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1 P l a n o d e G e r e n c i a m e n t o d as C o m u n i c a ç õ e s d o P r o j e t o I d e n t i f i c a ç ã o Projeto Implantação de Sistema GED Solicitante BB S.A Patrocinador do Projeto Jurandir Toblib Presidente da BB S.A. Versão 1.1 Início Término do Projeto Glaycy Anne de Melo C. Costa H i s t ó r i c o d e R e g i s t r o s Versão Data Responsável Descrição Anna Karoline José de Ribamar Gomes Criação do documento Glaycy Anne de Melo Alteração no documento Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 1

2 1 D e s c r i ç ã o d o s p r o c e s s o s d e g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s O processo de Gerenciamento de Comunicações será realizado através das seguintes técnicas e ferramentas: Link específico do projeto na Intranet Documentos impressos Correio eletrônico Reuniões Quadro de avisos Atas de reunião Contratos Notas Diárias e Boletins semanais (serão divulgados através de mensagens eletrônicas e atualizações na Intranet) Será criado um link específico na Intranet da empresa com as principais informações sobre implantação do sistema GED cronograma, setores envolvidos, partes interessadas, dentre outros. Os funcionários da empresa poderão enviar sugestões/reclamações através da opção Avaliação do Projeto, onde apenas o do Projeto terá acesso à esses dados. Os membros da equipe do projeto poderão enviar sugestões para a Pasta Particular diretamente relacionada ao projeto, onde os níveis de acesso às informações serão definidos pelo do Projeto, tendo apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para acessar qualquer informação. As reuniões serão realizadas online quando não forem possíveis as reuniões presenciais, sendo estas definidas pelo GP e semanalmente na modalidade presencial, realizadas às sextas-feiras, onde constará previamente a pauta dos assuntos a serem discutidos pelo time do projeto, o objetivo da reunião, os participantes e a definição de seus Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 2

3 papéis, cabendo ao GP possíveis alterações no cronograma, pauta e periodicidade das mesmas. As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados. 2 E v e n t o s d e c o m u n i c a ç ã o O projeto terá os seguintes eventos de comunicação: 2. 1 R e u n i ã o d e K i c k O f f M e e t i n g O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Início formal do projeto, onde serão apresentadas as primeiras informações sobre o objetivo do projeto e suas implicações na estrutura organizacional da empresa, de que formas os stakeholders e áreas da empresa ficarão envolvidas, além dos primeiros levantamentos relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne de Melo C Costa do Projeto; E n v o l v i d o s José Guimarães Rosa Diretor de TI. Equipe do Projeto; Diretores da Empresa; Gestores Principais dos setores envolvidos D u r a ç ã o 1 (uma) hora L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa. Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 3

4 2. 2 Reu n i ã o d e P l a n e j a m e n t o O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto R e s p o n s á v e l Glaycy Anne do Projeto E n v o l v i d o s José Guimarães Rosa Diretor de TI do Projeto; D u r a ç ã o Diretores da Empresa. 1 (uma) hora L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa R e u n i õ e s S e m a n a i s d e A c o m p a n h a m e n t o ( F o l l o w u p m e e t i n g ) O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do projeto. Cada responsável terá até 10 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta específica R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne do Projeto; E n v o l v i d o s José Guimarães Rosa Diretor de TI; Toda a equipe Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 4

5 D u r a ç ã o 1 (uma) hora e 30 (trinta) minutos L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa O u t r o s A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e tempo de explanação sejam providenciadas R e l a t ó r i o s d e D e s e m p e n h o d o p r o j e t o O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Apresentar através de dados objetivos informações sobre o escopo, tempo, custo, prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado. Recomenda-se que os responsáveis pelo reporte dos dados de desempenho, apresentem preferencialmente através de tabelas, gráficos, histogramas, relatórios, indicadores, e se possível, que sejam distribuídas cópias do material aos participantes para um acompanhamento mais efetivo dos dados expostos. Cada responsável terá até 20 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definirão as estratégias futuras. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta específica. Periodicidade mensal, cabendo a Diretoria da empresa solicitações de prazo diferentes desta R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne do Projeto; E n v o l v i d o s Toda a equipe do projeto; Diretoria da empresa Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 5

