Gerenciamento de Projeto: Monitorando e Controlando o Projeto II. Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI

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1 Gerenciamento de Projeto: Monitorando e Controlando o Projeto II Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI

2 Sumário Reportar o Desempenho Realizar o Controle Integrado de Mudanças

3 Reportar o Desempenho Coleta e distribui informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. Envolve a coleta e a análise periódica da linha de base em relação aos dados reais para entender e comunicar e prever os resultados do projeto.

4 Reportar o Desempenho - Entradas As entradas deste processo são: Plano de gerenciamento do projeto; Informações sobre o desempenho do trabalho; Medições de desempenho do trabalho; Previsões de orçamentos; Ativos de processos organizacionais.

5 Plano de Gerenciamento do Projeto Fornece informações sobre as linhas de base do projeto. A linha de base de medição do desempenho em geral integra: Parâmetros de escopo; Cronograma; Custos do projeto; Parâmetros técnicos e de qualidade.

6 Informações sobre o Desempenho do Trabalho São coletadas informações das atividades do projeto com os resultados de desempenho, tais como: Andamento das entregas; Progresso do cronograma; Custos incorridos.

7 Medições de Desempenho do Trabalho As informações de desempenho são usadas para produzir métricas das atividades do projeto a fim de avaliar o progresso real em comparação com o planejado. Essas métricas incluem, entre outras: Desempenho do cronograma planejado em relação ao real; Desempenho dos custos planejados em relação aos reais; Desempenho técnico planejado em relação ao real.

8 Previsões de Orçamentos As informações de previsão de orçamentos presentes no controle de custos, fornecem informações sobre: Recursos financeiros adicionais que podem ser requeridos para o trabalho restante; Estimativas para o término do trabalho total do projeto.

9 Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo incluem, entre outros: Modelos de relatórios; Políticas e procedimentos que definem as medidas e os procedimentos a serem usados; Limites de variação definidos para toda a organização.

10 Reportar o Desempenho Ferramentas e Técnicas As ferramentas e técnicas deste processo são: Análise da variação; Métodos de previsão; Métodos de comunicação; Sistemas de distribuição de informações.

11 Análise da Variação É uma visão do que causou a diferença entre o desempenho da linha de base e o real. O processo de realizar a análise da variação pode variar dependendo da área de aplicação, do padrão usado e do setor.

12 Análise da Variação As etapas comuns são: Verificar a qualidade das informações coletadas para garantir que sejam completas, consistentes com os dados anteriores; Determinar as variações, comparando as informações reais com a linha de base do projeto. Determinar o impacto das variações nos custos, no cronograma do projeto e em outras áreas do projeto.

13 Métodos de Previsão Previsão é o processo de prever o desempenho futuro do projeto com base no desempenho real até a data. Os métodos de previsão podem ser classificados em diferentes categorias: Métodos de séries temporais Valor agregado e curva de crescimento; Métodos causais/econométricos Média móvel autorregressiva (ARMA) e econometria; Métodos subjetivos Previsões compostas e método Delphi; Outros métodos Simulação Monte Carlo e previsões por conjunto.

14 Métodos de Comunicação As reuniões de avaliação do andamento podem ser usadas para trocar e analisar informações sobre o andamento e o desempenho do projeto. O gerente de projetos geralmente usa uma técnica de comunicação ativa (push) para distribuir os relatórios de desempenho.

15 Sistemas de Distribuição de Informações Fornece uma ferramenta padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir informações para as partes interessadas. Exemplos dos formatos de distribuição podem incluir tabelas, análise de planilhas e apresentações.

16 Reportar o Desempenho Saídas As saídas deste processo são: Relatórios de desempenho; Atualizações em ativos de processos organizacionais; Solicitações de mudanças.

17 Relatórios de Desempenho Organizam e resumem as informações coletadas e apresentam os resultados das análises em comparação com a linha de base do desempenho. Os formatos comuns para os relatórios de desempenho incluem gráficos de barras, curvas S, histogramas e tabelas. A análise de variação, a análise de valor agregado e os dados de previsão geralmente são incluídos.

18 Relatórios de Desempenho Os relatórios mais elaborados podem incluir: Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período dos relatórios; Trabalho a ser concluído durante o próximo período de relatórios; Resumo das mudanças aprovadas no período; Resultados da análise da variação; Término previsto do projeto (incluindo tempo e custo) Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas.

19 Relatórios de Desempenho

20 Atualizações em Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados abrangem, entre outros: Formatos dos relatórios; Documentação das lições aprendidas.

21 Solicitações de Mudanças As solicitações de mudanças são processadas por meio do processo Realizar o controle integrado de mudanças do seguinte modo: As ações corretivas recomendadas incluem mudanças que alinhem o desempenho futuro esperado com o plano do projeto; As ações preventivas recomendadas podem reduzir a probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo futuro para o projeto.

