Programa Serviços Especializados de Apoio à Gestão do Programa

Transcrição

1 Programa Serviços Especializados de Apoio à Gestão do Programa Apresentação da nova fase do Programa RH 19 de dezembro de 2013

2 Objetivos da reunião Apresentar a nova fase do projeto RH Folh@ Apresentar a estrutura de do projeto e os ciclos de trabalho Apresentar os canais para obter mais informação sobre o andamento do projeto Copyright 2013 Accenture All Rights Reserved. 2

3 Agenda Visão Geral do Projeto RH Grandes Marcos Principais Progressos Canais de Comunicação 3

4 Histórico da Iniciativa Todos sabemos que o RH Folh@ é um projeto de suma importância para o Governo do Estado, mas que passou por diversas tentativas e erros durante os últimos anos. Sabemos o quanto é frustrante para todos os envolvidos quando o esforço é realizado mas o resultado não vem. Ao longo de 2013, foi realizada uma análise detalhada e um planejamento para que os objetivos ficassem claros e as metas pudessem ser atingidas. Papéis e responsabilidades foram revistos e uma consultoria de gestão foi contratada para apoiar a liderança do projeto. Uma nova fase se iniciou e é por isso que queremos compartilhar com vocês as informações desse novo momento. 4

5 Objetivos do RH Desenvolver e implantar um sistema para a gestão unificada e integrada dos recursos humanos do Estado de São Paulo, que atenda as Secretarias e Autarquias; Realizar a modernização do sistema de folha de pagamento (SDPE) que atende as Secretarias do Estado de São Paulo a fim de diminuir o processamento manual e automatizar o cálculo retroativo; Preparar esse sistema de folha de pagamento (SDPE) para ser um sistema único e integrado, que possa atender futuramente as autarquias, a Polícia Militar e a SPPREV. 5

6 O RH conta com duas frentes de trabalho principais 1. Frente do Sistema de Gestão de RH Frente dedicada à criação do sistema de Gestão de RH, que visa controlar a vida funcional dos servidores, desde o seu provimento até o momento de sua exoneração ou aposentadoria. Essa frente de trabalho está organizada da seguinte maneira: Necessidades de Negócio Definir Regras, Critérios e Processos UCRH / Representares dos Setoriais / Especialistas Prodesp Ciclo de Desenvolvimento Especificar Funcionalidades DTI / Terceiros Especialistas Prodesp c Construir Programas e Telas DTI / Terceiros Testar DTI DTI / Terceiros / UCRH / Representares dos Setoriais / Especialistas Prodesp Sistema Desenvolvido

7 O RH conta com duas frentes de trabalho principais 2. Frente de Modernização da Folha de Pagamento (SDPE) Frente dedicada à modernização dos módulos de Cálculo da Folha de Pagamento (SDPE), aumentando o nível de automatização e reduzindo gradativamente a operação manual para o cálculo retroativo de benefícios e vantagens. Essa frente de trabalho está organizada da seguinte maneira: Sistema Atual & Requisitos de Modernização de Cálculo Definir e implementar parametrização Especificar fórmulas de cálculo Ciclo de Modernização c Alterar e construir programas e telas Testar Sistema Modernizado Prodesp / DDPE Prodesp / DDPE Prodesp Prodesp / DDPE 7

8 Acreditamos que temos os diferenciais para que dessa vez a iniciativa tenha sucesso Pessoas Metodologia e Governança Tecnologia Servidores com larga experiência e conhecimento do negócio Especialistas em gestão e execução de projetos de implantação de sistemas de RH Técnicos em.net (baixa plataforma) e Mainframe (alta Plataforma), tecnologias utilizadas para o desenvolvimento do Gestão de RH e Folha Profissionais experientes em atividades relacionadas à desenho de processos, arquitetura e desenvolvimento de sistemas, comunicação e ferramentas de gestão e compartilhamento de informação Metodologias comprovadas para gestão de projetos, Gestão da mudança, desenho de processos de Gestão de RH e de Folha de Pagamento. Modelos de documentos e de procedimentos compatíveis com as práticas definidas pelo PMI (Project Management Institute) e pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Governança de projeto envolvendo lideranças dos diferentes órgãos e frentes de trabalho a fim de aumentar a visibilidade dos progressos e interdependências Utilização de ferramentas de ponta, como Microsoft Sharepoint, Microsoft Project e Enterprise Project Management (EPM), Microsoft TFS (Team Foundation Server) para gestão dos cronogramas e atividades do projeto

