MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO SECRETARIA DE DESENVOLVIMENTO TERRITORIAL

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1 PARTE I - INTRODUÇÃO I Requisitos do Sistema. Para utilização do Sistema de Informações Gerenciais SIG, deve-se ter os seguintes requisitos: Acesso a Internet: Discado ou Banda Larga. Navegador de Internet: Internet Explorer 6.0 ou superior ou Mozilla Firefox 1.5 ou Superior. Bloqueador de Pop-ups desativado. Somente nas versões 6.1 e superiores do Internet Explorer que contemplam o mecanismo de Bloqueio de Pop-ups. II Desabilitando o Bloqueador de Pop-ups. Para desabilitar o bloqueador de pop-ups no Internet Explorer, vá ao menu Ferramentas Bloqueador de pop-ups e clique na opção Desabilitar bloqueador de pop-ups. Para desabilitar o bloqueador de pop-ups no Firefox, vá ao menu Ferramentas - Opções e clique na opção Conteúdo e desmarque a opção Bloquear janelas popup, conforme mostra a fig-1. (Fig-1) Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 1

2 III Acessando o SIG. O SIG é um sistema de uso restrito aos membros da equipe interna da SDT Brasília, PCT, articuladores estaduais e da Rede Nacional de Colaboradores. Para ter o acesso ao SIG, é necessário Login de Usuário e Senha. Para solicitar deve-se entrar em contado com a Assessoria de Informação da SDT (ASINF) pelo o fone: (61) ou pelo fornecendo as seguintes informações: Nome Completo. CPF e RG. Endereço Completo. Válido. Telefone Fixo e Celular. Dados da Conta Bancaria. Após aprovação, será enviado o Login e Senha para acesso ao sistema. Para acessar o SIG basta entrar no site do Ministério do Desenvolvimento Agrário, /sdt. No menu lateral esquerdo clique em Sistema de Informações Gerenciais - SIG, conforme a fig-2: (Fig-2) Dica: Para acesso direto do sistema digite no endereço do seu navegador: Entre com o nome de usuário e senha para acesso ao sistema (fig-3). (Fig-3) Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 2

3 IV Controles de navegação do SIG. Depois de efetuado o Login do sistema, você verá a página inicial do SIG (fig-3). O menu de acessa as funcionalidades do SIG fica na parte superior da tela, e está dividido em nove sub-menus: (Fig-4) Principal Tabelas Auxiliares Cadastros Planejamento Execução Relatórios Usuários Logoff Ajuda Principal Esta opção permite que usuário retorne a página inicial do sistema. Tabelas Auxiliares Nesta opção estão inclusos cadastros básicos que alimentam todo o sistema, possuem os sub-menus: Planejamento, Abrangência, Pessoa Jurídica, Pessoa Física, Solicitação de Gastos, Tipos de Atividades e Diversos. Cadastros Esta opção realiza o cadastro de Pessoa Física e Jurídica. Planejamento Esta opção realiza o cadastro do planejamento, concentra toda a informação necessária do planejamento como custo, atividade, abrangência e etc. Execução Esta opção é a execução do planejamento, dentro desse menu concentra a Solicitação de Atividade, Autorização de Atividade, Prestação de Contas e Solicitação de Pagamento. Relatórios Esta opção possui os relatórios do Planejamento, Execução, do PCT e Extrato de Gastos com Beneficiários. Usuários Esta opção permite o cadastramento de usuários, níveis de acesso e troca senha. Logoff Esta opção é para sair do sistema. Ajuda Esta opção oferece acesso ao manual do sistema on-line. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 3

4 V Entendendo o Funcionamento do SIG. Abaixo segue o fluxograma geral do funcionamento do SIG.(fig-5). (Fig-5) Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 4

5 Conforme a fig-5, o fluxo da informação no SIG segue essa ordem de operação. VI Controles Abaixo segue os controles comuns do SIG. Lupa Permite o usuário pesquisar sobre o campo específico. Controle das Abas Permite que usuário feche o sistema de Abas do formulário. Botão de Inclusão Permite que usuário inclua o item corrente. Botão de Exclusão Permite que usuário exclua o item corrente. Botão de Gravação Permite que usuário grave o registro corrente. Botão de Exclusão Permite que usuário exclua o registro corrente. Botão Limpar Permite que usuário limpe o formulário corrente. Botão Pesquisar Permite que usuário pesquise registros. Botão Listagem Permite que usuário imprima os registros do formulário. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 5

