Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP. Operacionalização - Solicitação de Viagem

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1 Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP FAQ Perguntas e Respostas Freqüentes Operacionalização - Solicitação de Viagem 1 - Quais as exigências legais para cadastramento de uma solicitação de viagem internacional? 2 - Como consultar a situação de uma PCDP? 3 Quais os procedimentos para fazer prorrogação e/ou complementação de uma PCDP? 4 Como corrigir uma PCDP já encerrada? 5 Como visualizar uma PCDP que não está aparecendo na execução financeira? 6 Qual o procedimento para a mensagem: "NÃO FOI POSSÍVEL LOCALIZAR O SERVIDOR. EXISTE OCORRÊNCIA DE AFASTAMENTO NÃO PARALELA COM A VIAGEM" e/ou mensagem: "ATENÇÃO EXISTE OCORRÊNCIA DE AFASTAMENTO NÃO PARALELA COM A VIAGEM", recebida pelo sistema no momento de cadastrar ou prorrogar uma viagem? 7 Como reativar uma PCDP já cancelada? 8 Como proceder quando o proposto já viajou sem PCDP e ainda não prestou contas da viagem? 9 - Como corrigir uma PCDP, erroneamente não aprovada? 10 - Qual o procedimento para a Mensagem: "TETO INSUFICIENTE", recebida pelo sistema quando tento cadastrar uma viagem?

2 11 Como proceder quando ao cadastrar uma viagem, os campos Projeto / Atividade e Empenho na opção "recursos de viagem para diárias e passagens" aparecem em branco? 12 - Qual o procedimento para a Mensagem: "CÓDIGO INCORRETO SIAPE E SIORG", quando tento cadastrar uma viagem com o tipo de proposto "convidado"? 13 Como consultar o Órgão do solicitante da PCDP? 14 Qual o procedimento para a mensagem: AV (0001) FAVOR PREENCHER EMITENTE DOC. ORIGEM, quando tento cadastrar uma viagem de estrangeiro vindo ao Brasil? 15 Por que é obrigatório o preenchimento do campo "MEIO DE TRANSPORTE", no momento do cadastramento de uma PCDP, somente de DIÁRIAS? 16 - Qual o procedimento para a mensagem recebida pelo sistema: "DOMICILIO BANCÁRIO DO CREDOR INEXISTENTE", quando efetuo execução financeira de uma PCDP? 17 Qual o procedimento para cancelar execução financeira de uma viagem "não realizada"? 18 Qual orientação para realizar prestação de contas de uma viagem, da qual perdeu-se o bilhete de viagem? 19 Qual o procedimento para a prestação de contas da PCDP de um "proposto" que retornou de viagem antes da data prevista? 20 Quais as orientações para executar reembolso e restituição no módulo prestação de conta? 21 Quem está autorizado a alterar Teto Orçamentário no SCDP?

3 22 Quais são os procedimentos para cadastrar Teto Orçamentário? 23 - Qual o procedimento para a mensagem recebida pelo sistema: "NÃO HÁ UG RESPONSÁVEL POR TETO ORÇAMENTÁRIO ASSOCIADO AO ÓRGÃO DE EXERCÍCIO DESTE USUÁRIO", quando tento cadastrar um Teto Orçamentário? 24 Quais os procedimentos para cadastrar Empenho no SCDP? 25 Quais os procedimentos de cadastramento e habilitação de Agências de Viagem? 26 Quais os procedimentos de devolução de uma PCDP que se encontra na Agência de Viagem, para realizar alteração na reserva? 27 - Quais os procedimentos para a mensagem recebida pelo sistema: "DATA DA VIAGEM ESTÁ DIFERENTE DA DATA DA RESERVA", quando tenta realizar a prestação de contas? 28 Qual o procedimento quando após a aprovação da prestação de contas pelo proponente, o nome do proposto não consta no menu "CONSULTA" > "SITUAÇÃO DA SOLICITAÇÃO"?