9 Estrutura do Projeto Comitê Executivo Diretoria Executiva: SEFAZ, SGP e Prodesp Diretoria Accenture Gestão do Projeto SEFAZ SGP Accenture Accenture Serviços Especializados PMO PRODESP SEFAZ Accenture SGP SEFAZ Sistema de Gestão de RH Migração / Integração RH x Folha SEFAZ DTI PRODESP Modernização da Folha (SDPE) PRODESP SEFAZ DDPE Regras e Critérios Especificação Funcional Desenvolvimento Contabilização Parametrização Cálculo Retroativo Automatizado Empilhamento SGP SEFAZ PRODESP SEFAZ DTI PRODESP SEFAZ DTI PRODESP PRODESP SEFAZ - DDPE PRODESP SEFAZ - DDPE PRODESP PRODESP 9

11 Em linhas gerais, o projeto se baseia em alguns grandes marcos O planejamento geral do projeto está em fase de detalhamento, com o objetivo de entregar o Novo Cálculo da Folha e o Sistema de Gestão de RH em 2014, sendo a previsão para integração e entrada em produção do sistema de RH para meados de Conheça alguns grandes marcos já definidos: Modernização da Folha Sistema de Gestão de RH Migração & Integração Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Trilha de auditoria Modernização Parametrização Novo Cálculo Rotina Contábil Especificação e Desenvolvimento da Frente Estrutral Frente Complementar... PoC Frente Complementar + Desenvolvimento (em definição) Migração e Integração Divulgação e Capacitação Homologação Adoção

13 Ao longo de 2013, alcançamos alguns progressos significativos Reorganizamos a estrutura do projeto Estabelecemos uma governança de trabalho Fizemos um planejamento inicial de cada frente Iniciamos o controle dos riscos e tarefas Alocamos especialistas em processos, tecnologias e gestão de projetos e pessoas Criamos novos canais de comunicação e visibilidade do projeto

14 Na frente de Gestão de RH... Regras e Critérios: Cerca de 80% das regras de negócio foram analisadas e descritas para as funcionalidades estruturais do sistema 8 de 40 Processos de RH foram documentados em alto nível para trazer uma visão única e integrada do modelo futuro Especificação Funcional: Foi definido um modelo de documento de especificação funcional para traduzir as necessidades de RH em requisitos técnicos Foram gerados 41 documentos; desses 35 estão em validação e 6 já estão em desenvolvimento Desenvolvimento: Construídos os módulos de Pessoa e Cargos; Iniciado o desenvolvimento de Ingresso, Vacância, Origem Externa, Bloqueio, Licença, Afastamento, Extra Vínculo com base nas EFs; Iniciada a coleta de métricas para refinar o cronograma de desenvolvimento.

15 Na frente de Modernização da Folha... Foi construído o módulo de Trilha de Auditoria; Está em homologação o módulo de Contabilização; Está em progresso o módulo de Cálculos parametrizados; Foram alocados novos recursos para a transferência de conhecimento e aumento da velocidade do trabalho; Foram definidas métricas de acompanhamento de progresso.

17 Foi criado um Informativo para divulgação de notícias para os membros do projeto O Informativo do Programa RH-Folh@ tem como finalidade divulgar os principais resultados e acontecimentos do projeto e é enviado por ; sua periodicidade é mensal; Ilustrativo O Informativo conta com sessões permanentes como Fique por dentro e Contate-nos. Também tem sessões extraordinárias como Entrevistas, Depoimentos, Cobertura de eventos, Apresentação de um novo membro ou Equipe, que surgem conforme a necessidade do projeto e demandas de seus leitores. Sessões Accenture. All rights reserved.

19 Um Boletim Executivo é enviado aos membros do Comitê Estratégico e um Comunicado para o Governador está em fase de validação Canal: Boletim Executivo Público Alvo: Secretário da Fazenda Secretário da Gestão Pública Presidente da Prodesp Canal: Comunicado ao Governador Público Alvo: Governador do Estado de SP Accenture. All rights reserved.

20 Foi criado um do projeto para recebimento de sugestões e demandas de comunicação Contate-nos A equipe de comunicação do RH Folh@ precisará da sua ajuda para poder sempre atender as suas necessidades e expectativas. Queremos ouvir suas sugestões de temas e conteúdo para que juntos possamos tornar nossos canais ainda mais eficientes. Participe! Envie-nos suas sugestões de temas e conteúdos para o corporativo: Programa_rhf_comunicacao@fazenda.sp.gov.br Accenture. All rights reserved.