PROCEDIMENTO GERENCIAL

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1 PÁGINA: 1/10 1. OBJETIVO Descrever o procedimento para a execução de auditorias internas a intervalos planejados para determinar se o sistema de gestão da qualidade é eficaz e está em conformidade com: -As disposições planejadas para a realização dos seus produtos; -Os requisitos da norma ISO9001 -Os requisitos do sistema de gestão da qualidade estabelecidos. 2. ÁREAS ENVOLVIDAS Todas as áreas da empresa. 3. DEFINIÇÕES 3.1 Processo sistemático, documentado e independente, para obter evidência de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos. Nota: A auditoria interna do sistema poderá ser efetuada por terceiros, desde que o profissional apresente formação equivalente a exigida para os auditores internos da Organização. O auditor externo deverá gerar os registros previstos neste procedimento. 3.2 Programa de auditoria: Conjunto de uma ou mais auditorias planejadas para um período de tempo determinado e direcionadas a um propósito específico. 3.3 Critérios da auditoria: Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos usado como uma referência. 3.4 Plano da auditoria: Descrição das atividades e arranjos para uma auditoria. 3.5 Escopo da auditoria: Abrangência e limites de uma auditoria. 3.6 Evidência da auditoria: Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis. Pode ser qualitativa ou quantitativa. 3.7 Constatações da auditoria: Resultados da avaliação da evidência da auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria. As constatações da auditoria podem indicar tanto a conformidade quanto a nãoconformidade com os critérios de auditoria, ou oportunidades de melhoria.

2 PÁGINA: 2/ Conclusão da auditoria: Resultado de uma auditoria apresentado pela equipe da auditoria após levar em consideração os objetivos da auditoria e todas as constatações da auditoria. 3.9 Cliente da auditoria: Organização ou pessoa que solicita uma auditoria Auditado: Organização que está sendo auditada Auditor: Pessoa com competência pra realizar uma auditoria Equipe da auditoria: Um ou mais auditores que realizam uma auditoria Auditor líder: Auditor indicado para liderar a equipe de auditores Especialista: Pessoa que tem experiência ou conhecimentos específicos no assunto a ser auditado Não conformidade real ou potencial: Não atendimento real ou potencial de um requisito. 4. DISPOSIÇÕES GERAIS 4.1 Qualificação dos auditores internos: Serão qualificados como auditores da qualidade os funcionários que participarem de curso de formação de auditores da qualidade, interno ou externo, com carga horária mínima de 16 horas, que apresente como conteúdo mínimo: - Interpretação dos requisitos da norma ISO Conceitos - Objetivos da Auditoria da Qualidade - Classificação das Auditorias - Atividades da Auditoria da Qualidade: Planejamento o Avaliação dos procedimentos aplicáveis o Plano da auditoria o Lista de verificação Execução o Reunião de abertura o Coleta de informações o Geração das constatações

3 PÁGINA: 3/10 o Reunião de encerramento Relatório - Responsabilidades dos auditores e auditados - O perfil do auditor - Comunicação na Auditoria Nota: Todos os funcionários com a qualificação acima poderão atuar como auditor ou como auditor líder. 4.2 Manutenção da qualificação do título de auditor interno: Os auditores internos serão avaliados anualmente, com base no formulário de Avaliação dos Auditores Internos da Qualidade (anexo 4), que será preenchido pelos auditados e enviado para o Coordenador do Sistema, após cada auditoria Para manter o título de auditor interno da qualidade, o funcionário deverá realizar pelo menos uma auditoria por ano e apresentar uma média de pontos igual ou superior a 14, conforme critério definido no formulário. Caso apresente uma pontuação inferior a 14, este deve passar por um processo de reciclagem. 4.3 Para definição da equipe de auditores, é levada em consideração a independência dos auditores em relação à área a ser auditada. 4.4 Para adequada realização das auditorias internas, quando de seu planejamento e execução, o Coordenador do Sistema e os Auditores Internos devem avaliar e usar como referência os Diagramas dos Processos definidos. 4.5 É de responsabilidade dos Auditores Internos registrar nos relatórios de auditoria as evidências objetivas levantadas durante a auditoria, sejam elas de conformidade ou não conformidade ou oportunidade de melhoria, para permitir a rastreabilidade e garantir confiabilidade dos dados obtidos. 5. PROCEDIMENTO 5.1 Planejamento Até o final do mês de janeiro, com base na relevância e na situação organizacional do processo ou área e nos resultados da última auditoria interna ou externa, o Coordenador do Sistema elabora o programa anual de auditorias internas e envia para os demais responsáveis. Todos os processos devem ser avaliados pelo menos uma vez ao ano. Este programa deve conter as seguintes informações: -O título da área ou processo a ser auditado; -O nome do responsável pela área ou processo a ser auditado; -O nome do auditor líder daquela auditoria; -A semana prevista para a realização da auditoria interna.