6 PARTE II - OPERAÇÃO I - Cadastros No menu cadastro se encontra o Cadastro de Pessoa Física, esse cadastro é utilizado por módulos como: Solicitação de Atividade, Prestação de Conta, Solicitação de Pagamento e Cadastro de Usuários para acesso ao sistema. Nesse menu encontra-se também o Cadastro de Pessoa Jurídica, disponível apenas para usuários credenciados. Cadastro de Pessoa Física Para realizar o cadastro de uma pessoa física, clique em: Cadastro->Pessoa Física. Para realizar o cadastro tenha em mãos as seguintes informações: Nome Completo. CPF e RG. Endereço Completo. Válido. Telefone Fixo e Celular. Dados da Conta Bancária. A fig-6 ilustra a tela de cadastro de Pessoa Física. (Fig-6) Para gravar o registro em questão clique no botão Gravar do formulário de Pessoa Física. Atenção: Para que o sistema funcione de forma concisa, é necessário o preenchimento de todos os campos do formulário especialmente os seguintes campos: CPF, Nome, País, Município, Data de Nascimento, Sexo, Nacionalidade, Naturalidade, Endereço, , RG, Telefones, Conta Bancária e Formação. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 6

7 PARTE III EXECUÇÃO I Solicitação de Atividades. O objetivo da solicitação de atividades é: solicitar gastos referente às atividades do planejamento do ano corrente. É por meio da solicitação de atividades que o usuário solicita gastos para uma determinada oficina, passagens terrestres, aéreas etc. Para solicitar uma atividade clique no menu Execução >> Solicitação de Atividade; Clique na lupa que se encontra ao lado do campo Código da Atividade: Fig-07 Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 7

8 Busque a atividade desejada conforme a figura abaixo Selecione o ano corrente, digite a palavra que deseja localizar, escolha um critério de busca e clique no botão OK. Fig-08 Clique na atividade desejada, logo a atividade será transportada para a tela principal da solicitação de atividades. É muito importante que os campos sejam preenchidos corretamente, lembrando que alguns campos são obrigatórios como mostra a figura abaixo: Objetivo do Evento. País. Estado. Município. Período da Atividade. Quantidade de Participantes. Data da Solicitação. Obs: O campo Enviar p/ Autorização tem o objetivo de liberar a solicitação de atividade, após a conclusão da mesma, ficando disponível para os responsáveis autorizarem a solicitação em questão. O ANEXO I Atribuições na Solicitação de Atividades no SIG Traz orientações sobre que atividade que são solicitadas por cada tipo de usuário (Articulador Estadual, Articulador Regional, Gerentes temáticos etc.) Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 8

9 Após preenchido todos os campos, o próximo passo é inserir os serviços pertinentes a atividade em questão, para isso o sistema possui as abas Serviço PF e Serviço PJ. A aba Serviço PF é referente a gastos com Pessoas Físicas e Serviço PJ é referente a Pessoas Jurídicas. Selecione o tipo de pessoa e informe todos os campos e clique em para inserir o item de despesa. Se o Tipo de Gasto caracterizado for viagem (Exemplo: Transporte Terrestre ou Aéreo), o sistema irá pedir que o usuário cadastre o trecho da viagem conforme mostra a figura 09: Fig-09 Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 9

10 Para cadastrar o trecho, clique em do item, logo aparecera a janela referente ao item de serviço (fig-10), insira todos os trechos pertinentes à viagem. Após inserido os trechos, clique no botão Gravar e depois no botão Fechar para voltar para tela inicial da solicitação de atividades. Fig-10 Estando com todos os campos preenchidos clique no botão Gravar, localizado na parte inferior direita da tela. Existem 3 níveis de autorização para atividades solicitadas, quais sejam: 1 - Responsável pela atividade; 2 - Coordenador (a autorização do coordenador só é obrigatória em casos que envolvem deslocamento, conforme Norma Interna da SDT); 3 - Ordenador de despesas; O usuário seleciona ou digita o endereço dos responsáveis nos 3 níveis. A opção outro destinatário é apenas para situações em que um dos 3 níveis citados esteja ausente (férias, viagem demorada, etc.) e seja necessário avisar seu substituto. A única exceção é no caso de solicitação de atividades que envolvam deslocamento (passagens e diárias) no qual também é obrigatório Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 10

