FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO ESPECIALIZAÇÃO EM MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS

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1 FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO ESPECIALIZAÇÃO EM MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS BRUNO ROBERTO DA SILVA CESAR HENRIQUE MACIEL RIBEIRO GUSTAVO HENRIQUE PINHEIRO RICARDO SALLUM DE SOUZA VITOR PENA ROCHA PLANO DE COMUNICAÇÃO Bauru 2014

2 PROJETO FIBRADUA PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Preparado por Cesar Henrique Membro do time Versão 1 Aprovado por Bruno Silva Gerente do Projeto 01/04/2015 Introdução Este documento apresenta os critérios e recurso que deverão ser utilizados para que se tenha uma comunicação efetiva no Projeto Fibradua, projeto que visa implementar rede Backbone de Fibra Ótica na Cidade de Duartina-SP. Os envolvidos foram identificados anteriormente no Plano de Gerenciamento dos Stakeholders, As entrevistas e coletas de requisitos foram feitas através de ferramentas como 5W2H, e quando necessário F2F. Os relatórios e imagens apresentados como exemplo neste documento poderão ser consultados com melhor definição no sitio do projeto, pela internet, através do endereço Matriz de Eventos da Comunicação Fonte: Descrição dos processos de gerenciamento das comunicações O gerenciamento das comunicações do projeto será realizado através dos processos de comunicação formal, estando incluído nessa categoria s, Publicações Portal Intranet, Memorandos, Documentos impressos, Reuniões com ata lavrada.

3 Todas as reuniões formais serão realizadas às segundas-feiras para disponibilizar tempo livre para os trabalhos do projeto nos dias subsequentes. Todas as informações do projeto devem ser atualizadas de modo constante no sitio do projeto na intranet, incluindo as atualizações diárias nos custos e nos prazos. Todas as solicitações de mudança no processo de comunicação devem ser feitas por escrito ou através de e aprovadas pelo gerente do projeto. As datas que coincidirem em feriados as atividades deverão ser realizadas no dia seguinte no mesmo horário. Eventos de comunicação O projeto terá os seguintes eventos de comunicação: 1. Kick Off Meeting Objetivo Dar a partida no projeto, apresentando as informações quanto ao seu objetivo e à sua importância para a empresa, aos seus prazos, aos seus custos, etc. Devem também ser apresentadas as principais entregas do projeto e os elementos de alto nível no EAP. Outro objetivo do evento é motivar e dar suporte gerencial ao gerente de projeto e ao seu time, de modo a construir um ambiente colaborativo e integrado. Metodologia Apresentação em auditório com utilização de projetor, computadores e sistemas de som. Responsável Bruno Silva, gerente do projeto. Envolvidos Todos os envolvidos no time do projeto, patrocinador e convidados (executivos da empresa). Data e Horário Dia 06/04/2015 às 08:00. Duração 4 horas. Local Auditório do Departamento da Empresa. Outros Lista de presença requerida. 2. Reunião de CCB (Change Control Board) Objetivo Avaliar todos os indicadores do projeto, incluindo os resultados parciais obtidos e a avaliação do cronograma, do orçamento, das reservas gerenciais e de contingência, dos riscos identificados, da qualidade obtida, do escopo funcional agregado e dos fornecimentos externos ao projeto. Tem como base garantir o cumprimento do plano do projeto, sendo o processo principal de aprovação das solicitações de mudança apresentadas no Sistema de controle integrado de mudanças. Metodologia Reunião com a utilização de projetor e computadores conectados a intranet com acesso ao sitio do projeto.

4 Responsável Bruno Silva, gerente do projeto. Envolvidos Alta gestão. Frequência Semanal, às segundas-feiras, com início dia 13/04/2015 e término em 28/09/2015. Reuniões extraordinárias Podem ser solicitadas reuniões extraordinárias de CCB através de um pedido formal do gerente de projeto a partir do fluxo do sistema integrado de controle de mudanças do projeto. Duração 2 horas, com início às 08:00. Local Sala de reuniões do Departamento de Infraestrutura. Outros Ata de reunião (com lista de presença) requerida. 3. Reunião de Avaliação da equipe Objetivo Avaliar o desempenho do time do projeto, conforme previsto no plano de gerenciamento de RH, na categoria Avaliação de resultados. A pauta da reunião do dia 28/9/15 conterá a avaliação final da equipe, quando todos os resultados do desempenho individual de cada membro do time, incluindo o gerente de projetos, serão encaminhados para o departamento de recursos humanos. Metodologia Reuniões individuais (F2F) entre os integrantes do time do projeto e os profissionais do departamento de Recursos Humanos para o preenchimento da avaliação de desempenho dos profissionais, conforme descrito no plano de RH. Responsável Bruno Silva, gerente do projeto. Envolvidos Profissional(is) do departamento de Recursos Humanos e os integrantes do time do projeto. Frequência Mensal, toda última segunda-feira de cada mês, com início dia 27/04/2015 e término em 28/09/2015. Duração 2 horas, com início às 10:30 Local Sala de reunião do Departamento de RH Outros Ata de reunião (com lista de presença) requerida. 4. Reunião de Avaliação de fornecedores Objetivo Avaliar e antecipar potenciais problemas relativos a fornecedores e entregas de suprimentos para o projeto. Metodologia Reuniões individuais (F2F) com os fornecedores mostrando os indicadores de cumprimento de prazos e qualidade estabelecidos nos contratos, bem como obtendo retorno sob possíveis dificuldades enfrentadas