4 1 - Quais as exigências legais para cadastramento de uma solicitação de viagem internacional? Deverá fazer as seguintes indicações: COM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO Servidor seja da Administração Pública Federal, de outro Poder ou Esfera Administrativa (Estado ou Município): Ato do Presidente da República nomeando ou designando para compor comitiva ou delegação brasileira. Colaborador Eventual: Se o Proposto não tiver vínculo com a Administração Pública Federal, O Órgão promoverá junto à Presidência a publicação no Diário Oficial da União com a nomeação/designação para o Proposto viajar ao exterior. SEM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO Servidores da Administração Pública Federal, de outro Poder ou Esfera Administrativa (Estado ou Município). COM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO, escolher o tipo de missão: Permanente, Transitória ou Eventual. SEM NOMEAÇÃO/DESIGNAÇÃO, indicar que a missão é eventual e, em seguida, escolher o tipo da viagem: Com Ônus, o proposto receberá Diárias, Passagem e Salário. Com Ônus Limitado, o proposto receberá apenas o Salário. Sem Ônus, o Proposto não receberá Diárias, Passagem e Salário. Escolher a Natureza da Viagem : Permanente: O Proposto irá permanecer no exterior. Transitória: O Proposto estará provisoriamente no País de Destino, ver LEI N o 5.809, DE 10 DE OUTUBRO DE Eventual: O Proposto eventualmente irá para uma missão internacional e ao término irá voltar ao seu País. Escolher o Tipo da Solicitação conforme explicado no Enquadramento. Escolher a Classe de Diária, acesse o link [Sobre as classes de diárias] para escolher a classe em que o Cargo do Proposto se enquadra, ver DECRETO N o , DE 18 DE JANEIRO DE Para finalizar o cadastramento de uma Proposta de Viagem Internacional, escolher a Opção de Moeda, Motivo da Viagem, preencher as justificativas e

5 escolher os Empenhos. Se necessário acessar Anexos para anexar um documento, clicar em Salvar. E clique em Encaminhar. Importante: a funcionalidade Calcular somente poderá ser realizada, na Reserva de Passagem, após informados os horários dos vôos para que o Sistema possa efetuar o cálculo. A função de salvar poderá ser acionada sempre que se desejar.

6 2 - Como consultar a situação de uma PCDP? Acessar o SCDP, menu "Consultas", clicar em "Situação da Solicitação", digitar o Número da PCDP ou selecionar o nome do proposto e clicar OK. Abrirá uma tela com o nome do proposto. Clicar em: "Clique aqui para verificar o status da viagem". A situação da PCDP estará na caixinha verde. 3 Quais os procedimentos para fazer prorrogação e/ou complementação de uma PCDP? A Prorrogação e/ou Complementação só é permitida nas seguintes situações: A Viagem deverá estar em curso; Antes de responder o campo "A viagem foi realizada?" Sim ou Não, no módulo Prestação de Contas; Quando o usuário colocar-se no Órgão de Exercício do Solicitante para visualizar a PCDP. Se a PCDP contemplar uma das situações acima, então deverá seguir o procedimento abaixo: Acessar o módulo Solicitação > Viagem > Prorrogação ou Complemento, fazer as alterações necessárias e encaminhar PCDP 4 Como corrigir uma PCDP já encerrada? Acessar o módulo Prestação de Conta > Ajustar PCDP, fazer as alterações necessárias e encaminhar a PCDP. 5 Como visualizar uma PCDP que não está aparecendo na execução financeira? Uma das alternativas é que a PCDP deverá estar no mesmo Órgão de Exercício do solicitante.

7 Acessar SCDP > Módulo Ajuda > Alterar Órgão Exercício. 6 Qual o procedimento para a mensagem: "NÃO FOI POSSÍVEL LOCALIZAR O SERVIDOR. EXISTE OCORRÊNCIA DE AFASTAMENTO NÃO PARALELA COM A VIAGEM" e/ou mensagem: "ATENÇÃO EXISTE OCORRÊNCIA DE AFASTAMENTO NÃO PARALELA COM A VIAGEM", recebida pelo sistema no momento de cadastrar ou prorrogar uma viagem? Verificar com a área de RECURSOS HUMANOS da sua Unidade se o servidor que irá viajar está com algum registro de afastamento no sistema SIAPE, exemplo férias, licenças e etc. Caso o proposto contempla a situação acima é necessário interromper o seu afastamento no sistema SIAPE para que seja registrada a solicitação de viagem no SCDP. Observação: o SCDP está sendo modificado para contemplar uma solução mais adequada para esta situação. 7 Como reativar uma PCDP já cancelada? Não é possível reativar PCDP já cancelada. O solicitante terá que criar uma nova PCDP. 8 Como proceder quando o proposto já viajou sem PCDP e ainda não prestou contas da viagem? Deverá ser criada uma PCDP e realizada a Prestação de Contas pelo SCDP. 9 - Como corrigir uma PCDP, erroneamente não aprovada? As PCDPs, erroneamente não aprovadas, NÃO SERÃO EXCLUÍDAS DO SISTEMA. Elas ficam no histórico com status de "NÃO APROVADA". No entanto, o solicitante deverá criar uma nova PCDP, pois a anterior não pode ser reativada.

