Gestão de Programas Estruturadores

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1 Gestão de Programas Estruturadores Fevereiro/2014

2 DEFINIÇÕES Rede de Desenvolvimento Integrado Arranjos que estimulam e proporcionam um comportamento (em rede) cooperativo entre agentes governamentais e entre várias instituições, orientados para solução de problemas específicos ou para capturar oportunidades relevantes em um determinado período no tempo. São organizadas para concentrar esforços funcionais do Governo em função de resultados finalísticos, objetivos estratégicos e estratégias comuns. Programa Estruturador Conjunto de projetos e processos organizados sob a lógica de temas e resultados comuns. Se vinculam às Redes de Desenvolvimento Integrado e contribuem para o alcance dos seus objetivos estratégicos e resultados finalísticos.

3 DEFINIÇÕES Processo Estratégico É um conjunto de atividades repetidas de maneira recorrente, estruturadas e desenhadas para produzir um produto específico para um determinado usuário. Sua seleção pode ser feita a partir de três critérios: Alta relevância estratégia; Elevado nível de exposição externa; e Alto volume de recursos envolvidos.. Projeto Estratégico Empreendimento único, singular, com início e fim determinados, que mobiliza recursos e competências para realizar entregas específicas com alto poder de transformação.

4 PMDI

5 ORIENTAÇÃO DA CARTEIRA DE PROGRAMAS ESTRUTURADORES Indicadores e metas Finalísticas Rede de Desenvolvimento Integrado Objetivos e estratégias Programas Estruturadores Programas Associados Programas Especiais Projeto Estratégico X Processo Estratégico A Plano de melhoria Subprojeto 1 Subprojeto 2 Subprocesso 1 Subprocesso 2 Marcos Metas Atividades e Recursos Nível de serviço

6 LÓGICA DE ENTREGA DOS RESULTADOS REDE DE DESENVOLVIMENTO INTEGRADO cv OBJETIVOS, INDICADORES E METAS PROGRAMA TRANSFORMAÇÕES PROJETOS E PROCESSOS PROJETOS ESTRATÉGICOS PROCESSOS ESTRATÉGICOS Bem ou serviço Bem ou serviço Produtos Produtos Subprojetos (p1, p2, pn) Subprojetos (p1, p2, pn) Subprocessos (p1, p2, pn) Subprocessos (p1, p2, pn) Recursos Recursos Recursos Recursos

7 INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO Iniciação e Planejamento: Termo de abertura do Programa Estruturador: Identificação dos principais elementos do programa estruturador, iniciando-se se pela explicitação de seu público-alvo, objetivos e resultados esperados, o escopo do programa com a identificação dos projetos e processos, os recursos financeiros necessários para execução do programa, bem como suas restrições e premissas. Plano de Gerenciamento dos Resultados do Programa Estruturador: Este plano tem por objetivo descrever como o processo de gerenciamento dos resultados do programa será estruturado e conduzido durante todo o seu ciclo de vida. Nele deverá ser especificado como os resultados do programa serão atingidos, métricas e procedimentos para medir os resultados, papéis e responsabilidades pela medição dos resultados.

8 PREMISSAS DO MODELO DE MONITORAMENTO Consolidação da capacidade distribuída de gerenciamento e monitoramento: Fortalecimento das AGEIs como facilitadores do processo decisório e superação de problemas em conjunto com o gerente de projetos e processos Atuação em rede com a criação de capacidade de gerenciamento de projetos e processos distribuída em todos os setores e organismos do governo estadual (ex: rede de gerentes) Focalização da atuação do GERAES no monitoramento estratégico (Rede de Desenvolvimento Integrado e Programas Estruturadores) Fortalecimento do papel do gerente: responsabilização e aumento do poder de decisão na ponta Mudança de postura: menos auditores para mais facilitadores

9 RESULTADOS ESPERADOS DO MONITORAMENTO Aumentar a eficiência, eficácia e efetividade das políticas públicas Provocar decisões para superação de problemas (em nivel tático e em nivel estratégico) que impedem a execução programada dos programas, projetos e processos Disponibilizar informações sintéticas, tempestivas e confiáveis para tomada de decisão Aumentar o grau de responsabilização e comprometimento dos gerentes e das equipes em relação a entrega de resultados e ao cumprimento dos prazos e custos Aumentar o grau de integração e cooperação das diferentes equipes envolvidas

