Tecnologia em Gestão Pública Desenvolvimento de Projetos - Aula 9 Prof. Rafael Roesler

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1 Tecnologia em Gestão Pública Desenvolvimento de Projetos - Aula 9 Prof. Rafael Roesler

2 Introdução Objetivos da Gestão dos Custos Processos da Gerência de Custos Planejamento dos recursos Estimativa dos custos Orçamento dos custos Controle dos custos Conlcusão

3 Administrar custos em projetos requer uma abordagem disciplinada quanto às estimativas e quanto ao controle dos custos. O processo de gerenciamento realiza-se nas fases iniciais quando a equipe determina o custo total mais provável do empreendimento e, consequentemente, gera um orçamento mestre. Este documento identifica todos os recursos envolvidos na realização das atividades do projeto, suas quantidades e seus respectivos custos individuais.

4 Durante a execução do projeto as variações de custo, ou seja, as diferenças entre o previsto e o realizado devem ser controladas, pois afetam todo o desempenho do projeto. Este documento identifica todos os recursos envolvidos na realização das atividades do projeto, suas quantidades e seus respectivos custos individuais. Mudanças no escopo ou na duração das atividades também têm influência sobre o custo. Ineficiência ou baixa produtividade são outros fatores que podem afetar de forma negativa a previsão e o controle dos custos.

5 Gerência do custo: assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado

6 Consiste no custo dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto Baseado na Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Obtido na Gerência do Escopo O custo deve ser estimado e aprovado, só podendo sofrer mudanças em casos necessários Deve-se respeitar a sistemática do Controle dos Custos

7 De acordo com a publicação PMBOK, os estágios necessários para a correta administração dos custos do projeto são: Planejamento dos Recursos Estimativa dos Custos Orçamentação dos Custos Controle dos Custos

8 Planejamento dos Recursos Determinar quais recursos (e em que quantidade) devem ser utilizados para executar as atividades do projeto Recursos: pessoas, equipamentos, máquinas, etc. Estimativa dos Custos dos Recursos Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários para as atividades do projeto Atividades: Definido da Gerência do Tempo

9 Orçamentação dos Custos Alocar as estimativas de custos globais aos itens individuais de trabalho Controle dos Custos Controlar as mudanças no orçamento do projeto

10 Em alguns projetos, especialmente nos menores, o planejamento dos recursos, a estimativa dos custos e a sua orçamentação estão tão unidos que podem ser vistos como um único processo (por exemplo, podem ser realizados por um único indivíduo durante um certo intervalo de tempo). A seguir, tratemos individualmente de cada um desses processos.

11 Este processo envolve: Determinar quais recursos físicos serão necessários; Em que quantidade esses recursos serão necessários. Essa avaliação deve levar em consideração todas as atividades descritas no projeto.

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13 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Entrada fundamental do planejamento dos recursos Identifica os elementos do projeto que necessitarão de recursos Informações históricas Informações relativas aos tipos de recursos requisitados em projetos anteriores similares Cronograma do projeto Identifica as atividades do projeto e suas respectivas durações

14 Declaração do escopo Saída do processo Planejamento do Escopo Contém a justificativa e os objetivos do projeto Ambos devem ser considerados durante o planejamento dos recursos! Descrição do quadro de recursos O conhecimento de quais recursos estão disponíveis é necessário para o planejamento Políticas organizacionais Relativas tanto ao quadro de pessoal quanto ao aluguel/compra de suprimentos e equipamentos

15 Avaliação especializada Será frequentemente requisitada para avaliar as entradas deste processo Possíveis fontes: Consultores externos; Associações técnicas; Grupos industrias. Identificação de alternativas Uso de técnicas como brainstorming

16 Recursos requeridos A saída deste processo é a descrição de quais tipos de recursos serão necessários e suas respectivas quantidades para cada elemento do EAP

17 Objetivo: desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários para as atividades do projeto Inclui identificar e considerar várias alternativas de custo Ex.: Alocar mais recursos na fase de planejamento reduz o custo da fase de execução/controle

18 Custos diretos despesas que são alocadas diretamente ao projeto: Custos de pessoal; Custos de material; Custos de equipamentos; Custos de serviços; Custos de viagem. Custos indiretos - despesas calculadas como um percentual do custo direto e são geralmente relacionadas a recursos não diretamente consumidos pelo projeto: Benefícios; Custos administrativos; Custos gerais.

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20 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Usada para organizar a estimativa dos custos e assegurar que todo o trabalho identificado foi estimado Recursos requeridos Descrito no processo anterior Plano de Contas Descreve a estrutura utilizada pela organização para reportar as informações financeiras para o seu sistema geral de contabilidade

21 Custo unitário de recursos As taxas unitárias dos recursos devem ser conhecidas Ex.: Custo horário de pessoal Se não existir esta informação, ela poderá ser estimada Estimativas da duração da atividade Resultado do processo Estimativa da Duração das Atividades Afeta as estimativas de custo de qualquer projeto que inclua subsídios para os custos de financiamento Ex.: Taxas de juros, etc. Cronograma Descrito no processo anterior