5 pelo fornecedor no exercício de seu trabalho. Nenhuma informação específica do projeto deve ser informada, a não ser que seja relacionada diretamente com o objeto fornecido. Responsável Ricardo Sallum, responsável pelo plano de gerenciamento de suprimentos. Envolvidos Vitor Pena, responsável pelo plano de gerenciamento de tempo e de comunicações, Gustavo Pinheiro, responsável pelo plano de gerenciamento de custos e pela administração das reservas do projeto e fornecedores convidados para esclarecimentos. Frequência Mensal, toda segunda segunda-feira de cada mês com início dia 13/04/2015 e término em 14/09/2015. Duração 2 horas, com início às 10:30 Local Sala de reuniões do Departamento de Compras Outros Ata de reunião (com lista de presença) requerida. 5. Reunião de Avaliação dos planos de projeto Objetivo Avaliar a efetividade dos planos de gerenciamento do projeto, verificando se o que está estabelecido como regra no plano está sendo cumprido e se o plano precisa de atualização. Metodologia Reunião convencional, onde cada um dos responsáveis pelos planos apresenta os potenciais desvios e necessidades de atualização para os demais integrantes do time, que realizam comentários e sugestões até que o plano seja atualizado e aprovado pelo gerente do projeto. Responsável - Vitor Pena, responsável pelo plano de gerenciamento das comunicações. Envolvidos Todos os integrantes do time do projeto Frequência Mensal, toda primeira segunda-feira de cada mês com início dia 04/05/2015 e término em 07/09/2015 Duração 2 horas, com início às 10:30 Local Sala de reuniões do Departamento de Infraestrutura. Outros Ata de reunião (com lista de presença) requerida. 6. Project Close out Objetivo Apresentar os resultados obtidos no projeto, bem como discutir as falhas e os problemas ocorridos de modo a fornecer base para o acúmulo de experiências sobre o projeto.

6 Metodologia Apresentação dos resultados pelo gerente do projeto, bem como discussão direta através de mapas mentais sobre todas as questões e melhorias possíveis para futuros projetos. Responsável - Bruno Silva, gerente do projeto. Envolvidos Todos os envolvidos no time do projeto, patrocinador e convidados (executivos da empresa). Data e Horário Dia 30/09/2015 às 08:00. Duração 4 horas. Local Auditório da Empresa. Outros Lista de presença requerida. Cronograma dos eventos de comunicação Fonte: Atas de reunião Todos os eventos do projeto, com exceção do Kick-off meeting e do Project Close-out, deverão apresentar ata de reunião com, no mínimo, os seguintes dados: Lista de presença Pauta Decisões tomadas Pendências não solucionadas Aprovações

7 Relatórios do projeto Os principais relatórios a serem publicados no sistema de informações do projeto na intranet são apresentados pelos modelos a seguir. Os modelos têm como objetivo apenas caracterizar o layout do relatório. Os dados neles contidos são apenas ilustrativos. Todos esses relatórios serão gerados diariamente pelos responsáveis e publicados no sitio do projeto na intranet e estarão disponíveis também na internet. Qualquer outra necessidade de relatórios de progresso para as reuniões de CCB previstas deverá ser solicitada com antecedência de 48 horas e por escrito com autorização do gerente de projetos. 1. Modelo de Relatório de Estrutura Analítica do Projeto (EAP) A representação a seguir é o padrão para a visualização da EAP durante o progresso do projeto, onde as atividades concluídas são apresentadas em azul (preto), as atividades em execução em amarelo (cinza claro) e as não iniciadas em verde (cinza escuro). Responsável: Bruno Silva Fonte:

