Manual de utilização do Relatório de Viagens

Transcrição

1 Manual de utilização do Relatório de Viagens Os Módulos do Sistema de Relatório de Viagens foram criados tendo com base a Regulamentação de Viagem da MGS - Minas Gerais Administração e Serviços S/A (RG/AD/02/10ª). É aconselhável utilizar o navegador Internet Explorer ou o Navegador Chrome, pois, conseguem utilizar o Java correto nos módulos. O navegador Mozilla não é aconselhado para ser utilizado, pois, não consegue utilizar o Java correto, retornando uma mensagem de erro, dizendo que não encontrou o plug-in correto e mesmo instalando o plug-in indicado o sistema não funciona. Ao entrar no Site da MGS o usuário deverá clicar na área Cliente Ao Clicar no Link Área Cliente, aparecerá a seguinte tela: Campo Login deverá ser preenchido com o CPF do usuário Cadastrado e sua senha pessoal. Após entrar com Login e Senha, o usuário entrará na sessão de Diárias de Viagem, na qual poderá Gerar solicitações de Viagem, Aprovar e Gerar prestação de Contas. 1

2 Nesta Tela, temos as seguintes Opções: Alterar Senha: Opção para trocar a senha de acesso atual por uma nova; Registrar Diárias: Módulo para gerar a Solicitação de viagens; Aprovar Diárias: Módulo para aprovar as solicitações de viagens; Registrar Prestação de Contas: Módulo para fazer a prestação de contas da viagem efetuada; OBS: Estes 3 últimos itens serão detalhados mais adiante. Ao Clicar em um dos itens, aparecerá a seguinte mensagem: Clicar na Opção EXECUTAR Marque esta opção para não aparecer novamente 2

3 Em seguida, aparecendo esta tela clique no botão Não. Clicar na Opção NÃO 3

4 Módulo Registrar Diárias Neste módulo serão geradas as solicitações de viagens dos empregados da MGS pelos Centros de Custo. IMPORTANTE: O módulo filtra os registros por Centros de Custo que estão cadastrados na senha do usuário, ou seja, somente serão visualizados os registros dos empregados dos Centros de Custo em que o usuário estiver previamente cadastrado. Os campos na cor verde são somente para consulta, não podendo ser feita nenhuma alteração de dados. Os campos em branco serão preenchidos e/ou alterados pelo usuário. Na parte Superior da tela, existe uma barra de ferramentas para auxiliar na geração / alteração do registro. Barra de Ferramentas Botão para sair do módulo; Botão para Gravar alterações realizadas no módulo; Botão para limpar os campos do módulo (desabilitado para este módulo); Botão para Inserir um NOVO Registro (desabilitado para este módulo); 4

5 Botão para EXCLUIR um Registro Existente (desabilitado para este módulo). Botão que some com o registro Temporariamente (desabilitado para este módulo); Botão que abre o modo de Consulta dos Registros; Botão que Executa o modo de Consulta desejado; Botões de Navegação dos registros no módulo. ( Primeiro Registro, Registro Anterior, Próximo Registro e último Registro respectivamente); Ao Abrir o módulo, este sempre entrará em modo de consulta, ou seja, modo para pesquisar um registro já inserido. Clicando no botão de executar Consulta ( ) aparecerá o último registro inserido no módulo. O Rodapé dos módulos sempre disponibiliza mensagens referentes a ações efetuadas. Inserindo Novo Registro de diária Informar a matrícula do empregado da MGS Clicar neste botão e selecionar o centro de custo para o funcionário Dados Bancários do funcionário para depósito da diária. Informar a Justificativa da Viagem Escolher em qual faixa o funcionário de encontra Cidades de destino da Viagem 4 Na Regulamentação, foi criado um enquadramento dos funcionários da Seguinte forma: Faixa I Empregados que exerçam Cargo técnico, Administrativo, Operacional e Motoristas. 5

