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1 MANUAL DA NOVA VERSÃO DE ARQUIVAMENTO DO CPROD Na nova versão de Arquivamento que está sendo implementada no CPROD, antes de realizarmos o Arquivamento do Processo ou Documento em si, temos que criar no CPROD a Unidade (Caixa ou Pasta) em que eles serão acondicionados. Obs: Caso a Unidade de Acondicionamento em que você queira arquivar o protocolo já exista, não há a necessidade de recriá-la, podendo o arquivamento ser realizado imediatamente. 1) Criação da Unidade de Acondicionamento Para a criação de uma nova Unidade de Acondicionamento, siga o seguinte caminho: 1.1) Menu Principal > Atividade > Manutenção de Armazenamento > Criar/ Alterar Cadastro Figura 1 1.2) Na tela seguinte, o primeiro item a ser selecionado é o Unidade Acumuladora1. Para um usuário em que seu cadastro não possua a função arquivamento em subordinada 2 1 Unidade Acumuladora é toda Unidade que produz e/ou recebe documentos no curso de suas atividades, e que arquivam protocolos em fase corrente. Por exemplo, um documento que já passou por todos os trâmites necessários para o cumprimento de sua função, deve assim ser arquivado em fase corrente. Desse modo, tal documento será arquivado na Unidade que recebeu o último trâmite ou na sua respectiva Unidade de Apoio, se for este o caso. 2 A função arquivamento em subordinada permite que o usuário crie Unidades de Acondicionamento em áreas subordinadas a sua localização, além de permitir o arquivamento de protocolos que estejam recebidos nestas áreas. 1

2 habilitada, a Unidade Acumuladora será necessariamente a Unidade de localização do usuário. Ver figura 2. Figura 2: Neste caso o usuário logado não possui a função arquivamento em subordinada, logo, aparecerá para ele como Unidade Acumuladora somente a sua Unidade de Localização, no exemplo, a SPI. 2

3 Contudo, caso o cadastro do usuário esteja com a função arquivamento em subordinada habilitada, aparecerá para ele, no campo Unidade Acumuladora, o nome de todas as Unidades que são subordinadas à sua Unidade de lotação (localização). Ver figura 3 Figura 3: Já nesta situação, o usuário em questão possui a função arquivamento em subordinada habilitada em seu cadastro, com isso aparecerá para ele no campo Unidade Acumuladora também as Unidades subordinadas à sua Unidade de Lotação. 1.3) O passo seguinte será preencher os demais campos da tela de acordo com a sequência em que eles aparecem (Ano, Tipo de Armazenamento...). Todos os campos possuem uma seta para baixo ( ), que ao ser clicada listará as opções já cadastradas no sistema. Nos campos Ano; Armazenamento; Número da Divisão; Número do Mobiliário; Número do Leiaute; e Número da sala, caso não haja a opção desejada, a mesma poderá ser inserida através do campo em branco ao 3

4 lado de cada opção citada, com dados alfanuméricos. Ver figura 4 Contudo, convém destacar que nos campos Tipo de Armazenamento; Tipo de Divisão; Tipo de Mobiliário; Tipo de Leiaute; Endereço; e Sala, as opções de dados constantes são fixas, ou seja, não há como inserir novos dados, para não criar duplicidade de informações. Figura 4: Exemplo de preenchimento: O campo número de divisão não continha a opção 3. Desse modo, inserimos no campo ao lado tal opção. Assim como o campo Número do Mobiliário não continha a opção 2. Assim, foi necessário que incluíssemos tal opção no campo ao lado. 1.4) Para finalizar o cadastro da Unidade de Acondicionamento a ser criada, basta clicar no botão que fica localizado no menu esquerdo. 2) Realização do Arquivamento Para a realização do Arquivamento em si, lembre-se que a Unidade de Acondicionamento (Caixa ou Pasta) precisa ter sido criada no sistema. Caso não haja a Unidade de Acondicionamento desejada, o usuário deverá voltar ao passo 1 deste manual e seguir a explicação, antes de realizar o arquivamento propriamente dito. 4

5 O Arquivamento se dará da mesma forma da versão anterior. Para isso, o usuário precisa seguir o seguinte caminho: Menu Principal > Atividade > Arquivar Protocolo > Arquivamento Único ou Arquivamento Múltiplo. A diferença da nova versão é que na tela do Arquivamento o usuário somente poderá escolher dentre as opções já armazenadas em cada campo e não mais poderá escrever livremente nesta tela, como era o procedimento na versão anterior. Após todos os campos estarem preenchidos com os dados da Unidade de Acondicionamento desejada, basta o usuário clicar no botão que localiza-se no final da tela. Figura 5 3) Alterar os dados da Unidade de Acondicionamento: Na versão antiga do sistema, quando o usuário queria alterar os dados de armazenamento de protocolos arquivados (a prateleira por exemplo), ele teria que realizar a alteração de protocolo por protocolo. Na nova versão, uma grande vantagem consiste em o usuário poder alterar os dados 5