8 2. Modelo de Relatório da Linha de Base O relatório da linha de base será apresentado por elementos da EAP do projeto dentro de uma escala mensal de trabalho, evidenciando também os trabalhos planejados, e o que já foi executado, dividido por tarefas. Responsável: Vitor Pena Área: Gerenciamento de tempo Fonte:

9 3. Modelo de Acompanhamento do Orçamento do Projeto O orçamento do projeto será acompanhado apresentando o orçamento de cada atividade e o seu custo atualizado, resumindo essas informações em um indicador gráfico de progresso versus custo, e status de custo. Responsável: Gustavo Pinheiro Área: Gerenciamento de custos Fonte: Ambiente técnico e estrutura de armazenamento e distribuição da informação (EPM) A estrutura de armazenamento e distribuição da informação será realizada integralmente pela intranet e internet através do sitio O ambiente de trabalho contará com um servidor destinado a suportar as características corporativas da empresa. Todo o ambiente para armazenamento das informações já está disponível, contratado e pago através de um contrato global da empresa com um provedor de serviços de gerenciamento de informação, não existindo custos adicionais para o projeto.

10 Glossário de Termos O projeto contará com recursos locais, com objetivos de mitigar ruídos de comunicação. Glossário de Termos Data Termo Descrição do termo (significado local) 01/04/2015 Recursos Fatores necessários à realização do projeto. Compreende, dentre outros, as pessoas, equipamentos e materiais usados para realizar atividades em um projeto ou realizar todo o projeto. Patrocinador É a pessoa que tem a última palavra, ou seja, a máxima autoridade sobre o projeto. O Patrocinador proporciona os fundos para financiar o projeto, resolve problemas e mudanças de escopo, aprova as entregas (resultados esperados) importantes. Também defende o projeto dentro da organização. EAP Agrupamento dos elementos do projeto que organiza e define o escopo global do projeto. Cada nível inferior representa uma definição crescentemente detalhada de um componente do projeto. Os componentes do projeto podem ser produtos ou serviços. Também chamada Estrutura de Divisão do Trabalho ou Work Breakdown Structure (WBS). Técnica de planejamento que segmenta o produto final em partes físicas e as partes físicas em tarefas (ou atividades). Kick Off meeting Reunião realizada, na fase de iniciação, entre o gestor de projeto, o líder da equipe de acompanhamento de projetos na organização e as partes envolvidas no projeto. Nela são ajustadas as expectativas e definidas as especificações do projeto em termos de escopo, metas, indicadores, produtos, prazos, estimativas de custos, montagem da equipe e, também, fornecimento dos recursos inerentes ao projeto. 5W2H É um checklist de determinadas atividades que recisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas tividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. F2F Contato face-to-face (face a face) maneira ágil de Gerar informação qualificada e difundir conhecimento entre todos os colaboradores, fornecedores e clientes, de amplo uso mas pouco formal.

11 Alocação financeira para o gerenciamento das comunicações Os custos relativos ao gerenciamento das comunicações serão considerados, para fins de projeto, como despesas administrativas e não serão incluídos nos custos do projeto, uma vez que o plano de gerenciamento de custos prevê a contabilização de apenas gastos adicionais ao projeto. No caso de necessidade de despesas no processo de comunicação, essas despesas podem ser alocadas dentro das reservas gerenciais do projeto, na categoria Outras reservas, desde que dentro da alçada do gerente de projeto. Administração do plano de gerenciamento das comunicações Responsável pelo plano Vitor Pena, membro do time do projeto, será o responsável direto pelo plano de gerenciamento das comunicações. Cesar Henrique, membro do time do projeto, será suplente do responsável direto pelo plano de gerenciamento das comunicações. Frequência de atualização do plano de gerenciamento das comunicações O plano de gerenciamento das comunicações será reavaliado mensalmente na primeira reunião mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento do projeto. As necessidades de atualização do plano antes da primeira reunião de CCB do projeto deverão ser tratadas através dos procedimentos descritos no item Outros assuntos não previstos neste plano. Outros assuntos relacionados ao gerenciamento das comunicações do projeto não previstos neste plano Todas as solicitações não previstas neste plano devem ser submetidas para aprovação na reunião do CCB (Comitê de controle de mudanças) para aprovação. Imediatamente após sua aprovação devem ser atualizadas no plano de gerenciamento das comunicações com seu devido registro de alterações. REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data Modificado por Descrição da mudança 01/04/2015 Bruno Silva Criação da matriz de eventos da comunicação APROVAÇÕES Bruno Silva Gerente do Projeto. Data 01/04/2015 Nota: Quaisquer alterações neste documento deverão ser submetidas ao processo de controle de projeto no sitio para aprovações antes de serem incorporadas a este documento.

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