Título da apresentação Curso Gestão de Projetos I (Verdana, cor branca) Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS

Transcrição

1 Título da apresentação Curso Gestão de Projetos I (Verdana, cor branca) Curso de Desenvolvimento de Servidores - CDS Prof. Instrutor Elton Siqueira (a) (Arial Moura preto)

2 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Gerenciamento do Custos do Projeto Prof. Elton Siqueira Moura

3 OBJETIVOS Compreender a importância do gerenciamento de custos de um projeto. Conhecer os processos de gerenciamento de custos. Saber que itens devem fazer parte do Plano de Gerenciamento de custos. Saber estimar os custos de um projeto. Compreender a técnica de orçamentação. Compreender a importância do controle de custos. Saber aplicar a técnica do valor agregado.

4 GERENCIAMENTO DE CUSTOS O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. Trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma

5 GERENCIAMENTO DE CUSTOS Estimar os custos Determinar o orçamento Controlar os custos

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7 DICAS IMPORTANTES As estimativas devem se basear em uma EAP; Sempre que possível, as estimativas deverão ser elaboradas pela pessoa que fará o trabalho; Informações históricas dos projetos anteriores são essenciais para aprimorar as estimativas; Uma linha de base de custos deve ser mantida, e só deve ser alterada para mudanças aprovadas no projeto; As mudanças são aprovadas no Controle Integrado de Mudanças; As estimativas são mais exatas se componentes de trabalho menores forem estimados;

8 DICAS IMPORTANTES Um gerente de projetos NUNCA deve simplesmente aceitar os requisitos da administração; Aumentar as estimativas com reservas não identificadas não é uma boa prática de gerenciamento de projetos; O gerente de projetos deve cumprir quais estimativas acordadas; Ações corretivas e preventivas devem ser recomendadas quando problemas de custos ocorrerem; Os planos devem ser revisados, conforme necessário, durante a realização do trabalho; Um GP pode recalcular periodicamente a estimativa para o término do projeto, a fim de garantir que haja fundos adequados, disponíveis para o projeto.

9 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I O QUE VOCÊ PRECISA TER ANTES DE ESTIMAR OS CUSTOS?

10 PARA UMA BOA ESTIMATIVA... Declaração do escopo do projeto (restrição de custos); EAP e Dicionário da EAP (o que deve ser feito); Diagrama de rede (é preciso saber como o projeto fluirá do início ao fim); Plano Gerenciamento Cronograma / Cronograma (contém o tipo e a quantidade de recursos necessários para o trabalho); As políticas sobre estimativas, modelos, procedimentos, lições aprendidas e informações históricas (Ativos de processos organizacionais); A cultura da empresa e os sistemas existentes (os quais o projeto precisará lidar ou que pode usar); Custos de gerenciamento de projetos

11 PARA UMA BOA ESTIMATIVA... Plano de gerenciamento de pessoal / Pool de recursos (contém os recursos disponíveis ou os recursos designados e suas faixas de remuneração); Plano de gerenciamento de riscos

12 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Plano de gerenciamento de custos

13 PLANO GERENCIAMENTO CUSTOS Como vou planejar os custos do projeto? Como vou gerenciar com eficácia o projeto em relação à linha de base de custos e gerenciar as variações de custos? O plano exige pensar com antecedência sobre como você vai gerenciar; Estabelece os limites superiores e inferiores de gastos (normalmente dados em percentual); Regras para medição de desempenho (EVM ou GVA); Formatos dos relatórios; Descrições dos processos (estimar, determinar e controlar)

14 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Estimar os custos

15 ESTIMAR OS CUSTOS É o processo onde as estimativas para cada atividade são calculadas

16 ESTIMAR OS CUSTOS

17 ESTIMAR OS CUSTOS O que é estimado? (todo o trabalho necessário para concluir o projeto) Esforços para obter qualidade; Esforços para lidar com riscos; O tempo do GP; Custos das atividades de gerenciamento de projetos; Custos associados diretamente com o projeto (treinamento para o projeto, papel, lápis,...); Despesas de escritório usados diretamente ao projeto;...

18 ESTIMAR OS CUSTOS Como a estimativa é realizada? Estimativa única; Estimativa análoga (normalmente, top-down); Estimativa paramétrica; Estimativa de três pontos. Estimativa Bottom-up Apoiado por software

19 ESTIMAR OS CUSTOS Estimativa de ordem de magnitude (geral): Realizada durante fases iniciais do empreendimento -25% a +75% Estimativa de orçamento: Realizada durante a fase de planejamento -10% a +25% Estimativa definitiva: Realizada na fase final de planejamento -5% a +10%

20 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Determinar o orçamento

21 DETERMINAR O ORÇAMENTO É simplesmente uma compilação de custos individuais. Os custos das atividades são reunidos nos custos dos pacotes de trabalho. Os custos dos pacotes de trabalho são reunidos nos custos das contas de controle, e estes nos custos do projeto.