6 D u r a ç ã o Até 2h L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa O u t r o s A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao do Projeto para que adequações relacionadas ao local da reunião e tempo de explanação sejam providenciadas R e u n i õ e s O n l i n e O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders envolvidos no projeto, quando não for possível a realização das reuniões presenciais. Os participantes serão previamente definidos pelo GP, com pauta específica R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne de Melo C Costa do Projeto; E n v o l v i d o s Equipe do Projeto; Participantes pré-definidos (de acordo com o tema a ser tratado) D u r a ç ã o 30 minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da tratativa) L o c a l Plataforma específica do projeto L i n k e s p e c í f i c o d o p r o j e t o n a I n t r a n e t O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 6

7 Divulgar as principais informações sobre o andamento e objetivo do projeto. Os dados serão atualizados semanalmente pela equipe de TI e supervisão do do Projeto e Diretor de TI R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne do Projeto; E n v o l v i d o s José Guimarães Rosa Diretor de TI Equipe de TI; Diretor de TI; Equipe de Projeto D a t a e H o r á r i o 24 horas por sete dia L o c a l Intranet da empresa 2. 7 E - m a i l O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto. Essa ferramenta será utilizada principalmente em assuntos de menor relevância. Os dados serão agrupados em Pastas Particulares, com temas gerais definidos, afim de que a pesquisa desses dados a posteriori seja otimizada R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne do Projeto; E n v o l v i d o s Toda a equipe do projeto. Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 7

8 D a t a e H o r á r i o 24 (vinte e quatro) horas por 7 (sete) dia L o c a l Correio Eletrônico/Pastas Particulares 2. 8 R e u n i õ e s c o m f o r n e c e d o r e s / c o n s u l t o r i a O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os produtos requeridos R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne do Projeto; Miguel Moura Técnico do setor de compras E n v o l v i d o s George Gomes Técnico do setor de TI Equipe do Projeto; Setor de Compras; Setor de TI; Consultor em GED; Técnico do setor financeiro; Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do assunto) D u r a ç ã o 30 (trinta) minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da tratativa). Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 8

9 L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa T r e i n a m e n t o d o s F a c i l i t a d o r e s O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Capacitar o pessoal de TI para que possa assumir a administração dos equipamentos e do sistema de GED R e s p o n s á v e i s Danilo Fernandes Consultor de GED E n v o l v i d o s Setor de Recursos Humanos; Funcionários de TI; Consultoria de GED; Representante da empresa D u r a ç ã o 1 (uma) h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos e da empresa L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa O u t r o s A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas. Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 9

10 T r e i n a m e n t o d o s U s u á r i o s O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Treinar os funcionários para a correta utilização dos equipamentos e sistema GED contratado R e s p o n s á v e i s Anna Pereira Facilitador de tecnologia da informação treinado E n v o l v i d o s Setor de Recursos Humanos; Facilitador; Funcionários da empresa; Representante da empresa D u r a ç ã o 1h diária ou de acordo com as disponibilidades de horários dos treinandos e da empresa L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa O u t r o s A forma de apresentação e de reporte dos assuntos deverá ser previamente informada ao Setor de Recursos Humanos para que adequações relacionadas ao local de treinamento e tempo de explanação sejam providenciadas R e u n i ã o p a r a e n c e r r a r o p r o j e t o ( e n d u p m e e t i n g ) : O b j e t i v o / M e t o d o l o g i a Formalizar o final do projeto, através do Termo de Aceite das partes envolvidas (cliente e patrocinador). Cada participante terá até 30 minutos para suas considerações. Apenas após todas as explanações, os demais poderão expor seu entendimento sobre o assunto. Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 10