6 Faixa II Coordenadores, Supervisores, Assistentes de Produção e de Comercialização, Secretárias de diretoria, Analistas de Tecnologia da Informação, de Organização e Métodos e de Sistemas, e Técnicos Jurídicos. Faixa III Gerentes, Assessores especiais, Auditor Chefe. O Campo matrícula, ao ser informado, verifica se já existem solicitações pendentes com esta matrícula que já ultrapassaram 5 dias úteis da data de retorno da viagem. Caso encontre, aparecerá uma mensagem no rodapé do módulo e não será permitida mais nenhuma inclusão de Solicitação para esta matrícula, até que todas as viagens pendentes sejam encerradas. O botão de Gerar Rota de Viagem abre uma tela para inserção da rota de viagem. Esta tela tem a função de calcular o valor das diárias por rota, conforme informações cadastradas nos campos. O item Hotel Conveniado foi desenvolvido para alguns clientes que possuem convênio com o hotel e não precisam gerar gastos com diária e alimentação do funcionário. O cadastramento será dos outros itens de despesas. Cidade em que o Funcionário está saindo de viagem. Tipo da Localidade de Destino Barra de Ferramentas Data e horário de Saída da Cidade Origem Cidade Destino da próxima parada. Data e horário do final da permanência na cidade Destino. Tipo do transporte utilizado na viagem. Fechar a tela Placa do veículo utilizado. Obrigatório quando o transporte for Orgânico 6

7 O cadastramento dos dados desta tela consiste em informar a rota de viagem que será efetuada. Criar um registro constando as cidades de Origem e Destino com as horas de Saída e a da chagada do retorno quando a viagem for somente de um dia. Tendo pernoite será necessário informar os trechos onde houveram as pernoites, sendo cada um, um registro. Cidades em que o funcionário só passou, ou parou para abastecer ou alimentar, não tendo pernoite, não precisa ser inserida. DICA: A data e hora referentes à cidade Destino devem ser preenchidas informando até quando o funcionário ficou naquela cidade (horário em que o mesmo irá sair da cidade destino para outro trecho, e no caso de ser retorno, colocar a hora já de chegada, considerando o fim daquele trecho). É muito importante preencher estes campos (datas e horas) os mais corretos possíveis, pois é através deles que o sistema irá calcular o valor das diárias previstas. O valor das diárias é calculado por trechos (rotas). Ao clicar no botão Fechar ( ), o valor do tipo de despesa referente à Hospedagem e Alimentação será preenchido conforme calculado nas rotas. OBS: Conforme regulamentação, as viagens programadas que não respeitarem os 3 dias de antecedência, poderão ser pagas em trânsito ou após retorno do funcionário. 1 A regulamentação divide as localidades em: Capitais, Municípios Especiais e Demais Municípios, sendo assim o valor da diária varia de acordo com Local escolhido. 2 Existem 4 tipos de Transporte definidos pela regulamentação, são eles: Aéreo, Particular, Coletivo e Orgânico (Carro da Empresa). 3 Conforme a regulamentação, as diárias são fracionadas, ou seja, as horas informadas de saída e chegada da viagem também são calculadas no Valor: Períodos inferiores a 6 horas de viagem, não geram nenhum valor; Períodos entre 6 e 12 horas geram 35% do valor da diária de viagem; Períodos entre 12 e 24 horas geram 50% do valor da diária de viagem; Períodos com comprovação de Hospedagem ou acima de 24 horas geram diária integral; 7

8 Ao acrescentar o item desejado, clicar dentro do campo valor solicitado e digitar o seu valor pretendido, OBS: Para inserir uma nova despesa, clique no botão Incluir e selecione o ítem de despesa desejado. Por padrão será atribuído a este novo ítem o valor 0 cabendo ao usuário atribuir o valor da despesa corretamente. Não é permitido ao usuário alterar ou excluir o valor do ítem de despesa tipo 1 referente a Diária (Hospedagem e Alimentação). Após preenchimento dos campos, lembre-se de gravar os dados com o botão Gravar da barra de ferramentas ( ). Aparecerá um Status em Azul Pendência de Aprovação do Responsável, ou seja, esta solicitação de Viagem está pendente de aprovação de um responsável para concluir a solicitação através da tela de Aprovar diárias. As diária que ocasionalmente não for salva não poderá ser aprovada. OBS: Pela Regulamentação, só é permitida fazer 2 solicitações de viagem por vez, ou seja, só pode haver duas solicitações em aberto. Para criar uma terceira solicitação, a primeira deve ser encerrada e liberada pelo financeiro. ATENÇÃO: Para abrir uma segunda solicitação, a primeira não pode ultrapassar 5 dias úteis da data de retorno do funcionário. Período previsto na regulamentação para prestação de contas. Botão Cancelar: Cancela a Solicitação de Viagem. - Este Cancelamento pode ser por qualquer motivo, desde um cadastramento errado até uma desistência ou discordância da necessidade da mesma. Esta opção fica válida somente antes da aprovação do responsável, depois de confirmada a aprovação, este botão fica indisponível. Responsável. Botão Imprimir: Esta opção fica desabilitada até a aprovação da solicitação pelo OBS: No momento do preenchimento dos campos, ao preencher o campo enquadramento, é gerada uma despesa tipo 1 de Hospedagem/alimentação com um valor calculado conforme a Regulamentação. 8

