ENCONTRO DA FRENTE DE INOVAÇÃO

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1 ENCONTRO DA FRENTE DE INOVAÇÃO Outubro 2015

2 AGENDA PMIMF Frente de Inovação Frente de Projetos - Plano de Comunicação - Painel Patrocinador - Case da SPE (Implantação do Escritório de Projetos) -Nova Versão do Portal de Projetos - Anúncio dos Próximos Passos do Escritório de Projetos Frente de Processos - Escritório de Processos (Histórico, Operação e Resultados) - Case da PGFN (Processo Promoção de Procuradores ) - Anúncio dos Próximos Passos do Escritório de Processos

3 APRESENTAÇÃO PMIMF

4 FRENTE DE PROJETOS APRESENTAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PAINEL PATROCINADOR APRESENTAÇÃO DO CASE SPE (IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS) NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS ANÚNCIO DOS PRÓXIMOS PASSOS ESCRITÓRIO DE PROJETOS Revisão de Layout dos Artefatos da Metodologia Implementação de Boas Práticas Construção de Proposta de Nova Versão da MGP

5 FRENTES DO PLANO DE COMUNICAÇÃO Boas Práticas em Gerenciamento Dicas por Fase do Projeto Projetos Evoluções PMO Notícias Gerais Divulgação para Equipes e PMO s Divulgação para Patrocinadores Reuniões de Acompanhamento Resolução de Problemas Divulgação de Evoluções DICAS DE PROJETO NOTÍCIAS SEMANAIS PAINEL PATROCINADOR MONITORAMENTO Pré RAC RAC Pós RAC Evoluções Manutenção Novas Ferramentas Novos Projetos Especiais Novos Produtos entregues REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS

6 FRENTE 01 -DICAS DE PROJETO DICAS DE PROJETO NOTÍCIAS SEMANAIS PAINEL PATROCINADOR MONITORAMENTO 5 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) 6 COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS 7 NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS Desafios Disseminar o conhecimento das boas práticas de gerenciamento de projetos utilizadas no MF; Melhorar os resultados dos projetos através da utilização das boas práticas. Oportunidades Evolução no conhecimento das equipes em Gestão de Projetos no MF. Alinhar as iniciativas de projetos do MF às melhores práticas de mercado. Matriz de Comunicação Responsável: PMO Frequência: Mensal Principais Atividades Coletar as boas práticas de projetos, além de dicas sobre técnicas e ferramentas para melhor utilização dos artefatos em cada uma das fases do projeto; Selecionar de iniciativas a serem divulgadas com base em melhores práticas de mercado, além dos artefatos utilizados na metodologia do MF (Proposta, EAP, Risco, Encerramento, Comunicação, Mudanças, entre outros); Desenvolver do conteúdo a ser divulgado e aprovação do material pela equipe de projetos; Publicar das dicas de projeto e boas práticas em gerenciamento no site e mailing do PMIMF. Destinatário: Todos com acesso a internet Entrega: Internet e mailing 6

7 FRENTE 02 - NOTÍCIAS SEMANAIS DICAS DE PROJETO NOTÍCIAS SEMANAIS PAINEL PATROCINADOR MONITORAMENTO 5 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) 6 COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS 7 NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS Desafios Apresentar ao publico interno e externo, as principais realizações dos projetos estratégicos e Internos; Criar a cultura de divulgação dos resultados projetos. Oportunidades Estimular o engajamento das equipes gerando um reconhecimento institucional em relação as atividades desenvolvidas; Demonstrar a efetividade das atividades desenvolvidas pelo MF em prol da sociedade. Matriz de Comunicação Principais Atividades Divulgar as evoluções metodológicas implementadas pelo PMO em prol das equipes de projeto; Acompanhar os projetos identificando avanços e as principais entregas realizadas pelas equipes de projeto tanto para iniciativas estratégicas quanto para ações de projetos internos nos órgãos; Disseminar a troca de experiências entre o MF e outras instituições além do intercâmbio de vivencias sobre iniciativas de projetos realizadas no âmbito do PMIMF. Responsável: PMO Frequência: Semanal Destinatário: Todos com acesso Internet Entrega: Internet e mailing 7