8 10 - Qual o procedimento para a Mensagem: "TETO INSUFICIENTE", recebida pelo sistema quando tento cadastrar uma viagem? Acessar o SCDP > Módulo CONSULTA > LIMITES DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS. Verificar o Saldo do Recurso Orçamentário. Se for constatada a insuficiência de recursos orçamentários para o teto, dever-se-á promover, se possível, o acréscimo de valor no teto disponibilizado para o SCDP. 11 Como proceder quando ao cadastrar uma viagem, os campos Projeto / Atividade e Empenho na opção "recursos de viagem para diárias e passagens" aparecem em branco? Solicitar ao COORDENADOR ORÇAMENTÁRIO que alimente as TABELAS DE TETO ORÇAMENTÁRIOS e EMPENHO; Em seguida, estará disponível na tela de "CADASTRA VIAGEM", os respectivos recursos para DIÁRIAS E PASSAGENS Qual o procedimento para a Mensagem: "CÓDIGO INCORRETO SIAPE E SIORG", quando tento cadastrar uma viagem com o tipo de proposto "convidado"? Acessar SCDP > Módulo TABELA > ÓRGÃO > CADASTRA ÓRGÃO. Clicar no NOME DO ÓRGÃO para verificar se os códigos SIORG e SIAPE estão corretos; e Caso algum deles esteja incorreto, proceder a alteração através do SCDP > Módulo TABELA > ÓRGÃO > CADASTRA ÓRGÃO, clicando no botão ALTERAR. 13 Como consultar o Órgão do solicitante da PCDP? Deve acessar o SCDP > Módulo CONSULTA > SITUAÇÃO DA SOLICITAÇÃO, selecionar e copiar o NOME DO SOLICITANTE; Depois acessar o SCDP> Módulo GESTÃO > CADASTRA USUÁRIO. Colar o NOME DO SOLICITANTE no campo DIGITE PARTE DO NOME e clicar no botão PESQUISA; Após esse procedimento aparecerá o nome de todos os solicitantes; Escolher o Nome do Solicitante que deseja consultar e Clicar no NOME COMPLETO para encontrar o ÓRGÃO DO SOLICITANTE.

9 14 - Qual o procedimento para a Mensagem: "AV (0001) FAVOR PREENCHER EMITENTE DOC. ORIGEM", quando tenta cadastrar uma viagem de estrangeiro vindo ao BRASIL? Isso ocorre porque deveria ser criada uma INSCRIÇÃO GENÉRICA NO SIAFI para identificar o usuário estrangeiro, funcionalidade que no momento não está integrada. Desta forma, deverão ser GERADOS AV e OB diretamente no SIAFI e informados na PCDP. 15 Por que é obrigatório o preenchimento do campo "MEIO DE TRANSPORTE", no momento do cadastramento de uma PCDP, somente de DIÁRIAS? O sistema SCDP solicita a escolha do meio de transporte somente como INFORMATIVO. A Agência de Viagem não irá receber a solicitação de Emissão de bilhete para aquele trecho Qual o procedimento para a mensagem recebida pelo sistema: "DOMICÍLIO BANCÁRIO DO CREDOR INEXISTENTE", quando efetuo execução financeira de uma PCDP? Verificar no SCDP > Módulo TABELAS > PROPOSTO-SERVIDOR se os dados de "Domicílio Bancário" estão preenchidos corretamente. Lembrando que não podem conter traços ou pontos; Após o procedimento acima, verificar se os dados estão corretos no sistema SIAFI; e Em seguida, solicitar ao GESTOR SETORIAL DO ÓRGÃO a orientar ao proposto que atualize seus dados cadastrais também no sistema SIAPE, campo Domicilio Bancário que é a origem do cadastro do usuário. 17 Qual o procedimento para cancelar execução financeira de uma viagem "não realizada"? O Cancelamento só é permitido na seguinte situação:

10 Antes de responder o campo "A viagem foi realizada?" Sim ou Não, no módulo Prestação de Conta. Se a PCDP contemplar a situação acima, ou seja, ainda não foi confirmada a viagem na Prestação de Contas, seguir o procedimento abaixo para Cancelamento da PCDP. 1. Cancelar AV e OB diretamente no SIAFI, enquanto não estiver disponível no SCDP. 2. Após efetivar o cancelamento da AV e OB, registrar o cancelamento da PCDP no SCDP, através do módulo Execução Financeira > Cancela Execução Financeira. 3. Fazer as alterações necessárias e encaminhar PCDP. 18 Qual orientação para realizar prestação de contas de uma viagem, da qual perdeu-se o bilhete de viagem? Deve-se solicitar à companhia aérea a 2ª VIA do Cartão de Embarque, documento que de fato compõe o processo de prestação de contas. 19 Qual o procedimento para a prestação de contas da PCDP de um "proposto" que retornou de viagem antes da data prevista? Acessar o SCDP > Módulo PRESTAÇÃO DE CONTA > campo "TRECHO"; Corrigir a DATA DO FIM da Permanência do penúltimo trecho. Automaticamente o sistema ALTERA a DATA INICIO da Permanência do último trecho; Clicar no botão SALVAR; e Clicar no botão ENCAMINHAR. 20 Quais as orientações para executar reembolso e restituição no módulo prestação de contas? As orientações encontram-se no SCDP > Módulo PRESTAÇÃO DE CONTAS, onde pode ser visto que: RESTITUIÇÃO refere-se a pagamento de gastos com PASSAGENS.