22 DETERMINAR O ORÇAMENTO

23 DETERMINAR O ORÇAMENTO

24 DETERMINAR O ORÇAMENTO 8. Orçamento final $ Reserva de gerenciamento 6. Linha de base de custos 5. Reserva de contingência 4. Projeto $68 $1.355 $105 $1.250 Não sei que não sei (riscos desconhecidos desconhecidos) Sei que não sei (riscos conhecidos desconhecidos) 3. Contas de controle 2. Pacotes de trabalho cc1 $850 cc2 $400 pt1 $100 pt2 $250 pt3 $ Atividades at1 $25 at2 $25 at3 $25 at4 $25

25 DETERMINAR O ORÇAMENTO Alguns conceitos: Reservas: são valores incluídos em uma estimativa de custos para minimizar o impacto de situações adversas que são difíceis de predizer. Contingência: alocadas para situações que são parcialmente conhecidas (conhecidas desconhecidas) Fazem parte do escopo do projeto Contingências Gerenciais: alocadas para situações que são imprevisíveis (desconhecidas desconhecidas) Não fazem parte do escopo do projeto

26 DETERMINAR O ORÇAMENTO A linha de base do desempenho de custos é um ONT autorizado, sincronizado com o tempo, para medir, monitorar e controlar o desempenho de custos geral do projeto.

27 CURSO DE GESTÃO DE PROJETOS I Controlar os custos

28 CONTROLAR OS CUSTOS É o processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos.

29 CONTROLAR OS CUSTOS

30 CONTROLAR OS CUSTOS O controle de custos do projeto inclui: Influenciar os fatores que criam mudanças na linha de base de custos autorizada; Assegurar que toda as solicitações de mudança sejam feitas de maneira oportuna; Gerenciar as mudanças reais conforme ocorrem; Assegurar que os gastos de custos não excedam os recursos financeiros autorizados, por período e total do projeto; Monitorar o desempenho de custos para isolar e entender as variações a partir da linha de base de custos; Monitorar o desempenho do trabalho em relação aos recursos financeiros gastos; Prevenir que mudanças não aprovadas sejam incluídas no relato do custo ou do uso de recursos; Informar as partes interessadas apropriadas a respeito de mudanças aprovadas e custos associados, e; Agir para manter os excessos de custos não previstos dentro de limites aceitáveis.

31 CONTROLAR OS CUSTOS E mais: Perceber que o baseline de custo foi alterado Gerenciar as mudanças reais e quando elas surgirem Assegurar que todas as mudanças apropriadas estão registradas corretamente no baseline do custo Inclui pesquisar os porquês das variações, tanto positivas quanto negativas.

32 CONTROLAR OS CUSTOS Técnica do Valor Agregado (Earned Value Management) Gerenciamento do Valor Agregado (GVA) Técnica mais comumente utilizada na avaliação de desempenho e envolvem medições do escopo, cronograma e custo.

33 CONTROLAR OS CUSTOS Permite a geração de uma grande quantidade de relatórios a ser apresentados no projeto. O valor agregado resultará em novas previsões de custos de conclusão, solicitações de mudanças e outros itens que precisarão ser comunicados.

34 CONTROLAR OS CUSTOS Acrônimo (antigo) Termo (antigo) Interpretação... VP (COTA) Valor planejado (custo orçado do trabalho agendado) Qual é o valor estimado do trabalho planejado? VA (COTR) Valor agregado (custo orçado do trabalho realizado) Qual é o valor estimado do trabalho efetivamente realizado? CR (CRTR) Custo real (custo realizado do trabalho realizado) Qual é o custo real incorrido para o trabalho realizado? ONT Orçamento no término Quanto ORÇAMOS para o esforço TOTAL do projeto? ENT Estimativa no término Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo TOTAL do projeto? EPT Estimativa para terminar A partir deste momento, quanto MAIS esperamos gastar para concluir o projeto? VNC Variação na conclusão O quanto acima ou abaixo do orçamento esperamos estar até o final do projeto?