8 FRENTE 03 PAINEL PATROCINADOR DICAS DE PROJETO NOTÍCIAS SEMANAIS PAINEL PATROCINADOR MONITORAMENTO 5 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) 6 COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS 7 NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS Desafios Aumentar o engajamento dos patrocinadores nos projetos estratégicos do MF; Criar a cultura de apoio aos líderes, facilitando a condução dos projetos. Oportunidades Proporcionar uma ferramenta de apoio à tomada de decisão; Melhorar o envolvimento dos patrocinadores no dia a dia dos projetos. Principais Atividades Coletar as informações do projetos oriundos dos monitoramentos mensais realizados pelas equipes de projeto; Consolidar as informações física/financeira e percepções das equipes sobre o andamento dos projetos; Validar e revisão do conteúdo junto aos escritórios de apoio e membros das equipes; Disseminar o painel gerencial aos patrocinadores, possibilitando a divulgação das informações dos projetos para alta gestão da organização. Matriz de Comunicação Responsável: PMO Frequência: Mensal Destinatário: Patrocinadores e escritórios de Apoio Entrega: 8

9 FRENTE 04 MONITORAMENTO NOTÍCIAS PAINEL DICAS DE PROJETO MONITORAMENTO SEMANAIS PATROCINADOR 5 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) 6 COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS 7 NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS Desafios Tornar público a organização o real status de cada projeto; Envolver a organização na resolução dos problemas nos projetos. Oportunidades Divulgar o avanço dos projetos; Coletar as percepções sobre a execução do trabalho; Divulgar os produtos entregues pelo projeto. Matriz de Comunicação Responsável: PMO Frequência: Mensal Destinatário: Líderes e Equipes de Projeto Entrega: Portal de Projetos Principais Atividades Iniciar o processo de monitoramento informando aos líderes e equipes sobre a importância da atividade e do correto preenchimento das informações; Realizar as reuniões de acompanhamento com os lideres indicando o status do projeto em termos de escopo, custo e tempo, alerta sobre os principais riscos e relatar as entregas realizadas no período; Preencher os monitoramento da ferramenta de gestão do MF com base nas informações coletadas a partir da reunião de acompanhamento; Publicar e aprovar o relatório de monitoramento preenchido e comunicar evoluções e problemas identificados no período avaliado, divulgando as principais realizações para as demais órgãos do MF; Auxiliar o líder de projeto na resolução dos gargalos que dificultem o bom andamento do projeto. 9

10 FRENTE 05 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA DICAS DE PROJETO NOTÍCIAS SEMANAIS PAINEL PATROCINADOR MONITORAMENTO 5 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) 6 COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS 7 NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS Desafios Situar todos os envolvidos sobre ao andamento dos projetos e seus diversos problemas; Distinção de temas a serem abordados. Oportunidades Aumento da visibilidade dos resultados obtidos pelos projetos para alta gestão; Possibilitar resolução de problemas; Integrar diferentes órgãos que constituem o PMIMF. Matriz de Comunicação Principais Atividades Divulgar os principais problemas e dificuldades na execução dos projetos e disponibilizar informações estruturadas por diversos prismas sobre a execução dos projetos; Alinhar com a alta administração sobre o andamento dos projetos, suas dificuldades e necessidades de apoio; Integrar a percepção de todos os envolvidos sobre a realidade da carteira de projetos estratégicos inseridos na cadeia de valor do MF; Tratar os encaminhamentos oriundos das reuniões de analise críticas. Responsável: PMO Frequência: Trimestral Destinatário: Alta gestão, escritório de projetos e equipes; Entrega: Informações dos projetos 10

11 FRENTE 06 - COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS DICAS DE PROJETO NOTÍCIAS SEMANAIS PAINEL PATROCINADOR MONITORAMENTO 5 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) 6 COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS 7 NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS Desafios Evolução continua do acervo tecnológico que fornece suporte as atividades de gestão de projetos; Minimizar o impacto de manutenções no trabalho das equipes de projeto. Oportunidades Divulgar as evoluções da ferramenta; Automatizar os processo das fases do gerenciamento de projetos; Noticiar novas ferramentas para auxilio no dia a dia da equipe de projetos. Matriz de Comunicação Principais Atividades Noticiar as janelas de manutenção das ferramentas de gerenciamento de projetos para os stakeholders; Elicitar as necessidade de melhoria da ferramenta para fomentar a gestão de projetos; Desenvolver evoluções baseadas nas sugestões de melhorias indicadas pelos usuários ou pelo escritório de projetos; Apresentar novas ferramentas que auxiliem o aumento da eficiência e eficácia na utilização da ferramenta de gerenciamento de projetos. Responsável: PMO Frequência: Sobre demanda Destinatário: Equipes de projetos e escritório de apoio; Entrega: Portal de projetos 11