10 NÍVEIS DE MONITORAMENTO Redes de Desenvolvimento Integrado do Governo Analisar a evolução da execução das redes de desenvolvimento, seus resultados finalísticos e suas principais entregas Reunião gerencial do governador Rede de Monitoramento Programas Estruturadores da Rede de Desenvolvimento Integrado Gestão dos problemas dos programas Análise da execução física e financeira dos programas, marcos críticos e resultados dos programas Reuniões Comitê Reuniões de Integração da Rede Suporte técnico e acionamento do processo decisório GERAES Projetos e Processos Estratégicos do Programa Gestão dos problemas dos projetos e processos Registro e análise da execução física e financeira, marcos críticos, resultados dos projetos e processos Reunião de Monitoramento do Programa AGEIs

11 AGEI GERAES GOVERNADOR SEPLAG, SECRETÁRIO GERENTE DE PROCESSOS (MELHORIA) PRÉ-STATUS GERENTE DE PROCESSOS (DIA A DIA) GERENTE DE PROJETOS STATUS GERENTE DE PROGRAMA E EQUIPE DO PROGRAMA COMITÊS GERENTES DE PROGRAMAS DA REDE E PARCEIROS ENVOLVIDO E GERENTES DOS PROJETOS, PROCESSOS E PROGRAMAS* INTEGRAÇÃO Reunião da Rede Integrada de Desenvolvimento Potencializar Integrações e elaborar Planos de Ação Problema na execução do Programa Oportunidades de integração aproveitadas Reunião dos Projetos e Processos do Programa FLUXO GERAL DE MONITORAMENTO Reunião de Petit Comité Reunião de Comitê Analisar se consegue sanar o problema na Equipe do Programa (Gerentes de Projetos e Processos) Analisar se consegue sanar o problema Realizar reunião sanar o problema Não Sim Preparar briefing sobre o problema e mostrar alternativas de solução Não Sim Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Problema resolvido Problema resolvido Problema resolvido GERAES ATIVIDADES Follow up e apoio à execução dos planos de ação no nível de programa Provocar a articulação entre as áreas em torno da solução do problema Preparar de forma seletiva as reuniões de Comitê: priorizar os problemas; formular alternativas de solução; selecionar os envolvidos; provocar a decisão e definição das medidas e prazos Aprovar as liberações de cotas orçamentárias e mudanças INSTRUMENTOS Relatório de Problemas e Relatório Executivo Sistema GERAES em Rede Plano de Ação Problema na execução do projeto Problema na execução do processo Analisar se consegue sanar o problema sozinho Analisar se consegue sanar o problema sozinho Não Sim Não Sim Preparar briefing sobre o problema e mostrar alternativas de solução Preparar briefing sobre o problema e mostrar alternativas de solução Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Problema resolvido Problema resolvido AGEI ATIVIDADES Follow up e apoio a execução dos planos de ação no nível de projeto e processo Facilitar a solução dos problema no nível dos projetos e processos Preparar as reuniões gerenciais INSTRUMENTOS Alerta de situação: relatório executivo (uma página) para Gerente de Programa Sistema GERAES em Rede Plano de Ação Problema na execução do plano de melhoria Analisar se consegue sanar o problema sozinho Não Preparar briefing sobre o problema e mostrar alternativas de solução Sim * Será avaliado a necessidade da presença em cada reunião dos gerentes Elaborar, monitorar e executar Plano de Ação Problema resolvido Avaliar em conjunto com gerente de programa as solicitações de liberação de cotas orçamentárias e mudanças no projeto

12 MONITORAMENTO Processos: Gestão do dia-a-dia (agenda semanal); Plano de melhoria (agenda mensal). Programa: Reuniões de Status Report; Reuniões de Comitês de Resultado. Rede de Desenvolvimento Integrado: Reunião de Integração da Rede.

13 MONITORAMENTO DOS PROGRAMAS ESTRUTURADORES Reuniões de Status Report Reuniões mensais que ocorrem com os programas estruturadores; Nessas reuniões devem ser monitorados, em conjunto, todos os projetos e processos estratégicos que compõem um determinado programa estruturador; Objetivo: Tomada de decisão para superações dos problemas identificados no Pré-Status, que não foram solucionados; Monitoramento de marcos críticos com objetivo de identificar problemas e desvios; Deliberação quando a solicitação de cota orçamentária; Discussão de solicitações de mudança nos projetos e processos estratégicos; e Registro das medidas em um Plano de Ação e dos principais comentários. Participantes: gerente do programa, gerentes de projetos e processos, GERAES, AGEIs e demais envolvidos na superação dos problemas existentes.