22 Fluxo do Processo

23 Realizar o Controle Integrado de Mudanças É o processo de revisão de todas as solicitações, aprovação e gerenciamento de mudanças em: Entregas; Ativos de processos organizacionais; Documentos de projeto; Plano de gerenciamento do projeto.

24 Realizar o Controle Integrado de Mudanças Inclui as seguintes atividades de gerenciamento de mudanças: Influenciar os fatores que tentam evitar o controle integrado de mudanças; Revisar, analisar e aprovar as solicitações de mudança imediatamente; Gerenciar as mudanças aprovadas;

25 Realizar o Controle Integrado de Mudanças Inclui as seguintes atividades de gerenciamento de mudanças: Manter a integridade das linhas de base liberando somente as mudanças aprovadas; Revisar, aprovar ou rejeitar todas as ações corretivas e preventivas recomendadas; Coordenar as mudanças através de todo o projeto; Documentar o impacto completo das solicitações de mudança.

26 Realizar o Controle Integrado de Mudanças As mudanças podem ser solicitadas por qualquer parte interessada envolvida no projeto. Toda solicitação documentada de mudança deve ser aprovada ou rejeitada por alguma autoridade: Interna; Externa (Comitê de Controle de Mudanças CCM).

27 Realizar o Controle Integrado de Mudanças Normalmente se utiliza um sistema de gerenciamento de configuração com controle integrado de mudanças. O controle de configuração é focado na especificação das entregas e dos processos. O controle de mudanças é focado na identificação, documentação e controle de mudanças e as linhas de base do produto.

28 Realizar o Controle Integrado de Mudanças A aplicação do sistema de gerenciamento em todo o projeto, incluindo processos de controle de mudanças, alcança três objetivos principais: Estabelece um método evolutivo para identificar e solicitar mudanças nas linhas de base estabelecidas e avaliar o valor e efetividade dessas mudanças; Proporciona oportunidades de validar e aprimorar o projeto continuamente considerando o impacto de cada mudança; Fornece à equipe de gerenciamento do projeto o mecanismo para que se comunique todas as mudanças aprovadas e rejeitadas às partes interessadas.

29 Realizar o Controle Integrado de Mudanças Algumas das atividades do gerenciamento de configuração inclusas no processo integrado de controle de mudanças são as seguintes: Identificação da configuração; Registro da situação da configuração;

30 Realizar o Controle Integrado de Mudanças - Entradas As entradas deste processo são: Plano de gerenciamento do projeto; Informações sobre o desempenho do trabalho; Solicitações de mudança; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.

31 Fatores Ambientais da Empresa Os fatores que pode influenciar este processo são: Software para elaboração de cronogramas; Sistema de gerenciamento de configuração; Sistema de coleta e distribuição de informações.

32 Ativos de Processos Organizacionais Os ativos que podem influenciar esse processo incluem, mas não estão limitados, a: Procedimentos de controle de mudanças; Procedimentos para a aprovação e emissão de autorizações de mudanças; Bancos de dados para medição de processos; Arquivos de projetos; Base de conhecimento de gerenciamento de configuração contendo versões e linhas de base de todos os padrões, políticas, procedimentos oficiais da empresa.

33 Realizar o Controle Integrado de Mudanças Ferramentas e Técnicas As ferramentas e técnicas deste processo são: Opinião especializada; Reuniões de controle de mudanças.

34 Reuniões de Controle de Mudanças Um CCM é responsável pela reunião e revisão das solicitações de mudança e aprovação ou rejeição das mesmas. Os papéis e responsabilidades desses comitês são claramente definidos e consentidos pelas partes interessadas apropriadas. Todas as decisões do comitê de controle de mudanças são documentadas e comunicadas às partes interessadas.

35 Realizar o Controle Integrado de Mudanças - Saídas As saídas deste processo são: Atualizações do andamento de solicitação de mudança; Atualizações do plano de gerenciamento do projeto; Atualizações dos documentos do projeto.

36 Atualizações do Andamento de Solicitação de Mudança As solicitações de mudança são processadas de acordo com o sistema de controle de mudanças. As solicitações de mudança aprovadas serão realizadas pelo processo Orientar e gerenciar a execução do projeto. O andamento de todas as mudanças, aprovadas ou não, será atualizado no registro de solicitação de mudanças.

37 Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto Elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a: Quaisquer planos auxiliares; Linhas de base que estejam sujeitas ao processo formal de controle de mudanças.

38 Atualizações dos Documentos do Projeto Os documentos do projeto que podem ser atualizados, como resultado deste processo, incluem: Registro de solicitações de mudanças; Quaisquer documentos que estejam sujeitos ao processo formal de controle de mudanças.

39 Fluxo do Processo

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