9 Para cada situação no módulo de viagens, existe um Status para auxiliar o usuário. Ao gravar a solicitação de viagem, note que na parte inferior da tela aparecem em Azul, algumas mensagens como: Pendência de Aprovação do Responsável Indica que aquela solicitação está pendente de aprovação para que seja paga pelo Setor financeiro da MGS. Solicitação Aprovada Indica que a solicitação foi aprovada e que a ordem de pagamento foi enviada para o Setor Financeiro da MGS e será encaminhada para o Banco para pagamento das diárias calculadas. Solicitação CANCELADA Indica que a solicitação foi cancelada. Viagens já ocorridas e pagas pelo funcionário sem adiantamento. Podem ocorrer viagens em que o funcionário viajou sem adiantamento prévio, ou seja, alguma viagem urgente em que não foi possível solicitar o adiantamento das diárias a tempo e as despesas foram pagas por conta do funcionário. A mesma deve ser registrada para fim de Prestação de Contas e ressarcimento do funcionário da mesma forma que as demais solicitações. Porém, existem algumas particularidades no registro da solicitação. - Ao informar o período de viagem e este período for anterior ao cadastramento da solicitação, o sistema entenderá que já foi uma viagem executada e irá incluir, na gravação do registro, os valores da despesa de Hospedagem zerados. - Estas viagens precisam de aprovação (módulo que será explicado adiante) no sistema, mesmo entendendo que já foram autorizadas pela chefia imediata e executadas. - Na Prestação de Contas (módulo que será explicado adiante), será o momento em que o funcionário irá informar os gastos com a despesa ocorrida e que será ressarcido. Como foi dito anteriormente, os campos na cor verde são somente para auxiliar o usuário na identificação dos dados. Iremos comentar alguns campos para que o usuário tenha uma melhor visão e entendimento do módulo de Registro de viagens. Este Campo será preenchido no momento da gravação da solicitação com um valor seqüencial do sistema. É o número de Protocolo da viagem, será único. Estes campos armazenam as datas de gravação do registro. Retorna o nome do Funcionário da matrícula informada. 9

10 Mostra qual a atividade executada pelo funcionário. Mostra o nome da Unidade escolhida. Mostra o valor da Solicitação da Viagem. Mostra a Data em que a Solicitação foi Cancelada. Mostra o dia em que foi feita a Prestação de Contas da viagem. Mostra o Valor da Prestação de Contas. Este campo informa os dias previstos da duração da viagem. Mostra o valor da diária calculada. Mostra a quantidade de diárias calculadas inclusive com as frações das horas. Este campo em particular é importante para que o usuário entenda como funciona o cálculo das diárias. Exemplo: Um Município Especial com um funcionário Enquadrado na Faixa II tem uma diária de R$ 210,00. Um período de saída dia 01/04/2013 às 08:00 e chegada dia 04/04/2013 às 17:00, retornará no campo de Diária Prevista o Valor 3,35 que quer dizer que são 3 diárias e mais 35% (9 horas) de uma diária em função das horas. Cálculo: 3 X R$ 210,00 = R$ 630,00 + a fração de 35% de R$ 210,00 = R$ 73,50. Então, o valor da Hospedagem/Alimentação será de R$ 703,50. Resumo Para podermos inserir uma solicitação de viagem, é necessário estar em mãos, matrícula do funcionário, Centro de Custo pela qual o funcionário irá viajar, Cidades de destino, Justificativa e período da viagem. Saber o Tipo de Localidade, tipo de Transporte e enquadramento do funcionário. Após informar os dados necessários, clicar no botão GRAVAR ( Ferramentas. ) na barra de 10