4 PÁGINA: 4/ Os Responsáveis das áreas divulgam a programação para os demais funcionários da área Com a devida antecedência o auditor líder definido no programa de auditorias, se reune com os demais componentes da equipe de auditores para avaliação dos documentos aplicáveis (auditoria de adequação), elabora o plano da auditoria, utilizando o formulário especifico, Plano de Auditoria (anexo 1) e envia para o Coordenador do Sistema e para o Responsável da Área a ser auditada. Nota: Após o envio do plano da auditoria o auditor líder mantém contato com o responsável pela área a ser auditada para dirimir as dúvidas e acertar os últimos detalhes da auditoria interna. 5.2 Execução da Auditoria Na data e horário estabelecidos no plano da auditoria, a equipe coordenada pelo auditor líder realiza a reunião de abertura com o Responsável da área a ser auditada e com os demais funcionários que este achar necessário e possível, para realizar a apresentação das pessoas envolvidas, ratificar escopo da auditoria, estabelecer elos de comunicação, discutir a seqüência das atividades, confirmar horários e local da reunião de encerramento e elucidar e esclarecer detalhes e dirimir dúvidas caso existam Após a reunião de abertura cada auditor da equipe acompanhado de um representante da área auditada (guia da auditoria) e com base no plano da auditoria, realiza a coleta de informações (evidências da auditoria), através de: -Entrevistas com os empregados -Observações de atividades e do ambiente e condições de trabalho -Documentos, como política, objetivos, planos, procedimentos, normas, instruções, licenças e permissões, especificações, desenhos, contratos e ordens; -Registros, como registros de inspeção, notas de reuniões, relatórios de auditoria, registros de monitoramento de programas e o resultados de medições; -Resumos de dados, análises e indicadores de desempenho; -Relatórios de outras fontes, como, por exemplo, realimentação de cliente, outras informações pertinentes de partes externas e classificações de fornecedor; Sempre que possível, ou após a coleta de informações o auditor gera as constatações da auditoria, que conforme citado no capítulo 3 deste procedimento, é o resultado da avaliação da evidência da auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria e pode indicar uma conformidade, uma não conformidade ou uma oportunidade de melhoria. 5.3 Análise das constatações e preparação da conclusão da auditoria

5 PÁGINA: 5/ Em fases adequadas da auditoria (ao final da coleta de informações ou ao final de cada dia de auditoria) a equipe de auditores se reúne, para analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer outras informações apropriadas coletadas durante a auditoria e preparar as conclusões para a reunião de encerramento da auditoria Caso a equipe conclua que uma determinada constatação deve ser considerada como uma não conformidade, a registra no formulário Relatório de não conformidade de auditoria interna (anexo 2) citando o requisito negado e as evidências que a suporta Caso a equipe conclua que uma determinada constatação deve ser considerada como uma conformidade ou como uma oportunidade melhoria, a registra no Relatório de Auditoria da Qualidade (anexo 3). 5.4 Conclusão da auditoria Ao término da auditoria, a equipe coordenada pelo auditor líder realiza a reunião de encerramento com o Responsável da área auditada e com os demais funcionários que este achar necessário e possível, para agradecer a colaboração de todos, destacar os pontos positivos e comunicar o resultado (conclusão) da auditoria. 5.5 Acompanhamento No prazo máximo de 3 dias úteis, após a conclusão da auditoria, o auditor líder emite o relatório da auditoria que inclui o Relatório de não conformidade, e encaminha para o Coordenador do Sistema O Coordenador do Sistema encaminha cópia para o responsável da área auditada, para identificação das causas e estabelecendo prazos para implantação das ações corretivas e preventivas e verificação da eficácia das mesmas. Após tratamento, envia uma cópia ao Coordenador do Sistema Decorrido o prazo fixado para verificação da eficácia, o Coordenador do Sistema ou um seu preposto, que pode ser o próprio auditor líder verifica a eficácia e encerra o relatório que é enviado para o Coordenador do Sistema. No caso de ineficácia do tratamento o relatório de não conformidade é reemitido para novo tratamento Periodicamente o Coordenador do Sistema tabula as informações referentes às auditorias internas e encaminha para análise crítica da direção. 6. REGISTROS Os registros gerados neste procedimento são tratados conforme o PG.02 Controle de Registros.