6 somente da Unidade de Acondicionamento, que automaticamente vinculará os novos dados a todos os protocolos que estejam arquivados nela. Para isso, o usuário seguirá o seguinte caminho: Menu Principal > Atividade > Manutenção de Armazenamento > Criar/ Alterar Cadastro 3.1) Na tela que abrirá (Figura 6), o usuário deverá preencher todos dos campos da Unidade de acondicionamento que ele deseja alterar. Depois de preenchido todos os campos, o usuário deverá clicar em Figura 6: Nesta tela o usuário selecionará os dados da Unidade de Armazenamento que ele deseja realizar a alteração. Em seguida, ele clicará no botão alterar. 3.2) Feito o procedimento acima, o sistema abrirá uma sobre-tela com os dados atuais da Unidade de Acondicionamento, acompanhado de uma coluna com campos disponíveis para possíveis alterações. Ver figura 7 6

7 Figura 7: No nosso exemplo, queremos alterar uma pasta da prateleira 2 para a prateleira 3, contudo, os outros dados queremos que permaneçam os mesmos. Desse modo alteraremos apenas o Campo "Número da Divisão". Em seguida clique no botão alterar na parte superior. 4) Listar os Protocolos que estão arquivados em uma determinada Unidade de Acondicionamento Para realizar este procedimento o usuário deverá ir em: Menu Principal > Relatório > Geral > Armazenamento Na tela que irá surgir o usuário deverá selecionar no mínimo a Unidade Acumuladora, o Ano e o Tipo de Armazenamento. Os outros dados não são obrigatórios, porém, se o usuário necessitar de uma listagem mais específica (somente o que há em uma determinada caixa, por exemplo) deverá selecionar os demais filtros. Após todos os campos desejados estarem preenchidos, o usuário deverá clicar em: Listar Armazenamentos: O relatório aparecerá na própria tela do Navegador. 7

8 Emitir Relatório em PDF: O relatório abrirá em outra página, sendo apresentado no formato PDF. Emitir Relatório em XLS: O relatório abrirá em outra página, sendo apresentado no formato de Planilha (Excel ou Calc). Figura 8: Após os campos estarem preenchidos, o usuário deverá clicar em um dos botões acima. 5) Movimentação de Armazenamento: Uma das novidades da nova versão do arquivamento, é que tornou-se possível movimentar todos os protocolos já arquivados em uma determinada Unidade de Acondicionamento para uma outra, sem a necessidade de desarquivar, desde que ambas estejam na mesma Unidade Acumuladora. Para isso, faça o seguinte caminho: Menu Principal > Atividade > Manutenção de Armazenamento > Movimentação. Para exemplificar esta movimentação, veja a figura abaixo, onde moveremos todos os protocolos que se encontram arquivados na pasta 1, ano 2011, para a pasta 3, ano 2011, ambas da Unidade Acumuladora GPP-E/DEPLA/SPI. 8

9 Figura 9: Repare que nesta tela há dois campos distintos: Armazenamento de Origem e Armazenamento de Destino. Primeiro preencha o campo Armazenamento de Origem com os dados da Unidade de Acondicionamento da qual se deseja retirar os protocolos nela arquivados. Em seguida, preencha o campo Armazenamento de Destino com os dados da Unidade de Acondicionamento para a qual se pretende enviar os protocolos. Posteriormente, clique no botão mover que fica no centro da tela. Feito isso, todos os protocolos serão movidos. 9

10 Para mover somente um protocolo, o usuário deverá fazer conforme a versão anterior, indo em "arquivamento único", colocar o protocolo no campo "número de protocolo" e clicar em buscar. Depois é só clicar em Desarquivar e depois arquivá-lo novamente no armazenamento desejado. Obs: Os prazos de guarda dos documentos são contados a partir do ano da Unidade de Acondicionamento cadastrada na qual eles estão arquivados. 6) Exclusão de Armazenamento: Para excluir uma Unidade de Acondicionamento, basta, na tela que abrirá depois de seguir o caminho Menu Principal > Atividade > Manutenção de Armazenamento > Criar/ Alterar Cadastro, preencher os campos correspondentes a unidade que se deseja excluir e clicar em "Excluir" no menu esquerdo. lembrando que só poderão ser excluídas Unidades de Acondicionamento "vazias", ous eja, que não tenham nenhum protocolo arquivado. 10

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