ESTATUTO DAS COMUNIDADES DE PRÁTICA - COPs NO PODER EXECUTIVO ESTADUAL

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1 ESTATUTO DAS COMUNIDADES DE PRÁTICA - COPs NO PODER EXECUTIVO ESTADUAL RESOLUÇÃO SEPLAG no. xx/xxxx Disciplina o funcionamento das Comunidades de Prática CoPs no âmbito do Poder Executivo Estadual, vinculadas à Política Estadual de Gestão do Conhecimento instituída por intermédio da Resolução SEPLAG no. 55, de 27/7/2012. DA FINALIDADE Art. 1. As Comunidades de Prática no Poder Executivo Estadual têm por finalidade: Promover o compartilhamento de conhecimentos e experiências vivenciadas em torno de temáticas relevantes para a gestão pública, visando potencializar o aprendizado individual e coletivo e promover o aprimoramento permanente das políticas públicas. Art. 2.Constituem objetivos das Comunidades de Prática: Desenvolvimento de estratégias organizacionais; Resolução de problemas organizacionais específicos; Transferência de melhores práticas; Desenvolvimento de habilidades profissionais, mediante a capacitação de seus membros em consonância com o grau de maturidade dos mesmos: novatos, qualificados, experientes e especialistas. Assessoramento/aconselhamento técnico aos integrantes, contribuindo para o adequado exercício das suas funções. DA COMPOSIÇÃO Art.3. Os membros da CoP comporão um grupo de especialização temática, atuando em funções correlatas, de modo que haja afinidade de linguagem e compartilhamento de interesses e propósitos, fundamental para a efetividade das interações. Será considerada a eventual inclusão de membros externos ao Governo de Minas, de modo a ampliar o capital social da comunidade e agregar novos conhecimentos especializados. Art.4. O modelo de gestão das Comunidades de Prática no Poder Executivo Estadual preconiza os seguintes atores: a) Patrocinador Integrante da alta administração, legitima e apóia a comunidade, provendo meios e recursos para o seu efetivo funcionamento. São responsabilidades atribuídas ao Patrocinador:

2 Direcionar e promover a materialização dos planos de ação da CoP; Promover os resultados da CoP; Promover ações voltadas para a valorização e reconhecimento dos membros da CoP. b) Moderador O moderador é um membro que lidera, monitora, reporta e mobiliza os membros em torno das atividades e questões abordadas pela CoP. Formalmente discriminado no ato de solicitação de abertura da comunidade, com base em formulário específico, o moderador deve manter um alto nível de energia na CoP, estimulando a participação e o engajamento dos integrantes, bem como zelando pela estruturação da memória da comunidade. São responsabilidades atribuídas ao Moderador: Buscar, junto à alta administração/patrocinador, orientação estratégica para nortear as atividades da comunidade; Estabelecer cronograma de atividades e zelar pelo seu cumprimento; Coordenar as atividades, zelando pelo seu adequado desenvolvimento; Identificar e incorporar ou analisar/aprovar as solicitações de inscrição de novos membros que possam contribuir para o aprimoramento das atividades da CoP; Estimular a participação dos membros; Coletar e propagar boas práticas e lições aprendidas a partir das interações entre os membros; Avaliar periodicamente o desempenho da comunidade; Elaborar relatórios e comunicar resultados; Propor e executar mudanças e melhorias com base no desempenho da comunidade e das demandas dos membros; Identificar e arregimentar membros que possam contribuir para a adequada gestão das atividades da CoP, subsidiando-o em suas tarefas; Propor mecanismos de valorização e reconhecimento dos membros da CoP, obtendo a necessária validação do patrocinador. Gestores de conteúdos: membros especialistas na temática da CoP, mediante indicação eventual e temporária do moderador, de acordo com a necessidade, tendo como atribuições específicas: Validar os documentos técnicos gerados pela comunidade; Capacitar os membros nas temáticas indicadas. c) Membros Efetivos: integrantes da CoP, convidados ou aprovados pelo Moderador, com as seguintes atribuições: Compartilhar conhecimentos e experiências; Expor dúvidas; Participar das discussões e encontros promovidos pela comunidade; Contribuir para a estruturação de documentos; d) Membros Observadores: integrantes da CoP, são atores que exercem atividades organizacionais que apresentam sinergia com os temas retratados. Representam elos de