11 R e s p o n s á v e i s Glaycy Anne do Projeto; E n v o l v i d o s Jurandir da Conceição Toblib Presidente da Empresa. do Projeto; Equipe de projeto; Diretoria da empresa D u r a ç ã o Até 2 (duas) h L o c a l Sala de Treinamento 2 Sede da empresa. 3 C r o n o g r a m a d o s e v e n t o s d e c o m u n i c a ç ã o Evento de Comunicação Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Reunião de Kick Off Meeting X Reunião de Planejamento X X Reuniões semanais de Acompanhamento (Follow up meeting) X X X X X X X X X Relatórios de Desempenho do projeto X X X X X X X X Reuniões Online X X X X X X X X X Link específico do projeto na Intranet X X X X X X X X X X X X X X X X X Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 11

12 Evento de Comunicação Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Reuniões com fornecedores/consultoria X X X X X Treinamento dos Facilitadores X X X Treinamento dos Usuários X X Reunião para encerrar o projeto (end up meeting) X 4 M a t r i z d e C o m u n i c a ç ã o Eventos Objetivo Meio Freqüência Audiência Dono Entregas Reunião de Kick Off Meeting Início formal do projeto, onde a equipe será apresentada ao projeto Face a face Uma vez Patrocinador; Equipe do projeto; Stakeholders do Projeto Ata de reunião Reunião Planejamento de Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto Face a face Uma vez do Projeto; Diretores da empresa do projeto Ata da Reunião Reuniões Semanais de Acompanhamento (Follow up meeting) Apresentar através de dados objetivos o status das entregas e atividades do projeto Face a face Semanal Equipe do projeto; do projeto Ata da reunião Relatórios Desempenho projeto de do Apresentar através de dados objetivos informações sobre o escopo, tempo, custo, prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado Face a face Quinzenal Equipe do projeto; Diretores da empresa do projeto Relatório de desempenho do projeto Reuniões Online Proporcionar interação entre a equipe do projeto e as áreas e stakeholders envolvidos no projeto. Platafor ma específic a do projeto Quando preciso Equipe do Projeto Participantes prédefinidos (de acordo com o tema a ser tratado) do Projeto Ata de reunião Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 12

13 Eventos Objetivo Meio Freqüência Audiência Dono Entregas Link específico do projeto na Intranet Divulgar as principais informações sobre o andamento e objetivo do projeto Intranet da empres a Semanal Equipe de TI; Diretor de TI Equipe do Projeto do Projeto; de TI Relatórios atualizados Proporcionar a comunicação diária entre os envolvidos no projeto Correio Eletrôni co/past as Particul ares Diário Equipe do projeto do Projeto Reuniões com fornecedores/consul toria Equipe do Projeto; Setor de Compras; Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os produtos requeridos Face a face Quando demandand o, conforme cronograma Setor de TI; Consultor em GED; Técnico do setor financeiro; Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do assunto) do Projeto Propostas dos produtos requeridos Treinamento Facilitadores dos Capacitar o pessoal de TI para que possa assumir a administração dos equipamentos e do sistema de GED Face a face 1h diária ou de acordo com as disponibilid ades de horários dos treinandos e da empresa Setor de Recursos Humanos; Funcionários de TI; Consultoria de GED Representante da empresa Consultor do GED Facilitadores treinados Treinamento usuários dos Treinar os funcionários para a correta utilização dos equipamentos e sistema GED contratado Face a face 1h diária ou de acordo com as disponibilid ades de horários dos treinandos e da empresa Setor de Recursos Humanos, Facilitador, Funcionários da empresa, Representante da empresa Facilitador de tecnologia da informaçã o treinado Usuários treinados Reunião para encerrar o projeto (end up meeting) Formalizar o final do projeto Face a face Uma vez do Projeto e equipe de assessoria do GP e Diretoria da empresa do Projeto Termo de aceite Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 13