11 enviar aviso para o PCT para providenciarem os itens necessários após as devidas autorizações. Será encaminhada aos destinatários a seguinte mensagem padrão: ATIVIDADE AGUARDA AUTORIZAÇÃO. (automaticamente o sistema fará a identificação da atividade com o NOME, CÓDIGO, OBJETIVO e BENEFICIÁRIO). Antes de enviar o aviso é necessário observar a especificação de cada atividade para definir corretamente os responsáveis em cada nível (responsável pela atividade, coordenador e ordenador), evitando assim o envio incorreto de s. Obs: O ANEXO II - Autorização de Atividades no SIG Traz a relação dos responsáveis pelas autorizações de atividades nos três níveis.(responsável da Atividade, Coordenador e Ordenador) Logo aparecerá uma tela para envio de aviso aos responsáveis da atividade, como mostra a figura 11. Fig-11 Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 11

12 Para saber se atividade já foi autorizada, clique no botão Localizar na tela de Solicitação de Atividade. Localize o registro definindo os critérios de busca nos campos no topo do formulário, para identificar se a atividade já foi autorizada localize o campo Quem Autorizou / Data Autorização, como mostra a figura 12: Fig-12 Se o campo estiver vazio significa que nenhum dos responsáveis autorizou. Lembrando que, o usuário deve identificar o nível de autorização do responsável. O sistema possui três níveis de autorização: Responsável Direto da Atividade Coordenador Ordenador de Despesas Ou seja, uma atividade só estará autorizada quando o Responsável pela atividade, o Coordenador e o Ordenador de Despesas autorizarem a mesma. Considerações: 1 Para alterar uma Solicitação de Atividade, basta clicar no botão Localizar e buscar a Solicitação desejada clique em cima da solicitação para que a mesma seja transferida para tela de Solicitação de Atividade. 2 Não é permitido alterar ou excluir uma Solicitação de Atividade já autorizada. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 12

13 II Prestação de Contas A prestação de contas tem o objetivo de comprovar todos os gastos que foram solicitados na Solicitação de Atividade. Nesse módulo o usuário irá definir a data real, o município efetivo da atividade bem como os valores dos serviços da atividade. Para realizar a prestação de contas clique no menu Execução >> Prestação de Contas, logo irá abrir a tela para a localização da atividade solicitada: Fig-13 Clique em cima da atividade desejada para que a mesma seja transferida para a tela de prestação de contas. Obs: Caso a Atividade esteja com a mensagem [AGUARDANDO AUTORIZAÇÃO], significa que os responsáveis pela atividade ainda não autorizaram a mesma. O ANEXO III Responsabilidades na prestação de contas Traz a descrição das responsabilidades de cada tipo de usuário, quanto a prestação de contas no sistema. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 13

14 Minimize a tela de busca e vá para a tela de prestação de conta, informe o Município Efetivo, Período Efetivo e a Quantidade de Participantes da Atividade(fig-14): Fig-14 Clique na aba onde os itens serviços foram cadastrados. Clique em cima do item de serviço para prestar conta, logo irá abrir uma janela conforme a figura abaixo: Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 14

15 Fig-15 Preencha todos os campos do formulário e clique no botão Gravar do Formulário Comprovação de Gastos, repita este procedimento para todos os itens de serviço na prestação de contas. O próximo passo agora é inserir os relatórios ou declarações pertinentes à prestação de contas. Para isso observe as seguintes situações: 1 - Caso na sua prestação de contas possua itens de serviço que caracterizem viagem é necessário preencher o Relatório de Viagem (Exemplo: Passagens Aéreas, diárias e etc.). 2 Em caso de despesas com táxi, combustível ou qualquer despesa com transporte, então o usuário devera preencher o Reembolso de Quilometragem para que possa ser ressarcido dos gastos. 3 Caso a prestação de contas tenha o item de serviço de táxi, o usuário deve preencher a Declaração de Táxi. 4 Caso a atividade da prestação de contas tenha características de um evento, então o usuário deve preencher o Relatório de Eventos. 5 Caso na prestação de contas o item de serviço seja Honorário de Consultoria, então o usuário deve preencher a Consultoria Produto. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 15