6 PÁGINA: 6/10 7. APROVAÇÃO DO PROCEDIMENTO Elaborado por Aprovado por Data Data ANEXOS Anexo 1 - Plano de Auditoria (Modelo) Anexo 2 - Relatório de não conformidade de auditoria interna (Modelo) Anexo 3 - Relatório de Auditoria (Modelo) Anexo 4 - Avaliação dos auditores Internos da Qualidade (Modelo)

7 PÁGINA: 7/10 DEPARTAMENTO: DATA INÍCIO: AUDITOR LÍDER: ESPECIALISTA: Anexo 1 PLANO DE AUDITORIA (Modelo) DATA TÉRMINO: AUDITORES: AUDITOR EM TREINAMENTO: AUDITADO: OBJETIVO DA AUDITORIA: ESCOPO DA AUDITORIA: DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA: PLANO ITEM DA NORMA DESCRIÇÃO INÍCIO TÉRMINO AUDITOR AUDITOR LÍDER: DATA: / / CÓPIAS PARA:

8 PÁGINA: 8/10 Anexo 2 RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE DE (Modelo) ÁREA AUDITADA: DATA: FOLHA: DOCUMENTO DE REFERÊNCIA: ITEM DA NORMA: AUDITOR LÍDER: NÃO CONFORMIDADE EQUIPE AUDITORA: REPRESENTANTE DA ÁREA AUDITADA: CAUSA BÁSICA DA NÃO CONFORMIDADE: AÇÃO CORRETIVA RESPONSÁVEL DATA PREVISTA DATA CONCLUSÃO AVALIAÇÃO DE EFETIVIDADE DA AÇÃO CORRETIVA AUDITOR LÍDER DATA PREVISTA DATA CONCLUSÃO ASSINATURA DO REPRESENTANTE DA DIREÇÃO: DATA / /

9 PÁGINA: 9/10 Anexo 3 RELATÓRIO DE AUDITORIA DA QUALIDADE (Modelo) ÁREA AUDITADA: DATA: RESPONSÁVEL PELA ÁREA AUDITADA: AUDITOR LÍDER: AUDITORES: ASSINATURA DO AUDITOR LÍDER: ESCOPO DA AUDITORIA: REQUISITOS AUDITADOS: PESSOAS CONTATADAS: COMENTÁRIOS: CONCLUSÃO:

10 PÁGINA: 10/10 Anexo 4 AVALIAÇÃO DOS AUDITORES INTERNOS DA QUALIDADE (Modelo) AUDITOR: AUDITADO: ÁREA AUDITADA: DATA DA AUDITORIA: ATIVIDADE/CARACTERÍSTICA ORGANIZAÇÃO ÓTIMO 4 PONTOS BOM 3 PONTOS REGULAR 2 PONTOS RUÍM 1 PONTO CUMPRIMENTO DOS PRAZOS COMUNICAÇÃO CONHECIMENTO DO SISTEMA LIDERANÇA RELACIONAMENTO COM OS AUDITADOS APRESENTAÇÃO DOS RELATÓRIOS TOTAIS TOTAL GERAL AVALIAÇÃO TOTAL DE PONTOS PROVIDÊNCIA < 14 TREINAMENTO CONFORME ITEM 4.1 PARA PODER REALIZAR AUDITORIAS = OU > 14 MANTÉM O TÍTULO DE AUDITOR INTERNO, PODENDO ATUAR COMO AUDI- TOR LÍDER OBSERVAÇÕES: AUDITADO: DATA: / /

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