14 5 A t a s d e r e u n i ã o Todos os eventos oficiais de comunicação serão registrados em Atas, sobre coresponsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo do Projeto, que fará a revisão do conteúdo para posterior divulgação à equipe do Projeto e Diretoria da Empresa. As atas de reunião serão padronizadas, onde constará o dia, horário, local e participantes, além da citação na íntegra dos temas elencados. 6 E x e m p l o d e r e l a t ó r i o s d o p r o j e t o Os principais relatórios a serem publicados no sistema de informações do projeto são apresentados a seguir. Todos esses relatórios serão gerados diariamente pelos responsáveis e publicados no espaço dedicado ao projeto na intranet da empresa. Qualquer outra necessidade de relatórios de progresso para as reuniões semanais de acompanhamento deverá ser solicitada com antecedência mínima de 24 horas e por escrito com a autorização do gerente de projetos W B S o u E A P ( E s t r u t u r a A n a l í t i c a d o P r o j e t o ) A representação a seguir é o padrão para a visualização da WBS durante o progresso do projeto, onde as atividades concluídas são apresentadas em azul, as atividades em execução em amarelo e as não iniciadas em verde, incluindo também o percentual completo da atividade dentro da caixa da atividade. R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa 6. 2 G r á f i c o d e G a n t t O gráfico de Gantt do projeto será evidenciado através de barras no tempo para todas as atividades do projeto ao longo de sua execução, possibilitando o acompanhamento da evolução das atividades em relação ao tempo previsto. R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 14

15 6. 3 Dia g r a m a d e R e d e O diagrama de rede será apresentado por elemento do WBS ou da EAP do projeto dentro de uma escala quinzenal de trabalho, evidenciando também as atividades críticas em vermelho e as não críticas em azul. Cada caixa representa uma atividade com seu nome, data de início e término. R e s p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa 6. 4 A c o m p a n h a m e n t o d o O r ç a m e n t o d o P r o j e t o O orçamento do projeto será acompanhado apresentando o orçamento de cada atividade e o seu custo atualizado, resumindo essas informações em um indicador gráfico de status do projeto, onde o status verde indica gasto abaixo do orçamento, o status amarelo indica um custo real inferior ao custo orçado em menos de 5%, o status vermelho indica um custo real superior ao orçado. R e s p o n s á v e l : Roberto Correia de Assis Filho 6. 5 D i a g r a m a d e M a r c o s Relatório que apresenta as datas de conclusão de cada atividade com seus respectivos desvios, apresentando o atraso/adiantamento da atividade, bem como o status de cada atividade com relação ao tempo através de um indicador gráfico de status do projeto, onde o status verde (branco) indica um adiantamento do trabalho, o status amarelo(cinza) indica um adiantamento inferior a 5% do previsto e o status vermelho (preto) indica uma projeção de atraso no marco. Res p o n s á v e l : Glaycy Anne de Melo C. Costa 6. 6 D e s e m p e n h o d o P r o j e t o A n á l i s e d e V a l o r A g r e g a d o Relatório que apresenta um comparativo entre o valor agregado de cada atividade do projeto e o valor previsto para cada um deles, incluindo os valores de custo orçado (BCWS) e o valor agregado (ACWP), bem como o gráfico comparativo entre o orçado e o agregado no tempo. R e s p o n s á v e l : Roberto Correia de Assis Filho Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 15

16 7 A d m i n i s t r a ç ã o d o p l a n o d e g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s 7. 1 R e s p o n s á v e l p e l o p l a n o Glaycy Anne de Melo Correia Costa, gerente do projeto, será o responsável direto pelo plano de gerenciamento das Comunicações. José Ribamar Barros Gomes, membro do time do projeto, será suplente do responsável direto pelo plano de gerenciamento das comunicações F r e q ü ê n c i a d e a t u a l i z a ç ã o d o p l a n o d e g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s O plano de gerenciamento das comunicações será reavaliado mensalmente na primeira reunião mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento do projeto. As necessidades de atualização do plano antes da primeira reunião de CCB do projeto deverão ser tratadas através dos procedimentos descritos no item. 8 O u t r o s a s s u n t o s r e l a c i o n a d o s a o g e r e n c i a m e n t o d a s c o m u n i c a ç õ e s d o p r o j e t o Todas as solicitações não previstas neste plano devem ser submetidas às reuniões semanais de acompanhamento para aprovação. Imediatamente após sua aprovação devem ser atualizadas no plano de gerenciamento das comunicações com seu devido registro de alterações. 9 A p r o v a ç õ e s Aprovado por Data Assinatura Plano de Gerenciamento de Comunicações do Projeto 16

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