16 III Relatório de Viagem Clique na Aba Rel. Viagem preencha os campos conforme solicita o formulário lembrando que, para preencher o campo N de Referência da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura abaixo: Fig-16 Caso o usuário possua relatórios adicionais(fotos, Relatórios Detalhados etc), o mesmo pode anexar também ao relatório de viagem no campo Anexar Arquivo, caso o usuário possua muitos arquivos, o usuário então deverá compactar(zipar) os arquivos formando um único arquivo para que seja anexado ao relatório (Veja figura 17). Para gravar o Relatório de Viagem clique no botão Gravar localizado dentro da Aba Rel. de Viagem. Após gravado, clique no botão Localizar e selecione o Relatório de viagem para que o mesmo seja transferido para a tela do Relatório de Viagem, após selecionado clique no botão Imprimir na tela de Relatório de Viagem. Logo abrira uma tela contendo as informações do relatório de viagem. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 16

17 Para compactar os arquivos, selecione-os e clique com o botão direito do mouse encima dos arquivos selecionados, clique em Enviar para >> Pasta Compactada. Veja a figura abaixo: Fig-17 Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 17

18 IV Reembolso de Quilometragem Clique na aba Reembolso de Quilometragem, preencha todos os campos, lembrando que, para preencher o campo N de Referência da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura 16. Fig-18 Para gravar o Reembolso de Quilometragem clique no botão Gravar localizado dentro da Aba Reembolso de Quilometragem. Após gravado, clique no botão Localizar e selecione o registro para que o mesmo seja transferido para a tela do Reembolso de Quilometragem, após selecionado clique no botão Imprimir na tela de Reembolso de Quilometragem. Logo abrira uma tela contendo as informações do Reembolso de Quilometragem. V Declaração de Táxi todos os campos, lembrando que, para preencher o campo N de Referencia da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura 16. Fig-19 Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 18

19 Para gravar a Declaração de Táxi clique no botão Gravar localizado dentro da Aba Declaração de Táxi. Após gravado, clique no botão Localizar e selecione o registro para que o mesmo seja transferido para a tela do Declaração de Táxi, após selecionado clique no botão Imprimir na tela de Declaração de Táxi. Logo abrira uma tela contendo as informações da Declaração de Táxi. VI Relatório de Eventos Clique na aba Relatório de Eventos, preencha todos os campos, lembrando que, para preencher o campo N de Referência da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura 16. Não esqueça de anexar o relatório no sistema como dito anteriormente e enviar o aviso para o responsável pela atividade para que o mesmo possa dar o parecer Fig-20 Para gravar o Relatório de Evento clique no botão Gravar localizado dentro da Aba Relatório de Evento. Após a gravação o sistema ira abrir uma tela para a impressão do relatório. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 19

20 Para enviar o aviso clique no botão Localizar selecione o Relatório de Evento desejado e clique encima para que seja transferido para tela de Relatório de Eventos, agora clique no botão Enviar Aviso para: como mostra a figura abaixo: Fig-21 Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 20

21 VII Consultoria por Produto Clique na aba Consultoria Produto, preencha os todos os campos, lembrando que, para preencher o campo N de Referencia da Prestação de Contas clique no item de despesa localizado na aba Serviço PF e copie o código como mostra a figura 16. Não esqueça de anexar o relatório no sistema como dito anteriormente e enviar o aviso para o responsável pela atividade para que o mesmo possa dar o parecer. Fig-22 Para gravar a Consultoria por Produto clique no botão Gravar localizado dentro da Aba Consultoria Produto. Após a gravação o sistema ira abrir uma tela para a impressão do relatório. Para enviar o aviso clique no botão Localizar selecione o Relatório de Evento desejado e clique em cima para que seja transferido para tela de Relatório de Eventos, agora clique no botão Enviar Aviso para: como mostra a figura 21. Manual do Sistema de Informações Gerenciais - 21

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