12 FRENTE 07 - NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS DICAS DE PROJETO NOTÍCIAS SEMANAIS PAINEL PATROCINADOR MONITORAMENTO 5 REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA (RAC) 6 COMUNICADOS SOBRE AS FERRAMENTAS 7 NOTÍCIAS PROJETOS ESPECIAIS Desafios Apresentar ao publico interno e externo, as principais realizações dos projetos Especiais Criar a cultura de divulgação dos resultados projetos Especiais. Oportunidades Divulgação institucional das atividades desenvolvidas nos projetos Especiais; Demonstrar a efetividade das atividades desenvolvidas pelo MF em prol da sociedade. Principais Atividades Noticiar as evoluções nas entregas realizadas nos projetos e as transformações organizacionais resultantes; Monitorar os projetos especiais identificando avanços e as principais entregas realizadas pelas equipes de projeto proporcionando suporte na resolução de problemas críticos; Disseminar a troca de experiências entre projetos sobre as iniciativas realizadas no âmbito do PMIMF. Matriz de Comunicação Responsável: PMO Frequência: Mensal Destinatário: Todos com acesso Internet Entrega: Internet e mailing 12

13 PLANO DE COMUNICAÇÃO Esse e outros arquivos serão encaminhados por

14 AGENDA FRENTE DE PROJETOS APRESENTAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PAINEL PATROCINADOR APRESENTAÇÃO DO CASE SPE (IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS) NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS ANÚNCIO DOS PRÓXIMOS PASSOS ESCRITÓRIO DE PROJETOS Revisão de Layout dos Artefatos da Metodologia Implementação de Boas Práticas Construção de Proposta de Nova Versão da MGP

15 PAINEL PATROCINADOR Estratégico PAINEL PATROCINADOR Tático Fluxo da Informação Operacional

16 PAINEL PATROCINADOR BI de Projetos As informações são coletadas dos Cronogramas e Sites dos Projetos

17 PAINEL PATROCINADOR Painel Patrocinador O Painel Patrocinador é encaminhado mensalmente no dia 15

18 PAINEL PATROCINADOR Destinatários STN Paulo Fontoura Valle Liscio Fabio Camargo Jeann Fabricio de Melo RFB Sergio Luiz Messias de Lima Henrique Moreira de Oliveira PGFN Paulo Roberto Riscado Junior SEAE Orlando Amantea Neto Rogério Caetano de Faria SAIN Eduardo Salloum ESAF Alexandre Ribeiro Motta Carlos Henrique Moreira Odair Silva SPE Afonso Arinos Franco Neto Alberto Silva de Oliveira Rafael Cavalcanti de Araújo COAF Antonio Gustavo Rodrigues SE Tarcísio Massote de Godoy Maria D'arc Lopes Beserra Lisandro Cogo Beck Quer adicionar um novo destinatário? para:

19 AGENDA FRENTE DE PROJETOS APRESENTAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PAINEL PATROCINADOR APRESENTAÇÃO DO CASE SPE (IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS) NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS ANÚNCIO DOS PRÓXIMOS PASSOS ESCRITÓRIO DE PROJETOS Revisão de Layout dos Artefatos da Metodologia Implementação de Boas Práticas Construção de Proposta de Nova Versão da MGP

20 Escritório de Projetos Alberto de Oliveira A Experiência da SPE 20 de Outubro de 2015

21 O Início

22 A Busca

23 A Solução

24 Escritório de Projetos da SPE

25 O Desenvolvimento

26 Página de acompanhamento do Escritório de Projetos

27 Ministério da Fazenda Obrigado Assessor da Secretaria de Política Econômica Alberto de Oliveira

28 AGENDA FRENTE DE PROJETOS APRESENTAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PAINEL PATROCINADOR APRESENTAÇÃO DO CASE SPE (IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS) NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS ANÚNCIO DOS PRÓXIMOS PASSOS ESCRITÓRIO DE PROJETOS Revisão de Layout dos Artefatos da Metodologia Implementação de Boas Práticas Construção de Proposta de Nova Versão da MGP