22 Informações históricas Arquivos de projeto anteriores, que auxiliarão na elaboração da estimativa dos custos Bases de dados comerciais para a estimativa dos custos Informações históricas, usualmente, estão disponíveis comercialmente Conhecimento anterior da equipe do projeto Informações menos confiáveis do que as documentadas

23 Estimativas por analogias Usa-se os custos reais de projetos anteriores similares como base para a estimativa do custo do projeto corrente Frequentemente utilizada quando existe uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o projeto São geralmente menos dispendiosas do que outras técnicas, contudo são menos precisas Estratégia top-down

24 Modelo paramétrico Utiliza-se modelos matemáticas para prever os custos do projeto Tanto o custo quanto a precisão do modelo variam amplamente Será mais realista quando: As informações históricas usadas no desenvolvimento forem precisas; Os parâmetros usados no modelo forem prontamente quantificáveis; O modelo for escalonável (funcionar bem tanto para pequenos como grandes projetos)

25 Estimativas de baixo para cima (bottom-up) Estima o custo individual dos itens de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto Itens mais detalhados de trabalho aumentam tanto o custo como a precisão Ferramentas computadorizadas Amplamente utilizadas no apoio à estimativa de custos

26 Estimativas de custo Avaliação quantitativa dos prováveis custos dos recursos necessários para a implementação das atividades Os custos devem ser estimados para TODOS os recursos que estarão empenhados no projeto As estimativas de custo podem ser expressas em diversas unidades monetárias

27 Detalhes de suporte Documentação básica da estimativa Documentação de qualquer premissa adotada Plano de gerência do custo Descreve como as variações no custo serão gerenciadas Ex.: respostas diferentes para problemas menores ou maiores

28 Objetiva alocar as estimativas dos custos globais aos itens individuais de trabalho Estabelece um baseline de custo para medir o desempenho do projeto

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30 Estimativas de custo Obtidas no processo anterior Avaliação quantitativa dos prováveis custos dos recursos necessários para a implementação das atividades Estrutura analítica do projeto (EAP) Identifica os elementos do projeto para os quais os custos serão alocados Cronograma do Projeto Inclui as datas planejadas de início e as datas estimadas de término para os elementos do projeto Essa informação é importante tendo em vista a alocação de recursos para a data em que ele for realmente ocorrer

31 Ferramentas e técnicas para a estimativa de custo As ferramentas e técnicas vistas no processo estimativa do custo são também usadas para o desenvolvimento dos orçamentos dos itens de trabalho

32 Baseline do custo Orçamento referencial que será utilizado para medir e monitorar o desenvolvimento do projeto É desenvolvido através da totalização das estimativas de custo

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35 Objetivos Monitorar o desempenho do custo para detectar as variações do plano; Impedir que mudanças não-autorizadas ou inapropriadas sejam incluídas; Registrar corretamente TODAS as mudanças relacionadas a custos; Informar adequadamente as mudanças para as partes envolvidas (stakeholders).

36 O controle do custo inclui explicitar a motivação das variações, tanto positivas quanto negativas Deve estar integrado com outros processos de controle Mais especificamente, o processo Controle Geral de Mudanças (Gerência da Integração do Projeto) Consequências desastrosas podem advir dessa falta de integração!

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38 Baseline do custo Descrito no processo anterior Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre o andamento dos custos Ex.: quais orçamentos estão sendo alcançados e quais não Podem alertar a equipe de problemas em potencial Requisições de mudança Mudanças usualmente requererem um aumento/diminuição do orçamento previsto Plano de Gerência do Custo Descrito anteriormente no processo Estimativa dos Custos

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40 Sistema de controle de mudança do custo Define os procedimentos pelos quais o baseline do custo pode ser alterado Inclui: Manuais Sistemas de acompanhamento Níveis de aprovação necessários para autorizar a mudança Deve estar integrado com o processo Controle Geral de Mudanças

41 Medidas de desempenho Auxiliam na análise da dimensão de qualquer variação que ocorra Fornece subsídios para o gerente determinar se ações corretivas são ou não necessárias Planejamento adicional (replanejamento) Mudanças podem exigir novas estimativas e novo planejamento Ferramentas computadorizadas Frequentemente utilizadas para acompanhar o custo planejado versus o custo real Pode-se utilizar softwares de gerenciamento de projetos e planilhas

42 Estimativas de custo revisadas Modificações nas informações de custo utilizadas para gerenciar o projeto Essas modificações podem ou não requerer ajustes em outros aspectos do plano geral do projeto Atualizações do orçamento São mudanças no baseline aprovado Geralmente revisados em resposta a mudanças no escopo

43 Estimativa na conclusão Previsão do custo total do projeto baseada no desempenho do mesmo São baseadas no custo real até a data mais um dos três itens a seguir: O orçamento restante modificado por um fator de desempenho (usado em variações típicas); Uma nova estimativa para todo o trabalho restante (usado quando premissas do projeto original se mostraram imperfeitas); O orçamento restante (variações atípicas).

44 Ações corretivas Ação tomada no sentido de ajustar o desempenho futuro esperado Lições aprendidas As lições aprendidas durante o controle do custo devem ser documentadas em uma base de dados histórica

45 Gerência da Qualidade do Projeto

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