11 OBSERVAÇÃO: devem ser PAGOS FORA DO SISTEMA, por enquanto, considerando a natureza da despesa, lançar o valor no sistema apenas para informação. REEMBOLSO refere-se aos gastos com DIÁRIAS. OBSERVAÇÃO: ao informar o valor no campo REEMBOLSO e clicar em ATUALIZAR, as diárias serão PAGAS PELO SISTEMA. 21 Quem está autorizado a alterar Teto Orçamentário no SCDP? O COORDENADOR ORÇAMENTÁRIO é o responsável por alterar o Teto Orçamentário. O Coordenador Financeiro também poderá alterar o teto orçamentário, se tiver este perfil também. 22 Quais são os procedimentos para cadastrar Teto Orçamentário? Acessar o SCDP > Módulo TABELAS > CADASTRA TETO ORÇAMENTÁRIOS; Selecionar a(s) UG(s) responsável(is) para visualizar seus dados de Teto Orçamentário; Clicar na UG que deverá ser alterada; Realizar as ALTERAÇÕES; e Clicar no botão ALTERAR Qual o procedimento para a mensagem recebida pelo sistema: "NÃO HÁ UG RESPONSÁVEL POR TETO ORÇAMENTÁRIO ASSOCIADO AO ÓRGÃO DE EXERCÍCIO DESTE USUÁRIO", quando tento cadastrar um Teto Orçamentário? Cadastrar e alterar o Órgão de Exercício no seu cadastro de usuário e depois alterar o Limite do Teto Orçamentário. 24 Quais os procedimentos para cadastrar Empenho no SCDP? Acessar o SCDP > Módulo TABELAS > CADASTRA EMPENHO; Clicar no botão NOVO;

12 Preencher os campos "EMPENHOS", "UG EMITENTE", "GESTÃO", "ANO", "NÚMERO DO EMPENHO", "DESCRIÇÃO DO EMPENHO"; e Clicar no botão INCLUIR. OBSERVAÇÃO: O empenho poderá ser desativado e/ou reativado. Dever-se-á ter o máximo cuidado ao se preencher a descrição do empenho. Devese apresentar uma redação que seja bastante clara por si mesma, para facilitar sua identificação e correta compreensão. 25 Quais os procedimentos de cadastramento e habilitação de Agências de Viagem? O CADASTRAMENTO e HABILITAÇÃO de Agências de Viagem deverão ser feitos pelo GESTOR SETORIAL; Acessar o SCDP > Módulo TABELAS > AGÊNCIAS DE VIAGEM > CADASTRA AGÊNCIAS DE VIAGEM; Selecionar UF e CIDADE; Clicar no botão NOVO; Preencher os campos APRESENTADOS; e Clicar no botão INCLUIR. 26 Quais os procedimentos de devolução de uma PCDP que se encontra na Agência de Viagem, para realizar alteração na reserva? Contatar a Agência de Viagem; Solicitar que a Agência acesse o sítio: Selecionar a PCDP; Clicar no botão REJEITAR SOLICITAÇÃO, para que a PCDP volte ao SOLICITANTE; e A solicitante realizará NOVA RESERVA, encaminhará para APROVAÇÃO e enviará novamente para AGÊNCIA DE VIAGEM Quais os procedimentos para a mensagem recebida pelo sistema: "DATA DA VIAGEM ESTÁ DIFERENTE DA DATA DA RESERVA", quando tento realizar a prestação de contas?

13 A mensagem está sendo emitida porque a data da viagem foi alterada. Se a data do roteiro foi alterada, será necessário alterar também a data da reserva na PCDP. 28 Qual o procedimento quando após a aprovação da prestação de contas pelo proponente, o nome do proposto não consta no menu "CONSULTA" > "SITUAÇÃO DA SOLICITAÇÃO"? Deverá ser verificada a situação da solicitação através do menu "Consulta", "Situação da Solicitação", indicando o número da PCDP. O sistema mostrará em "Status da Viagem", a situação "Viagem Encerrada".