descrição da mesma: CONSULTA EM CONSULTÓRIO - HOR. NORM. OU PRE, basta inserir uma quantidade, se for diferente de 1, pois automaticamente será inserida a quantidade 1. Para a opção SP/SADT: Poderão ser inseridos nas linhas existentes os procedimentos que serão realizados digitando os códigos dos mesmos. Não sabendo o código dos procedimentos, basta pesquisar os procedimentos A busca funciona semelhante ao mencionado acima para pesquisa do credenciado solicitante. Aparecerá uma tela para pesquisa, conforme mostra figura 16.

17 Página: 17 Nesta tela não existem opções, a busca é realizada sempre pela descrição do procedimento, ex.: %ELETROCAR%. Ao clicar em Pesquisar, irão aparecer todos os procedimentos que possuem essa descrição. Basta escolher uma das que aparecerem, clicando em cima e automaticamente aparecerá com seu código e descrição, bastando confirmar a quantidade. i. Conforme o tipo de Atendimento/Guia solicitado: Ao preencher o procedimento devem-se seguir os seguintes passos: CONSULTA: Finalizar a guia clicando em Confirmar. CONSULTA REFERENCIADA e SP/SADT: Preencher os seguintes campos obrigatórios: 1. Código da Guia Principal: Pode-se digitar o código da guia (se já tiver em mãos) ou pesquisar uma guia que poderá ser a principal para este atendimento/guia. 2. CID 3. Caráter da Solicitação: Eletiva ou Urgência/Emergência 4. Indicação Clínica 5. Finalizar a guia clicando em Confirmar

18 Página: 18 Guia Com Bloqueio: Se houver bloqueio irá aparecer uma tela (Figura 17), informando o motivo. Essa informação deverá ser encaminhada à administração da Santa Casa Saúde para acerto do bloqueio. Dependendo da mensagem poderá ser efetuado um contato do credenciado/recepcionista por telefone (Última Página) com a nossa administração ou solicitar que o conveniado compareça a Santa Casa Saúde para acerto do bloqueio. A guia com bloqueio não poderá ser emitida e não poderá ser efetuada pelo credenciado. Guia sem bloqueio: Aparecerá uma tela confirmando os dados inseridos na guia e um número gerado para ela, conforme Figura 18.

19 Página: 19 O Número da Guia deve ser anotado para que o atendimento possa ser confirmado posteriormente. Depois de ter gerado o número de guia, poderá ser emitida uma nova guia ou continuar com esta guia na opção Confirmação de Atendimento. 5. Confirmação de Atendimento Nesta opção será efetuada a confirmação da guia gerada no passo 4 ou de todas as guias geradas durante o dia (relação), porém é necessário efetuar a confirmação do Atendimento/Guia, um a um. A opção por Período de Emissão não pode ser usada por enquanto, pois está em desenvolvimento

20 Página: 20 Digitando o número da guia gerada, clicar em Avançar, e aparecerão novos campos da guia selecionada para serem preenchidos (campos obrigatórios conforme norma da ANS), conforme a Figura 20.

21 Página: 21 CONSULTA 1. Informar o tipo de doença (se souber); 2. Informar o Tempo da Doença (se souber); 3. Informar a Indicação do acidente (se souber); 4. Informar o CID que resultou o atendimento desta guia: i. Digitar ou pesquisar o CID na opção Código; ii. Informar se é o CID Principal ou não; iii. Classificar o CID, conforme norma da ANS, para saber como classificar, verificar documentações no site da ANS ou solicitar ajuda a Santa Casa Saúde. iv. Clicar em Incluir v. Se houver mais de um CID, efetuar o mesmo processo descrito acima, porém o mesmo não poderá ser o principal novamente. 5. Informar a Data de Atendimento da consulta 6. Informar o Tipo da Consulta realizada 7. Informar Tipo de Saída que resultou o atendimento da guia, seguindo as opções disponibilizadas pela ANS no padrão TISS. 8. Confirmar se os procedimentos digitados na guia foram todos efetuados ou ficou algo sem executar. OBS. Quando se confirma a guia, o WebGuias oferece a opção de alterar a quantidade de procedimentos colocados na guia para diminuir as quantidades solicitadas, mas nunca maior que o solicitado. 9. Confirmar os dados descritos acima. TODOS OS DADOS OBRIGATÓRIOS PELO PADRÃO TISS DA ANS, APARECERÃO EM AZUL. Aparecerá uma mensagem no final do processo, confirmando os dados, figura 21, Clique em OK. Figura 21