14 MONITORAMENTO DOS PROGRAMAS ESTRUTURADORES Reuniões de Comitê de Resultados Periodicidade conforme necessidade; Organizados por Secretaria, de forma que cada Secretário de Estado possa ter uma visão estratégica do seu portfólio e que proporcione um ambiente de rápida tomada de decisão; Objeto da reunião: Programas Estruturadores com dificuldade de execução e problemas relacionados ao Caderno de Gestão Integrada e Eficiente. Participantes: escolhidos em função dos problemas que serão discutidos na reunião. No entanto, é necessária a presença do Secretário da respectiva pasta, o gerente do programa estruturador, o GERAES e AGEI. A coordenação da reunião deve ser feita pela SEPLAG.

15 MONITORAMENTO DA REDE DE DESENVOLVIMENTO INTEGRADO Reuniões de Integração da Rede Fóruns específicos para tratar temas comuns ou que tenham uma interdependência entre os programas estruturadores; Não são reuniões típicas de monitoramento; Objetivo: identificar oportunidades de integração, troca de experiências, de boas práticas de gestão sempre visando potencializar a execução dos programas. Organizados pela equipe do GERAES e com a participação dos gerentes dos programas e parceiros. Gerentes de projetos e processos também podem participar para apresentar suas experiências e boas práticas na condução de seus projetos e processos. Periodicidade: proposta de ser bimestral.

16 ENCERRAMENTO E AVALIAÇÃO Encerramento e Avaliação: Projetos: Taxa de execução dos Projetos; Relaciona elementos como marcos, metas físicas e recursos financeiros. Avaliação Executiva dos Projetos Avaliação da gestão dos projetos baseada em metodologia específica. Processos: Taxa de execução dos Processos; Relaciona elementos como indicadores do processo, marcos e metas do plano de melhoria, e recursos financeiros. Programa: Taxa de execução do programa Relaciona elementos com as taxas de execução dos projetos e processos, e os indicadores do programa.

17 Atores Relevantes na Gestão da Carteira Linha Gerencial Governador Secretários de Estado Gerente de Programa Gerente de Projetos Gerente de Processos Líder do plano de melhoria Gestor do dia a dia Facilitadores GERAES AGEIs Foco no apoio à solução de problemas Foco na entrega

18 O Gerente de Programa É o responsável pela execução dos Programas Estruturadores, projetos e processos estratégicos Busca integrar as entidades, unidades internas e o públicoalvo para fazer acontecer Seu papel essencial é: fazer fazer fazer crer fazer acontecer

19 O Gerente de Programa Representante, líder e articulador INTERPESSOAL Gerente INFORMACIONAL Sensor, transmissor e porta-voz DECISÃO Empreendedor, agente de mudança, administrador de conflitos, negociador, gestor de recursos 19

20 Papéis relevantes - Interpessoal Representante, líder e articulador Facilitador Interlocutor externo Coordenação e motivação Construção de rede de relacionamento interno e externo 20

21 Papéis relevantes - Informacional Sensor, transmissor e porta-voz COMUNICAÇÃO COM Superiores Gerente Público-alvo Parceiros Colaboradores Recepção de informações da rede externa Disseminação de informações Transmissão de valores, normas e políticas Estímulo à troca de informações

22 Papéis relevantes - Decisão Busca permanente de novas idéias e oportunidades Administração de pressões e conflitos Construção de consenso e tomada de decisão Definição, aplicação e supervisão dos recursos

23 Atribuições do Gerente do Programa GERENTE DO PROGRAMA Assegurar a integração dos projetos e processos estratégicos de modo a garantir o alcance dos resultados do programa, garantindo a exata combinação dos projetos e o correto nível de investimento para cada projeto e processo Coordenar e integrar esforços, monitorar o alcance dos resultados e atuar na solução de restrições sistêmicas no âmbito do programa; Realizar reuniões periódicas de coordenação, monitoramento, integração e motivação da equipe dos projetos e processos; Articular diferentes instâncias setoriais para garantir o alcance dos resultados do programa; e Avaliar riscos e identificar restrições à implantação do programa, em cooperação com os responsáveis pela execução e os integrantes da sua linha gerencial, e propor as medidas preventivas e corretivas

24 Obrigado!

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