29 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS Diferenciais do Portal de Projetos Ferramenta Customizada Automatização da MGP Unificação da Informação Automatização do Processo Criação Automática dos Sites Melhoria na Gestão do Conhecimento Novas Ferramentas de Gestão Redução de Tempo Redução de Papel Melhoria na Comunicação Redução da Burocracia

30 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS TREINAMENTO PORTAL DE PROJETOS

31 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS Participação de 9Órgãos Participação de 9 Órgãos Secretaria Executiva 57 novas ideias de evoluções na ferramenta

32 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS Exemplo de Quadro com Sugestões

33 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS Ciclo de Melhoria Continua Capacitação das Equipes Sugestões de Melhoria Portal Nova Versão do Portal Priorização das Ideias

34 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS Nova Versão da Proposta de Projeto

35 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS Criação da Função Ajuda

36 NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS Opção de Salvar por Etapa

37 AGENDA FRENTE DE PROJETOS APRESENTAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO PAINEL PATROCINADOR APRESENTAÇÃO DO CASE SPE (IMPLANTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS) NOVA VERSÃO DO PORTAL DE PROJETOS ANÚNCIO DOS PRÓXIMOS PASSOS ESCRITÓRIO DE PROJETOS Revisão de Layout dos Artefatos da Metodologia Implementação de Boas Práticas Construção de Proposta de Nova Versão da MGP

38 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Missão do Escritório de Projetos Acompanhamento dos Projetos Estratégicos Corporativos Criação de um ambiente de colaboração em Gerenciamento de Projetos Elevação da maturidade em Gerenciamento de Projetos no Ministério da Fazenda

39 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Quais as Funções do PMO no MF Eventos Comunicação Apoio à criação de EP s setoriais Capacitação

40 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Linha do Tempo 2014 Criação da Trilha de Capacitação 2015 Automatização da Metodologia 2013 Criação da 2ª Versão da Metodologia Início do 2012 Monitoramento dos Projetos Criação da 1ª Estratégicos Carteira de Projetos Criação do Modelo de Governança e CEG Institucionalização do Escritório de Projetos

41 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Modelo de Governança Instrumento de referência para projetos e processos no MF Governança da Rede de Inovação Modelo de Governança Metodologia de Processos Metodologia de Projetos

42 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Sobre a Metodologia Criada em 2012 Metodologia de Gerenciamento de Projetos do PMIMF Atualmente na versão 2.0 Método simplificado Poucos artefatos Padrão utilizado na condução dos PEC s Pode ser customizada para uso do órgão

43 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS O que Compõe a MGP-MF Papéis e Responsabilidades Artefatos Processos

44 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Por Que Mudar Adequação ao Modelo de Gestão Integrada com Foco em Resultados Melhorias coletadas com os órgãos Melhorias coletadas após automação Facilitar visualização e o uso Melhoria continua SIMPLIFICAR

45 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS O que Irá Mudar MGP-MF PROCESSOS ESTRUTURA DO DOCUMENTO ARTEFATOS

46 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Como Ajudar o PMO Verificar no Seu Órgão Sugestões de Melhorias Encaminhar Sugestões ao PMO Participar das Discussões do Grupo Técnico

47 PRÓXIMOS PASSOS - ESCRITÓRIO DE PROJETOS Próximos Passos 2015/Out 2015 Outubro Novembro Dezembro Evento Grupo de Interface 20 Outubro Migração do Portal de Projetos Nova Versão do Portal de Projetos Revisão da Metodologia Reunião com Grupos Técnicos Entrevistas com Líderes Reunião CEG (Previsão) Treinamento Comportamental 30 Outubro 01 Novembro 03 Novembro 21 Outubro 23 Novembro 16 Novembro - 20 Novembro 20 Novembro - 30 Novembro 1 Semana de Dezembro 7 Dezembro -11 Dezembro

48

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