3 ligação entre as comunidades (formais e informais) da Administração Pública Estadual, promovendo a necessária intersetorialidade entre as temáticas relevantes para a gestão pública. Cabe aos observadores acompanhar e participar das discussões realizadas no âmbito da CoP, trazendo informações complementares que possam agregar valor ao grupo. Art.5. De modo a subsidiar as atividades desenvolvidas no âmbito da CoP, promovendo uma adequada definição de papéis e responsabilidades, os membros deverão ser identificados segundo uma escala de maturidade profissional, definida no ato de preenchimento de formulário de inscrição pelo próprio candidato/convidado a membro: os iniciantes, que sendo ainda inexperientes no tema foco da comunidade, demandam educação e treinamento de forma mais intensiva; os qualificados, que já possuem alguma experiência e podem atuar em níveis básicos, mas ainda requerem orientação para melhoria de desempenho; os experientes, que possuem alto nível de experiência e aportam conhecimento às interações; buscam a agregação de novos conhecimentos e informações; os especialistas, que são referência no assunto e trazem importante diferencial para a inovação e resolução de problemas, norteando as estratégias de geração de conhecimentos no âmbito da comunidade. Art.6. A participação dos servidores será voluntária, sendo permitida a entrada de novos membros e observadores a qualquer momento, integrantes da Administração Pública Estadual ou externos, por convite ou solicitação, a critério do moderador. DAS ATIVIDADES Art.7. Serão promovidos encontros presenciais regulares, com periodicidade a ser definida pelo grupo, dado que o conhecimento tácito é melhor transferido através de contato pessoal. São ressalvadas as situações caracterizadas por grande dispersão territorial dos membros e/ou inviabilidade orçamentária. Também serão promovidas interações virtuais entre os membros da CoP, em ferramenta específica disponibilizada para essa finalidade, em caráter complementar aos encontros presenciais ou como alternativa a estes. A CoP virtual não apresenta restrição de tempo ou espaço, otimizando as oportunidades de interação entre as equipes. Art.8. As atividades das COPs serão desenvolvidas com base nos seguintes instrumentos: a) Instrumentos presenciais Fórum de discussão presencial Encontro de periodicidade regular visando a discussão de temas previamente selecionados. O evento deverá redundar em um relatório apontando os tópicos abordados, considerações e

4 conclusões obtidas pelo grupo, além de plano de ação relacionado com as decorrentes ações programadas. Também tem o caráter de acompanhamento/balanço das atividades desenvolvidas e elaboração de estratégias de atuação. Capacitação técnica Realização de treinamentos na modalidade presencial, promovidos pelo moderador e conduzidos por membros especialistas da comunidade por ele designados, ou por convidados externos. Grupo de estudos Encontros voltados para a análise e discussão de temas relevantes para a Comunidade, promovidos pelo moderador e conduzidos por membros especialistas da comunidade, segundo necessidades previamente identificadas ou apontadas pelo grupo. b) Instrumentos virtuais Blog Espaço destinado à publicação de notícias, eventos, agenda e status de atividades, tutoriais, links úteis, mural, avisos gerais e alertas acerca de fatos que exijam atenção ou providência na temática abordada pela CoP. Perfis de membros Espaço destinado à apresentação dos perfis dos membros, constituindo guias para a identificação de expertises, de modo a facilitar as interações e promover a integração dos membros. Fórum de discussão virtual Exerce papel complementar em relação ao fórum presencial, permitindo a interação entre os participantes antes e após o evento, ou independentemente deste, quando a interação presencial for dispensável ou inviável. Constitui também o ponto de partida para a análise e validação de Boas Práticas e Lições Aprendidas. Capacitação à distância Realização de treinamentos na modalidade de ensino à distância EAD, esta última mediante a disponibilização de plataforma específica para essa finalidade, em consonância com o Plano Estadual de Gestão do Conhecimento. Repositórios

5 Espaços administrados pelo moderador, destinados ao armazenamento dos documentos técnicos e gerenciais produzidos ou utilizados pela comunidade, segundo regras específicas de taxonomia, abrangendo os seguintes conteúdos: Boas práticas: relato de práticas que provaram ter valor ou efetividade, relacionadas a aplicação de uma técnica, método, procedimento ou processo para realização de uma tarefa ou resolução de um problema, e que possam ser aplicadas ou adaptadas para outras condições no futuro. Lições aprendidas: narrativa que relata uma experiência, positiva ou negativa, contendo o que era esperado que acontecesse, os fatos ocorridos, a análise das causas das diferenças e o que pôde ser aprendido durante o processo. Podem estar vinculadas a boas práticas ou não. Relatórios técnicos de Fóruns de Discussão: síntese das principais conclusões e deliberações tomadas no âmbito dos fóruns. Documentação: formulários/templates, material de apoio utilizado para grupos de estudos, apresentações, conteúdo de treinamentos, relatórios gerenciais vinculados à temática abordada pela CoP, dentre outros. DO MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO Art.9. Deverá ser realizada de avaliação de desempenho semestral da CoP, incluindo a apuração de indicadores de esforço e resultado, em consonância com a Política Estadual de Gestão do Conhecimento. DA DOCUMENTAÇÃO PERTINENTE Compõem o modelo de gestão de Comunidades de Prática no Poder Executivo Estadual a seguinte documentação: Estatuto padrão; Metodologia de Grupos de Estudos; Critérios taxonômicos para classificação e inserção de conteúdos na ferramenta de CoP virtual; Indicadores de desempenho, em consonância com a Política Estadual de Gestão do Conhecimento; Política de Uso da ferramenta tecnológica; Manual da ferramenta tecnológica. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

6 Art. 10. Os membros se obrigam a cumprir os termos e condições estabelecidos na documentação pertinente às Comunidades de Prática no âmbito do Poder Executivo Estadual. Art.11. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

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