22 Página: 22 CONSULTA REFERENCIADA ou SP/SADT 1. Mesmos campos da Guia de Consulta mencionada acima, de 1 a Informar o caráter da solicitação da guia, seguindo as opções disponibilizadas pela ANS no padrão TISS. 3. Descrever a Indicação Clínica do atendimento realizado. 1 - Sem confirmação não há como efetivar a guia para pagamento pelo setor de Contas Médicas da Santa Casa Saúde TODA GUIA EMITIDA DEVE TER SUA CONFIRMAÇÃO PREENCHIDA. 2 - Não se pode alterar uma guia emitida nem confirmada. Por exemplo: Desistência, Paciente não passa bem durante o procedimento, etc. A Operadora orienta apenas para que SEMPRE confirme a Guia gerada depois da saída do paciente do procedimento. Sobre como deverá operacionalmente ocorrer tal confirmação, fica a cargo de cada prestador. 6. Guias geradas incorretamente Ao criar uma guia, é possível que o procedimento ou alguma informação esteja incorreto. Ou mesmo que o paciente desistiu do procedimento (Como mencionado acima no quadro de observações). Enquanto a guia não for confirmada não há prejuízo ao processo. Porém, deve-se criar outra na forma correta, confirmar normalmente e informar, ao final do período, o nosso departamento de Contas Médicas para excluir do sistema a guia incorreta. Porém se confirmar uma guia errada deve-se entrar em contato urgente com o depto de Contas Médicas. 7. Relação de guias emitidas WEB Esta opção permite que o credenciado/recepcionista tenha um controle de quais guias foram emitidas para a Santa Casa Saúde, podendo controlar os recebimentos dos procedimentos realizados. A Figura 20 descreve como é a solicitação do relatório:

23 Página: 23 Figura 22 Nesta tela, basta selecionar: Credenciado; Especialidade; Data de Emissão Inicial e Final Se desejar obter os procedimentos emitidos ou somente o número das guias? Clicar em Avançar, após seleção de todos os itens, figura 23.

24 Página: 24 Figura 23 Caso necessário, com botão direito do mouse, escolha a opção Imprimir... para obter a cópia impressa da tela com as informações do atendimento Utilize a impressora em formato paisagem. 8. Relação Guias CID WEB Nesta opção existe um relatório para o credenciado/recepcionista, que lista por CID o que foi emitido em determinado procedimento.

25 Página: 25 Figura 24 Selecionar Credenciado solicitado; Especialidade; Procedimento; Período Inicial e Final; Com ou sem procedimentos? Qual ordem será impresso: Digitação do CID ou código da Guia? Clicar em Avançar, Figura 24.

26 Página: 26 Figura 25 Caso necessário, com botão direito do mouse, escolha a opção Imprimir... para obter a cópia impressa da tela com as informações do atendimento. Veja a Figura Relação de Guias Confirmadas Nesta opção existe um relatório para o credenciado/recepcionista que lista a Relação de guias confirmadas e/ou não confirmadas.

27 Página: 27 Figura 26 Filtros possíveis para o relatório: Selecionar Credenciado Solicitado; Permite selecionar qual o credenciado deseja listar as guias emitidas. Especialidade; Permite selecionar apenas guias de uma determinada especialidade. Procedimento; Permite selecionar guias que possuem um determinado procedimento (dentro dos procedimentos permitidos ao credenciado selecionado). Tipo de período para busca dos dados; Permite selecionar qual a data a ser pesquisada para busca dos dados do relatório, podendo ser:

28 Página: 28 ( ) Data de Emissão da Guia. ( ) Data de Confirmação da guia feita pelo credenciado. Período Inicial e Final; Especificação da data inicial e final do período a ser listado. Origem; Permite selecionar qual a origem da guia, podendo ser: ( ) Somente guias via WEB, ou seja, guias que foram autorizadas pelo Web Guias. ( ) Somente pré- emitidas no convênio, ou seja, somente as guias que foram emitidas no convênio através do sistema do convênio. ( ) Ambas. Status Confirmação; Permite selecionar: ( ) Somente confirmadas, ou seja, listar apenas as guias que já foram confirmadas pelo credenciado. ( ) Somente não confirmadas, ou seja, listar apenas as guias que ainda não foram confirmadas. ( ) Confirmadas e não confirmadas, ou seja, listar todas as guias independente de terem sido confirmadas ou não. Tipo de relatório (layout); Permite selecionar dois tipos de layout para o relatório, sendo: ( ) Analítico, ou seja, listará as guias e todos seus procedimentos. ( ) Sintético, ou seja, listará apenas as guias, não apresentando os procedimentos existentes em cada guia. Status CID; Permite selecionar guias de acordo com a situação do CID na guia, ou seja: ( ) Com CID preenchido. ( ) Sem CID preenchido. ( ) Com ou sem CID preenchido. Ordem; Permite definir a ordem de apresentação dos dados do relatório, podendo ser: ( ) Nome do conveniado, ou seja, faz uma ordem alfabética. ( ) Código da guia.

29 Página: 29 Clicar em Avançar, Figura 26. O sistema irá abrir o relatório no formato PDF * (Figura 27) onde o mesmo poderá ser: Impresso; Salvo; Ampliado para visualização na própria tela; * Para visualização do relatório é necessário ter instalado o aplicativo. Download do aplicativo no site abaixo: Figura Troca de usuário SEMPRE que o credenciado/recepcionista for se ausentar, sair, etc. Deve-se clicar em Troca de Usuário, assim ele estará contribuindo para a segurança das informações inseridas no WebGuias, já que todas as informações são registradas juntamente com o nome do usuário que está trabalhando no sistema.

30 Página: 30 OBS.: Sempre que o credenciado/recepcionista ficar por mais de 1 minuto sem efetuar nenhuma operação no WebGuias, o sistema será bloqueado, e o credenciado/recepcionista terá que entrar novamente com o usuário e senha s e telefones de contato: Ambulatório (12) Credenciamento (12)

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