11 Módulo Aprovar Diárias Este módulo somente é permitido para usuários responsáveis em aprovar as Solicitações de Viagens, normalmente cargos de chefias nos Centros de Custo. É um módulo sem nenhum preenchimento, todos os campos são verdes e o responsável pela aprovação só irá verificar os dados e clicar no botão Responsável para aprovar a viagem. Ao entrar no módulo, aparecerão as solicitações que precisam ser aprovadas, caso não exista nenhuma, aparecerá uma mensagem Nenhuma informação Cadastrada. Mensagem aparecerá quando não houver nenhuma solicitação para ser aprovada. Aparecendo as informações, o usuário responsável irá clicar no botão Responsável para aprovar a solicitação após conferi-la. Botão Cancelar: Cancela a solicitação de viagem antes de ser aprovada. OBS: A Solicitação não poderá ser cancelada após o aprovador clicar no botão de Responsável. Botão Histórico mostra quais as viagens já realizadas do funcionário que está na aprovação corrente. Tem a função de informar os valores que o funcionário já recebeu para um controle maior controle do aprovador. 11

12 Registrar Prestação de Contas Este Módulo é destinado a Prestar contas da Viagem realizada. A tela aparecerá em modo de Consulta para informar o Código (número do Protocolo que foi gerado na Solicitação de Diárias). Caso o usuário não saiba o código, poderá informar o número da matrícula e clicar no botão executar Pesquisa ( ). OBS: Para fazer uma pesquisa através da matrícula do funcionário, digite 9 zeros antes da matrícula desejada. EX: para pesquisar a matrícula digite: e clique no botão de pesquisa ( ). A Pesquisa retorna sempre a viagem mais recente, do maior para o menor número do Código. O preenchimento dos dados é muito simples, porém, existem procedimentos a serem seguidos: 1 Devem-se preencher os campos de Valor Utilizado e Valor Comprovado. Havendo outros tipos de despesa, estas também devem ser preenchidas. Campos de valores numéricos, para colocar decimais tem que ser com ponto (.) e não com vírgula (,). As outras despesas, quando solicitadas, o valor utilizado e o comprovado devem ser o mesmo valor das notas de comprovação, pois o restante terá que ser devolvido ou caso tenha gastos a mais do que o solicitado, o funcionário será ressarcido. 12

13 Iremos detalhar somente os campos brancos, por serem de preenchimento do usuário. Os outros (Campos Verdes) são somente de consulta. Outros campos de despesas, o valor utilizado tem que ser igual ao valor comprovado com notas. Independente do valor aprovado. Valor utilizado igual ao Valor aprovado. OBS: Campos de valores numéricos, para colocar decimais tem que ser com ponto (.) e não com vírgula (,). Neste Campo, temos algumas particularidades. Na Primeira linha que aparece o Tipo da despesa, referente à Hospedagem/alimentação, o valor informado será o mesmo que foi calculado na Solicitação de Viagem, independente do valor informado no campo de Valor comprovado. Outros itens como as linhas tipo 8 e 4, o valor utilizado será igual ao valor comprovado, pois a diferença será cobrada ou restituída ao funcionário. O campo de Valor comprovado referente à hospedagem, (somente informar o valor da Nota de Hospedagem), nos outros campos de despesas, informar os gastos que possuem notas de comprovação. OBS: Lembramos que o valor da diária é devido ao funcionário, não sendo cobrada diferença alguma baseada na informação do campo de Valor comprovado. Porém, pela regulamentação, diárias que não possuírem comprovantes de hospedagem, o funcionário terá direito somente a 50% do valor da diária. Devendo restituir os outros 50% à empresa. Botões: Após preenchimento dos campos, clicar no botão confirmar ou no botão GRAVAR ( ) para gravar alterações no registro. Após preenchimento e gravação do acerto da viagem, é possível imprimir o relatório de viagem. Botão que abre uma janela para poder informar qualquer tipo de acontecimento e/ou alterações nas viagens, imprevistos, tanto de datas, quanto horário e rotas. 13

14 Este botão é para cancelar a viagem que por algum motivo foi solicitada, aprovada, mas não foi efetuada. O procedimento será deixar todos os campos de Valores em branco e clicar neste botão. O sistema entenderá que não houve viagem e o funcionário terá que devolver o valor integral solicitado. Este botão de imprimir boleto é para os casos em que por algum motivo, valor total da viagem foi menor do que o valor solicitado, será necessário imprimi um boleto com o valor a devolver. Este botão só é habilitado quando o acerto de viagem gerar um valor negativo (Valor a ser devolvido pelo Funcionário). OBS: Em alguns casos, o navegador bloqueia a tela gerada do Boleto. Vá à opção Ferramentas do seu navegador e desabilite a opção Bloqueador de Pop-ups. Viagem. Abrirá uma janela na qual o usuário informará dados do roteiro da 2 Após o preenchimento clicar no botão ( ) que será detalhado adiante. Cidade em que o Funcionário está saindo de viagem. Tipo da Localidade de Destino Detalhe da Janela de Prestação de Contas. Barra de Ferramentas Data e horário de Saída da Cidade Origem Tem que informar se houve comprovação de Hospedagem no Trecho. Cidade Destino da próxima parada. Data e horário da permanência na cidade Destino. Tipo do transporte utilizado na viagem. Fechar a tela Placa do veículo utilizado. Obrigatório quando o transporte for Orgânico Considerações: O horário tem que ser digitado com dois ponto (:) ou preencher com quatro dígitos e após <Enter> ou <TAB>, os dois pontos serão incluídos. O mesmo ocorre para o campo Data. EX: torna-se 02/02/