35 CONTROLAR OS CUSTOS Nome Fórmula Interpretação... Variação de custos (VC) VA CR NEGATIVA acima do orçamento POSITIVA abaixo do orçamento Variação de prazos (VP) VA VP NEGATIVA projeto atrasado em relação ao cronograma POSITIVA adiantada em relação ao cronograma Índice de desempenho de custos (IDC) Índice de desempenho de prazo (IDP) VA / CR VA / VP Estou obtendo o equivalente a $... de valor em trabalho de cada $ 1 gasto, ou seja, os fundos estão ou não sendo usados com eficiência? Estamos progredindo a (apenas)...% da taxa planejada originalmente.

36 CONTROLAR OS CUSTOS Nome Fórmula Interpretação... Estimativa no término (ENT) Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo total do projeto? $. ONT / IDC CR + EPT Se não ocorreram variações em relação ao ONT ou se manterá a mesma taxa de gastos; CR até a data mais uma nova estimativa para o trabalho restante. CR até a data mais o orçamento restante. Estimativa para terminar (EPT) CR + (ONT VA) CR + ((ONT VA) / IDC) ENT CR CR até a data mais o orçamento restante modificado com base no desempenho. O quanto o projeto custará ainda? Variação na conclusão (VNC) ONT ENT O quanto acima ou abaixo do orçamento estaremos ao final do projeto?

37 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO VP Hoje ONT CR EPT ENT

38 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO Custo BASELINE Curva S imutável que representa o planejamento original do projeto ONT Orçamento no término Tempo

39 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO Custo VP Valor Planejado Valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, num determinado momento ONT VP (COTA) Tempo

40 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO Custo CR (Custo Real) Valor que mostra os custos reais incidentes no trabalho realizado até um determinado momento ONT CR (CRTR) VP (COTA) Tempo

41 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO Custo VA Valor Agregado Valor que indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta, considerando o trabalho realizado até um determinado momento ONT Variação de custos (VA CR) CR (CRTR) VP (COTA) Variação de prazo (VA VP) VA (COTR) Tempo

42 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO Índice de desempenho de prazo (IDP) IDP = VA / VP IDP > 1 adiantado IDP < 1 atrasado Índice de desempenho do custo (IDC) IDC = VA / CR IDC > 1 abaixo do orçado IDC < 1 acima do orçado Ou seja, positivo é bom, negativo é ruim Ou seja, positivo é bom, negativo é ruim

43 ANÁLISE DE VALOR AGREGADO

44 ANÁLISE DO VALOR AGREGADO Os três parâmetros de valor planejado, valor agregado e custo real podem ser monitorados e relatados tanto de período a período (semanalmente ou mensamente) como de maneira cumulativa.

45 INFORMAÇÕES SOBRE O DESEMPENHO DO TRABALHO Entregas terminadas e ainda não terminadas; Custos autorizados e incorridos; Estimativas para terminar as atividades do cronograma; Percentual fisicamente terminado das atividades do cronograma

46 EXERCÍCIO 1 Você tem um projeto de construir uma cerca nova. A cerca tem quatro lados. A construção de cada lado deve levar um dia e o orçamento é de $ por lado. O planejamento determina que os lados sejam construídos um depois do outro. Hoje é o fim do dia 3. Atividade Situação no fim do Dia 3 Lado 1 Concluído, gasto $1.000 Lado 2 Concluído, gasto $ Lado 3 50% concluído, gasto $ 600 Lado 4 Ainda não iniciado

47 EXERCÍCIO 2 Data de Status: 30/04/2009 JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Progresso Estimado (avanço físico) 5% 10% 20% 35% 50% 65% 75% 85% 95% 100% Custo Orçado (PV) Progresso Realizado 5% 10% 15% 20% Custo Real (CR) Valor do Trabalho Realizado (VA)

48 ENCERRAMENTO DO MÓDULO Compreender a importância do gerenciamento de custos de um projeto. Conhecer os processos de gerenciamento de custos. Saber que itens devem fazer parte do Plano de Gerenciamento de custos. Saber estimar os custos de um projeto. Compreender a técnica de orçamentação. Compreender a importância do controle de custos. Saber aplicar a técnica do valor agregado.

49 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS PMBOK 4ª edição PMI 2008 Mulcahy, R. Preparatório para o Exame de PMP Kerzner, H., Saladis, Frank P. Bringing the PMBOK Guide to Life: a companion for the practicing project manager. John Wiley & Sons, Inc. New Jersey USA. Heldman, K. Gerência de Projetos: Guia para o Exame Oficial do PMI, 3ª Edição. Rio de Janeiro. Elsevier. 2006