15 Lembre-se também, que antes de entrar nesta tela, os campos de Valor Utilizado e Valor comprovado (QUANDO EXISTIR COMPROVANTE DE HOSPEDAGEM) devem ser preenchidos antes, pois preenchendo os campos da tela de prestação de contas, ao fechar esta tela, o sistema verifica os dias de viagem e verifica se existem comprovantes de hospedagem. Em caso negativo o sistema automaticamente recalcula os valores de diária colocando somente 50% em cada diária. Para cada trecho efetuado na viagem, será criado um registro. Os campos de data e hora da cidade Destino sendo que o trecho é considerado bate e volta, devem ser preenchidos com a hora final da viagem, incluindo já a hora do retorno. Exemplo 1: Viagem de Cidade Origem para Cidade Destino sendo no mesmo dia, Fazer o trecho considerando que a data final deste trecho é o horário de retorno à cidade Origem. Exemplo 2: Viagem com mais de uma cidade, será inserido o trecho no qual o funcionário irá pernoitar, cidades que o mesmo só passou ou parou para temporariamente não precisam ser registradas (Os registros são para marcar os locais de pernoite.) e na última cidade antes do retorno, incluir as horas de deslocamento até a cidade de origem. Deve-se inserir um registro de Origem para Destino, sendo considerado um trecho. Ao Clicar no botão Fechar, a janela será fechada e, baseado nas informações desta tela, o sistema recalculará as diárias, podendo aparecer uma mensagem de alerta de divergências nos valores da diária. Após isso, é só clicar no botão GRAVAR ( ) na Barra de Ferramentas. 15

16 OBS: Esta mensagem não bloqueia a prestação de Contas, ela somente dá um alerta de que o valor recalculado está diferente do valor informado no Campo Valor Utilizado e que poderá, no momento de Conferência pelo Setor Financeiro da MGS, gerar devolução de diária disponibilizada irregularmente. Na Descrição de Despesa, que aparece DIÁRIA (HOSPEDAGEM E ALIMENTAÇÃO), se o campo de Valor Comprovado ficar em branco e o período da viagem for superior a 1 dia, aparecerá uma mensagem no rodapé do módulo dizendo que a diária será de 50%, e trará o valor correspondente. Para cada situação no módulo de viagens, existe um Status para auxiliar o usuário. Ao abrir o módulo e pesquisar a viagem desejada, note que na parte inferior da tela aparece em Azul, algumas mensagens como: Pendência de Prestação de contas Indica que aquele código pesquisado está pendente de prestação de contas do usuário. Pendência do Conferente Indica que a prestação de contas foi efetuada e que agora, com os comprovantes enviados para o setor financeiro da MGS ( diariasdeviagem@mgs.srv.br), esta viagem está pendente de conferência do nosso setor Financeiro na MGS. Pendência do Diretor Indica que a viagem já passou pelo conferente do nosso Financeiro e agora precisa ser aprovada pelo nosso diretor responsável. Se houver casos de ressarcimento, a ordem de pagamento é enviada ao banco neste momento. Acerto Liberado Indica que a viagem já foi conferida e liberada, terminando o ciclo da viagem. 16

17 Resumo Para inserirmos uma prestação de Contas, temos que ter em mãos as Notas de comprovação, número da placa do carro, datas e horários das rotas. Lembrar de preencher primeiramente os campos de valores das despesas, valores dos comprovantes e depois, no Botão de Prestação de contas, preencher os dados tendo o cuidado de gravar todas as rotas da viagem para recálculo das mesmas. Após entrar com os dados necessários, clicar no botão GRAVAR ( Ferramentas. ) na barra de 17